Об утверждении форм документов, оформляемых (составляемых) при комплектовании, хранении, учете и использовании документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами

Об утверждении форм документов, оформляемых (составляемых) при комплектовании, хранении, учете и использовании документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами

В соответствии с Правилами комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 20 сентября 2018 года № 576 ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить:

1) форму описей дел, документов постоянного хранения согласно приложению 1 к настоящему приказу;

2) форму описи дел по личному составу согласно приложению 2 к настоящему приказу

3) форму акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению согласно приложению 3 к настоящему приказу;

4) форму акта приема-передачи документов на хранение согласно приложению 4 к настоящему приказу;

5) форму акта приема на хранение документов личного происхождения согласно приложению 5 к настоящему приказу;

6) форму акта возврата архивных документов личного происхождения согласно приложению 6 к настоящему приказу;

7) форму карточки пофондового топографического указателя согласно приложению 7 к настоящему приказу;

8) форму карточки постеллажного топографического указателя согласно приложению 8 к настоящему приказу;

9) форму листа проверки наличия и состояния архивных документов согласно приложению 9 к настоящему приказу;

10) форму акта проверки наличия и состояния архивных документов согласно приложению 10 к настоящему приказу;

11) форму акта о технических ошибках в учетных документах согласно приложению 11 к настоящему приказу;

12) форму акта об обнаружении архивных документов согласно приложению 12 к настоящему приказу;

13) форму акта о неисправимых повреждениях документов согласно приложению 13 к настоящему приказу;

14) форму карточки учета необнаруженных архивных документов согласно приложению 14 к настоящему приказу;

15) форму карточки учета архивных документов на бумажной основе с повреждениями носителя согласно приложению 15 к настоящему приказу;

16) форму карточки учета архивных документов на бумажной основе с повреждениями текста согласно приложению 16 к настоящему приказу;

17) форму карточки учета технического состояния видеодокумента согласно приложению 17 к настоящему приказу;

18) форму карточки учета технического состояния кинодокумента согласно приложению 18 к настоящему приказу;

19) форму карточки учета технического состояния фонодокумента согласно приложению 19 к настоящему приказу;

20) форму карточки учета технического состояния фотодокумента согласно приложению 20 к настоящему приказу;

21) форму акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны согласно приложению 21 к настоящему приказу;

22) форму перечня основных дефектов, встречающихся на кинодокументах согласно приложению 22 к настоящему приказу;

23) форму листа-заверителя дела согласно приложению 23 к настоящему приказу;

24) форму карты-заместителя единицы хранения согласно приложению 24 к настоящему приказу;

25) форму листа использования документов согласно приложению 25 к настоящему приказу;

26) форму книги выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища во временное пользование согласно приложению 26 к настоящему приказу;

27) форму заказа на выдачу архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища, описей согласно приложению 27 к настоящему приказу;

28) форму акта о выдаче архивных документов во временное пользование согласно приложению 28 к настоящему приказу;

29) форму книги учета поступлений документов согласно приложению 29 настоящему приказу;

30) форму списка фондов согласно приложению 30 к настоящему приказу;

31) форму листа фонда согласно приложению 31 к настоящему приказу;

32) форму листа учета согласно приложению 32 к настоящему приказу;

33) форму реестра описей дел, документов согласно приложению 33 к настоящему приказу;

34) форму инвентарной книги учета дел, документов, оформленных драгоценными металлами и камнями, имеющих в приложении драгоценные металлы и камни согласно приложению 34 к настоящему приказу;

35) форму листа учета и описания документа, отнесенного к культурным ценностям согласно приложению 35 к настоящему приказу;

36) форму списка фондов, содержащих особо ценные документы согласно приложению 36 к настоящему приказу;

37) форму описи особо ценных дел, документов согласно приложению 37 к настоящему приказу;

38) форму перечня номеров особо ценных дел (номерника) согласно приложению 38 к настоящему приказу;

39) форму реестра описей особо ценных дел, документов согласно приложению 39 к настоящему приказу;

40) форму книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах согласно приложению 40 к настоящему приказу;

41) форму книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке согласно приложению 41 к настоящему приказу;

42) форму описи страхового фонда на микрофишах согласно приложению 42 к настоящему приказу;

43) форму описи страхового фонда на рулонной пленке согласно приложению 43 к настоящему приказу;

44) форму внутренней описи документов дела согласно приложению 44 к настоящему приказу;

45) форму акта об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов согласно приложению 45 к настоящему приказу;

46) форму акта о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов согласно приложению 46 к настоящему приказу;

47) форму акта описания документов, переработки описей согласно приложению 47 к настоящему приказу;

48) форму акта о рассекречивании документов согласно приложению 48 к настоящему приказу;

49) форму состава реквизитов путеводителя согласно приложению 49 к настоящему приказу;

50) форму архивной справки согласно приложению 50 к настоящему приказу;

51) форму архивной выписки согласно приложению 51 к настоящему приказу.

2. Департаменту архивного дела и документации Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) в течение десяти календарных дней со дня государственной регистрации настоящего приказа направление его в электронном виде на казахском и русском языках в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения «Республиканский центр правовой информации» для официального опубликования и включения в Эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан;

3) в течение двух рабочих дней после введения его в действие размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан;

4) в течение двух рабочих дней после исполнения мероприятий, предусмотренных настоящим пунктом, представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.

4. Настоящий приказ вводится в действие после его первого официального опубликования.

Министр культуры и спорта Республики Казахстан

А. Мухамедиулы

Приложение 1 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма описей дел, документов постоянного хранения

Опись дел, документов постоянного хранения, составленный в архиве

Архивный фонд № _____

Опись № _____ дел, документов постоянного хранения

____________________________________________

(официальное наименование организации)

за ___________ год (-ы)

По­ряд­ко­вый но­мер

Де­ло­про­из­вод­ствен­ные ин­дек­сы или но­ме­ра по ста­рой опи­си

За­го­ло­вок де­ла

Край­ние да­ты

Ко­ли­че­ство ли­стов

При­ме­ча­ние

1

2

3

4

5

6

В опись внесено _______________________________________ дел с № _____ по № _____ (цифрами и прописью) _______________________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи) ________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись хранителя) ____________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись заведующего отделом) _________________________________ (дата составления раздела (-ов) описи)

Согласована

протоколом экспертно-проверочной

комиссии (экспертной комиссии)

местного исполнительного органа (архива)

от ____ _______ года № _____

Формат А4 (210Х297)

Утверждаю

_________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации)

_________________________________

(подпись руководителя организации)

_________________________________

(дата)

Опись дел, документов постоянного хранения организации

Архивный фонд № _____

Опись № _____ дел, документов постоянного хранения

____________________________________________

(официальное наименование организации)

за ___________ год (-ы)

По­ряд­ко­вый но­мер

Ин­декс де­ла

За­го­ло­вок де­ла (то­ма, ча­сти)

Край­ние да­ты

Ко­ли­че­ство ли­стов в де­ле (то­ме, ча­сти)

При­ме­ча­ние

1

2

3

4

5

6

На­име­но­ва­ние струк­тур­но­го под­раз­де­ле­ния ор­га­ни­за­ции

На­име­но­ва­ние раз­де­ла «________»

В данный (-е) раздел (-ы) ____________________ описи внесено ____________________ дел (наименование раздела) (цифрами и прописью) с № _____ по № _____, в том числе: литерные номера: _____ пропущенные номера: _____ _______________________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи) _________________________________ (дата составления раздела (-ов) описи)

Согласована

протоколом центральной экспертной

комиссии (экспертной комиссии) организации

от ___ ___________ года № _____

Согласована

протоколом экспертно-проверочной

комиссии (экспертной комиссии)

местного исполнительного органа (архива)

от ____ _______ года № _____

Формат А4 (210Х297)

Утверждаю

_____________________________________

(наименование должности, фамилия,

инициалы руководителя организации)

_____________________________________

(подпись руководителя организации)

_____________________________________

(дата)

Опись видеодокументов постоянного хранения

Опись № ______

______________________________________________________

(название описи с официальным наименованием организации)

за __________ год (-ы)

Но­мер еди­ни­цы уче­та

Но­мер еди­ни­цы хра­не­ния

Ин­декс, про­из­вод­ствен­ный но­мер

За­го­ло­вок до­ку­мен­та

Ав­тор

Ис­пол­ни­тель про­из­ве­де­ния

Язык

Да­та за­пи­си, пе­ре­за­пи­си

Хро­но­мет­раж ви­део­за­пи­си

Тип и фор­мат за­пи­си

Ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния

Со­став тек­сто­вой со­про­во­ди­тель­ной до­ку­мен­та­ции

При­ме­ча­ние

ори­ги­нал

ко­пия

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

В данный (-е) раздел (-ы) ____________________ описи внесено ____________________ дел (наименование раздела) (цифрами и прописью) с № _____ по № _____, в том числе: литерные номера: ______, пропущенные номера: ______ и текстовая сопроводительная документация к ним. ___________________________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи) _________________________________ (дата составления раздела (-ов) описи)

Согласована

протоколом центральной экспертной

комиссии (экспертной комиссии) организации

от ___ ___________ года № ___

Согласована

протоколом экспертно-проверочной

комиссии (экспертной комиссии)

местного исполнительного органа (архива)

от ____ _______ года № _____

Формат А4 (210Х297)

Утверждаю

_____________________________________

(наименование должности, фамилия,

инициалы руководителя организации)

_____________________________________

(подпись руководителя организации)

_____________________________________

(дата)

Опись кинодокументов постоянного хранения

Опись № _____

______________________________________________________

(название описи с официальным наименованием организации)

за _____ год (ы)

Но­мер еди­ни­цы уче­та

Но­мер еди­ни­цы хра­не­ния

Ин­декс, про­из­вод­ствен­ный но­мер (учет­ный но­мер в ор­га­ни­за­ции)

За­го­ло­вок до­ку­мен­та

Ав­тор

Да­та и ме­сто съем­ки, из­го­тов­ле­ния

Ва­ри­ант (немой, зву­ко­вой, чер­но-бе­лый, цвет­ной, фор­мат, язык)

Ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния/мет­раж

Нега­тив

Дубль-нега­тив

Фо­но­грам­ма (нега­тив)

Фо­но­грам­ма маг­нит­ная (ос­нов­ная, сов­ме­щен­ная)

Про­ме­жу­точый по­зи­тив

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

продожение таблицы

Ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния/мет­раж

Со­став тек­сто­вой со­про­во­ди­тель­ной до­ку­мен­та­ции

При­ме­ча­ние

По­зи­тив

Уста­но­воч­ные ро­ли­ки и цве­то­вые пас­пор­та

13

14

15

16

В данный (-е) раздел (-ы) _____________________ описи внесено ____________________ единиц учета, (наименование раздела) (цифрами и прописью) ___________________ единиц хранения (цифрами и прописью) с № ______ по № ______ в том числе: литерные номера: ______, пропущенные номера: ______ и текстовая сопроводительная документация к ним. ___________________________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи) _________________________________ (дата составления раздела (-ов) описи)

Согласована

протоколом центральной экспертной

комиссии (экспертной комиссии) организации

от ___ ___________ года № ___

Согласована

протоколом экспертно-проверочной

комиссии (экспертной комиссии)

местного исполнительного органа (архива)

от ____ _______ года № _____

Формат А4 (210Х297)

Утверждаю

__________________________________

(наименование должности, фамилия,

инициалы руководителя организации)

__________________________________

(подпись руководителя организации)

__________________________________

(дата)

Опись фонодокументов граммофонной записи постоянного хранения

Опись № _____

______________________________________________________

(название описи с официальным наименованием организации)

за _____ год (ы)

Но­мер еди­ни­цы уче­та

Но­мер сто­ро­ны (еди­ниц хра­не­ния)

Ин­декс, про­из­вод­ствен­ный но­мер

За­го­ло­вок до­ку­мен­та

Ав­тор

Ис­пол­ни­тель про­из­ве­де­ния

Язык

Да­та из­го­тов­ле­ния

Ме­сто из­го­тов­ле­ния

По­ряд­ко­вый но­мер, диа­метр, ма­те­ри­ал гра­мори­ги­на­ла

Вре­мя зву­ча­ния

Ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния

Гра­мори­ги­нал

Грам­пла­стин­ка

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

продолжение таблицы

Со­став тек­сто­вой со­про­во­ди­тель­ной до­ку­мен­та­ции

При­ме­ча­ние

14

15

В данный (-е) раздел (-ы) _____________________ описи внесено ____________________ единиц учета, (наименование раздела) (цифрами и прописью) ___________________ единиц хранения (цифрами и прописью) с № ______ по № ______ в том числе: литерные номера: ______, пропущенные номера: ______ и текстовая сопроводительная документация к ним. ___________________________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи) _________________________________ (дата составления раздела (-ов) описи)

Согласована

протоколом центральной экспертной

комиссии (экспертной комиссии) организации

от ___ ___________ года № ___

Согласована

протоколом экспертно-проверочной

комиссии (экспертной комиссии)

местного исполнительного органа (архива)

от ____ _______ года № _____

Примечание: номер единицы хранения фонодокумента граммофонной записи (грампластинки) состоит из номеров каждой из ее сторон и включает две цифры, например, 1-1, 1-2. Для односторонних грампластинок эта графа не заполняется.

