О внесении изменений в совместный приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 9 июня 2017 года № 172 и Министра национальной экономики Республики Казахстан от 14 августа 2017 года № 301 "Об утверждении критериев оценки степени риска и проверочных листов за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах"

О внесении изменений в совместный приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 9 июня 2017 года № 172 и Министра национальной экономики Республики Казахстан от 14 августа 2017 года № 301 «Об утверждении критериев оценки степени риска и проверочных листов за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах»

ПРИКАЗЫВАЕМ:

1. Внести в совместный приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 9 июня 2017 года № 172 и Министра национальной экономики Республики Казахстан от 14 августа 2017 года № 301 «Об утверждении критериев оценки степени риска и проверочных листов за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 15644, опубликован в Эталонном контрольном банке нормативных правовых актов Республики Казахстан 22 сентября 2017 года) следующие изменения:

подпункты 2), 3) и 4) пункта 1 изложить в следующей редакции:

«2) критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов согласно приложению 2 к настоящему совместному приказу;

3) проверочный лист за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах согласно приложению 3 к настоящему совместному приказу;

4) проверочный лист за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов согласно приложению 4 к настоящему совместному приказу.»;

приложения 1, 2,3,4 к указанному совместному приказу изложить в новой редакции согласно приложениям 1, 2,3,4 к настоящему совместному приказу.

2. Департаменту архивного дела и документации Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего совместного приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) в течение десяти календарных дней со дня государственной регистрации настоящего совместного приказа направление его в электронном виде на казахском и русском языках в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения «Республиканский центр правовой информации» для официального опубликования и включения в Эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан;

3) в течение двух рабочих дней после введения его в действие размещение настоящего совместного приказана интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан;

4) в течение двух рабочих дней после исполнения мероприятий, предусмотренных настоящим пунктом, представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий.

3. Контроль за исполнением настоящего совместного приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.

4. Настоящий совместный приказ вводится в действие после его первого официального опубликования.

Министр культуры и спорта Республики Казахстан

_____________ А. Мухамедиулы

Министр национальной экономики Республики Казахстан

______________ Т. Сулейменов

«СОГЛАСОВАН»

Комитет по правовой

статистике и специальным учетам

Генеральной Прокуратуры

Республики Казахстан

Приложение 1

к совместному приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 28 января 2019 года

№ 18

и Министра национальной

экономики Республики Казахстан

от 28 января 2019 года

№ 11

Приложение 1

к совместному приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 09 июня 2017 года

№ 172

и Министра национальной

экономики Республики Казахстан

от 14 августа 2017 года

№ 301

Критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах

Глава 1. Общие положения

1. Настоящие Критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах (далее – Критерии) разработаны в соответствии с Предпринимательским кодексом Республики Казахстан от 29 октября 2015 года (далее – Кодекс), Законом Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах», Правилами формирования государственными органами системы оценки рисков и формы проверочных листов, утвержденными приказом исполняющего обязанности Министра национальной экономики Республики Казахстан от 31 июля 2018 года № 3 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 17371) (далее – Правила) предназначены для отнесения субъектов контроля к степеням риска и отбора субъектов контроля при проведении профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля (далее – профилактический контроль).

2. В настоящих Критериях используются следующие понятия:

1) риск – вероятность причинения вреда в результате деятельности субъекта контроля законным интересам физических и юридических лиц, имущественным интересам государства с учетом степени тяжести его последствий;

2) субъекты контроля – юридические лица, в деятельности которых образуются документы Национального архивного фонда (далее – НАФ) и другие архивные документы;

3) система оценки рисков – комплекс мероприятий, проводимых органом контроля с целью назначения профилактического контроля;

4) объективные критерии оценки степени риска (далее – объективные критерии) – критерии оценки степени риска, используемые для отбора субъектов (объектов) контроля в зависимости от степени риска в определенной сфере деятельности и не зависящие непосредственно от отдельного субъекта (объекта) контроля;

5) субъективные критерии оценки степени риска (далее – субъективные критерии) – критерии оценки степени риска, используемые для отбора субъектов (объектов) контроля в зависимости от результатов деятельности конкретного субъекта (объекта) контроля.

3. Критерии оценки степени риска для профилактических контролей формируются посредством объективных и субъективных критериев.

Глава 2. Объективные критерии

4. Отнесение субъектов контроля к степени риска (высокой, невысокой) осуществляется в зависимости от вероятности причинения вреда законным интересам физических и юридических лиц, имущественным интересам государства в результате деятельности субъектов контроля, связанной с обеспечением сохранности документов НАФ, которое может привести к уничтожению (утере), порче, подделке документов НАФ и другие архивные документы.

5. По объективным критериям к высокой степени риска относятся:

1) Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы, государственные архивы областей, городов республиканского значения и столицы, осуществляющие хранение документов НАФ;

2) специальные государственные архивы, осуществляющие хранение документов НАФ;

3) государственные органы, местные исполнительные органы и государственные юридические лица, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы;

4) подведомственные юридические лица государственных органов и местных исполнительных органов в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы.

6. По объективным критериям, к субъектам контроля, не отнесенным к высокой степени риска, относятся негосударственные юридические лица, в деятельности которых формируются документы НАФ не вошедшие в пункт 5 Критериев.

7. В отношении субъектов контроля, отнесенных по объективным критериям к высокой степени риска, применяются субъективные критерии с целью проведения профилактического контроля с посещением субъекта контроля.

Глава 3. Субъективные критерии

8. Субъективные критерии разработаны на основании требований законодательства Республики Казахстан в сфере соблюдения законодательства о Национальном архивном фонде и архивах (далее – требования), перечисленных в проверочных листах, которые подразделены на три степени: грубая, значительная, незначительная и приведены в приложении к настоящим Критериям.

9. Грубое нарушение – нарушение требований, которое повлекло или может повлечь:

незаконное уничтожение (утерю), порчу, подделку документов НАФ и других архивных документов;

отказ в представлении собранных в установленном порядке архивных документов, затрагивающих права, свободы и законные интересы физического или юридического лица, либо предоставление физическому или юридическому лицу неполной или заведомо ложной информации.

Значительное нарушение – нарушение требований, а именно:

по организации документооборота; по учету, хранению печатей, штампов, бланков; по приему, хранению, учету и использованию документов НАФ и других архивных документов.

Незначительное нарушение – нарушение требований, в части порядка оформления документов и контроля их исполнения; соблюдения сроков передачи документов на хранение; оформления дел для передачи на хранение; порядка использования архивных документов.

10. Определение субъективных критериев осуществляется с применением следующих этапов:

1) сбор информации о нарушении требований;

2) анализ информации и оценка рисков.

11. Для оценки степени риска по субъективным критериям используются следующие источники информации:

1) результаты предыдущих проверок субъектов контроля. При этом, степень тяжести нарушений (грубое, значительное, незначительное) устанавливается в случае несоблюдения требований, отраженных в проверочных листах;

2) наличие подтвержденных жалоб и обращений на субъекты контроля, поступивших от физических и юридических лиц о нарушении требований;

3) результаты анализа официальных интернет-ресурсов государственных органов, государственных учреждений, средств массовой информации.

12. Субъективные критерии в соответствии со значимостью и общественной опасностью распределяются на 3 степени тяжести нарушения: грубые, значительные и незначительные, предусмотренные Критериями.

13. Для отнесения субъекта (объекта) контроля к степени риска, применяется следующий порядок расчета показателя степени риска.

При выявлении одного грубого нарушения, субъекту контроля приравнивается показатель степени риска 100, и в отношении него проводится профилактический контроль.

В случае, если грубых нарушений не выявлено, то для определения показателя степени риска рассчитывается суммарный показатель по нарушениям значительной и незначительной степени.

При определении показателя значительных нарушений применяется коэффициент 0,7 и данный показатель рассчитывается по следующей формуле:

SРз = (SР2 х 100/SР1) х 0,7,

где:

SРз – показатель значительных нарушений;

SР1 – требуемое количество значительных нарушений;

SР2 – количество выявленных значительных нарушений;

При определении показателя незначительных нарушений применяется коэффициент 0,3 и данный показатель рассчитывается по следующей формуле:

SРн = (SР2 х 100/SР1) х 0,3,

где:

SРн – показатель незначительных нарушений;

SР1 – требуемое количество незначительных нарушений;

SР2 – количество выявленных незначительных нарушений;

Общий показатель степени риска (SР) рассчитывается по шкале от 0 до 100 и определяется путем суммирования показателей значительных и незначительных нарушений по следующей формуле:

SР = SРз + SРн,

где:

SР – общий показатель степени риска;

SРз – показатель значительных нарушений;

SРн – показатель незначительных нарушений.

Положения настоящего пункта не распространяются на государственные органы, указанные в параграфе 3 главы 3 Правил.

14. После проведения анализа всех возможных рисков, субъекты контроля распределяются по двум степеням риска (высокая и не отнесенная к высокой степени риска).

15. По показателям степени риска субъект (объект) контроля относится:

1) к высокой степени риска – при показателе степени риска от 61 до 100 включительно и в отношении него проводится профилактический контроль;

2) не отнесенной к высокой степени риска – при показателе степени риска от 0 до 60 включительно и в отношении него не проводится профилактический контроль.

Глава 4. Заключительные положения

16. Кратность проведения профилактического контроля с посещением субъекта контроля не может быть чаще одного раза в год.

17. Профилактический контроль с посещением субъекта контроля проводится на основании полугодовых списков профилактического контроля с посещением субъекта контроля, формируемого в соответствии с пунктом 3 статьи 141 Кодекса.

18. Списки профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля составляются с учетом приоритетности субъекта контроля с наибольшим показателем степени риска по субъективным критериям.

Приложение

к Критериям оценки степени риска

за соблюдением законодательства

Республики Казахстан

о Национальном архивном

фонде и архивах

Критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах

№ п/п

Кри­те­рии

Сте­пень на­ру­ше­ния

Ре­зуль­та­ты преды­ду­щих про­ве­рок (сте­пень тя­же­сти уста­нав­ли­ва­ет­ся при несо­блю­де­нии ни­же­пе­ре­чис­лен­ных тре­бо­ва­ний)

1.

Оформ­ле­ние еди­ны­ми рек­ви­зи­та­ми до­ку­мен­та на ка­зах­ском язы­ке и со­зда­ва­е­мо­го аутен­тич­но­го до­ку­мен­та на рус­ском или ином язы­ке, на­пе­ча­тан­ных на от­дель­ных блан­ках (от­дель­ных ли­стах)

зна­чи­тель­ное

2.

Со­став­ле­ние до­ку­мен­тов с ис­поль­зо­ва­ни­ем штам­па, вос­про­из­во­дя­ще­го на­име­но­ва­ние ор­га­ни­за­ции, пу­тем про­став­ле­ния его от­тис­ка в ле­вом верх­нем уг­лу ли­бо при обя­за­тель­ном оформ­ле­нии сле­ду­ю­щих рек­ви­зи­тов:

1) офи­ци­аль­ное на­име­но­ва­ние ор­га­ни­за­ции, из­дав­шей до­ку­мент, ли­бо от­тиск штам­па, вос­про­из­во­дя­ще­го на­име­но­ва­ние ор­га­ни­за­ции, из­дав­шей до­ку­мент, пу­тем про­став­ле­ния его в ле­вом верх­нем уг­лу;

2) на­име­но­ва­ние ви­да до­ку­мен­та, за ис­клю­че­ни­ем пись­ма;

3) да­та до­ку­мен­та;

4) ре­ги­стра­ци­он­ный но­мер (ин­декс) до­ку­мен­та;

5) на­име­но­ва­ние долж­но­сти ли­ца, под­пи­сав­ше­го до­ку­мент, под­пись и рас­шиф­ров­ка под­пи­си;

6) от­тиск пе­ча­ти ор­га­ни­за­ции

незна­чи­тель­ное

3.

Со­от­вет­ствие офи­ци­аль­но­го на­име­но­ва­ния ор­га­ни­за­ции, фи­ли­а­ла (пред­ста­ви­тель­ства) учре­ди­тель­ным до­ку­мен­там с ука­за­ни­ем на ор­га­ни­за­ци­он­но-пра­во­вую фор­му при оформ­ле­нии рек­ви­зи­тов до­ку­мен­тов

незна­чи­тель­ное

4.

От­сут­ствие на блан­ке с изоб­ра­же­ни­ем Го­су­дар­ствен­но­го Гер­ба Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан эм­бле­мы, ло­го­ти­па или то­вар­но­го зна­ка (зна­ка об­слу­жи­ва­ния)

незна­чи­тель­ное

5.

Со­от­вет­ствие со­кра­щен­но­го на­име­но­ва­ния ор­га­ни­за­ции, фи­ли­а­ла (пред­ста­ви­тель­ства), на­зва­нию, за­креп­лен­но­му в учре­ди­тель­ных до­ку­мен­тах, и ее раз­ме­ще­ние в скоб­ках ни­же пол­но­го на­име­но­ва­ния

незна­чи­тель­ное

6.

Ука­за­ние на­име­но­ва­ния ви­да до­ку­мен­та, на­пе­ча­тан­но­го про­пис­ны­ми бук­ва­ми по­лу­жир­ным шриф­том, на всех до­ку­мен­тах

зна­чи­тель­ное

7.

На­ли­чие на блан­ках до­ку­мен­тов ор­га­ни­за­ций но­ме­ра, се­рии, про­став­лен­ных ти­по­граф­ским спо­со­бом или ну­ме­ра­то­ром

зна­чи­тель­ное

8.

На­ли­чие жур­на­ла уче­та и вы­да­чи пе­ча­тей, штам­пов с изоб­ра­же­ни­ем Го­су­дар­ствен­но­го Гер­ба Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан и спе­ци­аль­ной штем­пель­ной крас­ки по фор­ме со­глас­но при­ло­же­нию 19 Пра­вил до­ку­мен­ти­ро­ва­ния, управ­ле­ния до­ку­мен­та­ци­ей и ис­поль­зо­ва­ния си­стем элек­трон­но­го до­ку­мен­то­обо­ро­та в го­су­дар­ствен­ных и него­су­дар­ствен­ных ор­га­ни­за­ци­ях, утвер­жден­ных по­ста­нов­ле­ни­ем Пра­ви­тель­ства от 31 ок­тяб­ря 2018 го­да № 703

зна­чи­тель­ное

9.

На­ли­чие опе­ча­ты­ва­е­мо­го сей­фа или ме­тал­ли­че­ско­го шка­фа для хра­не­ния пе­чат­но-бла­ноч­ной про­дук­ции, пе­ча­тей, штам­пов, под­ле­жа­щих за­щи­те, и средств за­щи­ты до­ку­мен­тов

незна­чи­тель­ное

10.

На­ли­чие в жур­на­лах уче­та и вы­да­чи пе­чат­но-бла­ноч­ной про­дук­ции, пе­ча­тей, штам­пов, под­ле­жа­щих за­щи­те, и средств за­щи­ты до­ку­мен­тов от­мет­ки о ре­зуль­та­тах про­ве­рок на­ли­чия эк­зем­пля­ров пе­чат­но-бла­ноч­ной про­дук­ции, пе­ча­тей, штам­пов, под­ле­жа­щих за­щи­те, и средств за­щи­ты до­ку­мен­тов, про­став­лен­ной ко­мис­си­ей, со­здан­ной при­ка­зом (рас­по­ря­же­ни­ем) ру­ко­во­ди­те­ля ор­га­ни­за­ции

незна­чи­тель­ное

11.

На­ли­чие жур­на­ла уче­та и вы­да­чи пе­чат­но-бла­ноч­ной про­дук­ции, под­ле­жа­щей за­щи­те, за­ве­ден­ных на каж­дый вид по фор­ме со­глас­но при­ло­же­нию 18 Пра­вил до­ку­мен­ти­ро­ва­ния, управ­ле­ния до­ку­мен­та­ци­ей и ис­поль­зо­ва­ния си­стем элек­трон­но­го до­ку­мен­то­обо­ро­та в го­су­дар­ствен­ных и него­су­дар­ствен­ных ор­га­ни­за­ци­ях, утвер­жден­ных по­ста­нов­ле­ни­ем Пра­ви­тель­ства от 31 ок­тяб­ря 2018 го­да № 703

зна­чи­тель­ное

12.

На­ли­чие ак­та о вы­де­ле­нии к уни­что­же­нию ис­пор­чен­ных эк­зем­пля­ров пе­чат­но-бла­ноч­ной про­дук­ции, под­ле­жа­щей за­щи­те при уни­что­же­нии ис­пор­чен­ных эк­зем­пля­ров пе­чат­но-бла­ноч­ной про­дук­ции, под­ле­жа­щей за­щи­те

зна­чи­тель­ное

13.

На­ли­чие ак­та о вы­де­ле­нии к уни­что­же­нию пе­ча­тей и штам­пов, под­ле­жа­щих за­щи­те при уни­что­же­нии пе­ча­тей и штам­пов, под­ле­жа­щих за­щи­те

зна­чи­тель­ное

14.

На­ли­чие сло­вес­но-циф­ро­во­го на­пи­са­ния да­ты в пра­во­вых ак­тах, твор­че­ской до­ку­мен­та­ции, до­ку­мен­тах, ка­са­ю­щих­ся прав и за­кон­ных ин­те­ре­сов граж­дан, фи­нан­со­вых до­ку­мен­тах, де­лах по од­но­му во­про­су, а та­к­же до­ку­мен­тах, для ко­то­рых да­ти­ров­ка име­ет важ­ное зна­че­ние (до­кла­ды, ли­стов­ки, сте­но­грам­мы, пись­ма)

зна­чи­тель­ное

15.

На­ли­чие гри­фов утвер­жде­ния и со­гла­со­ва­ния на до­ку­мен­тах

зна­чи­тель­ное

16.

Со­от­вет­ствие рек­ви­зи­тов пра­во­вых ак­тов, в том чис­ле:

1) изоб­ра­же­ния Го­су­дар­ствен­но­го Гер­ба Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан или эм­бле­мы, ло­го­ти­па, то­вар­но­го зна­ка (зна­ка об­слу­жи­ва­ния);

2) офи­ци­аль­но­го на­име­но­ва­ния ор­га­ни­за­ции;

3) на­име­но­ва­ния ви­да до­ку­мен­та;

4) да­ты при­ка­за;

5) ре­ги­стра­ци­он­но­го но­ме­ра при­ка­за;

6) ме­ста из­да­ния при­ка­за;

7) за­го­лов­ка к тек­сту;

8) тек­ста;

9) под­пи­си;

10) от­мет­ки о со­гла­со­ва­нии при­ка­за;

11) от­тис­ка пе­ча­ти ор­га­ни­за­ции

зна­чи­тель­ное

17.

На­ли­чие на бу­маж­ных до­ку­мен­тах от­тис­ка пе­ча­ти ор­га­ни­за­ции, за­ве­ря­ю­щей под­лин­ность под­пи­си долж­ност­но­го ли­ца

зна­чи­тель­ное

18.

На­ли­чие от­дель­ной ре­ги­стра­ции при­ка­зов по ос­нов­ной де­я­тель­но­сти, по лич­но­му со­ста­ву в со­от­вет­ству­ю­щих жур­на­лах (ба­зах дан­ных)

зна­чи­тель­ное

19.

На­ли­чие ли­те­ра «л/с» или «к», до­бав­лен­ной к по­ряд­ко­во­му но­ме­ру при­ка­зов по лич­но­му со­ста­ву че­рез де­фис

зна­чи­тель­ное

20.

На­ли­чие раз­дель­ных дел по фор­ми­ро­ва­нию при­ка­зов (рас­по­ря­же­ний) по ос­нов­ной де­я­тель­но­сти, при­ка­зов (рас­по­ря­же­ний) по лич­но­му со­ста­ву, ад­ми­ни­стра­тив­но-хо­зяй­ствен­ной де­я­тель­но­сти

зна­чи­тель­ное

21.

Со­от­вет­ствие рек­ви­зи­тов про­то­ко­ла, в том чис­ле:

1) офи­ци­аль­но­го на­име­но­ва­ния ор­га­ни­за­ции и (или) струк­тур­но­го под­раз­де­ле­ния;

2) на­име­но­ва­ния ви­да до­ку­мен­та;

3) да­ты;

4) ре­ги­стра­ци­он­но­го но­ме­ра про­то­ко­ла;

5) ме­ста из­да­ния про­то­ко­ла;

6) гри­фа утвер­жде­ния (в неко­то­рых слу­ча­ях);

7) за­го­лов­ка к тек­сту;

8) тек­ста;

9) под­пи­си

зна­чи­тель­ное

22.

На­ли­чие при­сво­ен­ных по­ряд­ко­вых но­ме­ров про­то­ко­лов в пре­де­лах де­ло­про­из­вод­ствен­но­го го­да от­дель­но по каж­дой груп­пе про­то­ко­лов – про­то­ко­лы со­бра­ний, за­се­да­ний кол­ле­гий, про­то­ко­лы тех­ни­че­ских, на­уч­ных и экс­перт­ных со­ве­тов

незна­чи­тель­ное

23.

Рас­по­ло­же­ние про­то­ко­лов в де­ле в хро­но­ло­ги­че­ском по­ряд­ке по но­ме­рам вме­сте с до­ку­мен­та­ми к ним

незна­чи­тель­ное

24.

Груп­пи­ро­ва­ние и си­сте­ма­ти­за­ция пе­ре­пис­ки за де­ло­про­из­вод­ствен­ный год в хро­но­ло­ги­че­ской по­сле­до­ва­тель­но­сти и по­ме­ще­ни­ем до­ку­мен­та-от­ве­та за до­ку­мен­том-за­про­сом

незна­чи­тель­ное

25.

Рас­по­ло­же­ние до­ку­мен­тов в лич­ных де­лах в хро­но­ло­ги­че­ском по­ряд­ке в со­от­вет­ствии с их по­ступ­ле­ни­ем

незна­чи­тель­ное

26.

Со­от­вет­ствие фор­ми­ро­ва­ния ли­це­вых сче­тов по за­ра­бот­ной пла­те в от­дель­ные де­ла и рас­по­ло­же­ние фа­ми­лий ра­бот­ни­ков в них в ал­фа­вит­ном по­ряд­ке

незна­чи­тель­ное

27.

Со­от­вет­ствие фор­ми­ро­ва­ния тру­до­вых до­го­во­ров в со­ста­ве лич­ных дел или от­дель­но в ал­фа­вит­ном по­ряд­ке фа­ми­лий ра­бот­ни­ков

незна­чи­тель­ное

28.

Со­от­вет­ствие фор­ми­ро­ва­ния в од­ном де­ле спис­ков фи­зи­че­ских лиц и до­ку­мен­тов, под­твер­жда­ю­щих пе­ре­чис­ле­ние обя­за­тель­ных пен­си­он­ных взно­сов, обя­за­тель­ных про­фес­си­о­наль­ных пен­си­он­ных взно­сов в еди­ный на­ко­пи­тель­ный пен­си­он­ный фонд

незна­чи­тель­ное

29.

Со­от­вет­ствие фор­ми­ро­ва­ния в од­ном де­ле спис­ков фи­зи­че­ских лиц и до­ку­мен­тов, под­твер­жда­ю­щих пе­ре­чис­ле­ние со­ци­аль­ных от­чис­ле­ний

незна­чи­тель­ное

30.

На­ли­чие жур­на­лов ре­ги­стра­ции вхо­дя­щих и ис­хо­дя­щих до­ку­мен­тов

зна­чи­тель­ное

31.

Со­блю­де­ние об­щих тре­бо­ва­ний при фор­ми­ро­ва­нии дел:

1) по­ме­ще­ние в де­ло ис­пол­нен­ных, пра­виль­но оформ­лен­ных до­ку­мен­тов, со­от­вет­ству­ю­щих по сво­е­му со­дер­жа­нию за­го­лов­ку де­ла по но­мен­кла­ту­ре дел;

2) по­ме­ще­ние в де­ло вме­сте всех до­ку­мен­тов, от­но­ся­щих­ся к раз­ре­ше­нию од­но­го во­про­са. При­со­еди­не­ние при­ло­же­ний, неза­ви­си­мо от да­ты их утвер­жде­ния или со­став­ле­ния, к до­ку­мен­там, к ко­то­рым они от­но­сят­ся. Со­став­ле­ние при­ло­же­ний объ­е­мом свы­ше 180 ли­стов в от­дель­ный том с от­мет­кой в до­ку­мен­те;

3) сов­мест­ное груп­пи­ро­ва­ние вер­сий до­ку­мен­та на ка­зах­ском, рус­ском и иных язы­ках;

4) груп­пи­ро­ва­ние в де­ла до­ку­мен­тов од­но­го ка­лен­дар­но­го го­да, за ис­клю­че­ни­ем пе­ре­хо­дя­щих дел, су­деб­ных дел, лич­ных дел, фор­ми­ру­е­мых в те­че­ние все­го пе­ри­о­да ра­бо­ты дан­но­го ли­ца в ор­га­ни­за­ции, до­ку­мен­тов вы­бор­ных ор­га­нов и их по­сто­ян­ных ко­мис­сий, де­пу­тат­ских групп, груп­пи­ру­е­мых за пе­ри­од их со­зы­ва, до­ку­мен­тов учеб­ных за­ве­де­ний, фор­ми­ру­е­мых за учеб­ный год, до­ку­мен­тов те­ат­ров, ха­рак­те­ри­зу­ю­щих сце­ни­че­скую де­я­тель­ность за те­ат­раль­ный се­зон, ис­то­рий бо­лез­ней и дру­гих;

5) раз­дель­ное груп­пи­ро­ва­ние в де­ла до­ку­мен­тов по­сто­ян­но­го и вре­мен­но­го сро­ков хра­не­ния;

6) по­ме­ще­ние те­ле­грамм, ксе­ро­ко­пий фак­со­грамм, те­ле­фо­но­грамм в де­ла на об­щих ос­но­ва­ни­ях в со­от­вет­ствии с но­мен­кла­ту­рой дел;

7) недо­пу­ще­ние по­ме­ще­ния в де­ло до­ку­мен­тов, под­ле­жа­щих воз­вра­ту, чер­но­ви­ков и лиш­них эк­зем­пля­ров;

8) недо­пу­ще­ние пре­вы­ше­ния объ­е­ма де­ла по­сто­ян­но­го сро­ка хра­не­ния 180 ли­стов;

9) про­став­ле­ние но­ме­ра (ин­дек­са) и за­го­лов­ка де­ла на каж­дом то­ме с до­бав­ле­ни­ем ну­ме­ра­ции то­мов (ча­стей), до­бав­ле­ние сло­ва «по­след­ний» («по­след­няя») в по­след­нем то­ме (ча­сти) при на­ли­чии в де­ле несколь­ких то­мов (ча­стей)

зна­чи­тель­ное

32.

На­ли­чие но­мен­кла­ту­ры дел, утвер­жден­ной ру­ко­во­ди­те­лем ор­га­ни­за­ции и со­гла­со­ван­ной экс­перт­ной ко­мис­си­ей ор­га­ни­за­ции, экс­перт­ной про­ве­роч­ной ко­мис­си­ей го­су­дар­ствен­но­го ар­хи­ва (мест­но­го ис­пол­ни­тель­но­го ор­га­на)

зна­чи­тель­ное

33.

На­ли­чие на об­лож­ке де­ла по­сто­ян­но­го, вре­мен­но­го (свы­ше 10 лет) хра­не­ния и по лич­но­му со­ста­ву сле­ду­ю­щих рек­ви­зи­тов:

1) на­име­но­ва­ния ор­га­ни­за­ции, на­име­но­ва­ния струк­тур­но­го под­раз­де­ле­ния;

2) на­име­но­ва­ния на­се­лен­но­го пунк­та, в ко­то­ром дис­ло­ци­ро­ва­на ор­га­ни­за­ция, но­ме­ра (ин­дек­са) де­ла;

3) за­го­лов­ка де­ла, да­ты де­ла (то­ма, ча­сти), ко­ли­че­ство ли­стов в де­ле, сро­ка хра­не­ния де­ла;

4) ар­хив­но­го шиф­ра де­ла

зна­чи­тель­ное

34.

Со­блю­де­ние по­ряд­ка ну­ме­ра­ции ли­стов де­ла:

1) ну­ме­ро­ва­ние ли­ста бо­лее фор­ма­та А4, под­ши­то­го за один край, как один лист в пра­вом верх­нем уг­лу;

2) ну­ме­ро­ва­ние до­ку­мен­тов с соб­ствен­ной ну­ме­ра­ци­ей ли­стов, в том чис­ле пе­чат­ных из­да­ний в об­щем по­ряд­ке или со­хра­не­ние соб­ствен­ной ну­ме­ра­ции, ес­ли она со­от­вет­ству­ет по­ряд­ку рас­по­ло­же­ния ли­стов в де­ле;

3) ну­ме­ро­ва­ние ли­стов дел, со­сто­я­щих из несколь­ких то­мов или ча­стей, по каж­до­му то­му или ча­сти от­дель­но;

4) ну­ме­ро­ва­ние фо­то­гра­фий, чер­те­жей, диа­грамм и дру­гих ил­лю­стра­тив­ных и спе­ци­фи­че­ских до­ку­мен­тов, пред­став­ля­ю­щих са­мо­сто­я­тель­ный лист в де­ле, на обо­рот­ной сто­роне в ле­вом верх­нем уг­лу;

5) ну­ме­ро­ва­ние сна­ча­ла кон­вер­тов с вло­же­ни­ем, под­ши­тых в де­ло, а за­тем оче­ред­ным но­ме­ром каж­дое вло­же­ние в кон­вер­те;

6) оформ­ле­ние при­ло­же­ния к де­лу, по­сту­пив­ше­го в пе­ре­пле­те, как са­мо­сто­я­тель­но­го то­ма и его от­дель­ное ну­ме­ро­ва­ние;

7) пе­ре­ну­ме­ра­ция ли­стов де­ла, в слу­ча­ях об­на­ру­же­ния боль­шо­го чис­ла оши­бок в их ну­ме­ра­ции. За­чер­ки­ва­ние ста­рых но­ме­ров ли­стов при пе­ре­ну­ме­ра­ции и про­став­ле­ние ря­дом но­во­го но­ме­ра ли­ста, со­став­ле­ние но­во­го ли­ста-за­ве­ри­те­ля в кон­це де­ла, за­чер­ки­ва­ние и со­хра­не­ние в де­ле ста­ро­го ли­ста–за­ве­ри­те­ля;

8) упо­треб­ле­ние ли­тер­ных но­ме­ров ли­стов при на­ли­чии от­дель­ных оши­бок в ну­ме­ра­ции ли­стов

незна­чи­тель­ное

35.

На­ли­чие до­ку­мен­тов, под­ши­тых в де­ла не ме­нее, чем на че­ты­ре про­ко­ла в твер­дую об­лож­ку из кар­то­на или пе­ре­пле­тен­ных с уче­том воз­мож­но­сти сво­бод­но­го чте­ния тек­ста всех до­ку­мен­тов

незна­чи­тель­ное

36.

От­сут­ствие в под­ши­тых (пе­ре­пле­тен­ных) де­лах ме­тал­ли­че­ских скреп­ле­ний (бу­ла­вок, скре­пок и дру­гих)

незна­чи­тель­ное

37.

Со­блю­де­ние хра­не­ния до­ку­мен­тов в де­лах по­сле за­вер­ше­ния в де­ло­про­из­вод­стве в те­че­ние од­но­го го­да по ме­сту их фор­ми­ро­ва­ния до пе­ре­да­чи в ар­хив ор­га­ни­за­ции

незна­чи­тель­ное

38.

На­ли­чие карт-за­ме­сти­те­лей еди­ниц хра­не­ния при вы­да­че до­ку­мен­тов из ар­хи­во­хра­ни­ли­ща

незна­чи­тель­ное

39.

На­ли­чие на обо­их эк­зем­пля­рах опи­си от­мет­ки о на­ли­чии де­ла про­тив каж­до­го де­ла, вклю­чен­но­го в нее

зна­чи­тель­ное

40.

На­ли­чие в кон­це каж­до­го эк­зем­пля­ра опи­си ко­ли­че­ства фак­ти­че­ски при­ня­тых дел, ука­зан­но­го циф­ра­ми и про­пи­сью, да­ты при­е­ма-пе­ре­да­чи дел, а та­к­же под­пи­си ра­бот­ни­ка, от­вет­ствен­но­го за ар­хив и ли­ца, пе­ре­дав­ше­го де­ла

зна­чи­тель­ное

41.

На­ли­чие ак­та при­е­ма-пе­ре­да­чи до­ку­мен­тов на хра­не­ние при пе­ре­да­че до­ку­мен­тов в ар­хив

зна­чи­тель­ное

42.

