О внесении изменения в постановление Правления Национального Банка Республики Казахстан от 26 июля 2013 года № 203 "Об установлении перечня документов, подлежащих хранению, и сроков их хранения в едином накопительном пенсионном фонде и добровольном накопительном пенсионном фонде"
О внесении изменения в постановление Правления Национального Банка Республики Казахстан от 26 июля 2013 года № 203 «Об установлении перечня документов, подлежащих хранению, и сроков их хранения в едином накопительном пенсионном фонде и добровольном накопительном пенсионном фонде»
В соответствии с пунктом 6 статьи 51 Закона Республики Казахстан «О пенсионном обеспечении в Республике Казахстан» Правление Агентства Республики Казахстан по регулированию и развитию финансового рынка ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Внести в постановление Правления Национального Банка Республики Казахстан от 26 июля 2013 года № 203 «Об установлении перечня документов, подлежащих хранению, и сроков их хранения в едином накопительном пенсионном фонде и добровольном накопительном пенсионном фонде» (зарегистрировано в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 8767) следующее изменение:
Перечень документов, подлежащих хранению, и сроки их хранения в едином накопительном пенсионном фонде и добровольном накопительном пенсионном фонде, утвержденные указанным постановлением, изложить в новой редакции согласно приложению к настоящему постановлению.
2. Департаменту рынка ценных бумаг в установленном законодательством Республики Казахстан порядке обеспечить:
1) совместно с Юридическим департаментом государственную регистрацию настоящего постановления в Министерстве юстиции Республики Казахстан;
2) размещение настоящего постановления на официальном интернет-ресурсе Агентства Республики Казахстан по регулированию и развитию финансового рынка после его официального опубликования;
3) в течение десяти рабочих дней после государственной регистрации настоящего постановления представление в Юридический департамент сведений об исполнении мероприятия, предусмотренного подпунктом 2) настоящего пункта.
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на курирующего заместителя Председателя Агентства Республики Казахстан по регулированию и развитию финансового рынка.
4. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования, за исключением пунктов 50 и 59 Перечня документов, подлежащих хранению, и сроков их хранения в едином накопительном пенсионном фонде и добровольном накопительном пенсионном фонде согласно приложению к настоящему постановлению, которые вводятся в действие с 1 января 2023 года.
Председатель Агентства Республики Казахстан по регулированию и развитию финансового рынка
М. Абылкасымова
«СОГЛАСОВАНО»
Министерство культуры и спорта
Республики Казахстан
Приложение
к постановлению
Правления Агентства
Республики Казахстан
по регулированию и
развитию финансового рынка
от 28 мая 2021 года № 65
Приложение
к постановлению Правления
Национального Банка
Республики Казахстан
от 26 июля 2013 года № 203
Перечень документов, подлежащих хранению, и сроки их хранения в едином накопительном пенсионном фонде и добровольном накопительном пенсионном фонде
№ пункта
Виды документов
Срок хранения
Примечание
в Центральном органе
в филиалах и представительствах ЕНПФ*, ДНПФ**
1
2
3
4
5
1. РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
1.
Протоколы, стенограммы заседаний, решения общего собрания акционеров ЕНПФ, ДНПФ, документы к ним (докладные записки, справки, проекты, решения)
Постоянно
До минования надобности
2.
Протоколы, стенограммы, постановления исполнительного органа ЕНПФ, ДНПФ, документы к ним (докладные записки, справки, проекты, решения)
Постоянно
До минования надобности
3.
Протоколы, стенограммы заседаний совета директоров ЕНПФ, ДНПФ, документы к ним (докладные записки, справки, проекты, решения)
Постоянно
До минования надобности
4.
Правила, положения, инструкции, методические указания, рекомендации, разработанные ЕНПФ, ДНПФ
Постоянно
До замены новыми
5.
Приказы, распоряжения руководителей ЕНПФ, ДНПФ:
1) по основной деятельности;
Постоянно
Постоянно
2) по личному составу;
75 лет
75 лет
3) по отпускам, командировкам
75 лет
75 лет
2. КОНТРОЛЬ
6.