Формат А4 (210Х297)

Утверждаю

__________________________________

(наименование должности, фамилия,

инициалы руководителя организации)

__________________________________

(подпись руководителя организации)

__________________________________

(дата)

Опись фонодокументов магнитной записи постоянного хранения

Опись № _____

______________________________________________________

(название описи с официальным наименованием организации)

за _____ год (ы)

Но­мер еди­ни­цы уче­та

Но­мер еди­ни­цы хра­не­ния

Ин­декс, про­из­вод­ствен­ный но­мер

За­го­ло­вок до­ку­мен­та

Ав­тор

Ис­пол­ни­тель про­из­ве­де­ния

Язык

Да­та за­пи­си, пе­ре­за­пи­си

Ме­сто за­пи­си, пе­ре­за­пи­си

Ско­рость зву­ча­ния

Вре­мя зву­ча­ния

Тип и фор­мат маг­нит­ной лен­ты

Ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния/мет­раж

ори­ги­нал

ко­пия

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

продолжение таблицы

Со­став тек­сто­вой со­про­во­ди­тель­ной до­ку­мен­та­ции

При­ме­ча­ние

15

16

В данный (-е) раздел (-ы) _____________________ описи внесено ____________________ единиц учета, (наименование раздела) (цифрами и прописью) ___________________ единиц хранения (цифрами и прописью) с № ______ по № ______ в том числе: литерные номера: ______, пропущенные номера: ______ и текстовая сопроводительная документация к ним. ___________________________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи) _________________________________ (дата составления раздела (-ов) описи)

Согласована

протоколом центральной экспертной

комиссии (экспертной комиссии) организации

от ___ ___________ года № ___

Согласована

протоколом экспертно-проверочной

комиссии (экспертной комиссии)

местного исполнительного органа (архива)

от ____ _______ года № _____

Формат А4 (210Х297)

Утверждаю

__________________________________

(наименование должности, фамилия,

инициалы руководителя организации)

__________________________________

(подпись руководителя организации)

__________________________________

(дата)

Опись фотоальбомов постоянного хранения

Опись № _____

______________________________________________________

(название описи с официальным наименованием организации)

за _____ год (ы)

Но­мер еди­ни­цы хра­не­ния

За­го­ло­вок (на­зва­ние) аль­бо­ма

Ав­тор съем­ки

Край­ние да­ты фо­то­от­пе­чат­ков

Ме­сто съем­ки

Ко­ли­че­ство фо­то­от­пе­чат­ков

Со­став тек­сто­вой со­про­во­ди­тель­ной до­ку­мен­та­ции

Внеш­ние осо­бен­но­сти

При­ме­ча­ние

1

2

3

4

5

6

7

8

9

В данный (-е) раздел (-ы) _____________________ описи внесено ____________________ единиц учета, (наименование раздела) (цифрами и прописью) ___________________ единиц хранения (цифрами и прописью) с № ______ по № ______ в том числе: литерные номера: ______, пропущенные номера: ______ и текстовая сопроводительная документация к ним; ______________________ фотоотпечатков. (цифрами и прописью) ___________________________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи) _________________________________ (дата составления раздела (-ов) описи)

Согласована

протоколом центральной экспертной

комиссии (экспертной комиссии) организации

от ___ ___________ года № ___

Согласована

протоколом экспертно-проверочной

комиссии (экспертной комиссии)

местного исполнительного органа (архива)

от ____ _______ года № _____

Формат А4 (210Х297)

Утверждаю

__________________________________

(наименование должности, фамилия,

инициалы руководителя организации)

__________________________________

(подпись руководителя организации)

__________________________________

(дата)

Опись фотодокументов постоянного хранения

Опись № _____

______________________________________________________

(название описи с официальным наименованием организации)

за _____ год (ы)

Но­мер еди­ни­цы уче­та, еди­ниц хра­не­ния

Про­из­вод­ствен­ный но­мер

За­го­ло­вок (ан­но­та­ция) до­ку­мен­та (на­зва­ние диа­филь­ма)

Ав­тор съем­ки

Да­та съем­ки

Ме­сто съем­ки

Ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния/кад­ров па­но­рам­ной съем­ки

Нега­тив

Дубль-нега­тив

По­зи­тив

Фо­то­от­пе­ча­ток

Слайд (диа­по­зи­тив)

Диа­фильм

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

продолжение таблицы

Со­став тек­сто­вой со­про­во­ди­тель­ной до­ку­мен­та­ции

При­ме­ча­ние

13

14

В данный (-е) раздел (-ы) _____________________ описи внесено ____________________ единиц учета, (наименование раздела) (цифрами и прописью) ___________________ единиц хранения (цифрами и прописью) с № ______ по № ______ в том числе: литерные номера: ______, пропущенные номера: ______ и текстовая сопроводительная документация к ним. ___________________________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи) _________________________________ (дата составления раздела (-ов) описи)

Согласована

протоколом центральной экспертной

комиссии (экспертной комиссии) организации

от ___ ___________ года № ___

Согласована

протоколом экспертно-проверочной

комиссии (экспертной комиссии)

местного исполнительного органа (архива)

от ____ _______ года № _____

Примечание: в итоговой записи описи диафильмов указывается соответственно количество единиц хранения и единиц учета

Формат А4 (210Х297)

Утверждаю

__________________________________

(наименование должности, фамилия,

инициалы руководителя организации)

__________________________________

(подпись руководителя организации)

__________________________________

(дата)

Опись электронных документов постоянного хранения

Архивный фонд № _____

Опись № _____

______________________________________________________

(название описи с официальным наименованием организации)

за _____ год (ы)

Но­мер еди­ни­цы уче­та

Но­мер еди­ни­цы хра­не­ния

За­го­ло­вок еди­ниц уче­та

Край­ние да­ты еди­ниц уче­та

Фор­мат элек­трон­ных до­ку­мен­тов

Объ­ем (Мбайт)

Со­став тек­сто­вой со­про­во­ди­тель­ной до­ку­мен­та­ции

При­ме­ча­ние

1

2

3

4

5

6

7

8

В данный (-е) раздел (-ы) _____________________ описи внесено ____________________ единиц учета, (наименование раздела) (цифрами и прописью) ___________________ единиц хранения (цифрами и прописью) с № ______ по № ______ . Всего в опись включено ____________________ единиц учета, ___________________ единиц хранения (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) с № ______ по № ______. ___________________________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи) _________________________________ (дата составления раздела (-ов) описи)

Согласована

протоколом центральной экспертной

комиссии (экспертной комиссии) организации

от ___ ___________ года № ___

Согласована

протоколом экспертно-проверочной

комиссии (экспертной комиссии)

местного исполнительного органа (архива)

от ____ _______ года № _____

Формат А4 (210Х297)

Приложение 2 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

Утверждаю

__________________________________

(наименование должности, фамилия,

инициалы руководителя организации)

__________________________________

(подпись руководителя организации)

__________________________________

(дата)

Опись дел по личному составу

Архивный фонд № _____

Опись № _____

______________________________________________________

(название описи с официальным наименованием организации)

за _____ год (ы)

По­ряд-ко­вый но­мер

Ин­декс де­ла

За­го­ло­вок де­ла (то­ма, ча­сти)

Да­та де­ла (то­ма, ча­сти)

Срок хра­не­ния де­ла (то­ма, ча­сти)

Ко­ли­че­ство ли­стов в де­ле (то­ме, ча­сти)

При­ме­ча­ние

1

2

3

4

5

6

7

На­име­но­ва­ние струк­тур­но­го под­раз­де­ле­ния ор­га­ни­за­ции

На­име­но­ва­ние раз­де­ла «________»

В данный (-е) раздел (-ы) ___________________описи внесено ___________________ дел (наименование раздела) (цифрами и прописью) с № ______ по № ______ в том числе: литерные номера: ______, пропущенные номера: ______. _______________________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи) _________________________________ (дата составления раздела (-ов) описи)

Согласована

протоколом центральной экспертной

комиссии (экспертной комиссии) организации

от ___ ___________ года № ___

Согласована

протоколом экспертно-проверочной

комиссии (экспертной комиссии)

местного исполнительного органа (архива)

от ____ _______ года № _____

Формат А4 (210Х297)

Приложение 3 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю

_____________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы руководителя архива)

_____________________________

(подпись руководителя архива)

_____________________________

(дата)

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению ___________ № _____ (дата)

Место составления К уничтожению отобраны документы архивного фонда ________________________________ (номер и название архивного фонда) на основании __________________________________________________________________________ (ссылка на нормативно-методические документы для проведения экспертизы) _______________________________________________________________________________________

Порядковый номер

Названия групп документов

Крайние даты

Номера описей

Номера единиц хранения по описям

Количество единиц хранения

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Итого ________________________________ единиц хранения за ________________ год (ы). (цифрами и прописью) Количество единиц хранения, крайние даты и краткая характеристика документов, остающихся на хранении _______________________________________________________________ ___________________________________________________________________ (фамилия, инициалы, подпись заведующего отделом (архивохранилищем)) _________________ (дата и номер) _______________________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, проводившего обработку документов) Документы сданы ________________________________ на переработку по приемо-сдаточной (наименование организации) накладной ___________________№ _____ _________________________________________________. (дата) (подпись хранителя фондов) Изменения в учетные документы внесены. _______________________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, проводившего упорядочение дел, документов)

Согласована

протоколом экспертно-проверочной

комиссии (экспертной комиссии)

местного исполнительного органа (архива)

от ____ _______ года № _____

Формат А4 (210Х297)

Приложение 4 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

Утверждаю

__________________________________

(наименование должности, фамилия,

инициалы руководителя архива)

__________________________________

(подпись руководителя архива)

__________________________________

(дата)

Акт приема-передачи документов на хранение ___________ № _____ (дата)

______________________________________________________________________________________ (основание передачи) ______________________________________________________________________________________ (наименование передаваемого архивного фонда) _________________________________________________________________________________ сдал, (наименование организации-сдатчика) ________________________________________________________________________________ принял (наименование архива) документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним

Порядковый номер

Название, номер описи

Количество экземпляров описи

Количество единиц хранения

Примечание

1

2

3

4

5

Итого принято _____________________________________ единиц хранения.

__________________________________________ (наименование должности, фамилия,

__________________________________________

инициалы, подпись лица, проводившего передачу)

__________________________

(дата передачи)

______________________________________

(наименование должности, фамилия,

_______________________________________ инициалы, подпись лица, проводившего прием)

________________________

(дата приема)

Архивному фонду присвоен № _____. Изменения в учетные документы внесены. ________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), внесшего изменения) __________________________________________ (дата внесения изменения в учетные документы) Утверждаю __________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации- сдатчика) __________________________________ (подпись руководителя организации) __________________________________ (дата)

Формат А4 (210297)

Приложение 5 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю

___________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы руководителя архива)

____________________________

(подпись руководителя архива)

_____________________________

(дата)

Акт приема на хранение документов личного происхождения ___________ № _____ (дата)

На основании решения эксперно-проверочной комиссии (протокол от _____________№ _____) и договора от ___________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ сдал, (фамилия, инициалы собственника/владельца) приняты документы _____________________________________________________________________ (общая характеристика документов) _______________________________________________________________________________________ в количестве ______________ единиц хранения (условных) _________ документов (листов) по архивной сдаточной описи. Архивному фонду присвоен № _____. ____________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись собственника/владельца) ____________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива) Изменения в учетные документы по результатам описания внесены. _______________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения) __________________________________________ (дата внесения изменения в учетные документы)

Формат А4 (210х297)

Приложение 6 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю

___________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы руководителя архива)

____________________________

(подпись руководителя архива)

_____________________________

(дата)

Акт возврата архивных документов личного происхождения ___________ № _____ (дата)

На основании решения эксперно-проверочной комиссии (протокол от _____________ № _____) по итогам описания архивных документов фонда № ______________________ были выделены для (название фонда) возврата собственнику указанные ниже архивные документы: _________________________________ _______________________________________________________________________________________ (излагается краткая характеристика документов и причин их возврата собственнику) Всего: ____________________ единиц хранения ________________ документов (листов). __________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива) Документы получены _______________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись собственника/владельца) Изменения в учетные документы по результатам описания внесены. _________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения) __________________________________________ (дата внесения изменения в учетные документы)

Формат А4 (210Х297)

Приложение 7 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма карточки пофондового

топографического указателя

Лицевая сторона

Наименование архивного фонда ________

____________________________________

____________________________________

Архивный фонд № _________

Корпус ___________________

Этаж (ярус) _______________

Архивохранилище _________

Помещение _______________

Опись № ___

Единицы хранения с №___по №__

Стеллаж № ___

Шкаф № ___

Полка № ___

Примечание

1

2

3

4

5

6

Оборотная сторона

1

2

3

4

5

6

Формат А5 (148Х210) или А6 (148Х105)

Приложение 8 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма карточки постеллажного

топографического указателя

Лицевая сторона

Стеллаж №______________________

Корпус ___________________

Этаж (ярус) _______________

Архивохранилище _________

Помещение _______________

Шкаф № ___

Полка № ___

Архивный фонд № ____

Опись № ___

Единицы хранения с №___по №___

Примечание

1

2

3

4

5

6

Оборотная сторона

1

2

3

4

5

6

Формат А5 (148Х210) или А6 (148Х105)

Приложение 9 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

Лист проверки наличия и состояния архивных документов

Лист проверки № _____, наличия и состояния архивных документов ________________________________________________________________________ (номер и название архивного фонда) Проверку проводили _____________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись ___________________________________________________________ лица (-лиц) проверивших наличие и состояние дел, документов)

На­ли­чие до­ку­мен­тов

Но­ме­ра опи­сей

Ко­ли­че­ство еди­ни­ца хра­не­ние, чис­ля­щих­ся по опи­си

Вы­яв­ле­ны тех­ни­че­ские ошиб­ки

Чис­лит­ся по опи­си в ре­зуль­та­те устра­не­ния тех­ни­че­ских оши­бок

Но­ме­ра еди­ниц хра­не­ний, вы­дан­ных во вре­мен­ное поль­зо­ва­ние

Не ока­за­лось в на­ли­чии

Име­ет­ся в на­ли­чии (опи­сан­ных)

Ли­тер­ные но­ме­ра, не от­ра­жен­ные в ито­го­вой за­пи­си

Про­пу­щен­ные но­ме­ра, не от­ра­жен­ные в ито­го­вой за­пи­си

Дру­гие, в ре­зуль­та­те че­го объ­ем

не учтен­ные

не пе­ре­чис­ле­ны, но учте­ны в объ­е­ме

не учтен­ные

не пе­ре­чис­ле­ны, но учте­ны в объ­е­ме

уве­ли­чил­ся на

умень­шил­ся на

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

продолжение таблицы

На­ли­чие до­ку­мен­тов

Со­сто­я­ние до­ку­мен­тов

Име­ют­ся не вклю­чен­ные в опи­си (вре­мен­ные шиф­ры необ­ра­бо­тан­ны­хе­ди­ни­ца хра­не­ние)

Но­ме­ра еди­ниц хра­не­ний, тре­бу­ю­щих:

Но­ме­ра еди­ниц хра­не­ний, неис­пра­ви­мо по­вре­жден­ных

При­ме­ча­ние

дез­ин­фек­ции

дезин­сек­ции

ре­став­ра­ции

пе­ре­пле­та или под­шив­ки

вос­ста­нов­ле­ния за­ту­ха­ю­щих тек­стов

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

Итого имеется в наличии включенных и не включенных в опись _____________________ единиц хранения. (цифрами и прописью) _________________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица (-лиц) внесшего изменения) ______________________________ (дата составления листа проверки)

Примечание: при проверке наличия и состояния аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов вносятся соответствующие уточнения.

Формат А3 (297х420)

Приложение 10 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю

____________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы руководителя архива)

____________________________

(подпись руководителя архива)

____________________________

(дата)

Акт проверки наличия и состояния архивных документов __________ № ___________ (дата)

Архивный фонд № _____ Название архивного фонда _______________________________________________________________ Номера описей __________________________________________________________________________ Проверка проводилась с ______________________________ по ________________________________ Проверкой установлено: 1. Числится по описям ____________________________________________________ единиц хранения. (количество) 2. Выявлены технические ошибки: 2.1. Имеют литерные номера: 1) не учтенные в итоговой записи ______________________________________ единиц хранения; (количество) 2) не перечисленные, но учтенные в итоговой записи _________________________________________________ единиц хранения; (количество) 2.2. Пропущено номеров: 1) не учтенных в итоговой записи ______________________________________ единиц хранения; (количество) 2) не перечисленных, но учтенных в итоговой записи _________________________________________________ единиц хранения; (количество) 2.3. Другие, в результате чего объем увеличился на _______________________________________________________ единиц хранения; (количество) уменьшился на _______________________________________________________ единиц хранения. (количество) 3. Числится по описям в результате устранения технических ошибок _________________________________________ единиц хранения. (количество) 4. Не оказалось в наличии _________________________________________________ единиц хранения. (количество) 5. Имеется в наличии по данному фонду (включенных в описи) __________________________________________________ единиц хранения; из них требующих: 1) дезинфекции ________________________________________________________ единиц хранения; (количество) 2) дезинсекции _________________________________________________________ единиц хранения; (количество) 3) реставрации _________________________________________________________ единиц хранения; (количество) 4) переплета или подшивки ______________________________________________ единиц хранения; (количество) 5) восстановления затухающих текстов ____________________________________ единиц хранения; (количество) 6) неисправимо поврежденных ___________________________________________ единиц хранения; (количество) 7) ___________________________________________________________________________________; 8) ___________________________________________________________________________________; 9) ___________________________________________________________________________________; 10) __________________________________________________________________________________; 11) __________________________________________________________________________________. 6. Имеется не включенных в описи _________________________________________ единиц хранения. (количество) 7. Итого по данному фонду (включенных и невключенных в описи), имеющихся в наличии __________________________________________________ единиц хранения. (количество) 8. Характеристика условий их хранения. Отрицательные явления в состоянии и условиях хранения. _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ Проверку производили: ________________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица проводившего проверку) Согласовано: _______________________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись заведующего отдела (архивохранилищем) ______ (дата)

Формат А4 (210Х297)

Приложение 11 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю

_________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы руководителя архива)

____________________________

(подпись руководителя архива)

_____________________________

(дата)

Акт о технических ошибках в учетных документах ___________ № ___________ (дата)

Архивный фонд № __________

Название фонда _____________________________________________________

В ходе выполнения _______________________________ обнаружены технические ошибки в записях:

Название документа

Существующая запись

Следует записать

1

2

3

В результате количество единиц хранения увеличилось (уменьшилось) на ________________________________________________________________________ единиц хранения. (цифрами и прописью) Примечание: ___________________________________________________________________________ __________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива) Изменения в учетные документы по результатам описания внесены. _________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения) __________________________________________ (дата внесения изменения в учетные документы)

Формат А4 (210Х297)

Приложение 12 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю

___________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы руководителя архива)

___________________________

(подпись руководителя архива)

____________________________

(дата)

Акт об обнаружении архивных документов ___________ № ___________ (дата)

В ходе _________________________________________________________________ было обнаружено (вид работы) _______________________________________________________________________________________ (в фонде, хранилище, рабочем помещении)

По­ряд­ко­вый но­мер

За­го­ло­вок еди­ниц хра­не­ния

Шифр (ес­ли есть)

Край­ние да­ты

Ко­ли­че­ство ли­стов (вре­мя зву­ча­ния, мет­раж)

К ка­ко­му ар­хив­но­му фон­ду от­но­сит­ся (но­вый шифр)

При­ме­ча­ние

1

2

3

4

5

6

7

Итого обнаружено _________________________________________________ единиц хранения. (цифрами и прописью) _______________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива) Изменения в учетные документы по результатам описания внесены. ______________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения) _________________________________________ (дата внесения изменения в учетные документы)

Формат А4 (210297)

Приложение 13 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю

____________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы руководителя архива)

____________________________

(подпись руководителя архива)

____________________________

(дата)

Акт о неисправимых повреждениях документов __________ № __________ (дата)

Архивный фонд № __________

Название архивного фонда _______________________________________________________________

В архивном фонде обнаружены __________________________ единиц хранения, признанные неисправимо поврежденными.

Но­мер опи­си

Но­мер еди­ни­цы хра­не­ния

За­го­ло­вок по­вре­жден­ной еди­ниц хра­не­ния

Край­ние да­ты

Ко­ли­че­ство ли­стов (вре­мя зву­ча­ния, мет­раж)

Сущ­ность и при­чи­ны по­вре­жде­ния

1

2

3

4

5

6

Итого обнаружено неисправимо поврежденных ______________________________ единиц хранения. (цифрами и прописью) ______________________________________________ (фамилия, инициалы, подпись заведующего отделом) ___________________________________________ (фамилия, инициалы, подпись хранителя фондов) Перечисленные документы подлежат списанию, ввиду ________________________________________ _______________________________________________________________________________________ __________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись эксперта) ________ (дата)

Согласован

протоколом центральной экспертной

комиссии (экспертной комиссии) организации

от ___ ___________ года № _____

Согласована

протоколом экспертно-проверочной

комиссии (экспертной комиссии)

местного исполнительного органа (архива)

от ____ _______ года № _____

Изменения в учетные документы по результатам описания внесены. _________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения) __________________________________________ (дата внесения изменения в учетные документы)

Формат А4 (210297)

Приложение 14 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма карточки учета необнаруженных

архивных документов

Лицевая сторона

В архивохранилище ___________________________________________________________________ (название архивохранилища) Название архивного фонда _____________________________________________________________ Дата необнаружения документа _________________________________________________________

Но­мер опи­си

Но­мер еди­ни­цы хра­не­ния

За­го­ло­вок еди­ниц хра­не­ния

Край­ние да­ты

Ко­ли­че­ство ли­стов (вре­мя зву­ча­ния, мет­раж)

1

2

3

4

5

Оборотнаяя сторона

От­мет­ка о хо­де ро­зыс­ка

Ре­зуль­тат ро­зыс­ка

1

2

Формат А4 (210297)

Приложение 15 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

Карточка учета архивных документов на бумажной основе с повреждениями носителя

Архивный фонд № __________ Опись № __________ Дело № ________________________________________________________________________________ (с отметкой о его принадлежности к объектам национального достояния Республики Казахстан или особо ценным) Объем, крайние даты документов __________________________________________________________

Ин­декс груп­пы (под­груп­пы) де­фек­тов

При­зна­ки по­вре­жде­ния но­си­те­ля

Но­ме­ра по­вре­жден­ных ли­стов де­ла

Об­щее ко­ли­че­ство ли­стов

При­ме­ча­ние

1

2

3

4

5

_________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего карточку) ______ (дата)

Формат А4 (297Х210 мм) или А5 (210Х148 мм)

Приложение 16 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

Карточка учета архивных документов на бумажной основе с повреждениями текста

Архивный фонд № __________ Опись № __________ Дело № ________________________________________________________________________________ (с отметкой о его принадлежности к объектам национального достояния Республики Казахстан или особо ценным) Объем, крайние даты документов __________________________________________________________

Ин­декс груп­пы (под­груп­пы) де­фек­тов

При­зна­ки по­вре­жде­ния но­си­те­ля

Но­ме­ра по­вре­жден­ных ли­стов де­ла

Об­щее ко­ли­че­ство ли­стов

При­ме­ча­ние

1

2

3

4

5

_________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего карточку) ______ (дата)

Формат А4 (297Х210 мм) или А5 (210Х148 мм)

Приложение 17 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма карточки учета технического

состояния видеодокумента

Лицевая сторона ___________________________________________ (номер единицы хранения)

Заголовок видеодокумента _______________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________

Дата записи _____________________

Дата перезаписи _________________

Название организации, в которой

произведена запись _______________

Всего рулонов ___________________

Рулон № ________________________

Тип ленты ______________________

Формат записи ___________________

Вариант _________________________

Производственный номер __________

Автор __________________________

Режиссер ________________________

Цветность _______________________

Общий хронометраж ______________

Хронометраж рулона _____________

Оборотная сторона _______________________________________________________________________ (общая характеристика технического состояния видеодокумента)

Результаты проверок

1. Состояние магнитного носителя

2. Уровень видеосигнала

3. Уровень звукового сигнала

4. Наличие выпадения строк

5. Состояние механизма видеокассеты

6. Общая оценка технического состояния видеодокумента

______________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего карточку) ______________ (дата проверки)

Формат А4 (210×297)

Приложение 18 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

Карточка учета технического состояния кинодокумента __________________________________ (номер единицы хранения)

Производственный номер ________________________________________________________________ Название _______________________________________________________________________________ Часть № _________________________________, метраж _______________________________________ _______________________________________________________________________________________ (негатив, контратип, промежуточный позитив с указанием цветной или черно-белый, звуковой или немой) вид основы _____________________________________________________________________________ (нитро- или триацетатная) тип пленки _____________________________________________________________________________ (с указанием отечественная или импортная) отпечатан с _____________________________________________________________________________ (негатива, контратипа и другие, дата отпечатки) проверен _______________________________________________________________________________ (наименование вида работ) Результаты проверки, следующие:

Да­та

План

Шаг пер­фо­ра­ции

Про­цент усад­ки

Да­та

План

Шаг пер­фо­ра­ции

Про­цент усад­ки

1

2

3

4

5

6

7

8

Примечание: дополнительно к карточке учета составляется дефектная ведомость с указанием номера плана и характера дефектов.

Плотности

Да­та

Но­мер кад­ра или ко­ор­ди­на­ты про­ме­ря­е­мо­го участ­ка

Плот­но­сти

Да­та

Но­мер кад­ра или ко­ор­ди­на­ты про­ме­ря­е­мо­го участ­ка

Плот­но­сти

Жел­тый

Пур­пур­ный

Го­лу­бой

Жел­тый

Пур­пур­ный

Го­лу­бой

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

__________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего карточку) ______________ (дата проверки)

Формат А4 (210×297)

Приложение 19 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма карточки учета технического

состояния фонодокумента

Лицевая сторона ____________________________________________________________________ (номер единицы хранения)

Вид фонодокумента______________________________________________________________________ (граммофонный оригинал, грампластинка _______________________________________________________________________________________ запись на магнитной ленте и другие) Производственный номер ________________________________________________________________ Элемент комплекта ______________________________________________________________________ (оригинал, копия) Дата записи ____________________________________________________________________________ Дата перезаписи ________________________________________________________________________ Название организации, в которой произведена запись _________________________________________ _______________________________________________________________________________________ Носитель записи ________________________________________________________________________ Скорость записи ________________________________________________________________________ Время звучания _________________________________________________________________________ Паспорт технического состояния граммофонного оригинала ___________________________________ _______________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего карточку) ______________ (дата проверки)

Оборотная сторона

Да­та про­вер­ки

Ха­рак­те­ри­сти­ка ка­че­ства зву­ча­ния

Ха­рак­те­ри­сти­ка фи­зи­ко-ме­ха­ни­че­ско­го со­сто­я­ния но­си­те­ля за­пи­си

За­клю­че­ние о необ­хо­ди­мо­сти ре­став­ра­ци­он­но-про­фи­лак­ти­че­ской об­ра­бот­ки

Вид ре­став­ра­ци­он­но-про­фи­лак­ти­че­ской об­ра­бот­ки

Под­пись

1

2

3

4

5

6

Форматы А4 (210 х 297)

Приложение 20 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма карточки учета технического

состояния фотодокумента

Лицевая сторона ___________________________________________________________ (номер единицы хранения)

Вид фотодокумента _____________________________________________________________________ (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), черно-белый, цветной) Производственный номер ________________________________________________________________ Дата съемки ____________________________________________________________________________ Фотографическое качество _______________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ Техническое состояние фотослоя __________________________________________________________ Техническое состояние основы ____________________________________________________________ Заключение о необходимости реставрационно-профилактической обработки _____________________ __________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива) ______________ (дата учета)

Оборотная сторона

Вид реставрационно-профилактической обработки __________________________________________ ____________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего карточку) ______________ (дата учета) Результаты реставрационно-профилактической обработки _____________________________________ _______________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего карточку) ______________ (дата учета)

Формат А4 (210×297)

Приложение 21 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю

__________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы руководителя архива)

____________________________

(подпись руководителя архива)

____________________________

(дата)

Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны __________ № __________ (дата)

Архивный фонд № __________

В результате ______________________________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже документов. Предпринятые архивом меры по розыску положительных результатов не дали, в связи с чем, считаем возможным снять с учета

По­ряд­ко­вый но­мер

Но­мер опи­си

Но­мер еди­ни­цы хра­не­ния

За­го­ло­вок еди­ниц хра­не­ния

Край­ние да­ты

Ко­ли­че­ство ли­стов (вре­мя зву­ча­ния, мет­раж)

Пред­по­ла­га­е­мые при­чи­ны от­сут­ствия

1

2

3

4

5

6

7

Итого ______________________________________________________________ единиц хранения. (цифрами и прописью) Содержание утраченных документов может быть частично восполнено следующими делами: _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ ______________________________________________ (фамилия, инициалы, подпись заведующего отделом) __________________________________________________ (фамилия, инициалы, подпись заведующего хранилищем) ___________________________________________________ (фамилия, инициалы, подпись главного хранителя фондов) _______ ___________________________________ (номер и дата разрешения уполномоченного органа и соответствующего местного исполнительного органа на снятие с учета необнаруженных документов, пути розыска которых исчерпаны) _______ _________________________ (номер и дата приказа директора архива о снятии с учета необнаруженных архивных документов, пути розыска которых исчерпаны) Изменения в учетные документы внесены. _________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения) __________________________________________ (дата внесения изменения в учетные документы)

Формат А4 (210×297)

Приложение 22 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

Перечень основных дефектов, встречающиеся на кинодокументах

По­ряд­ко­вый но­мер

На­име­но­ва­ние де­фек­та

Опре­де­ле­ние ви­да де­фек­та

При­чи­ны воз­ник­но­ве­ния

По­след­ствия

При­ме­ча­ние

1

2

3

4

5

6

1

По­тер­тость по эмуль­сии

По­верх­ност­ные по­вре­жде­ния по эмуль­сии

Ча­стое ис­поль­зо­ва­ние

Нека­че­ствен­ное изоб­ра­же­ние

2

Фрик­ци­он­ные по­ло­сы

Сеть тон­ких ца­ра­пин вдоль ру­ло­на по плен­ке

Пе­ре­мот­ка рыв­ка­ми, за­тя­ги­ва­ние ру­ло­на ки­но­плен­ки руч­ным спо­со­бом

На экране по­ло­сы смот­рят­ся как дождь

3

Ца­ра­пи­ны: мел­кие, штри­хо­вые, сред­ние, глу­бо­кие

По­верх­ност­ное по­вре­жде­ние ос­но­вы

Ча­стое ис­поль­зо­ва­ние

На экране тем­ные штри­хи

4

По­вре­жде­ние пер­фо­ра­ции: над­сеч­ка мел­кая, над­сеч­ка сред­няя, над­сеч­ка глу­бо­кая

Раз­рыв края или уг­ла пер­фо­ра­ции

На­тя­же­ние плен­ки, несов­па­де­ние пер­фо­ра­ции плен­ки с зуб­ца­ми зуб­ча­то­го ба­ра­ба­на на зву­ко­мон­таж­ном сто­ле или в ки­но­про­ек­то­ре

При­во­дит к по­ры­ву ки­но­плен­ки. На экране тряс­ка кад­ра

5

Грязь, от­пе­чат­ки паль­цев

Ра­бо­та без пер­ча­ток. Небреж­ное об­ра­ще­ние

На экране пят­на на изоб­ра­же­нии

6

Склей­ки

По­рыв плен­ки

Несин­хрон­ное зву­ча­ние, изоб­ра­же­ние «не в рам­ку»

7

Вы­па­де­ние ме­тал­ли­че­ско­го се­реб­ра

Мел­кие бе­лые пят­на по эмуль­сии

Несо­блю­де­ние тех­ни­че­ско­го ре­гла­мен­та про­яв­ки плен­ки

На экране мел­кие тем­ные пят­на

8

Мас­ля­ные пят­на по эмуль­сии

Пе­чать на ко­пи­рап­па­ра­те, по­каз на ки­но­про­ек­то­ре

Сли­па­ние плен­ки в ру­лоне

9

Раз­ло­же­ние эмуль­сии

От­сла­и­ва­ние эмуль­си­он­но­го слоя от ос­но­вы плен­ки

Об­ра­бот­ка при пе­ча­ти в рас­тво­рах при вы­со­кой тем­пе­ра­ту­ре

Ис­чез­но­ве­ние изоб­ра­же­ния

10

Сли­па­ние эмуль­си­он­но­го слоя

Несо­блю­де­ние про­фи­лак­ти­че­ско­го ре­жи­ма при кон­сер­ва­ци­он­но-про­фи­лак­ти­че­ской об­ра­бот­ке

Щелч­ки, про­па­да­ние зву­ка

11

Ву­аль

Изоб­ра­же­ние не от­фик­си­ро­ва­но и име­ет пят­ни­стый вид плен­ки (в от­ра­жен­ном све­те плен­ка ка­жет­ся жел­то­ва­той или зе­ле­но­ва­той)

Несо­блю­де­ние тех­ни­че­ско­го ре­гла­мен­та про­яв­ки плен­ки

На экране некон­траст­ное изоб­ра­же­ние

12

Пле­сень

Се­рый на­лет на плен­ке, ча­ще все­го по кра­ям пер­фо­ра­ции

Несо­блю­де­ние тем­пе­ра­тур­но-влаж­ност­но­го ре­жи­ма хра­не­ния

По­те­ря изоб­ра­же­ния

13

Пле­ноч­ные раз­ря­ды

Тон­кие тем­ные по­ло­сы на плен­ке

За­тя­ги­ва­ние плен­ки при боль­шой усад­ке

На экране тем­ные по­ло­сы на изоб­ра­же­нии

14

Несин­хрон­ность изоб­ра­же­ния со зву­ком

Несов­па­де­ние изоб­ра­же­ния со зву­ком

Несо­блю­де­ние тех­ни­че­ско­го ре­гла­мен­та пе­ча­ти плен­ки

На экране изоб­ра­же­ние несин­хрон­но со зву­ком

Основные дефекты, встречающиеся на фонодокументах.

По­ряд­ко­вый но­мер

На­име­но­ва­ние де­фек­та

Опре­де­ле­ние ви­да де­фек­та

При­чи­ны воз­ник­но­ве­ния

По­след­ствия

При­ме­ча­ние

1

2

3

4

5

6

1

Ко­роб­ле­ние

Скру­чи­ва­ние лен­ты по ши­рине

Несо­блю­де­ние тем­пе­ра­тур­но-влаж­ност­но­го ре­жи­ма хра­не­ния

Пе­ри­о­ди­че­ское про­па­да­ние зву­ка при про­слу­ши­ва­нии

2

Са­бель­ность

Рас­тя­ну­тость лен­ты по длине

Несо­блю­де­ние тем­пе­ра­тур­но-влаж­ност­но­го ре­жи­ма хра­не­ния

Нека­че­ствен­ное зву­ча­ние (плы­вет звук), маг­нит­ная лен­та пло­хо под­да­ет­ся пе­ре­мот­ке, про­ис­хо­дит вы­па­де­ние маг­нит­ной лен­ты из ру­ло­на

3

Ста­ре­ние плен­ки

Осы­па­ние фер­ро­маг­нит­но­го слоя

Ис­тек­ший срок хра­не­ния

По­те­ря зву­ка

4

По­вре­жде­ние ос­но­вы: пе­ре­ги­бы плен­ки, по­мя­тость плен­ки, об­ры­вы плен­ки

Несо­блю­де­ние пра­вил ра­бот с фо­но­до­ку­мен­та­ми

Боль­шое ко­ли­че­ство скле­ек, ча­стич­ная по­те­ря зву­ка

5

За­вал вы­со­ких ча­стот

Непро­фес­си­о­наль­ная за­пись или пе­ре­за­пись

Туск­лость за­пи­си, нераз­бор­чи­вость ре­чи

6

За­вал низ­ких ча­стот

Непро­фес­си­о­наль­ная за­пись или пе­ре­за­пись

Ли­ше­ние за­пи­си соч­но­сти, на­ру­ше­ние окрас­ки темб­ра

7

За­ту­ха­ние зву­ка

По­ни­же­ние уров­ня за­пи­си при дли­тель­ном хра­не­нии

Нека­че­ствен­ное зву­ча­ние

8

По­вы­шен­ный шум па­у­зы

Шум раз­маг­ни­чен­ной лен­ты

Неод­но­род­ность ча­стиц по­рош­ка и нерав­но­мер­ное рас­пре­де­ле­ние их в ра­бо­чем слое

Рав­но­мер­ное ши­пе­ние

9

Эф­фект «пла­ва­ния» зву­ка

Из­ме­не­ние то­наль­но­сти зву­ка, на­блю­да­е­мое при про­слу­ши­ва­нии фо­но­до­ку­мен­тов

Ре­зуль­тат ко­ле­ба­ния ско­ро­сти пе­ре­дви­же­ния лен­ты лен­то­про­тяж­ным ме­ха­низ­мом в маг­ни­то­фоне

Нека­че­ствен­ное зву­ча­ние

10

Ко­пи­р­эф­фект

Зву­ча­ние с мно­го­крат­ным по­вто­ря­ю­щим­ся эхом

Несо­блю­де­ние пра­вил хра­не­ния

11

Об­ры­воч­ная за­пись

От­сут­ствие в за­пи­си на­ча­ла и кон­ца

Основные дефекты, встречающиеся на фото и видеодокументах

По­ряд­ко­вый но­мер

На­име­но­ва­ние де­фек­та

Опре­де­ле­ние ви­да де­фек­та

При­чи­ны воз­ник­но­ве­ния

По­след­ствия

При­ме­ча­ние

1

2

3

4

5

6

1

От­пе­чат­ки паль­цев на изоб­ра­же­нии

Ра­бо­та без пер­ча­ток

Пят­на на нега­ти­ве

2

Ног­те­вые вмя­ти­ны по эмуль­сии

Ра­бо­та без пер­ча­ток

Вмя­ти­на на нега­ти­ве

3

Сгиб плен­ки

Несо­блю­де­ние пра­вил ра­бо­ты с до­ку­мен­та­ми

Ча­стич­ная по­те­ря изоб­ра­же­ния

4

Сле­ды чер­нил

Несо­блю­де­ние пра­вил ра­бо­ты с до­ку­мен­та­ми

Ча­стич­ная по­те­ря изоб­ра­же­ния

5

Над­пись руч­кой по изоб­ра­же­нию

Несо­блю­де­ние пра­вил ра­бо­ты с до­ку­мен­та­ми

Ча­стич­ная по­те­ря изоб­ра­же­ния

6

Ца­ра­пи­ны: мел­кие, рез­кие

По­верх­ност­ное по­вре­жде­ние плен­ки

Несо­блю­де­ние пра­вил ра­бо­ты с до­ку­мен­та­ми

По­те­ря ка­че­ства изоб­ра­же­ния при пе­ре­ко­пи­ро­ва­нии

7

Мас­ля­ные пят­на по эмуль­сии

Несо­блю­де­ние тех­но­ло­ги­че­ско­го ре­гла­мен­та при про­яв­ке плен­ки

Недол­го­вре­мен­ное хра­не­ние до­ку­мен­та

8

По­рыв пер­фо­ра­ции

Раз­рыв края или уг­ла плен­ки

Несо­блю­де­ние пра­вил ра­бо­ты с до­ку­мен­та­ми

Недол­го­вре­мен­ное хра­не­ние до­ку­мен­та

9

Пят­на клея по эмуль­сии

Несо­блю­де­ние пра­вил ра­бо­ты с до­ку­мен­та­ми

Ча­стич­ная по­те­ря изоб­ра­же­ния

10

Сла­бое изоб­ра­же­ние

Несо­блю­де­ние тех­но­ло­ги­че­ско­го ре­гла­мен­та при про­яв­ке и пе­ча­ти

Некон­траст­ное изоб­ра­же­ние

11

Плот­ное изоб­ра­же­ние

Несо­блю­де­ние тех­но­ло­ги­че­ско­го ре­гла­мен­та при про­яв­ке и пе­ча­ти

За­тем­нен­ное изоб­ра­же­ние

12

Ву­аль

Изоб­ра­же­ние не от­фик­си­ро­ва­но и име­ет пят­ни­стый вид плен­ки (в от­ра­жен­ном све­те плен­ка ка­жет­ся жел­то­ва­той или зе­ле­но­ва­той)

Несо­блю­де­ние тех­ни­че­ско­го ре­гла­мен­та про­яв­ки плен­ки

Некон­траст­ное изоб­ра­же­ние

13

По­жел­те­ние эмуль­сии

Пло­хая фик­са­ция

По­те­ря ка­че­ства изоб­ра­же­ния при пе­ре­ко­пи­ро­ва­нии

14

Де­фор­ма­ция плен­ки

Несо­блю­де­ние пра­вил тем­пе­ра­тур­но-влаж­ност­но­го ре­жи­ма

По­те­ря ка­че­ства изоб­ра­же­ния при пе­ре­ко­пи­ро­ва­нии

15

Раз­ло­же­ние и спол­за­ние эмуль­си­он­но­го слоя

Об­ра­бот­ка при пе­ча­ти в рас­тво­рах при вы­со­кой тем­пе­ра­ту­ре

По­те­ря изоб­ра­же­ния

Формат А4 (210Х297)

Приложение 23 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

Лист-заверитель дела

Архивный фонд № _____ Опись № ________ Дело № _____ В дело подшито и пронумеровано ______________________________________ лист (ов), в том числе: (цифрами прописью) литерные номера лист (-ов) ______________________________________________________________; пропущенные номера лист (-ов) __________________________________________________________; пронумерованные чистые лист (-ов) _______________________________________________________; лист (-ов) внутренней описи _____________________________________________________________.

Осо­бен­но­сти фор­ми­ро­ва­ния, оформ­ле­ния, фи­зи­че­ско­го со­сто­я­ния и уче­та до­ку­мен­тов де­ла

Но­ме­ра ли­стов

1

2

______________________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего лист-заверитель дела) ________________ (дата заполнения)

Формат А4 (210Х297)

Примечание:

1. Лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации.

2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) и подшивается в конце дела.

3. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи документов дела.

4. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела:

1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы);

2) печати и их оттиски;

3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры;

4) фотодокументы;

5) рисунки, гравюры и акварели;

6) крупноформатные документы;

7) склеенные листы, повреждения документов;

8) листы с наклеенными фотографиями, документами;

9) конверты с вложениями и количество вложенных в них листов (предметов);

10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе и типографские материалы), и количество их листов (страниц).

5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого листа против каждой позиции графы 1.

6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок и иных материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается их количество.

7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна из-за особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, ткань и другие), то в графе 2 указываются номера листов, между которыми находится данный предмет.

8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, затухание текста, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

9. Лист-заверитель не нумеруется.

Приложение 24 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

Кар­та-за­ме­сти­тель еди­ни­цы хра­не­ния Вы­да­но

Но­мер ар­хив­но­го фон­да

Но­мер опи­си дел, до­ку­мен­тов

Но­мер еди­ни­цы хра­не­ния

Ко­му

Да­та вы­да­чи

Под­пись

Да­та воз­вра­та

Под­пись

1

2

3

4

5

6

7

8

Формат А4 (210Х297)

Приложение 25 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

Лист использования документов

Архивный фонд № _____ Опись дел, документов № _______ Дело № _______ Название архивного фонда ___________________________________________________________ Заголовок дела _________________________________________________________________________

Да­та ис­поль­зо­ва­ния

Ко­му вы­да­но (фа­ми­лия, ини­ци­а­лы)

Ха­рак­тер ис­поль­зо­ва­ния (ко­пи­ро­ва­ние, вы­пис­ка, про­смотр и дру­гое)

Но­ме­ра ис­поль­зо­ван­ных ли­стов

Под­пись ли­ца, ис­поль­зо­вав­ше­го до­ку­мент

1

2

3

4

5

Формат А4 (210Х297)

Приложение 26 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

Книга выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища во временное пользование

Начата ______________

Окончена ____________

По­ряд­ко­вый но­мер

Да­та вы­да­чи

Ар­хив­ный фонд №___

Опись №___

Еди­ни­ца хра­не­ния №___

Ко­му вы­да­но

Рас­пис­ка в по­лу­че­нии

Рас­пис­ка в воз­вра­ще­нии, да­та

При­ме­ча­ние

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Формат А4 (210Х297)

Приложение 27 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма заказа на выдачу архивных документов, копий фонда пользования

из архивохранилища, описей

Лицевая сторона ____________________________________________________________________ (название архива)

Разрешаю выдачу документов

_______________________________

(наименование должности, фамилия,

инициалы руководителя архива)

_______________________________

(подпись руководителя архива)

_______________________________

(дата)

____________________________________________________________________ (фамилия, инициалы, номер личного дела пользователя) ___________________________________________________________________ (фамилия, инициалы работника архива, название структурного подразделения) ____________________________________________________________________ (тема исследования, цель выдачи)

Ар­хив­ный фонд № ___

Опись № ___

Еди­ни­ца хра­не­ния № ___

За­го­ло­вок еди­ни­цы хра­не­ния

Ко­ли­че­ство ли­стов (вре­мя зву­ча­ния, мет­раж)

Рас­пис­ка поль­зо­ва­те­ля в по­лу­че­нии да­та

Рас­пис­ка ра­бот­ни­ка чи­таль­но­го за­ла в воз­вра­ще­нии до­ку­мен­тов поль­зо­ва­те­лем, да­та

1

2

3

4

5

6

7

Оборотная сторона

1

2

3

4

5

6

7

_______________________________________ (подпись пользователя, работника архива) _________ (дата)

Формат А5 (148Х210)

Приложение 28 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

Официальное наименование организации

Акт о выдаче архивных документов во временное пользование __________ № __________ (дата)

Основание __________________________________________________________________________ Для какой цели выдаются документы ____________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ Выдаются следующие единицы хранения из архивного фонда __________________________________ (название, номер)

Опись №___

Еди­ни­ца хра­не­ния № __

За­го­ло­вок еди­ни­цы хра­не­ния

Ко­ли­че­ство ли­стов (вре­мя зву­ча­ния, мет­раж)

При­ме­ча­ние

1

2

3

4

5

Всего выдается ____________________ единиц хранения (общим количеством листов, (цифрами и прописью) временем звучания, метражом), срок возвращения дел, документов ____________________________.

Условия временного пользования лицом, получающим дела, документы во временное пользование:

1) дела, документы, полученные во временное пользование должны быть в упорядоченном состоянии, подшитыми, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями;

2) дела, документы, полученные во временное пользование не предоставляются для использования посторонним лицам, не выдаются по ним копии, выписки и справки, не производится изъятие каких-либо частей из выданных документов, не публикуются документы без разрешения организации, выдавшей дела;

3) дела, документы, полученные во временное пользование возвращаются в ведомственный (частный) архив организации в срок, указанный в акте.

Лицо, получающее дела, документы предупрежден об ответственности в случае уничтожения документов Национального архивного фонда в соответствии со статьей 509 Кодекса Республики Казахстан «Об административных правонарушениях» от 5 июля 2014 года.

_______________________________________________________________________________________. (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, выдавшего дела, документы во временное пользование) _____________________________ (дата выдачи дел, документов) _______________________________________________________________________________________. (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, получившего дела, документы во временное пользование) _____________________________ (дата принятия дел, документов) Дела, документы возвращены в полном объеме, в упорядоченном состоянии, подшитые и в обложках. _______________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, сдавшего дела, документы) __________________________ (дата сдачи дел, документов) ________________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, принявшего дела, документы) ___________________________ (дата принятия дел, документов)

Формат А4 (210Х297)

Приложение 29 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

Книга учета поступлений документов

По­ряд­ко­вый но­мер

Да­та по­ступ­ле­ния

На­име­но­ва­ние ор­га­ни­за­ции, (фа­ми­лия, ини­ци­а­лы ли­ца), от ко­то­рой по­сту­пи­ли до­ку­мен­ты

На­име­но­ва­ние, но­мер и да­та до­ку­мен­та, по ко­то­ро­му при­ня­ты до­ку­мен­ты

На­зва­ние ар­хив­но­го фон­да

Край­няя да­та по­ступ­ле­ния до­ку­мен­тов

Ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния или неопи­сан­ных до­ку­мен­тов (ли­стов)

Крат­кая ха­рак­те­ри­сти­ка со­сто­я­ния

Но­мер фон­да, при­сво­ен­ный по­сту­пив­шим до­ку­мен­там по спис­ку фон­дов

При­ме­ча­ние

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Итого в ________ году поступило _______________________ единиц хранения, в том числе: (цифрами и прописью) ____________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива) ______________ (дата)

Примечание: в общих архивах допускается ведение единой книги учета поступлений на документы всех видов с указанием их объемов в итоговой записи.

