О внесении изменений и дополнений в приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 31 января 2012 года № 32 "Об утверждении Правил по нотариальному делопроизводству"

О внесении изменений и дополнений в приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 31 января 2012 года № 32 «Об утверждении Правил по нотариальному делопроизводству»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести в приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 31 января 2012 года № 32 «Об утверждении Правил по нотариальному делопроизводству» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов Республики Казахстан № 7445, опубликован в газете «Казахстанская правда» от 26 мая 2012 года, № 154-156 (26973-26975) следующие дополнение:

в Правилах по нотариальному делопроизводству, утвержденных указанным приказом:

пункт 5 изложить в следующей редакции:

«5. При увольнении или переводе государственного нотариуса организация и правильное ведение делопроизводства, хранение, учет и использование нотариальных архивных документов приказом территориального органа юстиции возлагается на другого государственного нотариуса.

В случае приостановления действия лицензии частного нотариуса, территориальный орган юстиции и территориальная нотариальная палата принимают меры по передаче документов, находящихся в производстве нотариуса, другому частному нотариусу в порядке, предусмотренном настоящими Правилами.

В случае приостановления членства в нотариальной палате частного нотариуса, территориальная нотариальная палата принимает меры по передаче документов, находящихся в производстве нотариуса, другому частному нотариусу.

При прекращении действия лицензии нотариуса, занимающегося частной практикой, территориальный орган юстиции и территориальная нотариальная палата в течение десяти рабочих дней, со дня подписания приказа о прекращении действия лицензии нотариуса, принимают меры по передаче документов другому нотариусу или в частный нотариальный архив.

При выходе из членов территориальной нотариальной палаты, территориальный орган  юстиции совместно с нотариальной палатой в течение десяти рабочих, со дня поступления заявления нотариуса о выходе из состава членов нотариальной палаты, осуществляет прием-передачу завершенных и оформленных дел в частный нотариальный архив.»;

пункт 7 изложить в следующей редакции:

«7. Возможность регистрации нотариальных действий в электронном реестре ЕНИС блокируется путем введения данных о приказе (дата, номер приказа, срок и основании):

для частных нотариусов при прекращении, приостановлении действия лицензии, нахождения в отпуске или приостановлении либо выходе из членства в нотариальной палате - Республиканской нотариальной палатой;

для государственного нотариуса при увольнении или нахождения в отпуске - Министерством юстиции Республики Казахстан.

Электронный реестр ЕНИС частного нотариуса разблокируется Республиканской нотариальной палатой при восстановлении действия лицензии либо восстановлении членства нотариальной палаты либо подачи заявление о выходе на работу из отпуска;

Электронный реестр ЕНИС государственного нотариуса разблокируется Министерством юстиции Республики Казахстан при подаче заявления о выходе на работу из отпуска.»;

пункт 44 изложить в следующей редакции:

«44. В случае прекращения действия лицензии частного нотариуса или выходе частного нотариуса из членов территориальной нотариальной палаты, нотариально удостоверенные завещания, в том числе секретные завещания, алфавитные книги учета завещаний, алфавитные книги учета наследственных дел, а также неоконченные наследственные дела, в течение десяти рабочих дней, передаются другому частному нотариусу, по совместному решению территориального органа юстиции и территориальной нотариальной палаты.

В случае приостановления действия лицензии частного нотариуса, документы, находящиеся в производстве нотариуса, в течение десяти рабочих дней передаются другому частному нотариусу, по совместному решению территориального органа юстиции и территориальной нотариальной палаты.

В случае приостановления членства в нотариальной палате частного нотариуса, документы, находящиеся в производстве нотариуса, в течение десяти рабочих дней передаются другому частному нотариусу, по решению территориальной нотариальной палаты.

О произведенной передаче документов составляется акт приема-передачи документов по форме согласно приложению 11 к настоящим Правилам.»;

пункт 61 изложить в следующей редакции:

«61. При заполнении удостоверительной надписи указывается полностью в соответствии с оттиском печати:

фамилия, имя, отчество (при его наличии) частного или государственного нотариуса;

наименование государственной нотариальной конторы;

номер, дата выдачи лицензии.

Дату совершения нотариального действия прописывается словами.

Фамилию, имя, отчество (при его наличии) лица, подписавшего документ, указывается в той последовательности, как указано в документе, удостоверяющем его личность.

пункт 66 изложить в следующей редакции:

«66. Написание фамилии, имени и отчества (при его наличии) частного и государственного нотариуса в тексте печати производится по документу, удостоверяющему его личность.»;

пункт 71 изложить в следующей редакции:

«71. Печать сдается на хранение в территориальный орган юстиции:

частным нотариусом на период приостановления действия лицензии со дня ознакомления с приказом о приостановлении действия его лицензии;

частным нотариусом на период приостановления членства в нотариальной палате;

государственным нотариусом на период нахождения в отпуске (в том числе по уходу за ребенком) в течение одного рабочего дня со дня ознакомления с приказом.