Документы ревизий и проверок деятельности ЕНПФ, ДНПФ, их структурных подразделений, проводимых уполномоченными государственными органами, аудиторскими организациями и внутренним аудитом (доклады, докладные записки, справки, акты, заключения, отчеты, возражения, переписка)
Постоянно
Постоянно
7.
Документы о выполнении предложений по результатам ревизий и проверок (докладные записки, отчеты, справки, переписка)
5 лет ЭПК
5 лет ЭПК
8.
Документы ревизий и проверок, проводимых ЕНПФ и ДНПФ (акты, справки, переписка)
5 лет ЭК
5 лет ЭК
9.
Журналы учета проведенных ревизий и проверок, контроля за исполнением решений, принятых по результатам осуществленных ревизий и (проверок)
5 лет
5 лет
3. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ
10.
Статистические отчеты и таблицы по деятельности ЕНПФ, ДНПФ, филиалов и представительств ЕНПФ:
На электронном носителе.
1При отсутствии годовых отчетов - постоянно.
2При отсутствии годовых, полугодовых отчетов - постоянно.
3При отсутствии годовых, полугодовых квартальных отчетов - постоянно.
сводные годовые и отчеты
с большей периодичностью;
Постоянно
-
годовые отчеты и отчеты
с большей периодичностью;
Постоянно
10 лет
полугодовые отчеты;
5 лет1
5 лет
квартальные отчеты;
5 лет2
5 лет
месячные отчеты
1 год3
1 год
11.
Отчеты о результатах деятельности исполнительного органа ЕНПФ, ДНПФ:
1При отсутствии годовых отчетов - постоянно.
2При отсутствии годовых отчетов - 10 лет.
3При отсутствии годовых, полугодовых отчетов - постоянно.
4При отсутствии годовых, полугодовых отчетов - 10 лет.
5При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных отчетов - 10 лет.
6При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных отчетов - 10 лет.
сводные годовые отчеты и отчеты с большей периодичностью;
Постоянно
-
годовые отчеты и отчеты с большей периодичностью;
Постоянно
10 лет
полугодовые отчеты;
5 лет1
5 лет2
квартальные отчеты;
5 лет3
5 лет4
месячные отчеты
3 года5
3 года6
12.
Отчетность ЕНПФ, ДНПФ, предоставляемая согласно требованиям Национального Банка Республики Казахстан, подписанные первым руководителем, главным бухгалтером или лицами, уполномоченными на подписание отчета
3 года
На электронном носителе.
13.
Отчеты о результатах деятельности структурных подразделений ЕНПФ и ДНПФ:
годовые отчеты;
5 лет
полугодовые отчеты;
5 лет
квартальные отчеты;
5 лет
месячные отчеты
3 года
14.
Аудиторские отчеты:
На бумажном носителе.
1При отсутствии годовых отчетов постоянно.
2При отсутствии годовых отчетов - 10 лет.
годовые;
Постоянно
10 лет
квартальные
5 лет1
5 лет2
15.
Финансовая отчетность ЕНПФ, ДНПФ:
На электронном носителе.
1При отсутствии годовых отчетов - постоянно.
2При отсутствии годовых отчетов - 10 лет.
консолидированные;
Постоянно
-
годовые;
Постоянно
10 лет
квартальные;
5 лет1
5 лет2
ежемесячные
5 лет
5 лет
16.
Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним
Постоянно
10 лет
На бумажном носителе.
17.
Аналитические таблицы по разработке и анализу годовой финансовой отчетности
Постоянно
5 лет
На электронном носителе.
18.
Переписка с Национальным Банком Республики Казахстан и уполномоченным органом по регулированию, контролю и надзору финансового рынка и финансовых организаций
3 года
3 года
На бумажном носителе и идентичные им на электронном носителе.
19.
Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (по пенсионным активам и по собственным активам)
5 лет
5 лет
На электронном носителе хранятся по пенсионным активам. На бумажном носителе хранятся- по собственным активам. При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения.
20.
Расчетные (расчетно-платежные) ведомости
5 лет
При отсутствии лицевых счетов - 75 лет.
21.
Инвентарные карточки и книги учета основных средств
Постоянно
Постоянно
На электронном носителе.
22.
Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированные доверенности)
5 лет
5 лет
Аннулированные доверенности хранятся вместе с журналом регистрации доверенностей по финансово-хозяйственной деятельности.
23.
Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы), вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости
5 лет
5 лет
На электронном носителе.
При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения.
24.
Журналы, книги регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений (по пенсионным активам и по собственным активам)
5 лет
5 лет
На электронном носителе хранятся- по пенсионным активам.
На бумажном носителе и идентичные им на электронном носителе хранятся- по собственным активам.
25.
Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий
5 лет
5 лет
26.
Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости) об инвентаризации
5 лет
5 лет
При условии завершения инвентаризации. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения.
27.
Документы (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, пенсий, листков нетрудоспособности по социальному страхованию
До минования надобности
До минования надобности
Не менее 5 лет.
28.
Исполнительные листы
До минования надобности
До минования надобности
Не менее 5 лет.
29.
Справки, представляемые в бухгалтерию на оплату отпусков, получение льгот по налогам
До минования надобности
До минования надобности
Не менее 5 лет.
30.
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) по дебиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях
До минования надобности
До минования надобности
Не менее 5 лет.
31.
Документы (протоколы, акты, отчеты) о переоценке основных фондов
Постоянно
До переоценки
32.
Акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств
Постоянно
До переоценки
33.
Паспорта зданий, сооружений и оборудования
Постоянно
Постоянно
34.
Документы (планы, отчеты, переписка) о проведении документальных ревизий и контрольно-ревизионной работы
3 года
35.
Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности ЕНПФ, ДНПФ, их филиалов и представительств документы (справки, информации, докладные записки) к ним
Постоянно
Постоянно
При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения.
36.
Акты проверки кассы, правильности взимания налогов
5 лет
5 лет
37.
Договоры, соглашения
5 лет
5 лет
После истечения срока действия договора, соглашения, при условии завершения ревизий.
38.
Реестры договоров
5 лет
39.
Договоры о материальной ответственности.
5 лет
5 лет
После увольнения материально-ответственного лица.
40.
Переписка по административно-хозяйственным вопросам
5 лет
41.
Образцы подписей (материально-ответственных лиц)
До
минования надобности
До
минования
надобности
42.
Налоговые декларации ЕНПФ и ДНПФ и расчеты к ним по всем видам налогов, документы по налоговому администрированию и сертификаты резидентства
5 лет ЭПК
На бумажном носителе и идентичные им на электронном носителе.
4. НАКОПИТЕЛЬНАЯ ПЕНСИОННАЯ СИСТЕМА
43.
Документы, представленные лицензиару для получения лицензии на управление инвестиционным портфелем с правом привлечения добровольных пенсионных взносов (финансовые документы, пенсионные правила, инвестиционная декларация, положение о внутреннем контроле, учетная политика, экономическое обоснование, кастодиальный договор)
Постоянно
44.
Документы (заявление, анкета, копии личных документов, приказ, выписка из протокола) для согласования кандидатур для руководящих работников ЕНПФ, ДНПФ, представленные в уполномоченный орган по регулированию, контролю и надзору финансового рынка и финансовых организаций
Постоянно
Постоянно
45.
Документы (приказ, решение, экономическое обоснование, доверенность) на открытие и закрытие филиалов и представительств ЕНПФ, ДНПФ
Постоянно
Постоянно
46.
Документы (техническое задание, акты, отчеты, описание) об автоматизированной информационной системе ЕНПФ, ДНПФ
Постоянно
47.
Договоры о пенсионном обеспечении, а также документы (при наличии), влияющие на изменение данных договора о пенсионном обеспечении, в том числе дополнительные соглашения к договорам
5 лет1
5 лет1
1На бумажном носителе после истечения срока действия договора при условии завершения ревизий,
2на электронном носителе.
