О внесении изменений в постановление Восточно-Казахстанского областного акимата от 30 июля 2015 года № 189 "Об утверждении регламента государственной услуги "Выдача архивных справок"
О внесении изменений в постановление Восточно-Казахстанского областного акимата от 30 июля 2015 года № 189 «Об утверждении регламента государственной услуги «Выдача архивных справок»
В соответствии с пунктом 2 статьи 27 Закона Республики Казахстан от 23 января 2001 года «О местном государственном управлении и самоуправлении в Республике Казахстан», пунктом 3 статьи 16 Закона Республики Казахстан от 15 апреля 2013 года «О государственных услугах», приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 13 мая 2019 года № 133 «О внесении изменений в приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 17 апреля 2015 года № 138 «Об утверждении стандартов государственных услуг в области архивного дела» (зарегистрированным в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 18653) Восточно-Казахстанский областной акимат ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Внести в постановление Восточно-Казахстанского областного акимата от 30 июля 2015 года № 189 «Об утверждении регламента государственной услуги «Выдача архивных справок» (зарегистрированное в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за номером 4132, опубликованный в информационно-правовой системе «Әділет» 12 октября 2015 года) следующие изменения:
заголовок указанного постановления изложить в следующей редакции:
«Об утверждении регламента государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок»;
регламент государственной услуги «Выдача архивных справок» утвержденный указанным постановлением, изложить в новой редакции, согласно приложению к настоящему постановлению.
2. Управлению культуры, архивов и документации Восточно-Казахстанской области в установленном законодательством Республики Казахстан порядке обеспечить:
1) государственную регистрацию настоящего постановления в территориальном органе юстиции;
2) в течение десяти календарных дней после государственной регистрации настоящего постановления направление его копии на официальное опубликование в периодические печатные издания, распространяемые на территории области;
3) размещение настоящего постановления на интернет-ресурсе акима Восточно-Казахстанской области после его официального опубликования.
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя акима области по вопросам социальной сферы.
4. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.
Аким Восточно-Казахстанской области
Д. Ахметов
Приложение
к постановлению
Восточно-Казахстанского
областного акимата
от «__» _________ 2019 года
№ __
Утвержден
постановлением
Восточно-Казахстанского
областного акимата
от 30 июля 2015 года
№ 189
Регламент государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок»
1. Общие положения
1. Государственная услуга «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» (далее - государственная услуга) оказывается государственными архивами области, городов, районов (далее - услугодатель).
Прием заявления и выдача результата оказания государственной услуги осуществляются через:
1) некоммерческое акционерное общество «Государственная корпорация «Правительство для граждан» (далее – Государственная корпорация);
2) веб-портал «электронного правительства» www.еgov.kz (далее - портал).
2. Форма оказания государственной услуги: электронная (частично автоматизированная) и (или) бумажная.
3. Результат оказания государственной услуги - архивная справка о подтверждении сведений социально-правового характера по форме согласно приложению 50 к Формам документов, оформляемых (составляемых) при комплектовании, хранении, учете и использовании документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденными приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 (зарегистрированным в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 18392) (далее – Формы) либо копия архивного документа или архивная выписка по форме согласно приложению 51 к Формам, или ответ об отсутствии на хранении у услугодателя запрашиваемых сведений либо мотивированный ответ об отказе в оказании государственной услуги, по основаниям, предусмотренным пунктом 10-1 стандарта государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок», утвержденного приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 17 апреля 2015 года № 138 (зарегистрированным в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 11086) (далее - Стандарт).
Форма предоставления результата оказания государственной услуги - электронная или бумажная.
На портале результат оказания государственной услуги направляется в «личный кабинет» услугополучателя в форме электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП) уполномоченного лица услугодателя.
В случае обращения через портал для получения результата оказания государственной услуги на бумажном носителе услугополучателю в «личный кабинет» направляется уведомление с указанием места и даты получения результата государственной услуги.
2. Описание порядка действий структурных подразделений (работников) услугодателя в процессе оказания государственной услуги
4. Основанием для начала процедуры (действия) по оказанию государственной услуги является наличие документов услугополучателя (либо его уполномоченного представителя: юридического лица по документу, подтверждающему полномочия; физического лица по нотариально засвидетельствованной доверенности, при предоставлении интересов услугополучателя третьим лицом) предусмотренных пунктом 9 Стандарта.