Со­блю­де­ние пре­дель­ных сро­ков ве­дом­ствен­но­го хра­не­ния до­ку­мен­тов на тра­ди­ци­он­ных и элек­трон­ных но­си­те­лях, от­не­сен­ных к со­ста­ву На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан, в том чис­ле:

1) до­ку­мен­тов Ад­ми­ни­стра­ции Пре­зи­ден­та Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан, ап­па­ра­та Се­на­та Пар­ла­мен­та Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан, ап­па­ра­та Ма­жи­ли­са Пар­ла­мен­та Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан, Кан­це­ля­рии Пре­мьер-Ми­ни­стра Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан, Кон­сти­ту­ци­он­но­го Со­ве­та Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан, Цен­траль­ной из­би­ра­тель­ной ко­мис­сии Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан, Вер­хов­но­го Су­да Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан, Ге­не­раль­ной Про­ку­ра­ту­ры Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан, На­ци­о­наль­но­го Бан­ка Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан, ми­ни­стерств Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан, агентств Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан, ко­ми­те­тов ми­ни­стерств Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан – 15 лет;

2) до­ку­мен­тов тер­ри­то­ри­аль­ных ор­га­нов ми­ни­стерств Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан, агентств Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан, ко­ми­те­тов ми­ни­стерств Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан – 10 лет;

3) до­ку­мен­тов ор­га­ни­за­ций, кон­троль­ный па­кет ак­ций ко­то­рых при­над­ле­жит го­су­дар­ству, иных го­су­дар­ствен­ных юри­ди­че­ских лиц рес­пуб­ли­кан­ско­го уров­ня – 10 лет;

4) до­ку­мен­тов ор­га­нов мест­но­го го­су­дар­ствен­но­го управ­ле­ния об­ла­сти (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) – 10 лет;

5) до­ку­мен­тов го­су­дар­ствен­ных ор­га­ни­за­ций об­ласт­но­го (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) уров­ня – 10 лет;

6) до­ку­мен­тов мест­ных го­су­дар­ствен­ных ор­га­нов управ­ле­ния го­ро­дов (рай­о­на) – 5 лет;

7) до­ку­мен­тов го­су­дар­ствен­ных юри­ди­че­ских лиц го­род­ско­го и рай­он­но­го уров­ней – 5 лет;

8) за­пи­сей ак­тов граж­дан­ско­го со­сто­я­ния, по­хо­зяй­ствен­ных книг, до­мо­вых книг, за­пи­сей но­та­ри­аль­ных дей­ствий, су­деб­ных дел и до­ку­мен­тов – 75 лет;

9) на­уч­но-ис­сле­до­ва­тель­ской, тех­но­ло­ги­че­ской и па­тент­но-ли­цен­зи­он­ной до­ку­мен­та­ции – 10 лет;

10) опыт­но-кон­струк­тор­ской до­ку­мен­та­ции – 15 лет;

11) про­ект­ной до­ку­мен­та­ции по ка­пи­таль­но­му стро­и­тель­ству – 20 лет;

12) кар­то­гра­фи­че­ской до­ку­мен­та­ции – 25 лет;

13) гео­де­зи­че­ской до­ку­мен­та­ции – 25 лет;

14) те­ле­мет­ри­че­ской до­ку­мен­та­ции – 5 лет;

15) аудио­ви­зу­аль­ной до­ку­мен­та­ции – 3 го­да;

16) элек­трон­ных до­ку­мен­тов –5 лет

зна­чи­тель­ное

43.

На­ли­чие в ор­га­ни­за­ции по­ме­ще­ния для ар­хи­ва, со­сто­я­ще­го из ар­хи­во­хра­ни­ли­ща для хра­не­ния до­ку­мен­тов, ком­на­ты для ра­бо­ты ис­сле­до­ва­те­лей (чи­таль­но­го за­ла), ра­бо­чих ком­нат для ра­бот­ни­ков ар­хи­ва, ком­на­ты для сер­вер­но­го и ком­му­ни­ка­ци­он­но­го обо­ру­до­ва­ния

зна­чи­тель­ное

44.

На­ли­чие в ар­хи­во­хра­ни­ли­ще ве­дом­ствен­ных и част­ных ар­хи­вов две­рей, оби­тых ме­тал­ли­че­ским ли­стом, и име­ю­щих проч­ные за­со­вы

зна­чи­тель­ное

45.

На­ли­чие в ар­хи­во­хра­ни­ли­щах го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вов об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ных го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вов две­рей с по­вы­шен­ной тех­ни­че­ской укреп­лен­но­стью про­тив воз­мож­но­го взло­ма, осна­щен­ны­ми зам­ка­ми по­вы­шен­ной сек­рет­но­сти

зна­чи­тель­ное

46.

На­ли­чие в ар­хи­во­хра­ни­ли­ще ста­ци­о­нар­ных или пе­ре­движ­ных ме­тал­ли­че­ских или де­ре­вян­ных стел­ла­жей

зна­чи­тель­ное

47.

Со­блю­де­ние тре­бо­ва­ний по хра­не­нию до­ку­мен­тов на маг­нит­ной лен­те, на­мо­тан­ны­ми на сер­деч­ни­ки, ка­туш­ки или кас­се­ты со­от­вет­ству­ю­ще­го раз­ме­ра, упа­ко­ван­ны­ми в па­кет из по­ли­эти­ле­но­вой плен­ки и в за­вод­скую ко­роб­ку или по­ме­щен­ны­ми в по­ли­эти­ле­но­вых фу­тляр (кон­тей­нер) с вы­ре­за­ми для эти­ке­ток

зна­чи­тель­ное

48.

Со­блю­де­ние тре­бо­ва­ний по хра­не­нию ком­пакт-дис­ков, уло­жен­ных в за­вод­скую упа­ков­ку и по­ме­щен­ных в ко­ро­боч­ную та­ру

зна­чи­тель­ное

49.

Со­блю­де­ние тре­бо­ва­ний по хра­не­нию мик­ро­филь­мов, ки­но­филь­мов, оформ­лен­ных стан­дарт­ны­ми за­щит­ны­ми ра­кор­да­ми, на­мо­тан­ны­ми плот­но в ру­лон на сер­деч­ни­ки фо­то­гра­фи­че­ским сло­ем на­ру­жу и уло­жен­ны­ми в ме­тал­ли­че­ские ко­роб­ки, без вы­сту­па­ю­щих вит­ков на тор­цах ру­ло­на

зна­чи­тель­ное

50.

Со­блю­де­ние тре­бо­ва­ний по хра­не­нию ви­деодо­ку­мен­тов в вер­ти­каль­ном по­ло­же­нии в за­вод­ской упа­ков­ке

зна­чи­тель­ное

51.

Со­от­вет­ствие усло­вий рас­ста­нов­ки средств хра­не­ния (ста­ци­о­нар­ных или пе­ре­движ­ных ме­тал­ли­че­ских стел­ла­жей, ме­тал­ли­че­ских шка­фов, сей­фов):

1) рас­сто­я­ние меж­ду ря­да­ми стел­ла­жей (глав­ный про­ход) – не ме­нее 120 сан­ти­мет­ров;

2) рас­сто­я­ние меж­ду стел­ла­жа­ми (про­ход) – не ме­нее 75 сан­ти­мет­ров;

3) рас­сто­я­ние меж­ду на­руж­ной сте­ной зда­ния и стел­ла­жом, па­рал­лель­ным на­руж­ной стене – не ме­нее 75 сан­ти­мет­ров;

4) рас­сто­я­ние меж­ду сте­ной и тор­цом стел­ла­жа или шка­фа (сей­фа) – не ме­нее 45 сан­ти­мет­ров;

5) рас­сто­я­ние меж­ду по­лом и ниж­ней пол­кой стел­ла­жа или шка­фа (сей­фа) – не ме­нее 15 сан­ти­мет­ров, в цо­коль­ных эта­жах – не ме­нее 30 сан­ти­мет­ров

зна­чи­тель­ное

52.

На­ли­чие кон­троль­но-из­ме­ри­тель­ных при­бо­ров (тер­мо­мет­ров, пси­хро­мет­ров, гиг­ро­мет­ров) для из­ме­ре­ния па­ра­мет­ров тем­пе­ра­ту­ры и от­но­си­тель­ной влаж­но­сти воз­ду­ха в ар­хи­во­хра­ни­ли­щах и ре­ги­стра­ция их по­ка­за­те­лей в жур­на­ле из­ме­ре­ния па­ра­мет­ров тем­пе­ра­ту­ры и от­но­си­тель­ной влаж­но­сти воз­ду­ха в ар­хи­во­хра­ни­ли­щах

зна­чи­тель­ное

53.

Под­дер­жа­ние сле­ду­ю­ще­го тем­пе­ра­тур­но-влаж­ност­но­го ре­жи­ма в ар­хи­во­хра­ни­ли­щах:

1) для до­ку­мен­тов на бу­маж­ных но­си­те­лях ин­фор­ма­ции – тем­пе­ра­ту­ра +17°С – +19°С, от­но­си­тель­ная влаж­ность воз­ду­ха 50-55%;

2) для до­ку­мен­тов на чер­но-бе­лых пле­ноч­ных но­си­те­лях ин­фор­ма­ции – тем­пе­ра­ту­ра +15°С, от­но­си­тель­ная влаж­ность воз­ду­ха 40-55%;

3) для до­ку­мен­тов на цвет­ных пле­ноч­ных но­си­те­лях ин­фор­ма­ции – тем­пе­ра­ту­ра +2°С – +5°С, от­но­си­тель­ная влаж­ность воз­ду­ха 40-55%;

4) для до­ку­мен­тов на маг­нит­ной лен­те и дис­ко­вых но­си­те­лях – тем­пе­ра­ту­ра от +8°С – до +18°С, от­но­си­тель­ная влаж­ность воз­ду­ха 45-65 %;

5) для до­ку­мен­тов на элек­трон­ных но­си­те­лях ин­фор­ма­ции – тем­пе­ра­ту­ра +15°С – +20°С, от­но­си­тель­ная влаж­ность воз­ду­ха 50-65%

зна­чи­тель­ное

54.

На­ли­чие в ар­хи­во­хра­ни­ли­ще ве­дом­ствен­ных и част­ных ар­хи­вов кни­ги вы­да­чи до­ку­мен­то­в из ар­хи­во­хра­ни­ли­ща

зна­чи­тель­ное

55.

На­ли­чие ак­та о вы­да­че ар­хив­ных до­ку­мен­тов во вре­мен­ное поль­зо­ва­ние в дру­гие ор­га­ни­за­ции при вы­да­че ар­хив­ных до­ку­мен­тов во вре­мен­ное поль­зо­ва­ние

зна­чи­тель­ное

56.

На­ли­чие пас­пор­та ар­хи­ва ор­га­ни­за­ции

зна­чи­тель­ное

57.

На­ли­чие в ар­хи­ве ор­га­ни­за­ции дел, пе­ре­дан­ных из струк­тур­ных под­раз­де­ле­ний в ар­хив ор­га­ни­за­ции по опи­сям дел, до­ку­мен­тов со­став­ля­е­мым по ре­зуль­та­там экс­пер­ти­зы цен­но­сти до­ку­мен­тов

зна­чи­тель­ное

58.

На­ли­чие опи­си дел, до­ку­мен­тов по­сто­ян­но­го хра­не­ния, утвер­жден­ной ру­ко­во­ди­те­лем ор­га­ни­за­ции и Экс­перт­но-про­ве­роч­ной ко­мис­си­ей го­су­дар­ствен­но­го ар­хи­ва, Ар­хи­ва Пре­зи­ден­та Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан или мест­но­го ис­пол­ни­тель­но­го ор­га­на по­сле со­гла­со­ва­ния с Цен­траль­ной экс­перт­ной ко­мис­си­ей (Экс­перт­ной ко­мис­си­ей) ор­га­ни­за­ции

зна­чи­тель­ное

59.

На­ли­чие опи­си дел по лич­но­му со­ста­ву, утвер­жден­ной ру­ко­во­ди­те­лем ор­га­ни­за­ции по со­гла­со­ва­нию с Цен­траль­ной экс­перт­ной ко­мис­си­ей (Экс­перт­ной ко­мис­си­ей) ор­га­ни­за­ции и Экс­перт­но-про­ве­роч­ной ко­мис­си­ей го­су­дар­ствен­но­го ар­хи­ва, Ар­хи­ва Пре­зи­ден­та Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан или мест­но­го ис­пол­ни­тель­но­го ор­га­на

зна­чи­тель­ное

60.

На­ли­чие опи­си дел, до­ку­мен­тов вре­мен­но­го (свы­ше 10 лет) хра­не­ния, утвер­жден­ной ру­ко­во­ди­те­лем ор­га­ни­за­ции по­сле со­гла­со­ва­ния с Цен­траль­ной экс­перт­ной ко­мис­си­ей (Экс­перт­ной ко­мис­си­ей) ор­га­ни­за­ции

зна­чи­тель­ное

61.

Со­от­вет­ствие ито­го­вой за­пи­си в опи­си дел фак­ти­че­ско­му на­ли­чию еди­ниц хра­не­ния

зна­чи­тель­ное

62.

На­ли­чие ак­та о вы­де­ле­нии к уни­что­же­нию до­ку­мен­тов, не под­ле­жа­щих хра­не­нию, утвер­жден­но­го ру­ко­во­ди­те­лем ор­га­ни­за­ции по­сле со­гла­со­ва­ния с Цен­траль­ной экс­перт­ной ко­мис­си­ей (Экс­перт­ной ко­мис­си­ей) ор­га­ни­за­ции и Экс­перт­но-про­ве­роч­ной ко­мис­си­ей го­су­дар­ствен­но­го ар­хи­ва, Ар­хи­ва Пре­зи­ден­та Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан или мест­но­го ис­пол­ни­тель­но­го ор­га­на

зна­чи­тель­ное

63.

На­ли­чие кар­то­чек уче­та необ­на­ру­жен­ных ар­хив­ных до­ку­мен­тов, со­став­лен­ных на все от­сут­ству­ю­щие в хо­де про­вер­ки на­ли­чия и со­сто­я­ния ар­хив­ных до­ку­мен­тов

зна­чи­тель­ное

64.

На­ли­чие в ве­дом­ствен­ном и част­ном ар­хи­ве кар­то­чек ре­ги­стра­ции на­уч­но-тех­ни­че­ской до­ку­мен­та­ции (при на­ли­чии на­уч­но-ис­сле­до­ва­тель­ской до­ку­мен­та­ции)

зна­чи­тель­ное

65.

На­ли­чие в ве­дом­ствен­ном и част­ном ар­хи­ве ин­вен­тар­ной кни­ги уче­та на­уч­но-тех­ни­че­ской до­ку­мен­та­ции от­дель­но по каж­до­му ви­ду (про­ект­ной, кон­струк­тор­ской, тех­но­ло­ги­че­ской, на­уч­но-ис­сле­до­ва­тель­ской, па­тент­но-ли­цен­зи­он­ной) (при на­ли­чии на­уч­но-ис­сле­до­ва­тель­ской до­ку­мен­та­ции)

зна­чи­тель­ное

66.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ных го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах ли­стов про­вер­ки на­ли­чия и со­сто­я­ния ар­хив­ных до­ку­мен­тов на каж­дую опись от­дель­но

зна­чи­тель­ное

67.

Cо­от­вет­ствие еди­ниц хра­не­ния в пре­де­лах ар­хив­но­го фон­да в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ных го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах по раз­де­лам (под­раз­де­лам) сле­ду­ю­щим при­зна­кам:

1) струк­тур­но­го (в со­от­вет­ствии с при­над­леж­но­стью еди­ниц хра­не­ния к струк­тур­ным под­раз­де­ле­ни­ям);

2) хро­но­ло­ги­че­ско­го (по пе­ри­о­дам или да­там, к ко­то­рым от­но­сят­ся еди­ни­цы хра­не­ния);

3) функ­ци­о­наль­но­го, от­рас­ле­во­го, те­ма­ти­че­ско­го, пред­мет­но-во­прос­но­го (с уче­том функ­ций ор­га­ни­за­ции, тем или во­про­сов, ко­то­рых ка­са­ет­ся со­дер­жа­ние еди­ниц хра­не­ния);

4) но­ми­наль­но­го (по де­ло­про­из­вод­ствен­ной фор­ме – ви­дам и раз­но­вид­но­стям до­ку­мен­тов);

5) кор­ре­спон­дент­ско­го (по ор­га­ни­за­ци­ям и ли­цам, в ре­зуль­та­те пе­ре­пис­ки с ко­то­ры­ми об­ра­зо­ва­лись еди­ни­цы хра­не­ния);

6) гео­гра­фи­че­ско­го (в со­от­вет­ствии с опре­де­лен­ны­ми тер­ри­то­ри­я­ми, на­се­лен­ны­ми пунк­та­ми и дру­ги­ми гео­гра­фи­че­ски­ми объ­ек­та­ми, с ко­то­ры­ми свя­за­но со­дер­жа­ние до­ку­мен­тов, их ав­то­ры, кор­ре­спон­ден­ты);

7) ав­тор­ско­го (по на­зва­ни­ям ор­га­ни­за­ций или фа­ми­ли­ям лиц, ко­то­рые яв­ля­ют­ся ав­то­ра­ми до­ку­мен­тов)

зна­чи­тель­ное

68.

Cо­от­вет­ствие в ве­дом­ствен­ных и част­ных ар­хи­вах си­сте­ма­ти­за­ции за­го­лов­ков в опи­си дел, до­ку­мен­тов по­сто­ян­но­го хра­не­ния сле­ду­ю­щим при­зна­кам:

1) струк­тур­но­го (в со­от­вет­ствии с при­над­леж­но­стью еди­ниц хра­не­ния к струк­тур­ным под­раз­де­ле­ни­ям);

2) хро­но­ло­ги­че­ско­го (по пе­ри­о­дам или да­там, к ко­то­рым от­но­сят­ся еди­ни­цы хра­не­ния);

3) функ­ци­о­наль­но­го, от­рас­ле­во­го, те­ма­ти­че­ско­го, пред­мет­но-во­прос­но­го (с уче­том функ­ций ор­га­ни­за­ции, тем или во­про­сов, ко­то­рых ка­са­ет­ся со­дер­жа­ние еди­ниц хра­не­ния);

4) но­ми­наль­но­го (по де­ло­про­из­вод­ствен­ной фор­ме – ви­дам и раз­но­вид­но­стям до­ку­мен­тов);

5) кор­ре­спон­дент­ско­го (по ор­га­ни­за­ци­ям и ли­цам, в ре­зуль­та­те пе­ре­пис­ки с ко­то­ры­ми об­ра­зо­ва­лись еди­ни­цы хра­не­ния);

6) гео­гра­фи­че­ско­го (в со­от­вет­ствии с опре­де­лен­ны­ми тер­ри­то­ри­я­ми, на­се­лен­ны­ми пунк­та­ми и дру­ги­ми гео­гра­фи­че­ски­ми объ­ек­та­ми, с ко­то­ры­ми свя­за­но со­дер­жа­ние до­ку­мен­тов, их ав­то­ры, кор­ре­спон­ден­ты);

7) ав­тор­ско­го (по на­зва­ни­ям ор­га­ни­за­ций или фа­ми­ли­ям лиц, ко­то­рые яв­ля­ют­ся ав­то­ра­ми до­ку­мен­тов)

зна­чи­тель­ное

69.

На­ли­чие в ар­хи­во­хра­ни­ли­ще га­зо­вых, во­до­про­вод­ных, ка­на­ли­за­ци­он­ных и дру­гих ма­ги­страль­ных тру­бо­про­во­дов

гру­бое

70.

Раз­ме­ще­ние в ар­хи­во­хра­ни­ли­щах ар­хив­ных до­ку­мен­тов в пер­вич­ных за­щит­ных сред­ствах хра­не­ния (ар­хив­ных ко­роб­ках, пап­ках, спе­ци­аль­ных фу­тля­рах, па­ке­тах)

зна­чи­тель­ное

71.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) пла­на-гра­фи­ка при­е­ма до­ку­мен­тов На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан от ис­точ­ни­ков ком­плек­то­ва­ния

зна­чи­тель­ное

72.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ных го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах спис­ка лиц, име­ю­щих пра­во до­сту­па в ар­хи­во­хра­ни­ли­ще

зна­чи­тель­ное

73.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ных го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах жур­на­ла ре­ги­стра­ции клю­чей к зам­кам по­ме­ще­ний ар­хи­ва

зна­чи­тель­ное

74.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ных го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах рас­пис­ки ра­бот­ни­ка в по­лу­че­нии клю­чей к зам­кам по­ме­ще­ний ар­хи­ва

зна­чи­тель­ное

75.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ных го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах кар­то­чек по ­фон­до­вых то­по­гра­фи­че­ских ука­за­те­лей, со­став­лен­ных от­дель­но на каж­дый ар­хив­ный фонд и рас­по­ло­жен­ные в по­ряд­ке но­ме­ров ар­хив­ных фон­дов

незна­чи­тель­ное

76.

На­ли­чие в ар­хи­во­хра­ни­ли­ще кар­то­чек по­стел­лаж­ных то­по­гра­фи­че­ских ука­за­те­лей

незна­чи­тель­ное

77.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ных го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах кни­ги уче­та по­ступ­ле­ний до­ку­мен­тов

зна­чи­тель­ное

78.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ных го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах спис­ка фон­дов

зна­чи­тель­ное

79.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ных го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах ре­ест­ра опи­сей дел, до­ку­мен­тов

зна­чи­тель­ное

80.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ных го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах ре­ест­ров опи­сей осо­бо цен­ных дел, до­ку­мен­тов

зна­чи­тель­ное

81.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ных го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах ли­ста уче­та и опи­са­ния до­ку­мен­та, от­не­сен­но­го к куль­тур­ным цен­но­стям

незна­чи­тель­ное

82.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ных го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах спис­ка фон­дов, со­дер­жа­щих осо­бо цен­ные до­ку­мен­ты

зна­чи­тель­ное

83.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ных го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах дел фон­дов

зна­чи­тель­ное

84.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ных го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах кни­ги вы­да­чи ар­хив­ных до­ку­мен­тов, ко­пий фон­да поль­зо­ва­ния

зна­чи­тель­ное

85.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ных го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах ак­тов о тех­ни­че­ских ошиб­ках в учет­ных до­ку­мен­тах, ак­тов об об­на­ру­же­нии до­ку­мен­тов, не от­но­ся­щих­ся к дан­но­му ар­хи­ву, ар­хив­но­му фон­ду, неучтен­ных, ак­тов о раз­де­ле­нии, объ­еди­не­нии дел, вклю­че­нии в де­ло но­вых до­ку­мен­тов, ак­тов опи­са­ния ар­хив­ных до­ку­мен­тов, пе­ре­ра­бот­ки опи­сей

незна­чи­тель­ное

86.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ных го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах ак­та о рас­сек­ре­чи­ва­нии до­ку­мен­тов

зна­чи­тель­ное

87.

Со­блю­де­ние го­су­дар­ствен­ны­ми ар­хи­ва­ми об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ны­ми го­су­дар­ствен­ны­ми ар­хи­ва­ми тре­бо­ва­ний по обособ­лен­но­му хра­не­нию сле­ду­ю­щих ар­хив­ных до­ку­мен­тов:

1) сек­рет­ных;

2) от­не­сен­ных к объ­ек­там на­ци­о­наль­но­го куль­тур­но­го до­сто­я­ния Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан, а та­к­же име­ю­щих в оформ­ле­нии или при­ло­же­нии дра­го­цен­ные ме­тал­лы и кам­ни;

3) на нит­ро­ос­но­ве;

4) по­ра­жен­ные био­ло­ги­че­ски­ми вре­ди­те­ля­ми;

5) вре­мен­ных сро­ков хра­не­ния, пе­ре­дан­ных на хра­не­ние в ар­хив, в свя­зи с упразд­не­ни­ем ор­га­ни­за­ции – ис­точ­ни­ка ком­плек­то­ва­ния

зна­чи­тель­ное

88.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ных го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах утвер­жден­ных свод­ных спис­ков ис­точ­ни­ков ком­плек­то­ва­ния об­ла­сти (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы)

зна­чи­тель­ное

89.

От­сут­ствие в тек­сте ар­хив­ной справ­ки из­ме­не­ний, ис­прав­ле­ний, ком­мен­та­ри­ев, соб­ствен­ных вы­во­дов ис­пол­ни­те­ля по со­дер­жа­нию ар­хив­ных до­ку­мен­тов, на ос­но­ва­нии ко­то­рых со­став­ле­на ар­хив­ная справ­ка

зна­чи­тель­ное

90.

Со­от­вет­ствие со­дер­жа­ния опи­са­тель­ной ста­тьи ар­хив­но­го спра­воч­ни­ка на уровне ар­хив­но­го фон­да сле­ду­ю­щим тре­бо­ва­ни­ям:

1) на­зва­ние ар­хив­но­го фон­да;

2) спра­воч­ные дан­ные об ар­хив­ном фон­де;

3) ис­то­ри­че­ская справ­ка к фон­ду;

4) ан­но­та­ция о со­ста­ве и со­дер­жа­нии ар­хив­ных до­ку­мен­тов;

5) ин­фор­ма­ция об усло­ви­ях до­сту­па и ис­поль­зо­ва­ния;

6) биб­лио­гра­фия

зна­чи­тель­ное

91.

Со­блю­де­ние в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ных го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах сле­ду­ю­щих хро­но­ло­ги­че­ских гра­ниц ар­хив­но­го фон­да:

1) ар­хив­но­го фон­да ор­га­ни­за­ции – уста­нав­ли­ва­е­мо­го на ос­но­ве нор­ма­тив­ных пра­во­вых ак­тов офи­ци­аль­ных дат их об­ра­зо­ва­ния (ре­ги­стра­ции) и лик­ви­да­ции. При на­ли­чии несколь­ких нор­ма­тив­ных пра­во­вых ак­тов при­ня­тие за да­ту об­ра­зо­ва­ния ор­га­ни­за­ции да­ты наи­бо­лее ран­не­го из них;

2) объ­еди­нен­но­го ар­хив­но­го фон­да – да­ты об­ра­зо­ва­ния (ре­ги­стра­ции) наи­бо­лее ран­ней и лик­ви­да­ции наи­бо­лее позд­ней по вре­ме­ни де­я­тель­но­сти ор­га­ни­за­ций, до­ку­мен­ты ко­то­рых во­шли в со­став объ­еди­нен­но­го ар­хив­но­го фон­да;

3) ар­хив­но­го фон­да лич­но­го про­ис­хож­де­ния – да­ты рож­де­ния и смер­ти граж­да­ни­на, чле­нов се­мьи или ро­да (по ана­ло­гии с объ­еди­нен­ным ар­хив­ным фон­дом);

4) ар­хив­ной кол­лек­ции – да­ты са­мо­го ран­не­го и са­мо­го позд­не­го до­ку­мен­та

незна­чи­тель­ное

92.

На­ли­чие в ор­га­ни­за­ции про­то­ко­лов кон­суль­та­тив­но-со­ве­ща­тель­ных ор­га­нов по фор­ме со­глас­но при­ло­же­нию 8 Пра­вил до­ку­мен­ти­ро­ва­ния, управ­ле­ния до­ку­мен­та­ци­ей и ис­поль­зо­ва­ния си­стем элек­трон­но­го до­ку­мен­то­обо­ро­та в го­су­дар­ствен­ных и него­су­дар­ствен­ных ор­га­ни­за­ци­ях, утвер­жден­ных по­ста­нов­ле­ни­ем Пра­ви­тель­ства от 31 ок­тяб­ря 2018 го­да № 703

зна­чи­тель­ное

93.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) пла­ни­ру­е­мых го­до­вых по­ка­за­те­ли ос­нов­ных на­прав­ле­ний и ре­зуль­та­тов де­я­тель­но­сти, от­чет­ных го­до­вых, квар­таль­ных по­ка­за­те­лей ос­нов­ных на­прав­ле­ний и ре­зуль­та­тов де­я­тель­но­сти в со­от­вет­ствии с фор­ма­ми пред­на­зна­чен­ной для сбо­ра ад­ми­ни­стра­тив­ных дан­ных «По­ка­за­те­ли ос­нов­ных на­прав­ле­ний и ре­зуль­та­тов де­я­тель­но­сти го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вов», утвер­жден­ны­ми при­ка­зом Ми­ни­стра куль­ту­ры и спор­та Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан от 3 мая 2017 го­да № 118 «Об утвер­жде­нии фор­мы, пред­на­зна­чен­ной для сбо­ра ад­ми­ни­стра­тив­ных дан­ных «По­ка­за­те­ли ос­нов­ных на­прав­ле­ний и ре­зуль­та­тов де­я­тель­но­сти го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вов» (за­ре­ги­стри­ро­ван в Ре­ест­ре го­су­дар­ствен­ной ре­ги­стра­ции нор­ма­тив­ных пра­во­вых ак­тов за № 15211)

зна­чи­тель­ное

94.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) на­блю­да­тель­ных дел на ор­га­ни­за­ции-ис­точ­ни­ки ком­плек­то­ва­ния ар­хи­ва

зна­чи­тель­ное

95.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ных го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах схе­мы уче­та ар­хив­ных до­ку­мен­тов

незна­чи­тель­ное

96.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ных го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах те­ма­ти­че­ско­го и те­ма­ти­ко-экс­по­зи­ци­он­но­го пла­на вы­ста­вок

незна­чи­тель­ное

97.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) ар­хив­ных спра­воч­ни­ков и баз дан­ных о со­ста­ве и со­дер­жа­нии ар­хив­ных до­ку­мен­тов

зна­чи­тель­ное

На­ли­чие под­твер­жден­ных жа­лоб и об­ра­ще­ний со сто­ро­ны фи­зи­че­ских и юри­ди­че­ских лиц

98.

На­ли­чие од­ной под­твер­жден­ной жа­ло­бы или об­ра­ще­ния о на­ру­ше­нии в об­ла­сти со­блю­де­ния за­ко­но­да­тель­ства Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан о На­ци­о­наль­ном ар­хив­ном фон­де и ар­хи­вах

зна­чи­тель­ное

99.

На­ли­чие двух или бо­лее под­твер­жден­ных жа­лоб или об­ра­ще­ний о на­ру­ше­ни­ях в об­ла­сти со­блю­де­ния за­ко­но­да­тель­ства Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан о На­ци­о­наль­ном ар­хив­ном фон­де и ар­хи­вах

гру­бое

Ре­зуль­та­ты ана­ли­за офи­ци­аль­ных ин­тер­нет-ре­сур­сов го­су­дар­ствен­ных ор­га­нов, средств мас­со­вой ин­фор­ма­ции

100.

На­ли­чие фак­та уни­что­же­ния до­ку­мен­тов На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан, до­ку­мен­тов по лич­но­му со­ста­ву без со­гла­со­ва­ния с упол­но­мо­чен­ным ор­га­ном ли­бо мест­ным ис­пол­ни­тель­ным ор­га­ном об­ла­сти, го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы

гру­бое

101.

На­ли­чие фак­та огра­ни­че­ния прав фи­зи­че­ских и юри­ди­че­ских лиц Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан бес­плат­но поль­зо­вать­ся от­кры­ты­ми для ис­поль­зо­ва­ния до­ку­мен­та­ми На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан, хра­ня­щи­ми­ся в го­су­дар­ствен­ных и ве­дом­ствен­ных ар­хи­вах и их фи­ли­а­лах, за ис­клю­че­ни­ем огра­ни­че­ний ис­поль­зо­ва­ния до­ку­мен­тов от­дель­ны­ми ка­те­го­ри­я­ми фи­зи­че­ских и юри­ди­че­ских лиц, уста­нов­лен­ных ста­тьей 16 За­ко­на Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан от 22 де­каб­ря 1998 го­да «О На­ци­о­наль­ном ар­хив­ном фон­де и ар­хи­вах»

зна­чи­тель­ное

102.

На­ли­чие фак­та вре­мен­но­го вы­во­за за пре­де­лы Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан до­ку­мен­тов На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да, на­хо­дя­щих­ся в го­су­дар­ствен­ной соб­ствен­но­сти без раз­ре­ше­ния упол­но­мо­чен­но­го ор­га­на

зна­чи­тель­ное

103.

На­ли­чие фак­та на­ру­ше­ния тре­бо­ва­ний по обес­пе­че­нию со­хран­но­сти до­ку­мен­тов На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан

зна­чи­тель­ное

Приложение 2

к cовместному приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 28 января 2019 года

№ 18

и Министра национальной

экономики Республики Казахстан

от 28 января 2019 года

№ 11

Приложение 2

к совместному приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 09 июня 2017 года

№ 172

и Министра национальной

экономики Республики Казахстан

от 14 августа 2017 года

№ 301

Критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов

Глава 1. Общие положения

1. Настоящие Критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов (далее – Критерии) разработаны в соответствии с Предпринимательским кодексом Республики Казахстан от 29 октября 2015 года (далее – Кодекс), Законами Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах», «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» от 7 января 2003 года, Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703, Правилами формирования государственными органами системы оценки рисков и формы проверочных листов, утвержденными приказом исполняющего обязанности Министра национальной экономики Республики Казахстан от 31 июля 2018 года № 3 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 17371) (далее – Правила) предназначены для отнесения субъектов контроля к степеням риска и отбора субъектов контроля при проведении профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля (далее – профилактический контроль).

2. В настоящих Критериях используются следующие понятия:

1) риск – вероятность причинения вреда в результате деятельности субъекта контроля законным интересам физических и юридических лиц, имущественным интересам государства с учетом степени тяжести его последствий;

2) субъекты контроля – юридические лица, в деятельности которых образуются документы Национального архивного фонда (далее – НАФ) и другие архивные документы;

3) система оценки рисков – комплекс мероприятий, проводимых органом контроля с целью назначения профилактического контроля;

4) субъективные критерии оценки степени риска (далее – субъективные критерии) – критерии оценки степени риска, используемые для отбора субъектов (объектов) контроля в зависимости от результатов деятельности конкретного субъекта (объекта) контроля;

5) грубое нарушение – нарушение требований, установленных нормативными правовыми актами в области электронного документа и электронных архивов (далее – требования), которое повлекло или может повлечь незаконное уничтожение (утерю), порчу, подделку электронных документов;

6) значительное нарушение – нарушение требований к функционалу систем электронного документооборота, к реквизитной части электронного документа, срокам хранения электронных документов и электронной регистрационной контрольной карточки к ним, к порядку использования электронного документооборота;

7) незначительное нарушение – нарушение требований к порядку использования единой нормативно-справочной информации, соотношения электронных и бумажных документов в системах электронного документооборота организации.

3. Критерии оценки степени риска для профилактических контролей формируются посредством объективных и субъективных критериев.

Глава 2. Объективные критерии

4. Отнесение субъектов контроля к степени риска (высокой, невысокой) осуществляется в зависимости от вероятности причинения вреда законным интересам физических и юридических лиц, имущественным интересам государства в результате деятельности субъектов контроля, связанной с обеспечением сохранности электронных документов НАФ, которое может привести к уничтожению (утере), порче, подделке документов НАФ и других архивных документов.

5. По объективным критериям к высокой степени риска относятся:

1) государственные органы, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы, использующие для организации электронного документооборота систему электронного документооборота государственных органов (далее – СЭД ГО) или государственные юридические лица, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы, использующие систему электронного документооборота (далее – СЭД);

2) органы местного самоуправления, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы, использующие для организации электронного документооборота СЭД ГО.

6. По объективным критериям, к субъектам контроля, не отнесенным к высокой степени риска относятся негосударственные юридические лица, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы, использующие для организации электронного документооборота СЭД.

7. В отношении субъектов контроля, отнесенных по объективным критериям к высокой степени риска, применяются субъективные критерии с целью проведения профилактического контроля с посещением субъекта контроля.

Глава 3. Субъективные критерии оценки степени риска

8. Определение субъективных критериев осуществляется с применением следующих этапов:

1) сбор информации о нарушении требований;

2) анализ информации и оценка рисков.

9. Для оценки степени риска по субъективным критериям используются следующие источники информации:

1) результаты предыдущих проверок субъектов контроля. При этом, степень тяжести нарушений (грубое, значительное, незначительное) устанавливается в случае несоблюдения требований за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов, отраженных в проверочных листах;

2) наличие подтвержденных жалоб и обращений на субъекты контроля, поступивших от физических и юридических лиц о нарушении требований за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов.

10. Субъективные критерии в соответствии со значимостью и общественной опасностью распределяются на 3 степени тяжести нарушения: грубые, значительные и незначительные, предусмотренные Критериями оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов, согласно приложению к настоящим Критериям.

11. Для отнесения субъекта контроля к степени риска, применяется следующий порядок расчета показателя степени риска.

При выявлении одного грубого нарушения, субъекту контроля приравнивается показатель степени риска 100, и в отношении него проводится профилактический контроль.

В случае если грубых нарушений не выявлено, то для определения показателя степени риска рассчитывается суммарный показатель по нарушениям значительной и незначительной степени.

При определении показателя значительных нарушений применяется коэффициент 0,7, и данный показатель рассчитывается по следующей формуле:

SРз = (SР2 х 100/SР1) х 0,7,

где:

SРз – показатель значительных нарушений;

SР1 – требуемое количество значительных нарушений;

SР2 – количество выявленных значительных нарушений;

При определении показателя незначительных нарушений применяется коэффициент 0,3 и данный показатель рассчитывается по следующей формуле:

SРн = (SР2 х 100/SР1) х 0,3,

где:

SРн – показатель незначительных нарушений;

SР1 – требуемое количество незначительных нарушений;

SР2 – количество выявленных незначительных нарушений;

Общий показатель степени риска (SР) рассчитывается по шкале от 0 до 100 и определяется путем суммирования показателей значительных и незначительных нарушений по следующей формуле:

SР = SРз + SРн,

где:

SР – общий показатель степени риска;

SРз – показатель значительных нарушений;

SРн – показатель незначительных нарушений.

Положения настоящего пункта не распространяются на государственные органы, указанные в параграфе 3 главы 3 Правил.

12. После проведения анализа всех возможных рисков, субъекты контроля распределяются по двум степеням риска (высокая и не отнесенная к высокой степени риска).

13. По показателям степени риска субъект контроля относится:

1) к высокой степени риска – при показателе степени риска от 61 до 100 включительно и в отношении него проводится профилактический контроль;

2) не отнесенной к высокой степени риска – при показателе степени риска от 0 до 60 и в отношении него не проводится профилактический контроль.

Глава 4. Заключительные положения

14. Кратность проведения профилактического контроля с посещением субъекта контроля не может быть чаще одного раза в год.

15. Профилактический контроль с посещением субъекта контроля проводится на основании полугодовых списков профилактического контроля с посещением субъекта контроля, формируемого в соответствии с пунктом 3 статьи 141 Кодекса.

16. Списки профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля составляются с учетом приоритетности субъекта контроля с наибольшим показателем степени риска по субъективным критериям.

Приложение к Критериям оценки

степени риска за соблюдением

законодательства Республики Казахстан

об электронном документе

и электронной цифровой подписи

в части электронного

документооборота и электронных

архивов в источниках комплектования

Национального архива

Республики Казахстан,

центральных государственных архивов

Критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов

№ п/п

Кри­те­рии

Сте­пень на­ру­ше­ния

Ре­зуль­та­ты преды­ду­щих про­ве­рок (сте­пень тя­же­сти уста­нав­ли­ва­ет­ся при несо­блю­де­нии ни­же­пе­ре­чис­лен­ных тре­бо­ва­ний)

1.

Со­блю­де­ние сле­ду­ю­щих фор­ма­тов од­но­го или несколь­ких фай­лов в со­дер­жа­тель­ной ча­сти элек­трон­но­го до­ку­мен­та:

1) PDF, PDF/A-1, TIFF, JPEG, JPG- гра­фи­че­ский фор­мат;

2) RTF, DOCX - тек­сто­вый фор­мат;

3) XLS, XLSX - таб­лич­ный фор­мат;

4) PPT, PPTX - пре­зен­та­ции;

5) RAR, ZIP - ар­хи­ви­ро­ван­ный фор­мат

зна­чи­тель­ное

2.

Со­от­вет­ствие сро­ков хра­не­ния элек­трон­ной ре­ги­стра­ци­он­ной кон­троль­ной кар­точ­ки сро­кам хра­не­ния элек­трон­ных до­ку­мен­тов

зна­чи­тель­ное

3.

Обес­пе­че­ние при­вяз­ки (син­хро­ни­за­ции) элек­трон­ных до­ку­мен­тов и со­от­вет­ству­ю­щих от­кры­тых клю­чей элек­трон­ных циф­ро­вых под­пи­сей при хра­не­нии элек­трон­ных до­ку­мен­тов

зна­чи­тель­ное

4.

На­ли­чие в но­мен­кла­ту­ре дел фор­мы пред­став­лен­но­го до­ку­мен­та: элек­трон­ной с ука­за­ни­ем но­си­те­ля ин­фор­ма­ции, или бу­маж­ной

незна­чи­тель­ное

5.

Фор­ми­ро­ва­ние элек­трон­ных до­ку­мен­тов и баз дан­ных в де­ла (пап­ки) в со­от­вет­ствии с но­мен­кла­ту­рой дел ор­га­ни­за­ции, от­дель­но от до­ку­мен­тов на бу­маж­ных но­си­те­лях, на вы­де­лен­ном но­си­те­ле ин­фор­ма­ции

зна­чи­тель­ное

6.

Со­про­вож­де­ние хра­не­ния элек­трон­ных до­ку­мен­тов хра­не­ни­ем со­от­вет­ству­ю­щих элек­трон­ных баз дан­ных, ис­поль­зо­ван­ных от­кры­тых клю­чей элек­трон­ных циф­ро­вых под­пи­сей (ре­ги­стра­ци­он­ных сви­де­тельств элек­трон­ных циф­ро­вых под­пи­сей) и про­грамм, ре­а­ли­зу­ю­щих про­цес­сы фор­ми­ро­ва­ния и про­вер­ки элек­трон­ных циф­ро­вых под­пи­сей элек­трон­ных до­ку­мен­тов

зна­чи­тель­ное

7.

На­ли­чие в ве­дом­ствен­ном и част­ном ар­хи­ве ак­та об уни­что­же­нии элек­трон­ной (ых) ко­пии (ий) до­ку­мен­та (ов), утвер­жда­е­мо­го ру­ко­во­ди­те­лем ор­га­ни­за­ции по со­гла­со­ва­нию с Цен­траль­ной экс­перт­ной ко­мис­си­ей (Экс­перт­ной ко­мис­си­ей) ор­га­ни­за­ции и Экс­перт­но-про­ве­роч­ной ко­мис­си­ей го­су­дар­ствен­но­го ар­хи­ва, Ар­хи­ва Пре­зи­ден­та Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан или мест­но­го ис­пол­ни­тель­но­го ор­га­на при от­сут­ствии бу­маж­но­го под­лин­ни­ка ли­бо от­ри­ца­тель­ном ре­зуль­та­те свер­ки

гру­бое

На­ли­чие под­твер­жден­ных жа­лоб и об­ра­ще­ний со сто­ро­ны фи­зи­че­ских и юри­ди­че­ских лиц

8.

На­ли­чие од­ной под­твер­жден­ной жа­ло­бы или об­ра­ще­ния в сфе­ре элек­трон­но­го до­ку­мен­то­обо­ро­та и элек­трон­ных ар­хи­вов

зна­чи­тель­ное

9.

На­ли­чие двух или бо­лее под­твер­жден­ных жа­лоб или об­ра­ще­ний в сфе­ре элек­трон­но­го до­ку­мен­то­обо­ро­та и элек­трон­ных ар­хи­вов

гру­бое

Приложение 3

к совместному приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 28 января 2019 года

№ 18

и Министра национальной

экономики Республики Казахстан

от 28 января 2019 года

№ 11

Приложение 3

к совместному приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 09 июня 2017 года

№ 172

и Министра национальной

экономики Республики Казахстан

от 14 августа 2017 года

№ 301

Проверочный лист за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах

_________________________________________________________________________ (наименование однородной группы проверяемых субъектов (объектов) Государственный орган, назначивший проверку _________________________________________________________________________ Акт о назначении проверки/профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ (№, дата) Наименование субъекта (объекта) контроля___________________________________ _________________________________________________________________________ (Индивидуальный идентификационный номер), бизнес-идентификационный номер субъекта (объекта) контроля__________________________________________ Адресместанахождения____________________________________________________

№ п/п

Пе­ре­чень тре­бо­ва­ний

Тре­бу­ет­ся

Не тре­бу­ет­ся

Со­от­вет-ству­ет тре­бо­ва­ни­ям

Не со­от­вет-ству­ет тре­бо­ва­ни­ям

1

2

3

4

5

6

1.

Оформ­ле­ние еди­ны­ми рек­ви­зи­та­ми до­ку­мен­та на ка­зах­ском язы­ке и со­зда­ва­е­мо­го аутен­тич­но­го до­ку­мен­та на рус­ском или ином язы­ке, на­пе­ча­тан­но­го каж­до­го на от­дель­ных блан­ках (от­дель­ных ли­стах)

2.

Со­став­ле­ние до­ку­мен­тов с ис­поль­зо­ва­ни­ем штам­па, вос­про­из­во­дя­ще­го на­име­но­ва­ние ор­га­ни­за­ции, пу­тем про­став­ле­ния его от­тис­ка в ле­вом верх­нем уг­лу ли­бо при обя­за­тель­ном оформ­ле­нии сле­ду­ю­щих рек­ви­зи­тов:

1) офи­ци­аль­ное на­име­но­ва­ние ор­га­ни­за­ции, из­дав­шей до­ку­мент, ли­бо от­тиск штам­па, вос­про­из­во­дя­ще­го на­име­но­ва­ние ор­га­ни­за­ции, из­дав­шей до­ку­мент, пу­тем про­став­ле­ния его в ле­вом верх­нем уг­лу;

2) на­име­но­ва­ние ви­да до­ку­мен­та, за ис­клю­че­ни­ем пись­ма;

3) да­та до­ку­мен­та;

4) ре­ги­стра­ци­он­ный но­мер (ин­декс) до­ку­мен­та;

5) на­име­но­ва­ние долж­но­сти ли­ца, под­пи­сав­ше­го до­ку­мент, под­пись и рас­шиф­ров­ка под­пи­си;

6) от­тиск пе­ча­ти ор­га­ни­за­ции

3.

Со­от­вет­ствие офи­ци­аль­но­го на­име­но­ва­ния ор­га­ни­за­ции, фи­ли­а­ла (пред­ста­ви­тель­ства) учре­ди­тель­ным до­ку­мен­там с ука­за­ни­ем на ор­га­ни­за­ци­он­но-пра­во­вую фор­му при оформ­ле­нии рек­ви­зи­тов до­ку­мен­тов

4.

От­сут­ствие на блан­ке с изоб­ра­же­ни­ем Го­су­дар­ствен­но­го Гер­ба Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан эм­бле­мы, ло­го­ти­па или то­вар­но­го зна­ка (зна­ка об­слу­жи­ва­ния)

5.

Со­от­вет­ствие со­кра­щен­но­го на­име­но­ва­ния ор­га­ни­за­ции, фи­ли­а­ла (пред­ста­ви­тель­ства), на­зва­нию, за­креп­лен­но­му в учре­ди­тель­ных до­ку­мен­тах, и ее раз­ме­ще­ние в скоб­ках ни­же пол­но­го на­име­но­ва­ния

6.

Ука­за­ние на­име­но­ва­ния ви­да до­ку­мен­та, на­пе­ча­тан­но­го про­пис­ны­ми бук­ва­ми по­лу­жир­ным шриф­том, на всех до­ку­мен­тах

7.

На­ли­чие на блан­ках до­ку­мен­тов ор­га­ни­за­ций но­ме­ра, се­рии, про­став­лен­ных ти­по­граф­ским спо­со­бом или ну­ме­ра­то­ром

8.

На­ли­чие жур­на­ла уче­та и вы­да­чи пе­ча­тей, штам­пов с изоб­ра­же­ни­ем Го­су­дар­ствен­но­го Гер­ба Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан и спе­ци­аль­ной штем­пель­ной крас­ки по фор­ме со­глас­но при­ло­же­нию 19 Пра­вил до­ку­мен­ти­ро­ва­ния, управ­ле­ния до­ку­мен­та­ци­ей и ис­поль­зо­ва­ния си­стем элек­трон­но­го до­ку­мен­то­обо­ро­та в го­су­дар­ствен­ных и него­су­дар­ствен­ных ор­га­ни­за­ци­ях, утвер­жден­ных по­ста­нов­ле­ни­ем Пра­ви­тель­ства от 31 ок­тяб­ря 2018 го­да № 703

9.

На­ли­чие опе­ча­ты­ва­е­мо­го сей­фа или ме­тал­ли­че­ско­го шка­фа для хра­не­ния пе­чат­но-бла­ноч­ной про­дук­ции, пе­ча­тей, штам­пов, под­ле­жа­щих за­щи­те, и средств за­щи­ты до­ку­мен­тов

10.

На­ли­чие в жур­на­лах уче­та и вы­да­чи пе­чат­но-бла­ноч­ной про­дук­ции, пе­ча­тей, штам­пов, под­ле­жа­щих за­щи­те, и средств за­щи­ты до­ку­мен­тов от­мет­ки о ре­зуль­та­тах про­ве­рок на­ли­чия эк­зем­пля­ров пе­чат­но-бла­ноч­ной про­дук­ции, пе­ча­тей, штам­пов, под­ле­жа­щих за­щи­те, и средств за­щи­ты до­ку­мен­тов, про­став­лен­ной ко­мис­си­ей, со­здан­ной при­ка­зом (рас­по­ря­же­ни­ем) ру­ко­во­ди­те­ля ор­га­ни­за­ции

11.

На­ли­чие жур­на­ла уче­та и вы­да­чи пе­чат­но-бла­ноч­ной про­дук­ции, под­ле­жа­щей за­щи­те, за­ве­ден­ных на каж­дый вид по фор­ме со­глас­но при­ло­же­нию 18 Пра­вил до­ку­мен­ти­ро­ва­ния, управ­ле­ния до­ку­мен­та­ци­ей и ис­поль­зо­ва­ния си­стем элек­трон­но­го до­ку­мен­то­обо­ро­та в го­су­дар­ствен­ных и него­су­дар­ствен­ных ор­га­ни­за­ци­ях, утвер­жден­ных по­ста­нов­ле­ни­ем Пра­ви­тель­ства от 31 ок­тяб­ря 2018 го­да № 703

12.

На­ли­чие ак­та о вы­де­ле­нии к уни­что­же­нию ис­пор­чен­ных эк­зем­пля­ров пе­чат­но-бла­ноч­ной про­дук­ции, под­ле­жа­щей за­щи­те при уни­что­же­нии ис­пор­чен­ных эк­зем­пля­ров пе­чат­но-бла­ноч­ной про­дук­ции, под­ле­жа­щей за­щи­те

13.

На­ли­чие ак­та о вы­де­ле­нии к уни­что­же­нию пе­ча­тей и штам­пов, под­ле­жа­щих за­щи­те при уни­что­же­нии пе­ча­тей и штам­пов, под­ле­жа­щих за­щи­те

14.

На­ли­чие сло­вес­но-циф­ро­во­го на­пи­са­ния да­ты в пра­во­вых ак­тах, твор­че­ской до­ку­мен­та­ции, до­ку­мен­тах, ка­са­ю­щих­ся прав и за­кон­ных ин­те­ре­сов граж­дан, фи­нан­со­вых до­ку­мен­тах, де­лах по од­но­му во­про­су, а та­к­же до­ку­мен­тах, для ко­то­рых да­ти­ров­ка име­ет важ­ное зна­че­ние (до­кла­ды, ли­стов­ки, сте­но­грам­мы, пись­ма)

15.

На­ли­чие гри­фов утвер­жде­ния и со­гла­со­ва­ния на до­ку­мен­тах

16.

Со­от­вет­ствие рек­ви­зи­тов пра­во­вых ак­тов, в том чис­ле:

1) изоб­ра­же­ния Го­су­дар­ствен­но­го Гер­ба Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан или эм­бле­мы, ло­го­ти­па, то­вар­но­го зна­ка (зна­ка об­слу­жи­ва­ния);

2) офи­ци­аль­но­го на­име­но­ва­ния ор­га­ни­за­ции;

3) на­име­но­ва­ния ви­да до­ку­мен­та;

4) да­ты при­ка­за;

5) ре­ги­стра­ци­он­но­го но­ме­ра при­ка­за;

6) ме­ста из­да­ния при­ка­за;

7) за­го­лов­ка к тек­сту;

8) тек­ста;

9) под­пи­си;

10) от­мет­ки о со­гла­со­ва­нии при­ка­за;

11) от­тис­ка пе­ча­ти ор­га­ни­за­ции

17.

На­ли­чие на бу­маж­ных до­ку­мен­тах от­тис­ка пе­ча­ти ор­га­ни­за­ции, за­ве­ря­ю­щей под­лин­ность под­пи­си долж­ност­но­го ли­ца

18.

На­ли­чие от­дель­ной ре­ги­стра­ции при­ка­зов по ос­нов­ной де­я­тель­но­сти, по лич­но­му со­ста­ву в со­от­вет­ству­ю­щих жур­на­лах (ба­зах дан­ных)

19.

На­ли­чие ли­те­ра «л/с» или «к», до­бав­лен­ной к по­ряд­ко­во­му но­ме­ру при­ка­зов по лич­но­му со­ста­ву че­рез де­фис

20.

На­ли­чие раз­дель­ных дел по фор­ми­ро­ва­нию при­ка­зов (рас­по­ря­же­ний) по ос­нов­ной де­я­тель­но­сти, при­ка­зов (рас­по­ря­же­ний) по лич­но­му со­ста­ву, ад­ми­ни­стра­тив­но-хо­зяй­ствен­ной де­я­тель­но­сти

21.

Со­от­вет­ствие рек­ви­зи­тов про­то­ко­ла, в том чис­ле:

1) офи­ци­аль­но­го на­име­но­ва­ния ор­га­ни­за­ции и (или) струк­тур­но­го под­раз­де­ле­ния;

2) на­име­но­ва­ния ви­да до­ку­мен­та;

3) да­ты;

4) ре­ги­стра­ци­он­но­го но­ме­ра про­то­ко­ла;

5) ме­ста из­да­ния про­то­ко­ла;

6) гри­фа утвер­жде­ния (в неко­то­рых слу­ча­ях);

7) за­го­лов­ка к тек­сту;

8) тек­ста;

9) под­пи­си

22.

На­ли­чие при­сво­ен­ных по­ряд­ко­вых но­ме­ров про­то­ко­лов в пре­де­лах де­ло­про­из­вод­ствен­но­го го­да от­дель­но по каж­дой груп­пе про­то­ко­лов – про­то­ко­лы со­бра­ний, за­се­да­ний кол­ле­гий, про­то­ко­лы тех­ни­че­ских, на­уч­ных и экс­перт­ных со­ве­тов

23.

Рас­по­ло­же­ние про­то­ко­лов в де­ле в хро­но­ло­ги­че­ском по­ряд­ке по но­ме­рам вме­сте с до­ку­мен­та­ми к ним

24.

Груп­пи­ро­ва­ние и си­сте­ма­ти­за­ция пе­ре­пис­ки за де­ло­про­из­вод­ствен­ный год в хро­но­ло­ги­че­ской по­сле­до­ва­тель­но­сти и по­ме­ще­ни­ем до­ку­мен­та-от­ве­та за до­ку­мен­том-за­про­сом

25.

Рас­по­ло­же­ние до­ку­мен­тов в лич­ных де­лах в хро­но­ло­ги­че­ском по­ряд­ке в со­от­вет­ствии с их по­ступ­ле­ни­ем

26.

Со­от­вет­ствие фор­ми­ро­ва­ния ли­це­вых сче­тов по за­ра­бот­ной пла­те в от­дель­ные де­ла и рас­по­ло­же­ние фа­ми­лий ра­бот­ни­ков в них в ал­фа­вит­ном по­ряд­ке

27.

Со­от­вет­ствие фор­ми­ро­ва­ния тру­до­вых до­го­во­ров в со­ста­ве лич­ных дел или от­дель­но в ал­фа­вит­ном по­ряд­ке фа­ми­лий ра­бот­ни­ков

28.

Со­от­вет­ствие фор­ми­ро­ва­ния в од­ном де­ле спис­ков фи­зи­че­ских лиц и до­ку­мен­тов, под­твер­жда­ю­щих пе­ре­чис­ле­ние обя­за­тель­ных пен­си­он­ных взно­сов, обя­за­тель­ных про­фес­си­о­наль­ных пен­си­он­ных взно­сов в еди­ный на­ко­пи­тель­ный пен­си­он­ный фонд

29.

Со­от­вет­ствие фор­ми­ро­ва­ния в од­ном де­ле спис­ков фи­зи­че­ских лиц и до­ку­мен­тов, под­твер­жда­ю­щих пе­ре­чис­ле­ние со­ци­аль­ных от­чис­ле­ний

30.

На­ли­чие жур­на­лов ре­ги­стра­ции вхо­дя­щих и ис­хо­дя­щих до­ку­мен­тов

31.

Со­блю­де­ние об­щих тре­бо­ва­ний при фор­ми­ро­ва­нии дел:

1) по­ме­ще­ние в де­ло ис­пол­нен­ных, пра­виль­но оформ­лен­ных до­ку­мен­тов, со­от­вет­ству­ю­щих по сво­е­му со­дер­жа­нию за­го­лов­ку де­ла по но­мен­кла­ту­ре дел;

2) по­ме­ще­ние в де­ло вме­сте всех до­ку­мен­тов, от­но­ся­щих­ся к раз­ре­ше­нию од­но­го во­про­са. При­со­еди­не­ние при­ло­же­ний, неза­ви­си­мо от да­ты их утвер­жде­ния или со­став­ле­ния, к до­ку­мен­там, к ко­то­рым они от­но­сят­ся. Со­став­ле­ние при­ло­же­ний объ­е­мом свы­ше 180 ли­стов в от­дель­ный том с от­мет­кой в до­ку­мен­те;

3) сов­мест­ное груп­пи­ро­ва­ние вер­сий до­ку­мен­та на ка­зах­ском, рус­ском и иных язы­ках;

4) груп­пи­ро­ва­ние в де­ла до­ку­мен­тов од­но­го ка­лен­дар­но­го го­да, за ис­клю­че­ни­ем пе­ре­хо­дя­щих дел, су­деб­ных дел, лич­ных дел, фор­ми­ру­е­мых в те­че­ние все­го пе­ри­о­да ра­бо­ты дан­но­го ли­ца в ор­га­ни­за­ции, до­ку­мен­тов вы­бор­ных ор­га­нов и их по­сто­ян­ных ко­мис­сий, де­пу­тат­ских групп, груп­пи­ру­е­мых за пе­ри­од их со­зы­ва, до­ку­мен­тов учеб­ных за­ве­де­ний, фор­ми­ру­е­мых за учеб­ный год, до­ку­мен­тов те­ат­ров, ха­рак­те­ри­зу­ю­щих сце­ни­че­скую де­я­тель­ность за те­ат­раль­ный се­зон, ис­то­рий бо­лез­ней и дру­гих;

5) раз­дель­ное груп­пи­ро­ва­ние в де­ла до­ку­мен­тов по­сто­ян­но­го и вре­мен­но­го сро­ков хра­не­ния;

6) по­ме­ще­ние те­ле­грамм, ксе­ро­ко­пий фак­со­грамм, те­ле­фо­но­грамм в де­ла на об­щих ос­но­ва­ни­ях в со­от­вет­ствии с но­мен­кла­ту­рой дел;

7) недо­пу­ще­ние по­ме­ще­ния в де­ло до­ку­мен­тов, под­ле­жа­щих воз­вра­ту, чер­но­ви­ков и лиш­них эк­зем­пля­ров;

8) недо­пу­ще­ние пре­вы­ше­ния объ­е­ма де­ла по­сто­ян­но­го сро­ка хра­не­ния 180 ли­стов;

9) про­став­ле­ние но­ме­ра (ин­дек­са) и за­го­лов­ка де­ла на каж­дом то­ме с до­бав­ле­ни­ем ну­ме­ра­ции то­мов (ча­стей), до­бав­ле­ние сло­ва «по­след­ний» («по­след­няя») в по­след­нем то­ме (ча­сти) при на­ли­чии в де­ле несколь­ких то­мов (ча­стей)

32.

На­ли­чие но­мен­кла­ту­ры дел, утвер­жден­ной ру­ко­во­ди­те­лем ор­га­ни­за­ции и со­гла­со­ван­ной экс­перт­ной ко­мис­си­ей ор­га­ни­за­ции, экс­перт­ной про­ве­роч­ной ко­мис­си­ей го­су­дар­ствен­но­го ар­хи­ва (мест­но­го ис­пол­ни­тель­но­го ор­га­на)

33.

На­ли­чие на об­лож­ке де­ла по­сто­ян­но­го, вре­мен­но­го (свы­ше 10 лет) хра­не­ния и по лич­но­му со­ста­ву сле­ду­ю­щих рек­ви­зи­тов:

1) на­име­но­ва­ния ор­га­ни­за­ции, на­име­но­ва­ния струк­тур­но­го под­раз­де­ле­ния;

2) на­име­но­ва­ния на­се­лен­но­го пунк­та, в ко­то­ром дис­ло­ци­ро­ва­на ор­га­ни­за­ция, но­ме­ра (ин­дек­са) де­ла;

3) за­го­лов­ка де­ла, да­ты де­ла (то­ма, ча­сти), ко­ли­че­ство ли­стов в де­ле, сро­ка хра­не­ния де­ла;

4) ар­хив­но­го шиф­ра де­ла

34.

Со­блю­де­ние по­ряд­ка ну­ме­ра­ции ли­стов де­ла:

1) ну­ме­ро­ва­ние ли­ста бо­лее фор­ма­та А4, под­ши­то­го за один край, как один лист в пра­вом верх­нем уг­лу;

2) ну­ме­ро­ва­ние до­ку­мен­тов с соб­ствен­ной ну­ме­ра­ци­ей ли­стов, в том чис­ле пе­чат­ных из­да­ний в об­щем по­ряд­ке или со­хра­не­ние соб­ствен­ной ну­ме­ра­ции, ес­ли она со­от­вет­ству­ет по­ряд­ку рас­по­ло­же­ния ли­стов в де­ле;

3) ну­ме­ро­ва­ние ли­стов дел, со­сто­я­щих из несколь­ких то­мов или ча­стей, по каж­до­му то­му или ча­сти от­дель­но;

4) ну­ме­ро­ва­ние фо­то­гра­фий, чер­те­жей, диа­грамм и дру­гих ил­лю­стра­тив­ных и спе­ци­фи­че­ских до­ку­мен­тов, пред­став­ля­ю­щих са­мо­сто­я­тель­ный лист в де­ле, на обо­рот­ной сто­роне в ле­вом верх­нем уг­лу;

5) ну­ме­ро­ва­ние сна­ча­ла кон­вер­тов с вло­же­ни­ем, под­ши­тых в де­ло, а за­тем оче­ред­ным но­ме­ром каж­дое вло­же­ние в кон­вер­те;

6) оформ­ле­ние при­ло­же­ния к де­лу, по­сту­пив­ше­го в пе­ре­пле­те, как са­мо­сто­я­тель­но­го то­ма и его от­дель­ное ну­ме­ро­ва­ние;

7) пе­ре­ну­ме­ра­ция ли­стов де­ла, в слу­ча­ях об­на­ру­же­ния боль­шо­го чис­ла оши­бок в их ну­ме­ра­ции. За­чер­ки­ва­ние ста­рых но­ме­ров ли­стов при пе­ре­ну­ме­ра­ции и про­став­ле­ние ря­дом но­во­го но­ме­ра ли­ста, со­став­ле­ние но­во­го ли­ста-за­ве­ри­те­ля в кон­це де­ла, за­чер­ки­ва­ние и со­хра­не­ние в де­ле ста­ро­го ли­ста–за­ве­ри­те­ля;

8) упо­треб­ле­ние ли­тер­ных но­ме­ров ли­стов при на­ли­чии от­дель­ных оши­бок в ну­ме­ра­ции ли­стов

35.

На­ли­чие до­ку­мен­тов, под­ши­тых в де­ла не ме­нее, чем на че­ты­ре про­ко­ла в твер­дую об­лож­ку из кар­то­на или пе­ре­пле­тен­ных с уче­том воз­мож­но­сти сво­бод­но­го чте­ния тек­ста всех до­ку­мен­тов

36.

От­сут­ствие в под­ши­тых (пе­ре­пле­тен­ных) де­лах ме­тал­ли­че­ских скреп­ле­ний (бу­ла­вок, скре­пок и дру­гих)

37.

Со­блю­де­ние хра­не­ния до­ку­мен­тов в де­лах по­сле за­вер­ше­ния в де­ло­про­из­вод­стве в те­че­ние од­но­го го­да по ме­сту их фор­ми­ро­ва­ния до пе­ре­да­чи в ар­хив ор­га­ни­за­ции

38.

На­ли­чие карт-за­ме­сти­те­лей еди­ниц хра­не­ния при вы­да­че до­ку­мен­тов из ар­хи­во­хра­ни­ли­ща

39.

На­ли­чие на обо­их эк­зем­пля­рах опи­си от­мет­ки о на­ли­чии де­ла про­тив каж­до­го де­ла, вклю­чен­но­го в нее

40.

На­ли­чие в кон­це каж­до­го эк­зем­пля­ра опи­си ко­ли­че­ства фак­ти­че­ски при­ня­тых дел, ука­зан­но­го циф­ра­ми и про­пи­сью, да­ты при­е­ма-пе­ре­да­чи дел, а та­к­же под­пи­си ра­бот­ни­ка, от­вет­ствен­но­го за ар­хив и ли­ца, пе­ре­дав­ше­го де­ла

41.

На­ли­чие ак­та при­е­ма-пе­ре­да­чи до­ку­мен­тов на хра­не­ние при пе­ре­да­че до­ку­мен­тов в ар­хив

42.

Со­блю­де­ние пре­дель­ных сро­ков ве­дом­ствен­но­го хра­не­ния до­ку­мен­тов на тра­ди­ци­он­ных и элек­трон­ных но­си­те­лях, от­не­сен­ных к со­ста­ву На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан, в том чис­ле:

1) до­ку­мен­тов Ад­ми­ни­стра­ции Пре­зи­ден­та Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан, ап­па­ра­та Се­на­та Пар­ла­мен­та Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан, ап­па­ра­та Ма­жи­ли­са Пар­ла­мен­та Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан, Кан­це­ля­рии Пре­мьер-Ми­ни­стра Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан, Кон­сти­ту­ци­он­но­го Со­ве­та Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан, Цен­траль­ной из­би­ра­тель­ной ко­мис­сии Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан, Вер­хов­но­го Су­да Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан, Ге­не­раль­ной Про­ку­ра­ту­ры Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан, На­ци­о­наль­но­го Бан­ка Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан, ми­ни­стерств Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан, агентств Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан, ко­ми­те­тов ми­ни­стерств Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан – 15 лет;

2) до­ку­мен­тов тер­ри­то­ри­аль­ных ор­га­нов ми­ни­стерств Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан, агентств Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан, ко­ми­те­тов ми­ни­стерств Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан – 10 лет;

3) до­ку­мен­тов ор­га­ни­за­ций, кон­троль­ный па­кет ак­ций ко­то­рых при­над­ле­жит го­су­дар­ству, иных го­су­дар­ствен­ных юри­ди­че­ских лиц рес­пуб­ли­кан­ско­го уров­ня – 10 лет;

4) до­ку­мен­тов ор­га­нов мест­но­го го­су­дар­ствен­но­го управ­ле­ния об­ла­сти (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) – 10 лет;

5) до­ку­мен­тов го­су­дар­ствен­ных ор­га­ни­за­ций об­ласт­но­го (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) уров­ня – 10 лет;

6) до­ку­мен­тов мест­ных го­су­дар­ствен­ных ор­га­нов управ­ле­ния го­ро­дов (рай­о­на) – 5 лет;

7) до­ку­мен­тов го­су­дар­ствен­ных юри­ди­че­ских лиц го­род­ско­го и рай­он­но­го уров­ней – 5 лет;

8) за­пи­сей ак­тов граж­дан­ско­го со­сто­я­ния, по­хо­зяй­ствен­ных книг, до­мо­вых книг, за­пи­сей но­та­ри­аль­ных дей­ствий, су­деб­ных дел и до­ку­мен­тов – 75 лет;

9) на­уч­но-ис­сле­до­ва­тель­ской, тех­но­ло­ги­че­ской и па­тент­но-ли­цен­зи­он­ной до­ку­мен­та­ции – 10 лет;

10) опыт­но-кон­струк­тор­ской до­ку­мен­та­ции – 15 лет;

11) про­ект­ной до­ку­мен­та­ции по ка­пи­таль­но­му стро­и­тель­ству – 20 лет;

12) кар­то­гра­фи­че­ской до­ку­мен­та­ции – 25 лет;

13) гео­де­зи­че­ской до­ку­мен­та­ции – 25 лет;

14) те­ле­мет­ри­че­ской до­ку­мен­та­ции – 5 лет;

15) аудио­ви­зу­аль­ной до­ку­мен­та­ции – 3 го­да;

16) элек­трон­ных до­ку­мен­тов – 5 лет

43.

На­ли­чие в ор­га­ни­за­ции по­ме­ще­ния для ар­хи­ва, со­сто­я­ще­го из ар­хи­во­хра­ни­ли­ща для хра­не­ния до­ку­мен­тов, ком­на­ты для ра­бо­ты ис­сле­до­ва­те­лей (чи­таль­но­го за­ла), ра­бо­чих ком­нат для ра­бот­ни­ков ар­хи­ва, ком­на­ты для сер­вер­но­го и ком­му­ни­ка­ци­он­но­го обо­ру­до­ва­ния

44.

На­ли­чие в ар­хи­во­хра­ни­ли­ще ве­дом­ствен­ных и част­ных ар­хи­вов две­рей, оби­тых ме­тал­ли­че­ским ли­стом, и име­ю­щих проч­ные за­со­вы

45.

На­ли­чие в ар­хи­во­хра­ни­ли­щах го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вов об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ных го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вов две­рей с по­вы­шен­ной тех­ни­че­ской укреп­лен­но­стью про­тив воз­мож­но­го взло­ма, осна­щен­ны­ми зам­ка­ми по­вы­шен­ной сек­рет­но­сти

46.

На­ли­чие в ар­хи­во­хра­ни­ли­ще ста­ци­о­нар­ных или пе­ре­движ­ных ме­тал­ли­че­ских или де­ре­вян­ных стел­ла­жей

47.

Со­блю­де­ние тре­бо­ва­ний по хра­не­нию до­ку­мен­тов на маг­нит­ной лен­те, на­мо­тан­ны­ми на сер­деч­ни­ки, ка­туш­ки или кас­се­ты со­от­вет­ству­ю­ще­го раз­ме­ра, упа­ко­ван­ны­ми в па­кет из по­ли­эти­ле­но­вой плен­ки и в за­вод­скую ко­роб­ку или по­ме­щен­ны­ми в по­ли­эти­ле­но­вых фу­тляр (кон­тей­нер) с вы­ре­за­ми для эти­ке­ток

48.

Со­блю­де­ние тре­бо­ва­ний по хра­не­нию ком­пакт-дис­ков, уло­жен­ных в за­вод­скую упа­ков­ку и по­ме­щен­ных в ко­ро­боч­ную та­ру

49.

Со­блю­де­ние тре­бо­ва­ний по хра­не­нию мик­ро­филь­мов, ки­но­филь­мов, оформ­лен­ных стан­дарт­ны­ми за­щит­ны­ми ра­кор­да­ми, на­мо­тан­ны­ми плот­но в ру­лон на сер­деч­ни­ки фо­то­гра­фи­че­ским сло­ем на­ру­жу и уло­жен­ны­ми в ме­тал­ли­че­ские ко­роб­ки, без вы­сту­па­ю­щих вит­ков на тор­цах ру­ло­на

50.

Со­блю­де­ние тре­бо­ва­ний по хра­не­нию ви­деодо­ку­мен­тов в вер­ти­каль­ном по­ло­же­нии в за­вод­ской упа­ков­ке

51.

Со­от­вет­ствие усло­вий рас­ста­нов­ки средств хра­не­ния (ста­ци­о­нар­ных или пе­ре­движ­ных ме­тал­ли­че­ских стел­ла­жей, ме­тал­ли­че­ских шка­фов, сей­фов):

1) рас­сто­я­ние меж­ду ря­да­ми стел­ла­жей (глав­ный про­ход) – не ме­нее 120 сан­ти­мет­ров;

2) рас­сто­я­ние меж­ду стел­ла­жа­ми (про­ход) – не ме­нее 75 сан­ти­мет­ров;

3) рас­сто­я­ние меж­ду на­руж­ной сте­ной зда­ния и стел­ла­жом, па­рал­лель­ным на­руж­ной стене – не ме­нее 75 сан­ти­мет­ров;

4) рас­сто­я­ние меж­ду сте­ной и тор­цом стел­ла­жа или шка­фа (сей­фа) – не ме­нее 45 сан­ти­мет­ров;

5) рас­сто­я­ние меж­ду по­лом и ниж­ней пол­кой стел­ла­жа или шка­фа (сей­фа) – не ме­нее 15 сан­ти­мет­ров, в цо­коль­ных эта­жах – не ме­нее 30 сан­ти­мет­ров

52.

На­ли­чие кон­троль­но-из­ме­ри­тель­ных при­бо­ров (тер­мо­мет­ров, пси­хро­мет­ров, гиг­ро­мет­ров) для из­ме­ре­ния па­ра­мет­ров тем­пе­ра­ту­ры и от­но­си­тель­ной влаж­но­сти воз­ду­ха в ар­хи­во­хра­ни­ли­щах и ре­ги­стра­ция их по­ка­за­те­лей в жур­на­ле из­ме­ре­ния па­ра­мет­ров тем­пе­ра­ту­ры и от­но­си­тель­ной влаж­но­сти воз­ду­ха в ар­хи­во­хра­ни­ли­щах

53.

Под­дер­жа­ние сле­ду­ю­ще­го тем­пе­ра­тур­но-влаж­ност­но­го ре­жи­ма в ар­хи­во­хра­ни­ли­щах:

1) для до­ку­мен­тов на бу­маж­ных но­си­те­лях ин­фор­ма­ции – тем­пе­ра­ту­ра +17°С – +19°С, от­но­си­тель­ная влаж­ность воз­ду­ха 50-55%;

2) для до­ку­мен­тов на чер­но-бе­лых пле­ноч­ных но­си­те­лях ин­фор­ма­ции – тем­пе­ра­ту­ра +15°С, от­но­си­тель­ная влаж­ность воз­ду­ха 40-55%;

3) для до­ку­мен­тов на цвет­ных пле­ноч­ных но­си­те­лях ин­фор­ма­ции – тем­пе­ра­ту­ра +2°С – +5°С, от­но­си­тель­ная влаж­ность воз­ду­ха 40-55%;

4) для до­ку­мен­тов на маг­нит­ной лен­те и дис­ко­вых но­си­те­лях – тем­пе­ра­ту­ра от +8°С – до +18°С, от­но­си­тель­ная влаж­ность воз­ду­ха 45-65 %;

5) для до­ку­мен­тов на элек­трон­ных но­си­те­лях ин­фор­ма­ции – тем­пе­ра­ту­ра +15°С – +20°С, от­но­си­тель­ная влаж­ность воз­ду­ха 50-65%

54.

На­ли­чие в ар­хи­во­хра­ни­ли­ще ве­дом­ствен­ных и част­ных ар­хи­вов кни­ги вы­да­чи до­ку­мен­то­в из ар­хи­во­хра­ни­ли­ща

55.

На­ли­чие ак­та о вы­да­че ар­хив­ных до­ку­мен­тов во вре­мен­ное поль­зо­ва­ние в дру­гие ор­га­ни­за­ции при вы­да­че ар­хив­ных до­ку­мен­тов во вре­мен­ное поль­зо­ва­ние

56.

На­ли­чие пас­пор­та ар­хи­ва ор­га­ни­за­ции

57.

На­ли­чие в ар­хи­ве ор­га­ни­за­ции дел, пе­ре­дан­ных из струк­тур­ных под­раз­де­ле­ний в ар­хив ор­га­ни­за­ции по опи­сям дел, до­ку­мен­тов со­став­ля­е­мым по ре­зуль­та­там экс­пер­ти­зы цен­но­сти до­ку­мен­тов

58.

На­ли­чие опи­си дел, до­ку­мен­тов по­сто­ян­но­го хра­не­ния, утвер­жден­ной ру­ко­во­ди­те­лем ор­га­ни­за­ции и Экс­перт­но-про­ве­роч­ной ко­мис­си­ей го­су­дар­ствен­но­го ар­хи­ва, Ар­хи­ва Пре­зи­ден­та Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан или мест­но­го ис­пол­ни­тель­но­го ор­га­на по­сле со­гла­со­ва­ния с Цен­траль­ной экс­перт­ной ко­мис­си­ей (Экс­перт­ной ко­мис­си­ей) ор­га­ни­за­ции

59.

На­ли­чие опи­си дел по лич­но­му со­ста­ву, утвер­жден­ной ру­ко­во­ди­те­лем ор­га­ни­за­ции по со­гла­со­ва­нию с Цен­траль­ной экс­перт­ной ко­мис­си­ей (Экс­перт­ной ко­мис­си­ей) ор­га­ни­за­ции и Экс­перт­но-про­ве­роч­ной ко­мис­си­ей го­су­дар­ствен­но­го ар­хи­ва, Ар­хи­ва Пре­зи­ден­та Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан или мест­но­го ис­пол­ни­тель­но­го ор­га­на

60.

На­ли­чие опи­си дел, до­ку­мен­тов вре­мен­но­го (свы­ше 10 лет) хра­не­ния, утвер­жден­ной ру­ко­во­ди­те­лем ор­га­ни­за­ции по­сле со­гла­со­ва­ния с Цен­траль­ной экс­перт­ной ко­мис­си­ей (Экс­перт­ной ко­мис­си­ей) ор­га­ни­за­ции

61.

Со­от­вет­ствие ито­го­вой за­пи­си в опи­си дел фак­ти­че­ско­му на­ли­чию еди­ниц хра­не­ния

62.

На­ли­чие ак­та о вы­де­ле­нии к уни­что­же­нию до­ку­мен­тов, не под­ле­жа­щих хра­не­нию, утвер­жден­но­го ру­ко­во­ди­те­лем ор­га­ни­за­ции по­сле со­гла­со­ва­ния с Цен­траль­ной экс­перт­ной ко­мис­си­ей (Экс­перт­ной ко­мис­си­ей) ор­га­ни­за­ции и Экс­перт­но-про­ве­роч­ной ко­мис­си­ей го­су­дар­ствен­но­го ар­хи­ва, Ар­хи­ва Пре­зи­ден­та Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан или мест­но­го ис­пол­ни­тель­но­го ор­га­на

63.

На­ли­чие кар­то­чек уче­та необ­на­ру­жен­ных ар­хив­ных до­ку­мен­тов, со­став­лен­ных на все от­сут­ству­ю­щие в хо­де про­вер­ки на­ли­чия и со­сто­я­ния ар­хив­ных до­ку­мен­тов

64.

На­ли­чие в ве­дом­ствен­ном и част­ном ар­хи­ве кар­то­чек ре­ги­стра­ции на­уч­но-тех­ни­че­ской до­ку­мен­та­ции (при на­ли­чии на­уч­но-тех­ни­че­ской до­ку­мен­та­ции)

65.

На­ли­чие в ве­дом­ствен­ном и част­ном ар­хи­ве ин­вен­тар­ной кни­ги уче­та на­уч­но-тех­ни­че­ской до­ку­мен­та­ции от­дель­но по каж­до­му ви­ду (про­ект­ной, кон­струк­тор­ской, тех­но­ло­ги­че­ской, на­уч­но-ис­сле­до­ва­тель­ской, па­тент­но-ли­цен­зи­он­ной) (при на­ли­чии на­уч­но-ис­сле­до­ва­тель­ской до­ку­мен­та­ции)

66.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ных го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах ли­стов про­вер­ки на­ли­чия и со­сто­я­ния ар­хив­ных до­ку­мен­тов на каж­дую опись от­дель­но

67.

Cо­от­вет­ствие еди­ниц хра­не­ния в пре­де­лах ар­хив­но­го фон­да в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ных го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах по раз­де­лам (под­раз­де­лам) сле­ду­ю­щим при­зна­кам:

1) струк­тур­но­го (в со­от­вет­ствии с при­над­леж­но­стью еди­ниц хра­не­ния к струк­тур­ным под­раз­де­ле­ни­ям);

2) хро­но­ло­ги­че­ско­го (по пе­ри­о­дам или да­там, к ко­то­рым от­но­сят­ся еди­ни­цы хра­не­ния);

3) функ­ци­о­наль­но­го, от­рас­ле­во­го, те­ма­ти­че­ско­го, пред­мет­но-во­прос­но­го (с уче­том функ­ций ор­га­ни­за­ции, тем или во­про­сов, ко­то­рых ка­са­ет­ся со­дер­жа­ние еди­ниц хра­не­ния);

4) но­ми­наль­но­го (по де­ло­про­из­вод­ствен­ной фор­ме – ви­дам и раз­но­вид­но­стям до­ку­мен­тов);

5) кор­ре­спон­дент­ско­го (по ор­га­ни­за­ци­ям и ли­цам, в ре­зуль­та­те пе­ре­пис­ки с ко­то­ры­ми об­ра­зо­ва­лись еди­ни­цы хра­не­ния);

6) гео­гра­фи­че­ско­го (в со­от­вет­ствии с опре­де­лен­ны­ми тер­ри­то­ри­я­ми, на­се­лен­ны­ми пунк­та­ми и дру­ги­ми гео­гра­фи­че­ски­ми объ­ек­та­ми, с ко­то­ры­ми свя­за­но со­дер­жа­ние до­ку­мен­тов, их ав­то­ры, кор­ре­спон­ден­ты);

7) ав­тор­ско­го (по на­зва­ни­ям ор­га­ни­за­ций или фа­ми­ли­ям лиц, ко­то­рые яв­ля­ют­ся ав­то­ра­ми до­ку­мен­тов)

68.

Cо­от­вет­ствие в ве­дом­ствен­ных и част­ных ар­хи­вах си­сте­ма­ти­за­ции за­го­лов­ков в опи­си дел, до­ку­мен­тов по­сто­ян­но­го хра­не­ния сле­ду­ю­щим при­зна­кам:

1) струк­тур­но­го (в со­от­вет­ствии с при­над­леж­но­стью еди­ниц хра­не­ния к струк­тур­ным под­раз­де­ле­ни­ям);

2) хро­но­ло­ги­че­ско­го (по пе­ри­о­дам или да­там, к ко­то­рым от­но­сят­ся еди­ни­цы хра­не­ния);

3) функ­ци­о­наль­но­го, от­рас­ле­во­го, те­ма­ти­че­ско­го, пред­мет­но-во­прос­но­го (с уче­том функ­ций ор­га­ни­за­ции, тем или во­про­сов, ко­то­рых ка­са­ет­ся со­дер­жа­ние еди­ниц хра­не­ния);

4) но­ми­наль­но­го (по де­ло­про­из­вод­ствен­ной фор­ме – ви­дам и раз­но­вид­но­стям до­ку­мен­тов);

5) кор­ре­спон­дент­ско­го (по ор­га­ни­за­ци­ям и ли­цам, в ре­зуль­та­те пе­ре­пис­ки с ко­то­ры­ми об­ра­зо­ва­лись еди­ни­цы хра­не­ния);

6) гео­гра­фи­че­ско­го (в со­от­вет­ствии с опре­де­лен­ны­ми тер­ри­то­ри­я­ми, на­се­лен­ны­ми пунк­та­ми и дру­ги­ми гео­гра­фи­че­ски­ми объ­ек­та­ми, с ко­то­ры­ми свя­за­но со­дер­жа­ние до­ку­мен­тов, их ав­то­ры, кор­ре­спон­ден­ты);

7) ав­тор­ско­го (по на­зва­ни­ям ор­га­ни­за­ций или фа­ми­ли­ям лиц, ко­то­рые яв­ля­ют­ся ав­то­ра­ми до­ку­мен­тов)

69.

На­ли­чие в ар­хи­во­хра­ни­ли­ще га­зо­вых, во­до­про­вод­ных, ка­на­ли­за­ци­он­ных и дру­гих ма­ги­страль­ных тру­бо­про­во­дов

70.

Раз­ме­ще­ние в ар­хи­во­хра­ни­ли­щах ар­хив­ных до­ку­мен­тов в пер­вич­ных за­щит­ных сред­ствах хра­не­ния (ар­хив­ных ко­роб­ках, пап­ках, спе­ци­аль­ных фу­тля­рах, па­ке­тах)

71.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) пла­на-гра­фи­ка при­е­ма до­ку­мен­тов На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан от ис­точ­ни­ков ком­плек­то­ва­ния

72.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ных го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах спис­ка лиц, име­ю­щих пра­во до­сту­па в ар­хи­во­хра­ни­ли­ще

73.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ных го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах жур­на­ла ре­ги­стра­ции клю­чей к зам­кам по­ме­ще­ний ар­хи­ва

74.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ных го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах рас­пис­ки ра­бот­ни­ка в по­лу­че­нии клю­чей к зам­кам по­ме­ще­ний ар­хи­ва

75.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ных го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах кар­то­чек по­ фон­до­вых то­по­гра­фи­че­ских ука­за­те­лей, со­став­лен­ных от­дель­но на каж­дый ар­хив­ный фонд и рас­по­ло­жен­ные в по­ряд­ке но­ме­ров ар­хив­ных фон­дов

76.

На­ли­чие в ар­хи­во­хра­ни­ли­ще кар­то­чек по­стел­лаж­ных то­по­гра­фи­че­ских ука­за­те­лей

77.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ных го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах кни­ги уче­та по­ступ­ле­ний до­ку­мен­тов

78.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ных го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах спис­ка фон­дов

79.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ных го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах ре­ест­ра опи­сей дел, до­ку­мен­тов

80.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ных го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах ре­ест­ров опи­сей осо­бо цен­ных дел, до­ку­мен­тов

81.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ных го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах ли­ста уче­та и опи­са­ния до­ку­мен­та, от­не­сен­но­го к куль­тур­ным цен­но­стям

82.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ных го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах спис­ка фон­дов, со­дер­жа­щих осо­бо цен­ные до­ку­мен­ты

83.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ных го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах дел фон­дов

84.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ных го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах кни­ги вы­да­чи ар­хив­ных до­ку­мен­тов, ко­пий фон­да поль­зо­ва­ния

85.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ных го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах ак­тов о тех­ни­че­ских ошиб­ках в учет­ных до­ку­мен­тах, ак­тов об об­на­ру­же­нии до­ку­мен­тов, не от­но­ся­щих­ся к дан­но­му ар­хи­ву, ар­хив­но­му фон­ду, неучтен­ных, ак­тов о раз­де­ле­нии, объ­еди­не­нии дел, вклю­че­нии в де­ло но­вых до­ку­мен­тов, ак­тов опи­са­ния ар­хив­ных до­ку­мен­тов, пе­ре­ра­бот­ки опи­сей

86.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ных го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах ак­та о рас­сек­ре­чи­ва­нии до­ку­мен­тов

87.

Со­блю­де­ние го­су­дар­ствен­ны­ми ар­хи­ва­ми об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ны­ми го­су­дар­ствен­ны­ми ар­хи­ва­ми тре­бо­ва­ний по обособ­лен­но­му хра­не­нию сле­ду­ю­щих ар­хив­ных до­ку­мен­тов:

1) сек­рет­ных;

2) от­не­сен­ных к объ­ек­там на­ци­о­наль­но­го куль­тур­но­го до­сто­я­ния Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан, а та­к­же име­ю­щих в оформ­ле­нии или при­ло­же­нии дра­го­цен­ные ме­тал­лы и кам­ни;

3) на нит­ро­ос­но­ве;

4) по­ра­жен­ные био­ло­ги­че­ски­ми вре­ди­те­ля­ми;

5) вре­мен­ных сро­ков хра­не­ния, пе­ре­дан­ных на хра­не­ние в ар­хив, в свя­зи с упразд­не­ни­ем ор­га­ни­за­ции – ис­точ­ни­ка ком­плек­то­ва­ния

88.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ных го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах утвер­жден­ных свод­ных спис­ков ис­точ­ни­ков ком­плек­то­ва­ния об­ла­сти (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы)

89.

От­сут­ствие в тек­сте ар­хив­ной справ­ки из­ме­не­ний, ис­прав­ле­ний, ком­мен­та­ри­ев, соб­ствен­ных вы­во­дов ис­пол­ни­те­ля по со­дер­жа­нию ар­хив­ных до­ку­мен­тов, на ос­но­ва­нии ко­то­рых со­став­ле­на ар­хив­ная справ­ка

90.

Со­от­вет­ствие со­дер­жа­ния опи­са­тель­ной ста­тьи ар­хив­но­го спра­воч­ни­ка на уровне ар­хив­но­го фон­да сле­ду­ю­щим тре­бо­ва­ни­ям:

1) на­зва­ние ар­хив­но­го фон­да;

2) спра­воч­ные дан­ные об ар­хив­ном фон­де;

3) ис­то­ри­че­ская справ­ка к фон­ду;

4) ан­но­та­ция о со­ста­ве и со­дер­жа­нии ар­хив­ных до­ку­мен­тов;

5) ин­фор­ма­ция об усло­ви­ях до­сту­па и ис­поль­зо­ва­ния;

6) биб­лио­гра­фия

91.

Со­блю­де­ние в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ных го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах сле­ду­ю­щих хро­но­ло­ги­че­ских гра­ниц ар­хив­но­го фон­да:

1) ар­хив­но­го фон­да ор­га­ни­за­ции – уста­нав­ли­ва­е­мо­го на ос­но­ве нор­ма­тив­ных пра­во­вых ак­тов офи­ци­аль­ных дат их об­ра­зо­ва­ния (ре­ги­стра­ции) и лик­ви­да­ции. При на­ли­чии несколь­ких нор­ма­тив­ных пра­во­вых ак­тов при­ня­тие за да­ту об­ра­зо­ва­ния ор­га­ни­за­ции да­ты наи­бо­лее ран­не­го из них;

2) объ­еди­нен­но­го ар­хив­но­го фон­да – да­ты об­ра­зо­ва­ния (ре­ги­стра­ции) наи­бо­лее ран­ней и лик­ви­да­ции наи­бо­лее позд­ней по вре­ме­ни де­я­тель­но­сти ор­га­ни­за­ций, до­ку­мен­ты ко­то­рых во­шли в со­став объ­еди­нен­но­го ар­хив­но­го фон­да;

3) ар­хив­но­го фон­да лич­но­го про­ис­хож­де­ния – да­ты рож­де­ния и смер­ти граж­да­ни­на, чле­нов се­мьи или ро­да (по ана­ло­гии с объ­еди­нен­ным ар­хив­ным фон­дом);

4) ар­хив­ной кол­лек­ции – да­ты са­мо­го ран­не­го и са­мо­го позд­не­го до­ку­мен­та

92.

На­ли­чие в ор­га­ни­за­ции про­то­ко­лов кон­суль­та­тив­но-со­ве­ща­тель­ных ор­га­нов по фор­ме со­глас­но при­ло­же­нию 8 Пра­вил до­ку­мен­ти­ро­ва­ния, управ­ле­ния до­ку­мен­та­ци­ей и ис­поль­зо­ва­ния си­стем элек­трон­но­го до­ку­мен­то­обо­ро­та в го­су­дар­ствен­ных и него­су­дар­ствен­ных ор­га­ни­за­ци­ях, утвер­жден­ных по­ста­нов­ле­ни­ем Пра­ви­тель­ства от 31 ок­тяб­ря 2018 го­да № 703

93.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) пла­ни­ру­е­мых го­до­вых по­ка­за­те­ли ос­нов­ных на­прав­ле­ний и ре­зуль­та­тов де­я­тель­но­сти, от­чет­ных го­до­вых, квар­таль­ных по­ка­за­те­лей ос­нов­ных на­прав­ле­ний и ре­зуль­та­тов де­я­тель­но­сти в со­от­вет­ствии с фор­ма­ми пред­на­зна­чен­ной для сбо­ра ад­ми­ни­стра­тив­ных дан­ных «По­ка­за­те­ли ос­нов­ных на­прав­ле­ний и ре­зуль­та­тов де­я­тель­но­сти го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вов», утвер­жден­ны­ми при­ка­зом Ми­ни­стра куль­ту­ры и спор­та Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан от 3 мая 2017 го­да № 118 «Об утвер­жде­нии фор­мы, пред­на­зна­чен­ной для сбо­ра ад­ми­ни­стра­тив­ных дан­ных «По­ка­за­те­ли ос­нов­ных на­прав­ле­ний и ре­зуль­та­тов де­я­тель­но­сти го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вов» (за­ре­ги­стри­ро­ван в Ре­ест­ре го­су­дар­ствен­ной ре­ги­стра­ции нор­ма­тив­ных пра­во­вых ак­тов за № 15211)

94.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) на­блю­да­тель­ных дел на ор­га­ни­за­ции-ис­точ­ни­ки ком­плек­то­ва­ния ар­хи­ва

95.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ных го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах схе­мы уче­та ар­хив­ных до­ку­мен­тов

96.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) и спе­ци­аль­ных го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах те­ма­ти­че­ско­го и те­ма­ти­ко-экс­по­зи­ци­он­но­го пла­на вы­ста­вок

97.

На­ли­чие в го­су­дар­ствен­ных ар­хи­вах об­ла­стей (го­ро­дов рес­пуб­ли­кан­ско­го зна­че­ния, сто­ли­цы) ар­хив­ных спра­воч­ни­ков и баз дан­ных о со­ста­ве и со­дер­жа­нии ар­хив­ных до­ку­мен­тов

Должностное (ые) лицо (а): _________________________________________________ (фамилия, имя и отчество (при наличии) ________________________________ ______________ (должность) (подпись)

Руководитель субъекта контроля: ____________________________________________ (фамилия, имя и отчество (при наличии) ________________________________ ____________ (должность) (подпись)

Приложение 4

к совместному приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 28 января 2019 года

№ 18

и Министра национальной

экономики Республики Казахстан

от 28 января 2019 года

№ 11

Приложение 4

к совместному приказу

Министра культуры и спорта

Республики Казахстан

от 09 июня 2017 года

№ 172

и Министра национальной

экономики Республики Казахстан

от 14 августа 2017 года

№ 301

Проверочный лист за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов

____________________________________________________________________ (наименование однородной группы проверяемых субъектов (объектов) Государственный орган, назначивший проверку ____________________________________________________________________ Акт о назначении проверки/профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ (№, дата) Наименование субъекта (объекта) контроля___________________________________ _________________________________________________________________________ (Индивидуальный идентификационный номер), бизнес-идентификационный номер субъекта (объекта) контроля________________________________________________ Адресместанахождения____________________________________________________

№ п/п

Пе­ре­чень тре­бо­ва­ний

Тре­бу­ет­ся

Не тре­бу­ет­ся

Со­от­вет­ству­ет тре­бо­ва­ни­ям

Не со­от­вет­ству­ет тре­бо­ва­ни­ям

1

2

3

4

5

6

1.

Со­блю­де­ние сле­ду­ю­щих фор­ма­тов од­но­го или несколь­ких фай­лов в со­дер­жа­тель­ной ча­сти элек­трон­но­го до­ку­мен­та:

1 1) PDF, PDF/A-1, TIFF, JPEG, JPG- гра­фи­че­ский фор­мат;

2) RTF, DOCX - тек­сто­вый фор­мат;

3) XLS, XLSX - таб­лич­ный фор­мат;

4) PPT, PPTX - пре­зен­та­ции;

5) RAR, ZIP - ар­хи­ви­ро­ван­ный фор­мат

2.

Со­от­вет­ствие сро­ков хра­не­ния элек­трон­ной ре­ги­стра­ци­он­ной кон­троль­ной кар­точ­ки сро­кам хра­не­ния элек­трон­ных до­ку­мен­тов

3.

Обес­пе­че­ние при­вяз­ки (син­хро­ни­за­ции) элек­трон­ных до­ку­мен­тов и со­от­вет­ству­ю­щих от­кры­тых клю­чей элек­трон­ных циф­ро­вых под­пи­сей при хра­не­нии элек­трон­ных до­ку­мен­тов

4.

На­ли­чие в но­мен­кла­ту­ре дел фор­мы пред­став­лен­но­го до­ку­мен­та: элек­трон­ной с ука­за­ни­ем но­си­те­ля ин­фор­ма­ции, или бу­маж­ной

5.

Фор­ми­ро­ва­ние элек­трон­ных до­ку­мен­тов и баз дан­ных в де­ла (пап­ки) в со­от­вет­ствии с но­мен­кла­ту­рой дел ор­га­ни­за­ции, от­дель­но от до­ку­мен­тов на бу­маж­ных но­си­те­лях, на вы­де­лен­ном но­си­те­ле ин­фор­ма­ции

6.

Со­про­вож­де­ние хра­не­ния элек­трон­ных до­ку­мен­тов хра­не­ни­ем со­от­вет­ству­ю­щих элек­трон­ных баз дан­ных, ис­поль­зо­ван­ных от­кры­тых клю­чей элек­трон­ных циф­ро­вых под­пи­сей (ре­ги­стра­ци­он­ных сви­де­тельств элек­трон­ных циф­ро­вых под­пи­сей) и про­грамм, ре­а­ли­зу­ю­щих про­цес­сы фор­ми­ро­ва­ния и про­вер­ки элек­трон­ных циф­ро­вых под­пи­сей элек­трон­ных до­ку­мен­тов

7.

На­ли­чие в ве­дом­ствен­ном и част­ном ар­хи­ве ак­та об уни­что­же­нии элек­трон­ной (ых) ко­пии (ий) до­ку­мен­та (ов), утвер­жда­е­мо­го ру­ко­во­ди­те­лем ор­га­ни­за­ции по со­гла­со­ва­нию с Цен­траль­ной экс­перт­ной ко­мис­си­ей (Экс­перт­ной ко­мис­си­ей) ор­га­ни­за­ции и Экс­перт­но-про­ве­роч­ной ко­мис­си­ей го­су­дар­ствен­но­го ар­хи­ва, Ар­хи­ва Пре­зи­ден­та Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан или мест­но­го ис­пол­ни­тель­но­го ор­га­на при от­сут­ствии бу­маж­но­го под­лин­ни­ка ли­бо от­ри­ца­тель­ном ре­зуль­та­те свер­ки

Должностное (ые) лицо (а): _______________________________________ (фамилия, имя и отчество (при наличии) ________________________________ ______________ (должность) (подпись)

Руководитель субъекта контроля: __________________________________ (фамилия, имя и отчество (при наличии) ________________________________ ____________ (должность) (подпись)