Об утверждении регламента государственной услуги "Апостилирование официальных документов, исходящих из органов юстиции и иных государственных органов, а также нотариусов Республики Казахстан"

Об утверждении регламента государственной услуги «Апостилирование официальных документов, исходящих из органов юстиции и иных государственных органов, а также нотариусов Республики Казахстан»

В целях реализации подпункта 2) статьи 10 Закона Республики Казахстан от 15 апреля 2013 года «О государственных услугах», ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемый регламент государственной услуги «Апостилирование официальных документов, исходящих из органов юстиции и иных государственных органов, а также нотариусов Республики Казахстан».

2. Признать утратившими силу:

1) приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 30 января 2014 года № 36 «Об утверждении регламентов государственных услуг по вопросам регистрации актов гражданского состояния и апостилирования» (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 9114, опубликованный в информационно-правовой системе «Әділет» от 4 марта 2014 года);

2) приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 19 июня 2014 года № 215 «О внесении изменений и дополнений в приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 30 января 2014 года № 36 «Об утверждении регламентов государственных услуг по вопросам регистрации актов гражданского состояния и апостилирования» (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 9568, опубликованный в информационно-правовой системе «Әділет» от 16 июля 2014 года).

3. Департаменту регистрационной службы и организации юридических услуг Министерства юстиции Республики Казахста в установленном законодательством порядке обеспечить государственную регистрацию настоящего приказа и его официальное опубликование.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра юстиции Республики Казахстан Әбдірайым Б.Ж.

5. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Министр юстиции Республики Казахстан

Б. Имашев

Утверждено

приказом Министра юстиции

Республики Казахстан

от 30 июня 2015 года № 367

Регламент государственной услуги «Апостилирование официальных документов, исходящих из органов юстиции и иных государственных органов, а также от нотариусов Республики Казахстан»

Глава 1. Общие положения

1. Настоящий Регламент государственной услуги «Апостилирование официальных документов, исходящих из органов юстиции и иных государственных органов, а также от нотариусов Республики Казахстан» (далее – государственная услуга) разработан на основании Стандарта государственной услуги «Апостилирование официальных документов, исходящих из органов юстиции и иных государственных органов, а также от нотариусов Республики Казахстан», утвержденного приказом Министра юстиции Республики Казахстан от 17 апреля 2015 года № 219 «Об утверждении стандартов государственных услуг по вопросам регистрации актов гражданского состояния и апостилирования» (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 11374) (далее – Стандарт).

Государственная услуга оказывается Министерством юстиции Республики Казахстан (далее - Министерство), Департаментами юстиции областей, городов Нур-Султан, Алматы и Шымкент (далее - Департамент) (далее - услугодатели).

Прием заявлений и выдача результата оказания государственной услуги осуществляется через:

1) некоммерческое акционерное общество Государственная корпорация «Правительство для граждан» (далее – Государственная корпорация);

2) веб-портал «электронного правительства» www.egov.kz (далее – портал).

2. Форма оказания государственной услуги: электронная/бумажная.

3. Результат оказания государственной услуги:

Документ со штампом «апостиль» на бумажном носителе по форме, согласно приложению 1 к Стандарту, письмо о прекращении рассмотрения заявления в случае обращения услугополучателя с ходатайством либо мотивированный ответ об отказе в оказании государственной услуги на бумажном носителе при предъявлении документа, удостоверяющего личность, в случаях и по основаниям, предусмотренным пунктом 10 Стандарта.

На портале в «личный кабинет» услугополучателя направляется уведомление о готовности результата рассмотрения в оказании государственной услуги в форме электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП) уполномоченного лица услугодателя, с указанием места и даты сдачи и получения результата государственной услуги либо мотивированный ответ об отказе в оказании государственной услуги в форме электронного документа в случаях и по основаниям, предусмотренным пунктом 10 Стандарта государственной услуги.

Глава 2. Описание порядка действий структурных подразделений (работников) услугодателя в процессе оказания государственной услуги

4. Основанием для начала процедуры (действия) по оказанию государственной услуги является представление услугополучателем в Государственную корпорацию или через портал документов, предусмотренных пунктом 9 Стандарта.

Услугополучатель имеет возможность получения государственной услуги в электронной форме через портал при условии наличия ЭЦП.

5. Процедуры (действия), входящие в состав процесса оказания государственной услуги:

1) прием документов работником Государственной корпорации;

2) передача документов сотруднику канцелярии услугодателя;

3) регистрация реестра и приложенных документов сотрудником канцелярии услугодателя;

Заявления, поступающие с Государственной корпорации в Единой системе электронного документооборота (далее - ЕСЭДО), не регистрируются.