5. Содержание процедур (действий), входящих в состав процесса оказания государственной услуги и длительность их выполнения:
действие 1 - прием и регистрация документов услугополучателя, представленных курьером Государственной корпорации канцелярией услугодателя, передача документов руководителю услугодателя. Длительность выполнения - 30 (тридцать) минут;
действие 2 - рассмотрение документов руководителем услугодателя, передача документов руководителю отдела услугодателя. Длительность выполнения - в течение 1 (одного) рабочего дня;
действие 3 - рассмотрение документов руководителем отдела услугодателя, передача документов специалисту отдела услугодателя. Длительность выполнения - в течение 1 (одного) рабочего дня;
действие 4 - рассмотрение документов специалистом отдела услугодателя на соответствие предъявляемым требованиям, предусмотренным пунктом 9 Стандарта, и подготовка архивной справки. Длительность выполнения - в течение 6 (шести) рабочих дней;
действие 5 - подписание архивной справки руководителем услугодателя и передача его в канцелярию. Длительность выполнения - в течение 1 (одного) рабочего дня;
действие 6 - передача результата оказания государственной услуги курьеру Государственной корпорации. Длительность выполнения - в течение 1 (одного) рабочего дня.
Срок оказания государственной услуги с момента поступления документов услугодателю из Государственной корпорации, а также при обращении на портал результат оказания государственной услуги - 11 (одиннадцать) рабочих дней.
В случаях, когда для оказания государственной услуги необходимо изучение документов двух и более организаций, и (или) периода более чем за 5 (пять) лет услугодателем срок оказания государственной услуги продлевается не более чем на 30 (тридцать) календарных дней после истечения срока оказания государственной услуги с последующим уведомлением услугополучателя через Государственную корпорацию или портал о продлении срока в течение 2 (двух) рабочих дней.
В случае предоставления услугополучателем неполного пакета документов, предусмотренных пунктом 9 Стандарта, и (или) документов с истекшим сроком действия услугодатель отказывает в приеме заявления согласно пункта 10 Стандарта.
6. Результатом процедуры (действия) по оказанию государственной услуги по действию 1, указанному в пункте 5 настоящего Регламента, является передача пакета документов руководителю услугодателя. Переданный руководителю услугодателя пакет документов служит основанием для начала выполнения действия 2, указанного в пункте 5 настоящего Регламента.
Результатом по действию 2, указанному в пункте 5 настоящего Регламента, является резолюция руководителя услугодателя, которая служит основанием для выполнения действия 3, указанного в пункте 5 настоящего Регламента.
Результатом по действию 3, указанному в пункте 5 настоящего Регламента, является резолюция руководителя отдела услугодателя, которая служит основанием для начала выполнения действия 4, указанного в пункте 5 настоящего Регламента.
Результатом по действию 4, указанному в пункте 5 настоящего Регламента, является подготовленная специалистом отдела архивная справка, копия архивных документов или архивных выписок которая служит основанием для выполнения действия 5, указанного в пункте 5 настоящего Регламента.
Результатом по действию 5, указанному в пункте 5 настоящего Регламента, является подписанная руководителем услугодателя архивная справка, копия архивных документов или архивных выписок которая служит основанием для выполнения действия 6, указанного в пункте 5 настоящего Регламента.
Результатом по действию 6, указанному в пункте 5 настоящего Регламента, является выдача подписанной руководителем услугодателя архивной справки, копии архивных документов или архивных выписок услугополучателю при обращении в Государственную корпорацию или уведомление о готовности архивной справки, копии архивных документов или архивных выписок при обращении на портал.
3. Описание порядка взаимодействия структурных подразделений услугодателя в процессе оказания государственной услуги
7. Перечень структурных подразделений (работников) услугодателя, которые участвуют в процессе оказания государственной услуги:
1) канцелярия услугодателя;
2) руководитель услугодателя;
3) руководитель отдела услугодателя;
4) специалист отдела услугодателя.
8. Описание процедур (действий), необходимых для оказания государственной услуги:
1) прием и регистрация документов канцелярией услугодателя, передача документов руководителю услугодателя. Длительность выполнения - 30 (тридцать) минут;
2) рассмотрение документов руководителем услугодателя, передача документов руководителю отдела услугодателя. Длительность выполнения - в течение 1 (одного) рабочего дня;
1) рассмотрение документов руководителем отдела услугодателя, передача документов специалисту отдела услугодателя. Длительность выполнения - в течение 1 (одного) рабочего дня;
2) рассмотрение документов специалистом отдела услугодателя на соответствие предъявляемым требованиям, предусмотренным пунктом 9 Стандарта, и подготовка архивной справки. Длительность выполнения - в течение 6 (шести) рабочих дней;
5) подписание архивной справки руководителем услугодателя. Длительность выполнения - в течение 1 (одного) рабочего дня;
6) направление подписанной руководителем услугодателя архивной справки услугополучателю при обращении в Государственную корпорацию, а также направление уведомления о готовности архивной справки при обращении на портал. Длительность выполнения - в течение 1 (одного) рабочего дня.