Печать государственного или частного нотариуса в присутствии нотариуса помещается в конверт, который скрепляется подписями нотариуса, должностного лица и печатью территориального органа юстиции.

Вскрытие конверта с печатью производится в присутствии нотариуса.»;

пункт 102 изложить в следующей редакции:

102. Если секретное завещание хранится у нотариуса удостоверившего секретное завещание, то конверт с секретным завещанием в запечатанном нотариусом конверте, экземпляр свидетельства о принятии на хранение секретного завещания, заявление об отмене секретного завещания, в случае его отмены завещателем помещаются в дело «Конверты хранения секретного завещания».

Для обеспечения целостности секретного завещания они помещаются в папки из твердого материала, оснащенные специальными средствами, позволяющими содержать в них документы без механического повреждения (с зажимами, прозрачными файлами).

Все документы, относящиеся к одному секретному завещанию, группируются вместе и нумеруются, но не прошиваются.

Помимо самого конверта хранения в дело помещается экземпляр свидетельства о принятии на хранение секретного завещания.

При отмене секретного завещания переданного на хранение завещателю или исполнителю (душеприказчику) завещания, в делах нотариуса остается свидетельство о передаче на хранение секретного завещания и заявление об его отмене.»;

пункты 104 и 105 изложить в следующей редакции:

«104. Если секретное завещание хранится у нотариуса удостоверившего секретное завещание, то секретное завещание и относящееся к нему свидетельство о принятии на хранение секретного завещания изымаются из дела при вскрытии конверта секретного завещания, на их место помещается справка об изъятии документа по форме согласно приложению 24 к настоящим Правилам, содержащая сведения о причине и дате изъятия документов.

105. Основанием для начала производства по вскрытию конверта с секретным завещанием является получение нотариусом, у которого удостоверено либо хранится секретное завещание свидетельства о смерти завещателя, а также конверт с секретным завещанием, в случае хранения его у завещателя или у исполнителя (душеприказчика) завещания, заявления о вскрытии и оглашении секретного завещания.».

приложение 5, 11 и 25 к Правилам, изложить в новой редакции согласно приложениям 1, 2 и 3 к настоящему приказу.

2. Департаменту регистрационной службы и организации юридических услуг Министерства юстиции Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить государственную регистрацию настоящего приказа.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего Вице-министра юстиции Республики Казахстан.

4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Министр юстиции Республики Казахстан

М. Бекетаев

«Согласован»

Министерство культуры и спорта

Республики Казахстан

Приложение 1

к приказу

Министра юстиции

Республики Казахстан

от декабря 2019 года №

Приложение 5

к Правилам по

нотариальному делопроизводству

форма

«Утверждаю»

Руководитель

Департамента юстиции

(наименование области или города)

или фамилия, имя, отчество

(при его наличии) нотариуса,

дата, номер лицензии

______________ фамилия, инициалы

подпись

_____ «__»______20__год

___________№_____________

(дата) (индекс)

Примерная номенклатура дел

1. Делопроизводство, административно-хозяйственные вопросы

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Количество дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и номер пункта по перечню

Примечание

1-1

Статистические отчеты

постоянно

1-2

Справки и акты о результатах проверки работы нотариальной конторы

5 лет

1-3

Приказы и другие документы по личному составу

75 лет

1-4

Переписка с органами юстиции и нотариальной палатой

5 лет

1-5

Переписка с учреждениями, организациями и гражданами

5 года

1-6

Документы финансовой и хозяйственной деятельности нотариальной конторы

5 лет 

при условии завершения документальной ревизии финансово- хозяйственной деятельности. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел-сохраняются до вынесения окончательного решения

1-7

Заявления и предложения по организации работы нотариальной конторы и ответы на них

5 лет ЭПК

1-8

Номенклатура дел нотариальной конторы

постоянно

1-9

Описи документальных материалов, сданных в архив

постоянно

1-10

Журнал регистрации входящих документов

5 лет

1-11

Журнал регистрации исходящих документов 

5 лет

1-12

Переписка с физическими и юридическими лицами по вопросам совершения нотариальных действий

5 лет

2. Дело совершивших нотариальных действий

2-1

Договоры об отчуждении земельных участков

75 лет

2-2

Договоры об отчуждении и залоге жилых домов, квартир (документы, на основании которых они удостоверены)

75 лет

2-3

Прочие договоры

25 лет

2-4

Нотариально удостоверенные завещания

75 лет

2-5

Свидетельство о принятии секретного завещания

75 лет

2-6

Свидетельство о передаче на хранение секретного завещания

75 лет

2-7

Протокол вскрытия и оглашения секретного завещания

75 лет

2-8

Наследственные дела

75 лет

2-9

Доверенности

3 года со дня истечения срока их давности (действия)