4) передача документов:

в Министерстве – руководителю управления методического обеспечения и контроля за регистрацией актов гражданского состояния и апостилирования или исполняющему его обязанности (далее – руководитель управления услугодателя);

в Департаментах - курирующему данную сферу заместителю руководителя услугодателя (далее – заместитель руководителя услугодателя) для передачи документов руководителю отдела обеспечения и контроля за регистрацией актов гражданского состояния и апостилирования или исполняющему его обязанности (далее - руководитель отдела услугодателя);

5) передача документов для рассмотрения сотруднику услугодателя:

в Министерстве – главному эксперту или эксперту, в функциональные обязанности которого входит рассмотрение и проверка представленных документов, также проставление штампа апостиль (далее – сотрудник услугодателя);

в Департаментах – главному специалисту или ведущему специалисту, в функциональные обязанности которого входит рассмотрение и проверка представленных документов (далее – сотрудник услугодателя);

6) оформление результата оказания государственной услуги сотрудником услугодателя:

в Министерстве:

при положительном ответе - проставление штампа апостиль, подписание и проставление печати для апостиля сотрудником услугодателя;

при отрицательном ответе – подготовка мотивированного ответа об отказе в оказании государственной услуги сотрудником услугодателя, визирование данного ответа руководителем управления услугодателя, визирование ответа заместителем руководителя подразделения услугодателя, подписание ответа руководителем подразделения услугодателя или исполняющим его обязанности заместителем;

в Департаменте:

при положительном или отрицательном ответе - подготовка результата оказания государственной услуги сотрудником услугодателя, визирование результата руководителем отдела услугодателя, подписание результата заместителем руководителя услугодателя, проставление гербовой печати Департамента на апостилированных документах сотрудником, ответственным за хранение данной печати;

7) передача результата оказания государственной услуги сотрудником услугодателя сотруднику канцелярии услугодателя;

8) выдача результата оказания государственной услуги сотрудником канцелярии услугодателя работнику Государственной корпорации.

Глава 3. Описание порядка взаимодействия структурных подразделений (работников) услугодателя в процессе оказания государственной услуги

6. Перечень структурных подразделений услугодателя, участвующих в процессе оказания государственной услуги:

1) Государственная корпорация;

2) услугодатель;

3) сотрудник канцелярии услугодателя;

4) в Министерстве-руководитель подразделения услугодателя, заместитель руководителя подразделения услугодателя, в Департаментах-заместитель руководителя услугодателя;

5) в Министерстве – руководитель управления услугодателя, в Департаментах - руководитель отдела услугодателя;

6) сотрудник услугодателя

7. Описание последовательности процедур (действий) между структурными подразделениями услугодателя при поступлении документа через Государственную корпорацию:

1) работник Государственной корпорации в течение 15 (пятнадцати) минут осуществляет прием документов и регистрацию заявления в информационной системе Государственной корпорации и дальнейшую передачу услугодателю на исполнение;

2) сотрудник канцелярии услугодателя после поступления заявления и необходимых документов для оказания государственной услуги в течение 20 (двадцати) минут проводит регистрацию реестра в ЕСЭДО услугодателя, ставит на контроль согласно сроку, установленному пунктом 4 Стандарта и передает на рассмотрение в Министерстве - руководителю управления услугодателя, в Департаментах - заместителю руководителя услугодателя;

3) в Министерстве - руководитель управления в течение 15 (пятнадцати) минут отписывает заявление услугополучателя - сотруднику услугодателя, в Департаментах - заместитель руководителя услугодателя в течение 10 (десяти) минут отписывает заявление услугополучателя - руководителю отдела услугодателя;

4) в Департаментах руководитель отдела услугодателя в течение 5 (пяти) минут согласно резолюции отписывает заявление услугополучателя сотруднику услугодателя для исполнения;

5) сотрудник услугодателя осуществляет следующие последовательные действия:

проверяет представленные документы на соответствие пункту 9 Стандарта и другим нормативным правовым актам;

в Министерстве: проверяет подлинность официального документа, регистрирует документы в книге регистрации документов, представленных для проставления апостиля, подготавливает представленный документ для апостилирования, подписывает его, проставляет на нем печать для апостилирования или готовит письмо о прекращении рассмотрения заявления в случае обращения услугополучателя с ходатайством либо мотивированный ответ об отказе в оказании государственной услуги в течение 15 (пятнадцати) часов представляет руководителю управления услугодателя для изучения;