4. Описание порядка заимодействия с Государственной корпорацией и (или) иными услугодателями, а также порядка использования информационных систем в процессе оказания государственной услуги
9. Услугополучатели для получения государственной услуги вправе обращаться в Государственную корпорацию и предоставляют документы, предусмотренные пунктом 9 Стандарта. Длительность обработки запроса услугополучателя - 20 (двадцать) минут.
Порядок подготовки и направления запроса услугодателю:
1) выбор оператором Государственной корпорации услуги, указанной в настоящем регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания услуги и ввод оператором Государственной корпорации данных услугополучателя, а также данных по доверенности представителя услугополучателя (при нотариально удостоверенной доверенности, при ином удостоверении доверенности - данные доверенности не заполняются);
2) направление запроса через ШЭП в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ о данных услугополучателя, а также в ЕНИС - о данных доверенности представителя услугополучателя;
3) проверка наличия данных услугополучателя в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ, данных доверенности в ЕНИС;
4) заполнение оператором Государственной корпорации формы запроса в части отметки о наличии документов в бумажной форме и сканирование документов, предоставленных услугополучателем, прикрепление их к форме запроса и удостоверение посредством ЭЦП заполненной формы (введенных данных) запроса на оказание услуги;
5) направление электронного документа (запроса услугополучателя), удостоверенного (подписанного) ЭЦП оператора Государственной корпорации, через ШЭП в АРМ услугодателя.
Структурные подразделения или должностные лица, уполномоченные направлять запрос услугодателя:
оператор Государственной корпорации.
Последовательность и сроки взаимодействия с Государственной корпорацией и (или) иными услугодателями, в том числе процедуры (действия) формирования и направления запросов услугодателей по вопросам оказания государственных услуг:
1) процесс 1 - ввод оператором Государственной корпорации в АРМ ИСМ логина и пароля (процесс авторизации) для оказания услуги;
2) процесс 2 - выбор оператором Государственной корпорации услуги, указанной в настоящем регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания услуги и ввод оператором Государственной корпорации данных услугополучателя, а также данных по доверенности представителя услугополучателя (при нотариально удостоверенной доверенности, при ином удостоверении доверенности - данные доверенности не заполняются);
3) процесс 3 - направление запроса через ШЭП в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ о данных услугополучателя, а также в ЕНИС - о данных доверенности представителя услугополучателя;
4) условие 1 - проверка наличия данных услугополучателя в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ, данных доверенности в ЕНИС;
5) процесс 4 - формирование сообщения о невозможности получения данных в связи с отсутствием данных услугополучателя в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ, данных доверенности в ЕНИС;
6) процесс 5 - заполнение оператором Государственной корпорации формы запроса в части отметки о наличии документов в бумажной форме и сканирование документов, предоставленных услугополучателем, прикрепление их к форме запроса и удостоверение посредством ЭЦП заполненной формы (введенных данных) запроса на оказание услуги;
7) процесс 6 - направление электронного документа (запроса услугополучателя) удостоверенного (подписанного) ЭЦП оператора Государственной корпорации через ШЭП в АРМ услугодателя;
8) процесс 7 – регистрация электронного документа в АРМ услугодателя;
9) условие 2 - проверка (обработка) услугодателем соответствия приложенных услугополучателем документов к перечню документов, указанному в Стандарте, и основаниям для оказания услуги;
10) процесс 8 - формирование сообщения об отказе в запрашиваемой услуге в связи с имеющимися нарушениями в документах услугополучателя;
11) процесс 9 - получение услугополучателем через оператора Государственной корпорации результата государственной услуги (архивной справки).
10. Процесс получения результата оказания государственной услуги через Государственную корпорацию:
1) за получением результата оказания государственной услуги (архивной справки) услугополучатель обращается после окончания срока оказания государственной услуги. Срок оказания государственной услуги - 11 (одиннадцати) рабочих дней;
2) в Государственной корпорации выдача готового результата оказания государственной услуги осуществляется на основании расписки о приеме соответствующих документов, при предъявлении удостоверения личности (либо уполномоченного представителя: юридического лица по документу, подтверждающему полномочия; физического лица по нотариально засвидетельственной доверенности).