2-10

Согласий

25 лет

2-11

Свидетельство о праве на собственности на долю в общем имуществе супругов (если такое свидетельство выдано пережившему супругу в связи с заведенным в нотариальной конторе наследственным делом, оно подшивается в наследственное дело)

75 лет

2-12

Свидетельство об удостоверении фактов нахождения лиц в живых и в определенном месте, о принятии на хранение документов

3 года

2-13

Документы по удостоверению времени предъявления документов

3 года

2-14

Документы по передаче заявлений граждан, учреждений, предприятий и организаций другим гражданам, учреждениям, предприятиям и организациям

3 года

2-15

Документы по совершению депозитных операций

10 лет

2-16

Акты о морских протестах

3 года

2-17

Документы, составленные в связи с обеспечением доказательств

5 лет

2-18

Дела юридических лиц (копии устава, свидетельства о государственной регистрации, протокола, приказы)

10 лет

2-19

Постановления об отказе в совершении нотариальных действий

5 лет

2-20

Постановления о направлении документов на экспертизу

3 года

2-21

Реестры для регистрации нотариальных действий

постоянно

на бумажном и электронном носителе

2-22

Книга учета наследственных дел

75 лет

2-23

Алфавитная книга учета наследственных дел

75 лет

2-24

Алфавитная книга учета завещаний

75 лет

2-25

Исполнительная надпись

3 года

Примечание:

Книги, указанные в подпунктах 2-21), 2-22), 2-23) и 2-24) прошнуровываются.

Количество листов заверяется подписью работника органа юстиции или территориальной нотариальной палаты.

Наименование должности руководителя __________________________

Расшифровка подписи нотариуса

дата

Согласована

Согласована

протоколом ЦЭК (ЭК) Департамента юстиции (наименование области или города) (дата и номер протокола)

протоколом ЭПК частного нотариального архива (дата и номер протокола)

Приложение 2

к приказу

Министра юстиции

Республики Казахстан

от декабря 2019 года №

Приложение 11

к Правилам по

нотариальному делопроизводству

форма     

АКТ приема-передаче документов

Мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт о передаче документов частного нотариуса

_______________________________________________________________ (фамилия, имя, отчество (при его наличии) частного нотариуса, который передает документы) частному нотариусу ________________________________________________ (фамилия, имя, отчество (при его наличии) частного нотариуса, который принимает документы) в присутствии ________________________________________________________________ (фамилия, имя, отчество (при его наличии) работника юстиции и нотариальной палаты, должность) 1. ____________________________________________________ 2. ____________________________________________________ Итого к ________________________________ документов. (количество цифрами и прописью)

Передал:

фамилия, имя, отчество (при его наличии) частного нотариуса

подпись

Принял:

фамилия, имя, отчество (при его наличии) частного нотариуса

подпись

В присутствии:

фамилия, имя, отчество (при его наличии) работника территориального органа юстиции

подпись

и работника территориальной нотариальной палаты

подпись

Приложение 2

к приказу

Министра юстиции

Республики Казахстан

от декабря 2019 года №

Приложение 25

к Правилам по

нотариальному делопроизводству

форма     

Извещение о вскрытии секретного завещания

Куда

Кому

Я, ___________________________________________________________________ (фамилия, имя и отчество (при его наличии)), нотариус____________________________________________________________ (наименование государственной нотариальной конторы или нотариального округа _______________________________________________________________________________________________ частного нотариуса, номер, дата выдачи и орган, выдавший государственную лицензию частного нотариуса) сообщаю Вам, что «__ « ___________ 20__ года представлено свидетельство о смерти ___________________________________________________________________ (указывается фамилия, имя, отчество (при наличии) лица, совершившего секретное завещание)

совершившего секретное завещание.

В соответствии с пунктом 4-1 статьи 1051 Гражданского Кодекса Республики Казахстан по представлении свидетельства о смерти лица, совершившего секретное завещание, нотариус не позднее чем через десять дней со дня представления свидетельства вскрывает конверт с секретным завещанием.

Извещаю Вас о том, что в ___ часов ___ минут __________________ 20__ года по адресу

___________________________________________________________________

состоится вскрытие и оглашение секретного завещания

_________________________________________________________________________________. (указывается фамилия, имя, отчество (при наличии) лица, совершившего секретное завещание)

Предлагаю Вам прибыть на вскрытие и оглашение секретного завещания в качестве наследника по закону.

Предъявление нотариусу документов, удостоверяющих личность и подтверждающих Вашу принадлежность к наследникам завещателя по закону, является обязательным.

Дата

Подпись