руководитель управления услугодателя в течение 15 (пятнадцати) минут изучает предоставленные документы услугополучателя, необходимые для оказания государственной услуги, письмо о прекращении рассмотрения заявления в случае обращения услугополучателя с ходатайством либо мотивированный ответ об отказе в оказании государственной услуги, визирует его и возвращает сотруднику услугодателя, который далее представляет документы для визирования курирующему данную сферу заместителю руководителя подразделения услугодателя и для подписания руководителю подразделения услугодателя;

курирующий данную сферу заместитель руководителя подразделения услугодателя и руководитель подразделения услугодателя в течение 15 (пятнадцати) минут изучают предоставленные документы услугополучателя, необходимые для оказания государственной услуги, письмо о прекращении рассмотрения заявления в случае обращения услугополучателя с ходатайством либо мотивированный ответ об отказе в оказании государственной услуги, заместитель руководителя подразделения услугодателя визирует, руководитель подразделения услугодателя подписывает его и возвращает сотруднику услугодателя;

в Департаментах: проверяет подлинность официального документа, регистрирует документы в книге регистрации документов, представленных для проставления апостиля, подготавливает представленный документ для апостилирования или письмо о прекращении рассмотрения заявления в случае обращения услугополучателя с ходатайством либо мотивированный ответ об отказе в оказании государственной услуги в течение 14 (четырнадцати) часов 45 (сорока пяти) минут представляет руководителю отдела услугодателя для изучения;

руководитель отдела услугодателя в течение 15 (пятнадцати) минут изучает предоставленные документы услугополучателя, необходимые для оказания государственной услуги, документ, подготовленный сотрудником услугодателя, письмо о прекращении рассмотрения заявления в случае обращения услугополучателя с ходатайством либо мотивированный ответ об отказе в оказании государственной услуги, визирует его и возвращает сотруднику услугодателя, который далее представляет документы для подписания курирующему данную сферу заместителю руководителя услугодателя;

заместитель руководителя услугодателя в течение 15 (пятнадцати) минут изучает предоставленные документы услугополучателя, необходимые для оказания государственной услуги, документ, подготовленный сотрудником услугодателя, письмо о прекращении рассмотрения заявления в случае обращения услугополучателя с ходатайством либо мотивированный ответ об отказе в оказании государственной услуги, подписывает его и возвращает сотруднику услугодателя;

сотрудник услугодателя в течение 15 (пятнадцати) минут с момента получения проставляет на апостилированном документе гербовую печать Департамента у сотрудника, ответственного за хранение данной печати;

сотрудник услугодателя (Министерства и Департамента) в течение 15 (пятнадцати) минут передает результат государственной услуги сотруднику канцелярии услугодателя, который выдает готовый документ либо письмо о прекращении рассмотрения заявления в случае обращения услугополучателя с ходатайством либо мотивированный ответ об отказе в оказании государственной услуги работнику Государственной корпорации по реестру.

8. Описание последовательности процедур (действий) между структурными подразделениями при поступлении документа через портал:

1) сотрудник услугодателя в течение 15 (пятнадцати) минут осуществляет прием документов и регистрацию заявления в информационной системе «Регистрационный пункт ЗАГС» и передает на рассмотрение в Министерстве – руководителю управления услугодателя, в Департаментах - заместителю руководителя услугодателя;

2) в Министерстве – руководитель управления услугодателя в течение 15 (пятнадцати) минут, в Департаментах - заместитель руководителя услугодателя в течение 10 (десяти) минут согласно резолюции отписывает заявление услугополучателя в Министерстве – сотруднику услугодателя, в Департаментах - руководителю отдела услугодателя;

3) руководитель отдела услугодателя в течение 5 (пяти) минут согласно резолюции отписывает заявление услугополучателя сотруднику услугодателя для исполнения;

4) сотрудник услугодателя осуществляет следующие последовательные действия:

сотрудник услугодателя после поступления заявления и необходимых документов для оказания государственной услуги в течение 15 (пятнадцати) минут проверяет представленные документы на соответствие пункту 9 Стандарта и другим нормативным правовым актам;

в Министерстве : регистрирует документы в книге регистрации документов, представленных для проставления апостиля, проверяет подлинности официального документа, подготавливает представленный документ для апостилирования, подписывает его, проставляет на нем печать для апостилирования или письмо о прекращении рассмотрения заявления в случае обращения услугополучателя с ходатайством либо мотивированный ответ об отказе в оказании государственной услуги в течение 6 (шести) часов 50 (пятидесяти) минут, представляет руководителю управления услугодателя для изучения;

руководитель управления услугодателя в течение 20 (двадцати) минут изучает предоставленные документы услугополучателя, необходимые для оказания государственной услуги, письмо о прекращении рассмотрения заявления в случае обращения услугополучателя с ходатайством либо мотивированный ответ об отказе в оказании государственной услуги, визирует его и возвращает сотруднику услугодателя, который далее представляет документы для визирования курирующему данную сферу заместителю руководителя подразделения услугодателя и для подписания руководителю подразделения услугодателя;

курирующий данную сферу заместитель руководителя подразделения услугодателя и руководитель подразделения услугодателя в течение 20 (двадцати) минут изучает предоставленные документы услугополучателя, необходимые для оказания государственной услуги, письмо о прекращении рассмотрения заявления в случае обращения услугополучателя с ходатайством либо мотивированный ответ об отказе в оказании государственной услуги, заместитель руководителя подразделения услугодателя визирует, руководитель подразделения услугодателя подписывает его и возвращает сотруднику услугодателя;

в Департаментах: регистрирует документы в книге регистрации документов, представленных для проставления апостиля, проверяет подлинности официального документа, подготавливает представленный документ для апостилирования или письмо о прекращении рассмотрения заявления в случае обращения услугополучателя с ходатайством либо мотивированный ответ об отказе в оказании государственной услуги в течение 6 (шести) часов 35 (тридцати пяти) минут представляет руководителю отдела услугодателя для изучения;

руководитель отдела услугодателя в течение 20 (двадцати) минут изучает предоставленные документы услугополучателя, необходимые для оказания государственной услуги, документ, подготовленный сотрудником услугодателя, письмо о прекращении рассмотрения заявления в случае обращения услугополучателя с ходатайством либо мотивированный ответ об отказе в оказании государственной услуги, визирует его и возвращает сотруднику услугодателя, который далее представляет документы для подписания курирующему данную сферу заместителю руководителя услугодателя;

заместитель руководителя услугодателя в течение 20 (двадцати) минут изучает предоставленные документы услугополучателя, необходимые для оказания государственной услуги, документ, подготовленный сотрудником услугодателя, письмо о прекращении рассмотрения заявления в случае обращения услугополучателя с ходатайством либо мотивированный ответ об отказе в оказании государственной услуги, подписывает его и возвращает сотруднику услугодателя;

сотрудник услугодателя в течение 15 (пятнадцати) минут с момента получения проставляет на апостилированном документе гербовую печать Департамента у сотрудника ответственного за хранение данной печати;

сотрудник услугодателя (Министерства и Департамента) выдает результат государственной услуги сотруднику канцелярии услугодателя, который выдает готовый документ либо письмо о прекращении рассмотрения заявления в случае обращения услугополучателя с ходатайством либо мотивированный ответ об отказе в оказании государственной услуги работнику Государственной корпорации по принципу территориальности по реестру.

Глава 4. Описание порядка взаимодействия с Государственной корпорацией и (или) иными услугодателями, а также порядка использования информационных систем в процессе оказания государственной услуги

9. Описание последовательности процедур (действий) между структурными подразделениями (работниками) услугодателя приведено в таблице согласно приложению 1 к настоящему Регламенту.

10. Подробное описание последовательности процедур (действий), взаимодействий структурных подразделений (работников) услугодателя в процессе оказания государственной услуги, а также описание порядка взаимодействия с иными услугодателями и (или) Государственной корпорацией и порядка использования информационных систем в процессе оказания государственной услуги отражается в справочнике бизнес-процессов оказания государственной услуги согласно приложению 2 к настоящему регламенту.

Приложение 1 к Регламенту государственной услуги «Апостилирование официальных документов, исходящих из органов юстиции и иных государственных органов, а также нотариусов Республики Казахстан»

Описание последовательности процедур (действий) между структурными подразделениями (работниками) услугодателя

1

№ дей­ствия (хо­да, по­то­ка ра­бот)

2

3

4

5

6

7

8

2

Пе­ре­чень струк­тур­ных под­раз­де­ле­ний (ра­бот­ни­ков) услу­го­да­те­ля

Кан­це­ля­рия услу­го­да­те­ля

Ру­ко­во­ди­тель под­раз­де­ле­ния (за­ме­сти­тель ру­ко­во­ди­те­ля) услу­го­да­те­ля

