Об утверждении формы, предназначенной для сбора административных данных "Показатели основных направлений и результатов деятельности государственных архивов"

Об утверждении формы, предназначенной для сбора административных данных «Показатели основных направлений и результатов деятельности государственных архивов»

В соответствии с подпунктом 2) пункта 3 статьи 16 Закона Республики Казахстан от 19 марта 2010 года «О государственной статистике» и подпунктом 314) пункта 15 Положения о Министерстве культуры и информации Республики Казахстан, утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 4 октября 2023 года № 866, ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить форму, предназначенную для сбора административных данных «Показатели основных направлений и результатов деятельности государственных архивов», согласно приложению к настоящему приказу.

2. Департаменту архивного дела и документации в установленном законодательством порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) в течение десяти календарных дней со дня государственной регистрации настоящего приказа направление его копий в печатном и электронном виде на казахском и русском языках в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения «Республиканский центр правовой информации» Министерства юстиции Республики Казахстан для официального опубликования в Эталонном контрольном банке нормативных правовых актов Республики Казахстан;

3) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в течение десяти календарных дней после его официального опубликования;

4) в течение десяти рабочих дней после исполнения мероприятий, предусмотренных настоящим пунктом, представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.

4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Министр культуры и спорта Республики Казахстан

А. Мухамедиулы

«СОГЛАСОВАНО»

Председатель Комитета по статистике

Министерства национальной экономики

Республики Казахстан

Н. Айдапкелов

5 мая 2017 года

Приложение

к приказу Министра

культуры и спорта

Республики Казахстан

от 3 мая 2017 года

№ 118

Форма, предназначенная для сбора административных данных «Показатели основных направлений и результатов деятельности государственных архивов»

Представляется: Министерство культуры и информации Республики Казахстан

Форма административных данных размещена на интернет – ресурсе: www.mam.gov.kz.

Наименование формы административных данных: «Показатели основных направлений и результатов деятельности государственных архивов».

Индекс формы административных данных: ПОНРД-1.

Периодичность: ежеквартально, ежегодно.

Отчетный период: _ квартал 20__года/ 20__ год.

Круг лиц, представляющих информацию: Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы Республики Казахстан, местные исполнительные органы области, городов республиканского значения, столицы, осуществляющие государственное управление архивным делом.

Срок представления:

1) планируемые годовые показатели основных направлений и результатов деятельности - до 5 декабря календарного года, предшествующему планируемому периоду на бумажном и электронном носителях посредством единой системы электронного документооборота (далее – ЕСЭДО) или системы электронного документооборота (далее - СЭД);

2) отчетные годовые показатели основных направлений и результатов деятельности - до 5 января календарного года, последующего за отчетным периодом на бумажном и электронном носителях посредством ЕСЭДО или СЭД;

3) отчетные квартальные показатели основных направлений и результатов деятельности с нарастающими данными - до 5 числа последующего месяца за отчетным кварталом на электронном носителе посредством ЕСЭДО или СЭД.

Таблица 1

Обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда Республики Казахстан

Код

стро­ки

Ви­ды ра­бот

Ви­ды до­ку­мен­тов

Стра­хо­вой фонд

При­ме­ча­ние

на бу­маж­ной ос­но­ве

ки­но­до­ку­мен­ты

фо­то­до­ку­мен­ты

фо­но­до­ку­мен­ты

ви­деодо­ку­мен­ты

Ру­ко­пи­си и ред­кие кни­ги

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

1.1.

Ре­став­ра­ция

1.1.1.

1.2.

Фи­зи­ко-хи­ми­че­ская и тех­ни­че­ская об­ра­бот­ка

1.3.

Со­зда­ние стра­хо­во­го фон­да

1.3.1.

Таблица 2

Формирование Национального архивного фонда Республики Казахстан

Код стро­ки

Ви­ды ра­бот

Ви­ды до­ку­мен­тов

До­ку­мен­ты (ко­пий), при­об­ре­тен­ные в за­ру­беж­ных ар­хи­вах

управ­лен­че­ская до­ку­мен­та­ция

лич­но­го про­ис­хож­де­ния

на­уч­но-тех­ни­че­ская до­ку­мен­та­ция

ки­но­до­ку­мен­ты

фо­то­до­ку­мен­ты

фо­но­до­ку­мен­ты

ви­деодо­ку­мен­ты

по лич­но­му со­ста­ву

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

2.1.

При­ем до­ку­мен­тов от юри­ди­че­ских лиц

2.1.1.

2.2.

При­ем до­ку­мен­тов от фи­зи­че­ских лиц

2.2.1.

2.3.

Вклю­че­ние до­ку­мен­тов в со­став На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан

Таблица 3

Создание учетных баз данных и автоматизированного научно-справочного аппарата

Код стро­ки

Ви­ды ра­бот

Еди­ни­ца из­ме­ре­ния

Вклю­че­но

При­ме­ча­ние

1

2

3

4

5

3.1.

Ве­де­ние ав­то­ма­ти­зи­ро­ван­ной си­сте­мы го­су­дар­ствен­но­го уче­та до­ку­мен­тов На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан

фонд

3.1.1.

3.2.

Ве­де­ние ав­то­ма­ти­зи­ро­ван­но­го на­уч­но-спра­воч­но­го ап­па­ра­та

еди­ни­ца хра­не­ния

Таблица 4

Предоставление информационных услуг и использование документов

Код стро­ки

Про­ве­де­ние ин­фор­ма­ци­он­ных ме­ро­при­я­тий

Ис­пол­не­ние за­про­сов

По­се­ще­ние чи­таль­но­го за­ла

По­се­ще­ние web (веб)-сай­та/стра­ни­цы

Вы­да­ча до­ку­мен­тов поль­зо­ва­те­лям

Рас­сек­ре­чи­ва­ние до­ку­мен­тов

те­ма­ти­че­ских

ге­не­а­ло­ги­че­ских

со­ци­аль­но-пра­во­во­го ха­рак­те­ра

1

2

3

4

5

6

7

4.1.

4.2.

4.3.

Таблица 5

Материально-техническая база архива

Код стро­ки

Пло­щадь по­ме­ще­ний (квад­рат­ный метр)

При­рост про­тя­жен­но­сти ар­хив­ных по­лок (по­гон­ный метр)

Ко­ли­че­ство ра­бот­ни­ков на один ком­пью­тер (1 че­ло­век)

Оста­точ­ная сто­и­мость ос­нов­ных средств на 1 еди­ни­цу хра­не­ния (тен­ге)

все­го

пло­щадь ар­хи­во­хра­ни­лищ

осна­щен­ных со­вре­мен­ны­ми си­сте­ма­ми по­жар­ной сиг­на­ли­за­ции

осна­щен­ных дей­ству­ю­щи­ми си­сте­ма­ми ав­то­ма­ти­че­ско­го по­жа­ро­ту­ше­ния

осна­щен­ных со­вре­мен­ны­ми си­сте­ма­ми охран­ной сиг­на­ли­за­ции

вве­ден­ных в экс­плу­а­та­цию (но­вых или ре­кон­стру­и­ро­ван­ных)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

5.1.

5.2.

Наименование Адрес ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________

Телефон ______________________________________________________ Адрес электронной почты _______________________________________ Исполнитель ___________________________________________ _____________ фамилия, имя и отчество (при его наличии) подпись, телефон Руководитель или лицо, исполняющее его обязанности _______________________________________________________ __________ фамилия, имя и отчество (при его наличии) подпись Место для печати (за исключением лиц, являющихся субъектами частного предпринимательства)

_______________________

Приложение

к форме, предназначенной для

сбора административных

данных «Показатели основных

направлений и результатов

деятельности государственных

архивов»

Пояснение по заполнению формы, предназначенной для сбора административных данных «Показатели основных направлений и результатов деятельности государственных архивов»

В таблице 1 «Обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда Республики Казахстан»:

графы с 3-8 строки 1.1., 1.1.1., 1.3., 1.3.1. заполняются при планировании;

в графах 3, с 5-8 строки 1.1. указывается планируемый объем единиц хранения, подлежащих реставрации (раздельно по документам на бумажной основе и видам аудиовизуальных документов);

в графах 3, с 5-8 строки 1.1.1. указывается количество отреставрированных единиц хранения (раздельно по документам на бумажной основе и видам аудиовизуальных документов). Отчетные показатели реставрации документов на бумажной основе определяются с условием обязательной завершенности работ;

в графах 3, с 5-9 строки 1.2. указываются суммарные отчетные данные о количестве единиц хранения, прошедших переплет и подшивку (результаты реставрации не учитываются) документов на бумажной основе, дезинфекции, дезинсекции, выполненным как в лабораториях, так и непосредственно в Национальном архиве Республики Казахстан, центральных государственных архивах, государственных архивах областей, городов республиканского значения, столицы, городов, районов и их филиалов (далее – архив), консервационно-профилактическую обработку (раздельно по видам) аудиовизуальных документов и страховых копий. Не учитывается количество подшитых и переплетенных дел, которые были расшиты для их микрофотокопирования;

в графах 3, с 5-8 строки 1.3. указывается планируемый объем единиц хранения, подлежащих микрофильмированию (раздельно по документам на бумажной основе и видам аудиовизуальных документов);

в графах 3, с 5-8 строки 1.3.1. указывается количество с микрофильмированных единиц хранения (раздельно по документам на бумажной основе и видам аудиовизуальных документов). Объем единиц хранения, на которые изготовлены страховые копии, включается в отчетный показатель после получения полного комплекса (негатив и позитив);

в графе 4 строки 1.1. указывается планируемое количество листов документов, подлежащих реставрации, в том числе чертежей, карт, планов и тому подобное из расчета 1 квадратный метр равен 15 листам;

в графе 4 строки 1.1.1. указывается количество отреставрированных листов документов, в том числе чертежей, карт, планов и тому подобное из расчета 1 квадратный метр равен 15 листам;

графа 4 строка 1.2.; графа 9 строки 1.1., 1.1.1., 1.3., 1.3.1., графа 10 строки 1.1.1., 1.2. не заполняются;

в графе 4 строки 1.3. указывается планируемое к изготовлению количество кадров негативов, подлежащих страховому копированию;

в графе 4 строки 1.3.1. указывается количество кадров, отснятых на рулонной пленке, включая негативы микрофиш;

в графе 10 строки 1.1. указывается общий объем единиц хранения, нуждающихся в реставрации по состоянию на 31 декабря отчетного года, согласно данным учета физического состояния дел;

в графе 10 строки 1.3. указывается объем единиц хранения, подлежащих страховому копированию по состоянию на 31 декабря отчетного года;

в графе 10 строки 1.3.1. указывается объем единиц хранения, на которые создан страховой фонд в архиве по состоянию на 31 декабря отчетного года, согласно паспортным данным (далее – паспортные данные) по форме, утвержденной приказом исполняющего обязанности Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 июля 2018 года № 168 «Об утверждении Правил централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 17249);

графа 10 «Примечание» заполняется только при составлении отчета.

В таблице 2 «Формирование Национального архивного фонда Республики Казахстан»:

графы 3, с 5-9 строки 2.1., 2.1.1. заполняются при планировании;

в графах 3, с 5-10 строки 2.1. указывается количество единиц хранения, планируемых к приему от юридических лиц;

в графах 3, с 5-10 строки 2.1.1. указывается количество единиц хранения, принятых на постоянное хранение от юридических лиц;

графа 4 строки 2.1., 2.1.1., графа 11 строка 2.1., графы 3, 5, 10 строки 2.2., 2.2.1., графа 11 строки 2.1., 2.2., графа 10 строка 2.3 не заполняются;

в графах 4, с 6-9 строки 2.2. указывается количество единиц хранения, планируемых к приему от физических лиц;

в графах 4, с 6-9 строки 2.2.1. указывается количество единиц хранения, принятых на постоянное хранение от физических лиц;

в графе 11 в строках 2.1.1. и 2.2.1. указывается количество единиц хранения документов (копий), приобретенных архивами в зарубежных архивных учреждениях;

в строке 2.3. указывается количество единиц хранения документов, согласно утвержденным экспертно-проверочной комиссии описям дел постоянного срока хранения.

В таблице 3 «Создание учетных баз данных и автоматизированного научно-справочного аппарата»:

графа 4 строки 3.1., 3.1.1. заполняются при планировании;

в графе 4 строки 3.1. указывается число фондов, планируемых к введению в автоматизированную систему государственного учета документов Национального архивного фонда Республики Казахстан;

в графе 4 строки 3.1.1. указывается число введенных фондов в автоматизированную систему государственного учета документов Национального архивного фонда Республики Казахстан;

в графе 4 строки 3.2. указывается количество единиц хранения, заголовки которых с соответствующими архивными шифрами внесены в базы данных в течение года. Дело, которое внесено в несколько баз данных, учитывается только один раз;

в графе 5 строки 3.1. указывается количество фондов, числящихся в архиве по паспортным данным;

в графе 5 строки 3.1.1. указывается количество фондов, включенных в автоматизированную систему государственного учета документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, по состоянию на 31 декабря отчетного года;

в графе 5 строки 3.2. указывается общее количество единиц хранения, заголовки которых с соответствующими архивными шифрами, внесены в тематические базы данных по состоянию на 31 декабря отчетного года;

графа 5 «Примечание» заполняется только при составлении отчета.

В таблице 4 «Предоставление информационных услуг и использование документов»:

графы 5, 7 строка 4.2., графы 2, 4-7 строка 4.3. не заполняются;

в строке 4.1.:

в графе 2 указывается суммарное количество всех информационных мероприятий (выставки, сборники документов, созданные сайты, разделы сайтов, конференции, публикации и статьи в средствах массовой информации, экскурсии по архиву), проведенных в течение календарного года;

в графе 3 указывается общее количество исполненных запросов физических и юридических лиц, в том числе поступивших из-за рубежа, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан;

в графе 4 указывается количество фактических посещений пользователями читальных залов (общих и для работы с секретными документами) в течение календарного года;

в графе 5 указывается количество посещений за год на основании показаний счетчика посещений, установленного на главной странице сайта архива;

в графе 6 указывается суммарное количество единиц хранения, в том числе фонда пользования, выданных:

1) пользователям в читальные залы (общие и для работы с секретными документами) архива;

2) во временное пользование по запросам сторонних организаций;

3) работникам архива в целях проведения плановых и внеплановых работ (за исключением работ по обеспечению сохранности документов и их учету);

в графе 7 указывается количество рассекреченных архивных дел. Частично рассекреченные дела не учитываются.

в строке 4.2.:

в графе 2 указывается количество информационных мероприятий, проведенных в соответствии с Планами и Перечнями мероприятий, утвержденными архивами, а также в связи с обращениями государственных органов и местных исполнительных органов;

в графе 3 указывается количество запросов, исполненных в установленные действующим законодательством Республики Казахстан сроки.

При запросе на несколько лиц учитывается запрос на каждое лицо. В случае, если архив запросил дополнительные сведения, после их получения от заявителя запрос учитывается повторно;

в графе 4 указывается общее количество пользователей, работавших в читальных залах;

в графе 6 указывается количество выданных единиц хранения фонда пользования.

в графе 3 строки 4.3. указывается количество запросов, исполненных с положительным результатом.

В таблице 5 «Материально-техническая база архива»:

графы 2, 3, 7, 10 строки 5.2. не заполняются;

в строке 5.1.:

в графе 2 указывается общая площадь помещений архива по состоянию на 1 января календарного года, последующего за отчетным годом;

в графе 3 указывается общая площадь архивохранилищ по состоянию на 1 января календарного года, последующего за отчетным годом;

в графе 4 указывается площадь помещений архива, оснащенных современными системами пожарной сигнализации в течение года. Под «современными системами» пожарной сигнализации понимаются системы, находящиеся в эксплуатации не более 10 лет. В случае, если в одном здании расположены помещения двух или нескольких архивов, каждый из них включает в показатель объем занимаемых им площадей;

в графе 5 указывается площадь помещений архива, оснащенных действующими системами автоматического пожаротушения в течение года. В случае, если в одном здании расположены помещения двух или нескольких архивов, каждый из них включает в показатель объем занимаемых только площадей;

в графе 6 указывается площадь помещений архива, оснащенных современными системами охранной сигнализации в течение года. Под «современными системами» охранной сигнализации понимаются системы, находящиеся в эксплуатации не более 10 лет. В случае, если в одном здании расположены помещения двух или нескольких архивов, каждый из них включает в показатель объем занимаемых им площадей;

в графе 7 указывается суммарная площадь введенных в эксплуатацию в течение года новых помещений любого производственного назначения, в том числе архивохранилищ, рабочих комнат, лабораторных помещений и реконструированных (переоборудованных, приспособленных) архивохранилищ;

в графе 8 указывается суммарный прирост в течение года протяженности архивных полок за счет: оснащения стеллажным оборудованием новых и реконструированных архивохранилищ, модернизации стеллажного оборудования в действующих архивохранилищах. Специализированные архивы, использующие для хранения стеллажи типа «елочка», прирост протяженности стеллажных полок рассчитывают в условных погонных метрах, принимая за 1 погонный метр количество ячеек, на которых размещается 70 единиц хранения кинодокументов;

в графе 9 указывается количество работников на один компьютер. Показатель рассчитывается путем деления количества работников (только руководителей и специалистов по штатному расписанию) на число находящихся в эксплуатации современных компьютеров. Результат указывается с точностью до десятых долей;

в графе 10 указывается остаточная стоимость основных средств на 1 единицу хранения. Показатель рассчитывается на основе бухгалтерских отчетов и паспортных данных архива по состоянию на 31 декабря отчетного года без учета библиотечного фонда.

в строке 5.2.:

графа 4 заполняется в случае, если в течение года работа по оснащению архивных площадей системами пожарной сигнализации не проводилась;

графа 5 заполняется в случае, если в течение года работа по оснащению архивных площадей системами автоматического пожаротушения не проводилась;

графа 6 заполняется в случае, если в течение года работа по оснащению архивных площадей системами охранной сигнализации не проводилась;

в графе 8 указывается общая протяженность архивных полок по состоянию на 31 декабря отчетного года, согласно паспортным данным;

в графе 9 указывается наличие в архиве локальной вычислительной сети (да/нет). В случае, когда архив имеет несколько зданий, то «да» указывается при наличии локальной вычислительной сети минимум в одном из них.