Постоянно2
Постоянно2
48.
Заявление о присоединении к договору о пенсионном обеспечении за счет обязательных профессиональных пенсионных взносов
5 лет1
5 лет1
1На бумажном носителе после истечения срока действия договора при условии завершения ревизий,
2на электронном носителе.
Постоянно2
Постоянно2
49.
База данных по индивидуальным пенсионным счетам (в том числе Книга регистрации индивидуальных пенсионных счетов)
Постоянно
Постоянно
На электронном носителе.
50.
База данных по учету условных пенсионных счетов в ЕНПФ (в том числе Книга регистрации условных пенсионных счетов в ЕНПФ)
Постоянно
Постоянно
На электронном носителе.
51.
Первичные документы и приложения к ним, подтверждающие поступление пенсионных взносов
5 лет
На электронном носителе.
При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения.
52.
Выписки с банковских, кастодиальных счетов и приложения к ним
5 лет
На электронном носителе.
53.
Акты сверок с управляющим инвестиционным портфелем и банком-кастодианом
5 лет
На бумажном носителе.
54.
Расчет стоимости условной единицы пенсионных активов
Постоянно
На электронном носителе.
55.
Электронные сведения, получаемые/передаваемые из/в государственных(-ые) органов(-ы) и организаций (-и), в том числе из/в Некоммерческое акционерное общество «Государственная корпорация «Правительство для граждан» в рамках осуществления деятельности ЕНПФ
Постоянно
На электронном носителе.
56.
Документы (заявления, копии документов, удостоверяющих личность вкладчика (получателя), поверенного, законного представителя, доверенности и иные документы) по переводу
пенсионных накоплений
5 лет1
5 лет1
1На бумажном носителе - после осуществления перевода,
2на электронном носителе.
Постоянно2
Постоянно2
57.
Документы (заявления, копии документов, удостоверяющих личность получателя пенсионных выплат, поверенного, законного представителя, свидетельства о смерти, о праве на наследство, уведомления (при наличии), доверенности и иные документы), представленные в ЕНПФ, ДНПФ на получение пенсионных выплат
10 лет1
10 лет1
1На бумажном носителе - с даты закрытия индивидуального пенсионного счета,
2на электронном носителе.
Постоянно2
Постоянно2
58.
Заявления на получение информации о состоянии индивидуального пенсионного счета
1 год
1 год
59.
Заявления на получение информации о состоянии условного пенсионного счета в ЕНПФ
1 год
1 год
60.
Реестры (заявлений на пенсионные выплаты, переводы пенсионных накоплений, о (об) выборе (изменении) управляющего инвестиционным портфелем, на возврат пенсионных накоплений, находящихся в доверительном управлении управляющего инвестиционным портфелем, в доверительное управление Национальному Банку Республики Казахстан
2 года
2 года
На электронном носителе.
61.
Выписки с индивидуальных пенсионных счетов, полученные из ЕНПФ
1 месяц
1 месяц
На электронном носителе.
62.
Переписка по основной деятельности ЕНПФ, ДНПФ, филиалов и представительств ЕНПФ
5 лет
5 лет
На бумажном носителе и идентичные им на электронном носителе.
63.
Переписка с вкладчиками (получателями пенсионных выплат)
5 лет
5 лет
На бумажном носителе и идентичные им на электронном носителе.
64.
Документы касающиеся реорганизации и ликвидации ДНПФ (постановления, решения, протоколы, акты, заключения уведомления и др.)
Постоянно
Примечание:
ЕНПФ* – единый накопительный пенсионный фонд;
ДНПФ** – добровольный накопительный пенсионный фонд.
Отметка «До минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок их хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года.
Отметка «ЭПК» – экспертно-проверочная комиссия означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и может передаваться в государственные архивы или храниться в организациях, не являющихся источниками комплектования. В последнем случае в номенклатурах дел вместо отметки «ЭПК» применяется отметка «ЭК» – экспертная комиссия.