Государственная корпорация обеспечивает хранение результата оказания государственной услуги в течение 1 (одного) месяца, после чего передает его услугодателю для дальнейшего хранения в течение 1 (одного) года. При обращении услугополучателя по истечении 1 (одного) месяца, по запросу Государственной корпорации услугодатель в течение 10 (десяти) рабочих дней направляет готовый результат оказания государственной услуги в Государственную корпорацию для выдачи услугополучателю.
11. Порядок обращения и последовательности процедур (действий) услугодателя и услугополучателя при оказании государственной услуги через портал указан в диаграмме функционального взаимодействия информационных систем, задействованных в оказании государственной услуги, согласно приложению 1 к настоящему Регламенту.
Описание действий, необходимых для оказания государственной услуги через портал:
1) услугополучатель государственной услуги осуществляет регистрацию на портале с помощью своего регистрационного свидетельства ЭЦП, которое хранится в интернет-браузере компьютера услугополучателя государственной услуги (осуществляется для незарегистрированных получателей государственной услуги на портале);
2) процесс 1 - ввод услугополучателем ИИН/БИН и пароля (процесс авторизации) на портале для получения услуги;
3) условие 1 - проверка на портале подлинности данных о зарегистрированном услугополучателе через ИИН/БИН и пароль;
4) процесс 2 - формирование порталом сообщения об отказе в авторизации в связи с имеющимися нарушениями в данных услугополучателя;
5) процесс 3 - выбор услугополучателем услуги, указанной в настоящем регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания услуги и заполнение услугополучателем формы (ввод данных) с учетом ее структуры и форматных требований, прикрепление к форме запроса необходимых копий документов в электронном виде, указанных в пункте 9 Стандарта, а также выбор услугополучателем регистрационного свидетельства ЭЦП для удостоверения (подписания) запроса;
6) условие 2 - проверка на портале срока действия регистрационного свидетельства ЭЦП и отсутствия в списке отозванных (аннулированных) регистрационных свидетельств, а также соответствия идентификационных данных (между ИИН/БИН указанным в запросе и ИИН/БИН указанным в регистрационном свидетельстве ЭЦП);
7) процесс 4 - формирование сообщения об отказе в запрашиваемой услуге в связи с не подтверждением подлинности ЭЦП услугополучателя;
8) процесс 5 - удостоверение запроса для оказания услуги посредством ЭЦП услугополучателя и направление электронного документа (запроса) через ШЭП в АРМ услугодателя для обработки услугодателем;
9) процесс 6 - регистрация электронного документа в АРМ услугодателя;
10) условие 3 - проверка (обработка) услугодателем соответствия приложенных услугополучателем документов к перечню документов, указанному в Стандарте и основаниям для оказания услуги;
11) процесс 7 - формирование сообщения об отказе в запрашиваемой услуге в связи с имеющимися нарушениями в документах услугополучателя;
12) процесс 8 - получение услугополучателем результата оказания государственной услуги (архивной справки).
12. Подробное описание последовательности процедур (действий), взаимодействий структурных подразделений (работников) услугодателя в процессе оказания государственной услуги, а также описание порядка взаимодействия с иными услугодателями и (или) Государственной корпорацией и порядка использования информационных систем в процессе оказания государственной услуги отражается в справочнике бизнес-процессов оказания государственной услуги и размещается на веб-портале «электронного правительства», интернет-ресурсе услугодателя согласно приложению 2 к настоящему Регламенту.
Примечание:
Расшифровка аббревиатур:
АРМ – автоматизированное рабочее место
ЕНИС – единая нотариальная информационная система
БИН – бизнес-идентификационный номер
ИИН – индивидуальный идентификационный номер
ГБД ФЛ – государственная база данных «Физические лица»
ГБД ЮЛ – государственная база данных «Юридические лица»
ИС М – информационная система мониторинга
ШЭП – шлюз «электронного правительства»
ЭЦП – электронная цифровая подпись
Приложение 1
к регламенту государственной услуги
«Выдача архивных справок, копий архивных
документов или архивных выписок»
Диаграмма функционального взаимодействия информационных систем, задействованных в оказании государственной услуги через портал
Условные обозначения:
Приложение 2 к регламенту государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок»