О внесении изменений в приказ Министра культуры и информации Республики Казахстан от 6 февраля 2013 года № 27 "Об утверждении Инструкции о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан"
О внесении изменений в приказ Министра культуры и информации Республики Казахстан от 6 февраля 2013 года № 27 «Об утверждении Инструкции о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан»
В соответствии с пунктом 2 статьи 9 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах» ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Внести в приказ Министра культуры и информации Республики Казахстан от 6 февраля 2013 года № 27 «Об утверждении Инструкции о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан» (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 8366, опубликованный в газете «Казахстанская правда» от 20 марта 2013 года № 101-102 (27375-27376) следующие изменения:
заголовок изложить в следующей редакции:
«Об утверждении Правил централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда»;
преамбулу изложить в следующей редакции:
«В соответствии со статьей 9 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах» ПРИКАЗЫВАЮ:»;
пункт 1 изложить в следующей редакции:
«1. Утвердить прилагаемые Правила централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда.»;
Правила централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда, утвержденные указанным приказом, изложить в редакции согласно приложению к настоящему приказу.
2. Департаменту архивного дела и документации в установленном законодательством порядке обеспечить:
1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;
2) в течение десяти календарных дней со дня государственной регистрации настоящего приказа направление его копий в печатном и электронном виде на казахском и русском языках в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения «Республиканский центр правовой информации» Министерства юстиции Республики Казахстан для официального опубликования и включения в Эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан;
3) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в течение десяти календарных дней после его официального опубликования;
4) в течение десяти рабочих дней после исполнения мероприятий, предусмотренных настоящим пунктом, представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.
4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.
Министр культуры и спорта Республики Казахстан
А. Мухамедиулы
Приложение
к приказу Министра
культуры и спорта
Республики Казахстан
от 9 декабря 2016 года № 321
Утверждены
приказом Министра
культуры и информации
Республики Казахстан
от 6 февраля 2013 года № 27
Правила централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда
Глава 1. Общие положения
1. Правила централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда (далее – Правила) определяют порядок проведения централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда Республики Казахстан (далее – Национальный архивный фонд).
2. Обеспечение ведения централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда осуществляется уполномоченным органом по управлению архивами и документацией (далее – уполномоченный орган).
Глава 2. Порядок централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда
3. В соответствии с пунктом 1 статьи 4 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах» Национальный архивный фонд состоит из следующих документов:
1) законодательных актов и других официальных документов;
2) управленческой, научно-исследовательской, проектно-конструкторской, технологической, патентно-лицензионной, картографической, геодезической, геологической, телеметрической и другой специальной документации;
3) электронных информационных ресурсов, машиноориентированной и аудиовизуальной документации;
4) документальных памятников истории и культуры;
5) документов личного происхождения и иной документации, представляющей национальную ценность;
6) иных документов, поступивших в собственность Республики Казахстан;
7) страховых копий документов.
4. Централизованный государственный учет данных о составе документов Национального архивного фонда является единой для всех организаций, осуществляющих постоянное, временное хранение документов Национального архивного фонда и осуществляется по архивным фондам, единицам хранения, представляющим собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющих самостоятельное значение.
5. Централизованный государственный учет данных о составе документов Национального архивного фонда основывается на следующих принципах:
1) централизации;
2) унификации;
3) динамичности;
4) полноты и достоверности.
6. Для проведения централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы Республики Казахстан, специальные государственные архивы, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы ежегодно вместе с годовым отчетом о работе представляют в уполномоченный орган в одном экземпляре:
1) паспорт архива по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам;
2) карточку фонда по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам;
3) сведения об изменениях в составе и объеме фондов по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам;
4) учетные сведения по фондовому каталогу по форме согласно приложению 4 к настоящим Правилам.
7. Государственный учет документов Национального архивного фонда Республики Казахстан осуществляется государственными и специальными государственными архивами в порядке установленными Правилами комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденными приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 145 (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 10127), а также ведомственными и частными архивами в соответствии с Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 146 (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 10128).
8. Уполномоченный орган ежегодно к 15 февраля следующего за отчетным годом на основе карточек фондов, представленных Национальным архивом Республики Казахстан, центральными государственными архивами Республики Казахстан, Архивом Президента Республики Казахстан, специальными государственными архивами и местными исполнительными органами вносит изменения и дополнения в Центральный фондовый каталог.
9. Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы один раз в три года вместе с годовым отчетом о работе составляют и представляют в уполномоченный орган сводный паспорт архивов организаций – источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан по форме согласно приложению 5 к настоящим Правилам.
10. Уполномоченный орган один раз в три года к 15 февраля следующего за отчетным периодом на основании представленных сводных паспортов, по форме согласно приложению 5, составляет сводный паспорт архивов организаций – источников комплектования государственных архивов по республике.
Приложение 1
к Правилам централизованного
государственного учета данных о составе
документов Национального архивного
фонда
Форма
Кому представляется ________________________ (наименование получателя) Кем представляется __________________________ (наименование отчитывающейся ____________________________________________ организации) Паспорт архива ______________________ на 1 января 20__ года (наименование архива)
1. Состав и объем архивных документов
№ п/н
Показатели
Количество фондов
Количество единиц хранения
Количество единиц хранения, принятых на временное хранение
в
с
е
г
о
в том числе
внесенных в описи
на государственном языке
учтенных особо ценных
1
2
3
4
5
6
7
8
1
Документы на бумажной основе. Всего
1.1
Управленческая документация
1.2
Документы личного происхождения
1.3
Научно-техническая документация
1.4
Документы по личному составу
2
Кинодокументы
3
Фотодокументы
4
Фонодокументы
5
Видеодокументы
6
Машиночитаемая документация
7
Микроформы на правах подлинника
8
Итого
Объем единицы учета
№ п/н
Показатели
Количество единиц учета
всего
в том числе внесенных в описи
1
2
3
4
1
Кинодокументы
2
Фонодокументы
3
Видеодокументы
4
Машиночитаемая документация
2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов
№ п/н
Показатели
Количество единиц хранения
Объем страхового фонда
скопированных для страхового фонда
имеющих фонд пользования
количество кадров негатива
количество единиц хранения страхового фонда
1
2
3
4
5
6
1
Документы на бумажной основе. Всего
1.1
Управленческая документация
1.2
Документы личного происхождения
1.3
Научно-техническая документация
1.4
Документы по личному составу
2
Кинодокументы
3
Фотодокументы
4
Фонодокументы
5
Видеодокументы
6
Машиночитаемая документация
7
Микроформы на правах подлинника
8
Итого
3. Состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам
Описи, каталоги, базы данных
№ п/н
Показатели
Количество описей (книг учета и описания)
Закаталогизировано
Создано баз данных о составе и содержании
документов
в
с
е
г
о
из них в полном комплекте
Количество фондов
Количество единиц хранения
Количество составленных карточек
Количество баз данных
объем в мега байтах
в
с
е
г
о
из них включенных в каталоги
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
1
Документы на бумажной основе. Всего
1.1
Управленческая документация
1.2
Документы личного происхождения
1.3
Научно-техническая документация
1.4
Документы по личному составу
2
Кинодокументы
3
Фотодокументы
4
Фонодокументы
5
Видеодокументы
6
Машиночитаемая документация
7
Микроформы на правах подлинника
8
Итого
Справочно-информационные издания
№ п/н
Показатели
Количество
1
2
3
1
Изданные путеводители, краткие справочники по фондам
2
Изданные справочники по административно-территориальному делению
3
Изданные справочники по истории учреждений
4
Изданные справочники других типов
5
Всего изданных справочников
4. Состав и объем научно-справочной библиотеки
№ п/н
Показатели
Количество
1
2
3
1
Книги и брошюры
2
Газеты
3
Журналы
4
Другие виды печатной продукции
5. Условия хранения документов
№ п/н
Показатели
Количество
1
2
3
1
Здания архива
2
Специальные помещения
3
Приспособленные помещения
4
Степень загруженности архивохранилищ (в процентах)
5
Оснащенность зданий охранной сигнализацией (в процентах)
6
Оснащенность зданий пожарной сигнализацией (в процентах)
7
Протяжность металлических стеллажей (в погонных метрах)
8
Протяжность деревянных стеллажей (в погонных метрах)
9
Закартонировано документов (в единицах хранения)
________________________________________________________________________________ Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя ________________________________________________________________________________ Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Дата Место для печати
Приложение 2
к Правилам централизованного
государственного учета данных о составе
документов Национального архивного
фонда
Форма
Карточка фонда
Дата первого поступления фонда
Дата получения карточки фонда
Место хранения фонда
№ фонда/ Категория/ Форма собственности
Крайние даты каждого названия фонда
Название фонда
Объем фонда на 1 января
Годы
Количество единиц хранения/документов
В том числе неописанных единиц хранения/документов
имеющих страховые копии единиц хранения
Оборотная сторона карточки фонда
Название описи, аннотация документов
Начало года
Конец года
Название описи, аннотация документов
Начало года
Конец года
Прежний № ___________ фонда Примечание________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя __________________________________________________________________________ Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Дата Место для печати
Приложение 3
к Правилам централизованного
государственного учета данных о составе
документов Национального архивного
фонда
Форма
______________________________________ (наименование государственного архива, ______________________________________ музея, библиотеки)
Сведения об изменениях в составе и объеме фондов
на 1 января 20___ года
№ п/н
№ фонда
Категория
Название фондов
Поступило
Выбыло
Общее количество единиц хранения в фонде на 1 января ___ года
Примечание
Название описи, аннотация документов
Годы
Название описи, аннотация документов
Годы
Внесенных в описи единиц хранения
Не внесенных единиц хранения/
документов
Имеющих страховые копии единиц хранения
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Всего за ______ поступило ____ фондов ______ единиц хранения/документов; выбыло _____ фондов ______ единиц хранения/документов; созданы страховые копии на __________ единиц хранения. На 1 января _____ года в архиве по списку фондов числятся с № __ по № ___ номеров фондов, в том числе номеров, числящихся в наличии __ фондов _ единиц хранения, номеров фондов, переданных и объединенных (дела которых использовались и номер занимать нельзя) _____, утраченных __________ фондов, свободных номеров __________. Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя __________________________________________________________________ Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Дата Место для печати
Приложение 4
к Правилам централизованного
государственного учета данных о составе
документов Национального архивного
фонда
Форма
Учетные сведения по фондовому каталогу
на 1 января 20___ года
№ п/н
Наименование архива
Первый и последний номера фондов по списку фондов
Количество фондов по паспорту на 1 января
Количество карточек в фондовом каталоге
Количество свободных номеров фондов
Примечание
Всего
На фонды, хранящиеся в архиве
На фонды, включенных в состав объединенного архивного фонда (ранее использованных) и переданные фонды
На утраченные фонды
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
__________________________________________________________________________ Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя __________________________________________________________________________ Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Дата Место для печати
Приложение 5
к Правилам централизованного
государственного учета данных о составе
документов Национального архивного
фонда
Форма
Кому представляется _______________________ (официальное наименование ___________________________________________ государственного архива и его почтовый адрес) Кем представляется ________________________ (официальное наименование __________________________________________ отчитывающейся организации и его почтовый адрес) ___________________________________________ (форма собственности отчитывающейся организации)
Сводный паспорт архивов организаций – источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан
на 1 декабря 20__ года
1. Сведения об организациях, передающих в государственные архивы управленческую документацию
№ п/н
Наименование показателей
Количество
Количество штатных работников
Количество согласованных с архивными учреждениями
Количество помещений для хранения документов
Количество организаций полностью подготовивших документы к передаче на постоянное хранение
Номенклатуры дел
Инструкции, правила по делопроизводству
1
2
3
4
5
6
7
8
1
Государственные организации профиля комплектования государственных архивов
2
Негосударственные организации профиля комплектования государственных архивов
3
Государственные организации профиля комплектования районных, городских архивов
4
Негосударственные организации профиля комплектования районных, городских архивов
5
Объединенные ведомственные архивы
2. Сведения об управленческой документации
№ п/н
Наименование показателей
Всего единиц хранения
Количество документов постоянного срока хранения (в единицах хранения)
Количество документов по личному составу (в единицах хранения)
Количество образующихся в течении года дела постоянного срока хранения (в единицах хранения)
Внесенных в описи
Хранящиеся сверх установленного срока
Всего
Внесенных в описи
Утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения
Утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения
1
2
3
4
5
6
7
8
1
Государственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов
2
Негосударственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов
3
Государственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов
4
Негосударственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов
5
Управленческая документация, хранящаяся в объединениях ведомственного архива
3. Сведения об организациях-источниках комплектования государственных, городских, районных архивов, хранящих научно-техническую документацию
№ п/н
Виды организаций
Количество помещения для хранения документов
Количество штатных сотрудников
Количество единиц хранения внесенных в описи
Количество документов хранящихся сверх установленного срока (в единицах хранении)
Всего единиц хранения
утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения
1
2
3
4
5
6
7
1
Государственные организации
2
Негосударственные организации
4. Сведения о кино-, фото-, фоно-, видеодокументах
№ п/н
Виды организаций
Количество организаций, состоящих на учете в архивном учреждении
Количество помещения для хранения документов
Количество штатных сотрудников
Количество единиц хранения внесенных в описи
Количество хранящихся сверх установленного срока (в единицах хранении)
утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения
1
2
3
4
5
6
7
1
Государственные организации, хранящие кинодокументы
2
Негосударственные организации, хранящие кинодокументы
3
Государственные организации, хранящие фотодокументы
4
Негосударственные организации, хранящие фотодокументы
5
Государственные организации хранящие фонодокументы
6
Негосударственные организации, хранящие фонодокументы
7
Государственные организации, хранящие видеодокументы
8
Негосударственные организации, хранящие видеодокументы
_____________________________________________________________________ Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя __________________________________________________________________ Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Дата Место для печати