Формат А3 (420Х297)

Приложение 30 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

Список фондов

Но­мер ар­хив­но­го фон­да

Да­та пер­во­го по­ступ­ле­ния

На­зва­ние ар­хив­но­го фон­да

От­мет­ка о вы­бы­тии

При­ме­ча­ние

1

2

3

4

5

Итого на 1 января _____года ______________________ фондов, (цифрами и прописью) в том числе, поступило за _______ год ____________________ фондов, (цифрами и прописью) выбыло за _______ год ______________________ фондов. (цифрами и прописью) _________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива) ______________ (дата)

Формат А4 (210Х297)

Приложение 31 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

Лист фонда

Край­ние да­ты каж­до­го на­зва­ния ар­хив­но­го фон­да

На­зва­ние ар­хив­но­го фон­да

1

2

Да­та пер­во­го по­ступ­ле­ния ар­хив­но­го фон­да

Ме­сто­на­хож­де­ние ар­хив­но­го фон­да (на­зва­ние ар­хи­ва)

Но­мер ар­хив­но­го фон­да

Преж­ний но­мер ар­хив­но­го фон­да

1

2

3

Учет неописанных документов

Да­та за­пи­си

По­ступ­ле­ние

Вы­бы­тие

На­ли­чие (оста­ток) еди­ниц хра­не­ния (до­ку­мен­тов, ли­стов)

На­име­но­ва­ние, но­мер, да­та до­ку­мен­та

Ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния (до­ку­мен­тов, ли­стов)

На­име­но­ва­ние, но­мер, да­та до­ку­мен­та

Ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния (до­ку­мен­тов, ли­стов)

1

2

3

4

5

6

Учет описанных документов

Да­та за­пи­си

По­ступ­ле­ние

Вы­бы­тие

На­ли­чие (оста­ток) еди­ниц хра­не­ния

но­мер опи­си

год

на­зва­ние опи­си или ан­но­та­ция (крат­кая ха­рак­те­ри­сти­ка до­ку­мен­тов)

ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния

но­мер опи­си

на­име­но­ва­ние, но­мер, да­та до­ку­мен­та

ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния

по дан­ной опи­си

по фон­ду в це­лом

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Формат А4 (210Х297)

Приложение 32 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

Лист учета ____________________________________________________ (наименование вида кинофотовидеодокументов)

Да­та за­пи­си

По­ступ­ле­ние

Вы­бы­тие

На­ли­чие (оста­ток)

Но­мер опи­си

На­име­но­ва­ние, но­мер, да­та до­ку­мен­та

Ко­ли­че­ство

Но­мер опи­си

На­име­но­ва­ние, но­мер, да­та до­ку­мен­та

Ко­ли­че­ство

Ко­ли­че­ство

Еди­ни­цы уче­та

Еди­ни­цы хра­не­ния

Еди­ни­цы уче­та

Еди­ни­цы хра­не­ния

По дан­ной опи­си

По ви­ду в це­лом

Еди­ни­цы уче­та

Еди­ни­цы хра­не­ния

опи­сей

Еди­ни­цаы уче­та

Еди­ни­цы хра­не­ния

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

Формат А4 (297Х210)

_______________________________________ (наименование вида фонодокументов)

Да­та за­пи­си

По­ступ­ле­ние

Вы­бы­тие

На­ли­чие (оста­ток)

Но­мер опи­си

На­име­но­ва­ние, но­мер, да­та до­ку­мен­та

Ко­ли­че­ство

Но­мер опи­си

На­име­но­ва­ние, но­мер, да­та до­ку­ме-нта

Ко­ли­че­ство

Ко­ли­че­ство

Еди­ни­цы уче­та

Еди­ни­цы хра­не­ния

Еди­ни­цы уче­та

Еди­ни­цы хра­не­ния

По дан­ной опи­си

ори­ги­на­лов

ко­пий

ори­ги­на­лов

ко­пий

Еди­ни­цы уче­та

Еди­ни­цы хра­не­ния

ори­ги­на­лов

ко­пий

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

продолжение таблицы

На­ли­чие (оста­ток)

Ко­ли­че­ство

По ви­ду в це­лом

опи­сей

еди­ни­цы уче­та

Еди­ни­цы хра­не­ния

ори­ги­на­лов

ко­пий

15

16

17

18

Формат А4 (297Х210)

_________________________________________________ (наименование вида аудиовизуальных документов)

Да­та за­пи­си

По­ступ­ле­ние

Вы­бы­ти

На­ли­чие (оста­ток)

Но­мер опи­си

На­име­но­ва­ние, но­мер, да­та до­ку­мен­та

Ко­ли­че­ство

Но­мер опи­си

На­име­но­ва­ние, но­мер, да­та до­ку­мен­та

Ко­ли­че­ство

Ко­ли­че­ство

Еди­ни­цы уче­та

Еди­ни­цы хра­не­ния

Еди­ни­цы уче­та

Еди­ни­цы хра­не­ния

по дан­ной опи­си

по ви­ду в це­лом

Еди­ни­цы уче­та

Еди­ни­цы хра­не­ния

Опи­сей

Еди­ни­цы уче­та

Еди­ни­цы хра­не­ния

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

Формат A4 (297Х210)

Приложение 33 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

Реестр описей дел, документов

По­ряд­ко­вый но­мер

Но­мер ар­хив­но­го фон­да

Но­мер и на­зва­ние опи­си

Ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния

Край­ние да­ты

Ко­ли­че­ство эк­зем­пля­ров

При­ме­ча­ние

все­го

в том чис­ле по лич­но­му со­ста­ву

1

2

3

4

5

6

7

8

Итого на 1 января ___ года __________________________________ описей, (цифрами и прописью) в том числе поступило в _____ год ______________________________ описей, (цифрами и прописью) выбыло в _____ год _____________________________________ описей. (цифрами и прописью) __________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, составившего реестр) __________ (дата)

Формат А4 (210Х297)

Приложение 34 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

Инвентарная книга учета дел, документов, оформленных драгоценными металлами и камнями, имеющих в приложении драгоценные металлы и камни

По­ряд­ко­вый но­мер

Да­та за­пи­си

Ар­хив­ный фонд № ____

Опись №____

Де­ло №____

За­го­ло­вок де­ла

Опи­са­ние оформ­ле­ния де­ла, пред­ме­та

Ма­те­ри­ал

Раз­мер (вес)

Фи­зи­че­ская со­хран­ность

Под­пись

При­ме­ча­ние

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Итого ________________________________ дел. (цифрами и прописью) ________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего книгу) ______________ (дата)

Формат А4 (210Х297)

Приложение 35 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

Лист учета и описания документа, отнесенного к культурным ценностям

Регистрационный номер __________________________________________________________________

Дата включения документа в Государственный реестр ________________________________________

1. Описание документа

Название (заголовок) документа ___________________________________________________________

Самоназвание документа _________________________________________________________________

Вид документа __________________________________________________________________________

Автор документа ________________________________________________________________________

Дата (время создания) документа __________________________________________________________

Век ___________________________________________________________________________________

Ориентировочная дата ___________________________________________________________________

Язык документа _________________________________________________________________________

Аннотация _____________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________

Историческая справка ___________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________

Наличие драгоценных металлов и камней ___________________________________________________

_______________________________________________________________________________________

Палеографические особенности ___________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________

Печати ________________________________________________________________________________

Художественные особенности оформления документа ________________________________________

Собственность __________________________________________________________________________

2. Физическое состояние документа

Материальный носитель __________________________________________________________________

Размеры _______________________________________________________________________________

Объем _________________________________________________________________________________

Физическое состояние ___________________________________________________________________

Сведения о реставрации __________________________________________________________________

3. Место хранения документа

Место хранения документа _______________________________________________________________

Адрес места хранения документа _________________________________________________________

Архивный шифр: архивный фонд № _____, опись № _____, единица хранение № _____, единица учета № _____, листы ______.

4. Служебная информация

Кем представлен документ: ______________________________________________________________

Протокол экспертно-проверочной комиссии от__________________________________ года № _____

Протокол центральной экспертно-проверочной комиссии от _____________________ года № _______

Примечание: в зависимости от объема аннотации, исторической справки и других лист учета и описания документа может заполняться на двух и более листах.

Формат А4 (210Х297)

Приложение 36 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

Список фондов, содержащих особо ценные документы

По­ряд­ко­вый но­мер

Но­мер ар­хив­но­го фон­да

На­зва­ние ар­хив­но­го фон­да

Но­ме­ра опи­сей, в ко­то­рых со­дер­жат­ся осо­бо цен­ные до­ку­мен­ты

При­ме­ча­ние

1

2

3

4

5

Итого на 1 января ____ года _________________________________ фондов. (цифрами и прописью) _________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива) ______________ (дата)

Формат А4 (210Х297)

Приложение 37 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

Утверждаю

_______________________________

(наименование должности, фамилия,

инициалы руководителя архива)

_______________________________

(подпись руководителя архива)

_______________________________

(дата)

Опись особо ценных дел, документов

По­ряд­ко­вый но­мер

Но­мер опи­си

Но­мер де­ла

За­го­ло­вок де­ла

Край­ние да­ты

Ко­ли­че­ство ли­стов

Но­мер еди­ни­цы уче­та (еди­ни­цы хра­не­ния) стра­хо­во­го фон­да

При­ме­ча­ние

1

2

3

4

5

6

7

8

Итого по описи ______________________ дел, из них скопировано_______. (цифрами и прописью) ___________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись составителя описи) ______________ (дата)

Согласована

протоколом экспертно-проверочной

комиссии (экспертной комиссии)

местного исполнительного органа (архива)

от ____ _______ года № _____

Примечание: номер единицы учета страхового фонда указывается только для микрофиш.

Формат А4 (210Х297)

Приложение 38 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

Утверждаю

_______________________________

(наименование должности, фамилия,

инициалы руководителя архива)

_______________________________

(подпись руководителя архива)

_______________________________

(дата)

Перечень номеров особо ценных дел (номерник)

По­ряд­ко­вый но­мер

Но­мер опи­си

Но­ме­ра дел

Но­ме­ра еди­ниц уче­та (еди­ниц хра­не­ния) стра­хо­во­го фон­да

При­ме­ча­ние

1

2

3

4

5

Итого по перечню (номернику) _____________________________ дел, (цифрами и прописью) из них скопировано _____________________________________________________________________. ______________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись составителя) ______________ (дата)

Согласована

протоколом экспертно-проверочной

комиссии (экспертной комиссии)

местного исполнительного органа (архива)

от ____ _______ года № _____

Примечание: номер единицы учета страхового фонда указывается только для микрофиш.

Формат А4 (210Х297)

Приложение 39 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

Реестр описей особо ценных дел, документов

По­ряд­ко­вый но­мер

Но­мер ар­хив­но­го фон­да

Но­мер опи­си (но­мер­ни­ка)

Ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния

Ко­ли­че­ство эк­зем­пля­ров

При­ме­ча­ние

1

2

3

4

5

6

Итого на 1 января ____ года ______________________________ описей (номерников), (цифрами и прописью) в том числе поступило в _____ года ____________________________ описей (номерников), (цифрами и прописью) выбыло в _____ года _________________________________________ описей (номерников). (цифрами и прописью) ______________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись заполнившего реестр) ______________ (дата)

Формат А4 (210Х297)

Приложение 40 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

Книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах

Но­мер по­ступ­ле­ния

Да­та по­ступ­ле­ния

На­име­но­ва­ние, но­мер, да­та до­ку­мен­та, по ко­то­ро­му при­ня­ты ко­пии

Да­та ко­пи­ро­ва­ния

Но­ме­ра фон­дов

Но­ме­ра опи­сей

Ко­ли­че­ство дел, вклю­чен­ных в за­каз

Ко­ли­че­ство еди­ни­ца хра­не­ние (мик­ро­фиш) стра­хо­во­го фон­да

Фонд поль­зо­ва­ния

При­ме­ча­ние

ко­ли­че­ство по­зи­ти­вов

ко­ли­че­ство ди­азо­ко­пий

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Всего поступило за ______ год _____________________ единиц учета (отснятых дел), (цифрами и прописью) страхового фонда _____________________ единиц хранения (микрофиш). (цифрами и прописью) __________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива) ______________ (дата)

Примечание: количество единиц учета страхового фонда, изготовленного на микрофишах, соответствует количеству отснятых дел.

Формат А4 (297Х210)

Приложение 41 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

Книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке

Но­ме­ра еди­ни­ца хра­не­ние стра­хо­во­го фон­да

Да­та по­ступ­ле­ния

На­име­но­ва­ние, но­мер, да­та до­ку­мен­та, по ко­то­ро­му при­ня­ты ко­пии

Да­та ко­пи­ро­ва­ния

Но­ме­ра ар­хив­ных фон­дов

Но­ме­ра опи­сей

Ко­ли­че­ство дел, вклю­чен­ных ве­ди­ни­ца хра­не­ние стра­хо­во­го фон­да

Стра­хо­вой фонд (ко­ли­че­ство ру­ло­нов)

Фонд поль­зо­ва­ния Ко­ли­че­ство

При­ме­ча­ние

ру­ло­нов мик­ро­фиш 3-го по­ко­ле­ния

ру­ло­нов мик­ро­фиш 2-го по­ко­ле­ния

эк­зем­пля­ров

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Всего поступило за ____год ______________________единиц хранения страхового фонда, (цифрами и прописью) на _________________________ дел. (цифрами и прописью) __________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива) ______________ (дата)

Примечание: содержание понятий единиц учета и единиц хранения идентично.

Формат А4 (297Х210)

Приложение 42 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

Опись страхового фонда на микрофишах

По­ряд­ко­вый но­мер (но­мер еди­ни­цы хра­не­ния)

Но­мер по­ступ­ле­ния в кни­ге уче­та по­ступ­ле­ний

Но­мер опи­си

Но­мер де­ла

Ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния (мик­ро­фиш) стра­хо­во­го фон­да

Ко­ли­че­ство кад­ров еди­ни­цы уче­та стра­хо­во­го фон­да

Да­та ко­пи­ро­ва­ния

При­ме­ча­ние

1

2

3

4

5

6

7

8

Итого по описи _____________________________ единиц учета (отснятых дел), (цифрами и прописью) _______________________________________________________ единиц хранения (микрофиш). (цифрами и прописью) __________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись составителя описи) ______________ (дата)

Примечание: описи страхового фонда на микрофишах составляются раздельно покаждому архивному фонду, на одну или несколько описей документов фонда. Номер фонда проставляется в титульном листе описи. Количество единиц учета страхового фонда соответствует количеству отснятых дел.

Формат А4 (210Х297)

Приложение 43 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

Опись страхового фонда на рулонной пленке

По­ряд­ко­вый но­мер (но­мер еди­ни­цы хра­не­ния)

Да­та ко­пи­ро­ва­ния

Ко­ли­че­ство кад­ров стра­хо­во­го фон­да

Ко­ли­че­ство дел, вклю­чен­ных в стра­хо­вой фонд

Све­де­ния о де­лах, вхо­дя­щих в еди­ни­цу хра­не­ния стра­хо­во­го фон­да

При­ме­ча­ние

Но­ме­ра ар­хив­ных фон­дов

Но­ме­ра опи­сей

Но­ме­ра дел

Ко­ли­че­ство кад­ров (по каж­до­му де­лу от­дель­но)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Итого по описи _____________________________________________ единиц хранения, (цифрами и прописью) страхового фонда на ____________________________________________ дел. (цифрами и прописью) __________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись составителя описи) ______________ (дата)

Примечание: содержание понятий единица учета и единица хранения идентично.

Формат А4 (210Х297)

Приложение 44 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

Внутренняя опись документов дела

По­ряд­ко­вый но­мер

Де­ло­про­из­вод­ствен­ный ин­декс

Да­та

За­го­ло­вок до­ку­мен­та

Ко­ли­че­ство ли­стов

При­ме­ча­ние

1

2

3

4

5

6

Итого _____________________________________________ листов документов. (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи ________________________ листов. (цифрами и прописью) _______________________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего внутренюю опись) ______________ (дата)

Формат А4 (210х297)

Приложение 45 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю

____________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы руководителя архива)

____________________________

(подпись руководителя архива)

_____________________________

(дата)

Акт об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов __________ № __________ (дата)

В результате ___________________________________________________________________________ на основании __________________________________________________________________________ изъято из архивного фонда № ____________________________________________________________ (название архивного фонда) и передано _________________________________________ (расписка прилагается) (фамилия, имя отчество (при наличии) лица)

Но­мер опи­си

Но­мер еди­ни­цы хра­не­ния

За­го­ло­вок еди­ни­цы хра­не­ния

Но­ме­ра изъ­ятых ли­стов

На­зва­ние изъ­ято­го до­ку­мен­та

1

2

3

4

5

Итого изъято _____________________ единиц хранения, архивных документов на (цифрами и прописью) ____________________ листах. (цифрами и прописью) Взамен изъятых единиц хранения, архивных документов в фонд, дело включены (невключены) их копии на _____________________ листах (нужное подчеркнуть). (цифрами и прописью) ________________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись заведующего архивохранилищем) ______________ (дата) _________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись заведующего отделом) ______________ (дата) __________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись главного хранителя фондов) ______________ (дата) Изменения в учетные документы внесены. _______________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего запись) ______________ (дата учета)

Формат А4 (210Х297)

Приложение 46 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю

_____________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы руководителя архива)

______________________________

(подпись руководителя архива)

______________________________

(дата)

Акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов (нужное подчеркнуть) __________ № __________ (дата)

Архивный фонд № __________ Название архивного фонда ________________________________________________________________ В ходе _________________________________________________________________________________ (указать вид работы) произведено разделение, объединение дел, включение в дела новых документов.

По­ряд­ко­вый но­мер

Но­мер опи­си

Но­мер де­ла

За­го­ло­вок де­ла

Ко­ли­че­ство ли­стов

Но­вые шиф­ры де­ла

Но­вое ко­ли­че­ство ли­стов

При­ме­ча­ние

1

2

3

4

5

6

7

8

В результате количество дел архивного фонда увеличилось (уменьшилось) на _____________________. (цифрами и прописью) _________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива) ______________ (дата) Изменения в учетные документы внесены. _____________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего запись) ______________ (дата учета)

Формат А4 (210Х297)

Приложение 47 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю

______________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы руководителя архива)

______________________________

(подпись руководителя архива)

______________________________

(дата)

Акт описания документов, переработки описей (нужное подчеркнуть) __________ № __________ (дата)

Архивный фонд № _______________ (название фонда) По состоянию на ___________________ в архивном фонде № ___________ по учетным (дата начала работы) данным числилось ________________ описей, _____________ единиц хранения, _____ архивных документов, ___________________ листов россыпи за _________ годы. Для работы получено: по описи № ______ ___________________ единиц хранения не описанных __________ единиц хранения, _____ архивных документов, _______ листов. В результате ______________________ произошли следующие изменения: (наименование работы) выделено не подлежащих хранению ______ единиц хранения (документов, листов); возвращено собственнику _______________ единиц хранения (документов, листов); передано в научно-справочную библиотеку _________________ единиц хранения; передано в другие фонды архива _________ единиц хранения (документов, листов); передано в другие архивы _______________ единиц хранения (документов, листов); объединено с другими единица хранение ___________________ единиц хранения; сформировано из россыпи ________________________________ единиц хранения; поступило из других фондов _____________ единиц хранения (документов, листов); включена пересоставленная опись ___________________ единиц хранения. Вновь составлены описи № ________________на _______________ единиц хранения _____________________________________________________________________________________ По состоянию на ________________________ в архивном фонде № ________________ (дата завершения работы) числится ______________ описей, ______________ единиц хранения за ___________ годы. Проведены следующие виды работ: _______________________________________________________________________________________ (перечисляются проделанные виды работ) Составлено для именного каталога ________________________описаний, для систематического каталога ________________________________описаний. К описям дел фонда составлен следующий справочный аппарат: ______________________________ (перечислить какой именно) _____________________________________________________________________________________ Работу выполнили: _________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работников архива) ______________ (дата) Работу принял: _____________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего запись) ______________ (дата) Описания для базы данных/каталога (нужное подчеркнуть) принял: _________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива) ______________ (дата) Документы фонда и справочный аппарат принял. __________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись хранителя фондов) ______________ (дата) Изменения в учетные документы внесены. _________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива) ______________ (дата)

Согласована

протоколом экспертно-проверочной

комиссии (экспертной комиссии)

местного исполнительного органа (архива)

от ____ _______ года № _____

Формат А4 (210Х297)

Приложение 48 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю

______________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы руководителя архива)

______________________________

(подпись руководителя архива)

_____________________________

(дата)

Акт о рассекречивании документов __________ № __________ (дата)

Комиссия ______________________________________________________________________________ (название комиссии) протокол № _______ от _________ ____ года рассекретила документы архивного фонда _________ _______________________________________________________________________________________ (номер и название архивного фонда)

По­ряд­ко­вый но­мер

Но­мер опи­си

Ко­ли­че­ство рас­сек­ре­чен­ных еди­ниц хра­не­ния

Но­ме­ра еди­ниц хра­не­ния, рас­сек­ре­чен­ных пол­но­стью

Но­ме­ра еди­ниц хра­не­ния, рас­сек­ре­чен­ных ча­стич­но, с ука­за­ни­ем но­ме­ров ли­стов нерас­сек­ре­чен­ных до­ку­мен­тов

При­ме­ча­ние

пол­но­стью

ча­стич­но

1

2

3

4

5

6

7

Итого рассекречено _____________________________ единиц хранения (полностью) (цифрами и прописью) за _____________________________________________________________________________________ (хронологические рамки документов) единиц хранения (частично) за ___________________________________________________________. (хронологические рамки документов) _________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива) ______________ (дата) Принято на открытое хранение ____________________________________________ единиц хранения (цифрами и прописью) в _____________________________________________________________________________________. (хранилище) _________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива) ______________ (дата) Изменения в учетные документы внесены. _________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива) ______________ (дата учета)

Примечание: не допускается перечисление номеров единиц хранения через тире.

Формат А4 (210Х297)

Приложение 49 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

Состав реквизитов путеводителя

1) Состав реквизитов описания путеводителя по фондам архива:

Рек­ви­зи­ты

До­пол­ни­тель­ные рек­ви­зи­ты

По­ряд­ко­вый но­мер

На­име­но­ва­ние рек­ви­зи­та

По­ряд­ко­вый но­мер

На­име­но­ва­ние рек­ви­зи­та

1

Но­мер ар­хив­но­го фон­да

1

Объ­ем дел по лич­но­му со­ста­ву в ар­хив­ном фон­де

2

На­зва­ние ар­хив­но­го фон­да

2

Объ­ем осо­бо цен­ных до­ку­мен­тов в ар­хив­ном фон­де

3

Все пе­ре­име­но­ва­ния ар­хив­ном фон­да с ука­за­ни­ем край­них дат

3

Объ­ем мик­ро­филь­мов в ар­хив­ном фон­де

4

Объ­ем ар­хив­ном фон­да (ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния)

4

До­ступ к до­ку­мен­там

5

Край­ние да­ты до­ку­мен­тов

5

Ме­сто­на­хож­де­ние до­пол­ня­ю­щих фонд ма­те­ри­а­лов в дан­ном и дру­гих ар­хи­вах

6

Све­де­ния по ис­то­рии фон­до­об­ра­зо­ва­те­ля и ар­хив­но­го фон­да

6

Фи­зи­че­ские ха­рак­те­ри­сти­ки до­ку­мен­тов фон­да

7

Внут­рен­няя струк­ту­ра ар­хив­но­го фон­да

7

Со­став на­уч­но-спра­воч­но­го ап­па­ра­та к ар­хив­но­му фон­ду

8

Ан­но­та­ция со­ста­ва и со­дер­жа­ния до­ку­мен­тов

8

Биб­лио­гра­фия пуб­ли­ка­ций до­ку­мен­тов ар­хив­но­го фон­да

9

Биб­лио­гра­фия ра­бот, на­пи­сан­ных на ос­но­ве ар­хив­но­го фон­да

2) Состав реквизитов описания путеводителя по фондам архивов:

Рек­ви­зи­ты

До­пол­ни­тель­ные рек­ви­зи­ты

По­ряд­ко­вый но­мер

На­име­но­ва­ние рек­ви­зи­та

По­ряд­ко­вый но­мер

На­име­но­ва­ние рек­ви­зи­та

1

На­зва­ние ар­хи­ва

1

Объ­ем дел по лич­но­му со­ста­ву в ар­хив­ном фон­де

2

Ад­рес­ные дан­ные

2

Объ­ем осо­бо цен­ных до­ку­мен­тов в ар­хив­ном фон­де

3

Но­мер ар­хив­но­го фон­да

3

Объ­ем мик­ро­филь­мов в ар­хив­ном фон­де

4

На­зва­ние ар­хив­но­го фон­да

4

До­ступ к до­ку­мен­там ар­хив­но­го фон­да

5

Все пе­ре­име­но­ва­ния ар­хив­но­го фон­да с ука­за­ни­ем край­них дат

5

Ме­сто­на­хож­де­ние до­пол­ня­ю­щих фонд ма­те­ри­а­лов в дан­ном и дру­гих ар­хи­вах

6

Объ­ем ар­хив­но­го фон­да (ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния)

6

Фи­зи­че­ские ха­рак­те­ри­сти­ки до­ку­мен­тов фон­да

7

Край­ние да­ты до­ку­мен­тов

7

Со­став на­уч­но-спра­воч­но­го ап­па­ра­та к ар­хив­но­му фон­ду

8

Све­де­ния по ис­то­рии фон­до­об­ра­зо­ва­те­ля и фон­да

8

Биб­лио­гра­фия пуб­ли­ка­ций до­ку­мен­тов ар­хив­но­го фон­да

9

Внут­рен­няя струк­ту­ра фон­да

9

Биб­лио­гра­фия ра­бот, на­пи­сан­ных на ос­но­ве ар­хив­но­го фон­да

10

Ан­но­та­ция со­ста­ва и со­дер­жа­ния до­ку­мен­тов

3) Состав реквизитов описания неаннотированного краткого справочника по фондам архива:

Рек­ви­зи­ты

До­пол­ни­тель­ные рек­ви­зи­ты

По­ряд­ко­вый но­мер

На­име­но­ва­ние рек­ви­зи­та

По­ряд­ко­вый но­мер

На­име­но­ва­ние рек­ви­зи­та

1

На­зва­ние ар­хив­но­го фон­да

1

Все пе­ре­име­но­ва­ния ар­хив­но­го фон­да

2

Но­мер ар­хив­но­го фон­да

2

Край­ние да­ты де­я­тель­но­сти фон­до­об­ра­зо­ва­те­ля

3

Объ­ем ар­хив­но­го фон­да (ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния)

3

Со­став на­уч­но-спра­воч­но­го ап­па­ра­та к ар­хив­но­му фон­ду

4

Край­ние да­ты до­ку­мен­тов

4

4) Состав реквизитов описания аннотированного краткого справочника по фондам архива:

Рек­ви­зи­ты

До­пол­ни­тель­ные рек­ви­зи­ты

По­ряд­ко­вый но­мер

На­име­но­ва­ние рек­ви­зи­та

По­ряд­ко­вый но­мер

На­име­но­ва­ние рек­ви­зи­та

1

На­зва­ние ар­хив­но­го фон­да

1

Все пе­ре­име­но­ва­ния ар­хив­но­го фон­да

2

Но­мер ар­хив­но­го фон­да

2

Край­ние да­ты де­я­тель­но­сти фон­до­об­ра­зо­ва­те­ля

3

Объ­ем фон­да (ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния)

3

Со­став на­уч­но-спра­воч­но­го ап­па­ра­та к ар­хив­но­му фон­ду

4

Крат­кие све­де­ния о фон­до­об­ра­зо­ва­те­ле

4

Объ­ем дел (ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния) по лич­но­му со­ста­ву в ар­хив­но­го фон­де

5

Край­ние да­ты до­ку­мен­тов

6

Крат­кая ан­но­та­ция со­ста­ва и со­дер­жа­ния до­ку­мен­тов фон­да

5) Состав реквизитов описания неаннотированного краткого справочника по фондам архивов:

Рек­ви­зи­ты

До­пол­ни­тель­ные рек­ви­зи­ты

По­ряд­ко­вый но­мер

На­име­но­ва­ние рек­ви­зи­та

По­ряд­ко­вый но­мер

На­име­но­ва­ние рек­ви­зи­та

1

На­зва­ние ар­хи­ва

2

Ад­рес ар­хи­ва

3

Но­мер ар­хив­но­го фон­да

4

На­зва­ние ар­хив­но­го фон­да

5

Объ­ем ар­хив­но­го фон­да (ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния)

6

Край­ние да­ты до­ку­мен­тов

6) Состав реквизитов описания аннотированного краткого справочника по фондам архивов:

Рек­ви­зи­ты

До­пол­ни­тель­ные рек­ви­зи­ты

По­ряд­ко­вый но­мер

На­име­но­ва­ние рек­ви­зи­та

По­ряд­ко­вый но­мер

На­име­но­ва­ние рек­ви­зи­та

1

На­зва­ние ар­хи­ва

2

Ад­рес ар­хи­ва

3

Но­мер ар­хив­но­го фон­да

4

На­зва­ние ар­хив­но­го фон­да

5

Объ­ем ар­хив­но­го фон­да (ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния)

6

Край­ние да­ты до­ку­мен­тов

7

Крат­кие све­де­ния о фон­до­об­ра­зо­ва­те­ле

8

Крат­кая ан­но­та­ция со­ста­ва и со­дер­жа­ния до­ку­мен­тов ар­хив­но­го фон­да

7) Состав реквизитов описания тематического путеводителя по фондам архива:

Рек­ви­зи­ты

До­пол­ни­тель­ные рек­ви­зи­ты

По­ряд­ко­вый но­мер

На­име­но­ва­ние рек­ви­зи­та

По­ряд­ко­вый но­мер

На­име­но­ва­ние рек­ви­зи­та

1.

На­зва­ние те­ма­ти­че­ско­го раз­де­ла

1.

На­зва­ние опи­сей

2.

На­зва­ние те­ма­ти­че­ско­го под­раз­де­ла

2.

Крат­кие све­де­ния о фон­до­об­ра­зо­ва­те­ле

3.

Но­мер ар­хив­но­го фон­да

4.

На­зва­ние ар­хив­но­го фон­да

5.

Край­ние да­ты до­ку­мен­тов

6.

Но­мер опи­си (но­ме­ра опи­сей)

7.

Объ­ем ар­хив­но­го фон­да

8.

Ан­но­та­ция со­ста­ва и со­дер­жа­ния до­ку­мен­тов фон­да по те­ме

9.

Ин­декс

8) Состав реквизитов описания тематического путеводителя по фондам архивов:

Рек­ви­зи­ты

До­пол­ни­тель­ные рек­ви­зи­ты

По­ряд­ко­вый но­мер

На­име­но­ва­ние рек­ви­зи­та

По­ряд­ко­вый но­мер

На­име­но­ва­ние рек­ви­зи­та

1

На­зва­ние те­ма­ти­че­ско­го раз­де­ла

1.

На­зва­ние опи­си

2

На­зва­ние те­ма­ти­че­ско­го под­раз­де­ла

2.

Крат­кие све­де­ния о фон­до­об­ра­зо­ва­те­ле

3

На­зва­ние ар­хи­ва

4

Ад­рес­ные дан­ные

5

Но­мер ар­хив­но­го фон­да

6

На­зва­ние ар­хив­но­го фон­да

7

Объ­ем ар­хив­но­го фон­да (ко­ли­че­ство еди­ниц хра­не­ния)

8

Край­ние да­ты до­ку­мен­тов

9

Но­мер опи­си

10

Ан­но­та­ция со­ста­ва и со­дер­жа­ния до­ку­мен­тов по те­ме

11

Ин­декс

9) Состав реквизитов описания систематического каталога:

Рек­ви­зи­ты

До­пол­ни­тель­ные рек­ви­зи­ты

По­ряд­ко­вый но­мер

На­име­но­ва­ние рек­ви­зи­та

По­ряд­ко­вый но­мер

На­име­но­ва­ние рек­ви­зи­та

1

На­зва­ние ар­хи­ва

1

Язык до­ку­мен­та

2

Ин­декс

2

Спо­соб вос­про­из­ве­де­ния

3

Руб­ри­ка

3

Фа­ми­лия со­ста­ви­те­ля

4

Под­руб­ри­ка

4

Да­та со­став­ле­ния

5

Да­та со­бы­тия

6

Ме­сто со­бы­тия

7

Со­дер­жа­ние

8

На­зва­ние ар­хив­но­го фон­да

9

Но­мер ар­хив­но­го фон­да

10

Но­мер опи­си

11

Но­мер де­ла

12

Но­мер ли­ста

10) Состав реквизитов описания тематического каталога:

Рек­ви­зи­ты

До­пол­ни­тель­ные рек­ви­зи­ты

По­ряд­ко­вый но­мер

На­име­но­ва­ние рек­ви­зи­та

По­ряд­ко­вый но­мер

На­име­но­ва­ние рек­ви­зи­та

1

На­зва­ние ар­хи­ва

1

Язык до­ку­мен­та

2

Ин­декс

2

Спо­соб вос­про­из­ве­де­ния

3

Руб­ри­ка: Те­ма

3

Фа­ми­лия со­ста­ви­те­ля

4

Под­руб­ри­ка: Под­те­ма

4

Да­та со­став­ле­ния

5

Со­дер­жа­ние

5

Пер­со­на­лии

6

На­зва­ние ар­хив­но­го фон­да

6

Де­скрип­то­ры (клю­че­вые сло­ва)

7

Да­та со­бы­тия

7

Ав­тор до­ку­мен­та

8

Ме­сто со­бы­тия

8

Ад­ре­сат

9

Но­мер ар­хив­но­го фон­да

9

Гео­гра­фия

10

Но­мер опи­си

11

Но­мер де­ла

12

Но­мер ли­ста

11) Состав реквизитов описания тематического каталога по истории организации:

Рек­ви­зи­ты

До­пол­ни­тель­ные рек­ви­зи­ты

По­ряд­ко­вый но­мер

На­име­но­ва­ние рек­ви­зи­та

По­ряд­ко­вый но­мер

На­име­но­ва­ние рек­ви­зи­та

1

На­зва­ние ар­хи­ва

1

Ин­декс от­рас­ли

2

Руб­ри­ка: На­зва­ние учре­жде­ния

2

Вид учре­жде­ния

3

Со­дер­жа­ние

3

Струк­ту­ра

4

Да­та со­бы­тия

4

Функ­ции

5

Ме­сто со­бы­тия

5

Под­чи­нен­ность

6

На­зва­ние ар­хив­но­го фон­да

6

Под­ве­дом­ствен­ность

7

Но­мер ар­хив­но­го фон­да

7

Ука­за­ние на из­да­ние до­ку­мен­та

8

Но­мер опи­си

9

Но­мер де­ла

10

Но­мер ли­ста

12) Состав реквизитов описания тематического каталога по истории административно-территориального деления:

Рек­ви­зи­ты

До­пол­ни­тель­ные рек­ви­зи­ты

По­ряд­ко­вый но­мер

На­име­но­ва­ние рек­ви­зи­та

По­ряд­ко­вый но­мер

На­име­но­ва­ние рек­ви­зи­та

1

На­зва­ние ар­хи­ва

1

Язык до­ку­мен­та

2

Руб­ри­ка: На­зва­ние ад­ми­ни­стра­тив­но-тер­ри­то­ри­аль­ной еди­ни­цы

2

Спо­соб вос­про­из­ве­де­ния

3

Со­дер­жа­ние

3

Фа­ми­лия со­ста­ви­те­ля

4

На­зва­ние ар­хив­но­го фон­да

4

Да­та со­став­ле­ния

5

Но­мер ар­хив­но­го фон­да

6

Но­мер опи­си

7

Но­мер де­ла

8

Но­мер ли­ста

13) Состав реквизитов описания именного каталога:

Рек­ви­зи­ты

До­пол­ни­тель­ные рек­ви­зи­ты

По­ряд­ко­вый но­мер

На­име­но­ва­ние рек­ви­зи­та

По­ряд­ко­вый но­мер

На­име­но­ва­ние рек­ви­зи­та

1

На­зва­ние ар­хи­ва

1

Да­та со­бы­тия

2

Фа­ми­лия

2

Ме­сто со­бы­тия

3

Имя

3

На­ци­о­наль­ность

4

От­че­ство

4

Язык до­ку­мен­та

5

Об­ще­ствен­ное по­ло­же­ние ли­ца

5

Спо­соб вос­про­из­ве­де­ния

6

На­зва­ние ар­хив­но­го фон­да

6

Фа­ми­лия со­ста­ви­те­ля

7

Но­мер ар­хив­но­го фон­да

7

Да­та со­став­ле­ния

8

Но­мер опи­си

8

Со­дер­жа­ние

9

Но­мер де­ла

10

Но­мер ли­ста

14) Состав реквизитов описания географического каталога:

Рек­ви­зи­ты

До­пол­ни­тель­ные рек­ви­зи­ты

По­ряд­ко­вый но­мер

На­име­но­ва­ние рек­ви­зи­та

По­ряд­ко­вый но­мер

На­име­но­ва­ние рек­ви­зи­та

1

На­зва­ние ар­хи­ва

1

Язык до­ку­мен­та

2

Ин­декс

2

Спо­соб вос­про­из­ве­де­ния

3

Руб­ри­ка: на­зва­ние гео­гра­фи­че­ско­го объ­ек­та

3

Фа­ми­лия со­ста­ви­те­ля

4

Под­руб­ри­ка: на­зва­ние гео­гра­фи­че­ско­го объ­ек­та

4

Да­та со­став­ле­ния

5

Со­дер­жа­ние

6

Да­та со­бы­тия

7

На­зва­ние ар­хив­но­го фон­да

8

Но­мер ар­хив­но­го фон­да

9

Но­мер де­ла

10

Но­мер опи­си

11

Но­мер ли­ста

Приложение 50 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

___________________________________________________________________ (название архива, почтовый индекс, адрес, номер телефона, номер факса)

Архивная справка

_______________ № __________ Адресат (дата) на № __________ от __________

Основание:

_____________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя архива) ____________________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, исполнившего архивную справку) Печать архива

Формат А4 (210Х297)

Приложение 51 к приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 12 марта 2019 года

№ 62

Форма

___________________________________________________________________ (название архива)

Архивная выписка

_______________ № __________ Адресат

Содержание из текстов архивных документов: ______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________ Примечание: __________________________________________________________________________ Архивный шифр: фонд № ____ , опись № _____ , единица хранения № _____ , единица учета № ____, листы _____. _____________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя архива) ___________________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, исполнившего архивную выписку) Печать архива

Формат А4 (210Х297)