Ру­ко­во­ди­тель управ­ле­ния или от­де­ла услу­го­да­те­ля

Со­труд­ник услу­го­да­те­ля

Ру­ко­во­ди­тель управ­ле­ния или от­де­ла услу­го­да­те­ля

Ру­ко­во­ди­тель под­раз­де­ле­ния (за­ме­сти­тель ру­ко­во­ди­те­ля) услу­го­да­те­ля

Кан­це­ля­рия услу­го­да­те­ля

3

Опи­са­ние по­сле­до­ва­тель­но­сти про­це­дур (дей­ствий)

При­ем до­ку­мен­тов по ре­ест­ру

В Де­пар­та­мен­тах - от­пи­сы­ва­ет до­ку­мен­ты на рас­смот­ре­ние ру­ко­во­ди­те­лю от­де­ла услу­го­да­те­ля

От­пи­сы­ва­ет до­ку­мен­ты на рас­смот­ре­ние со­труд­ни­ку услу­го­да­те­ля

При­ем и про­вер­ка до­ку­мен­тов, про­ве­де­ние ана­ли­за, рас­смот­ре­ние за­яв­ле­ния и до­ку­мен­тов, про­став­ле­ние штам­па «апо­стиль» на до­ку­мен­те, (в Ми­ни­стер­стве под­пи­са­ние апо­сти­ли­ро­ван­но­го до­ку­мен­та, про­став­ле­ние пе­ча­ти для апо­сти­ли­ро­ва­ния) под­го­тов­ка пись­ма о пре­кра­ще­нии рас­смот­ре­ния за­яв­ле­ния в слу­чае об­ра­ще­ния услу­го­по­лу­ча­те­ля с хо­да­тай­ством ли­бо мо­ти­ви­ро­ван­ный от­вет об от­ка­зе в ока­за­нии го­су­дар­ствен­ной услу­ги

Изу­ча­ет предо­став­лен­ные до­ку­мен­ты услу­го­по­лу­ча­те­ля, необ­хо­ди­мые для ока­за­ния го­су­дар­ствен­ной услу­ги, ви­зи­ру­ет пись­мо о пре­кра­ще­нии рас­смот­ре­ния за­яв­ле­ния в слу­чае об­ра­ще­ния услу­го­по­лу­ча­те­ля с хо­да­тай­ством ли­бо мо­ти­ви­ро­ван­ный от­вет об от­ка­зе в ока­за­нии го­су­дар­ствен­ной услу­ги

в Ми­ни­стер­стве –под­пи­сы­ва­ет (ви­зи­ру­ет) пись­ма о пре­кра­ще­нии рас­смот­ре­ния за­яв­ле­ния в слу­чае об­ра­ще­ния услу­го­по­лу­ча­те­ля с хо­да­тай­ством ли­бо мо­ти­ви­ро­ван­ный от­вет об от­ка­зе в ока­за­нии го­су­дар­ствен­ной услу­ги, в Де­пар­та­мен­тах - под­пи­сы­ва­ет ре­зуль­тат ока­за­ния го­су­дар­ствен­ной услу­ги

Вы­да­ча го­то­вых до­ку­мен­тов ра­бот­ни­ку Го­су­дар­ствен­ной кор­по­ра­ции по ре­ест­ру

4

Фор­ма за­вер­ше­ния (до­ку­мент со штам­пом «апо­стиль», пись­мо о пре­кра­ще­нии рас­смот­ре­ния за­яв­ле­ния в слу­чае об­ра­ще­ния услу­го­по­лу­ча­те­ля с хо­да­тай­ством ли­бо мо­ти­ви­ро­ван­ный от­вет об от­ка­зе в ока­за­нии го­су­дар­ствен­ной услу­ги

Ре­ги­стра­ция в Еди­ной си­сте­ме элек­трон­но­го до­ку­мен­то­обо­ро­та услу­го­да­те­ля и пе­ре­да­ча до­ку­мен­тов на рас­смот­ре­ние ру­ко­во­ди­те­лю под­раз­де­ле­ния или за­ме­сти­те­лю ру­ко­во­ди­те­ля услу­го­да­те­ля

От­мет­ка в Еди­ной си­сте­ме элек­трон­но­го до­ку­мен­то­обо­ро­та услу­го­да­те­ля и пе­ре­да­ча до­ку­мен­тов на рас­смот­ре­ние ру­ко­во­ди­те­лю управ­ле­ния или от­де­ла услу­го­да­те­ля

От­мет­ка в Еди­ной си­сте­ме элек­трон­но­го до­ку­мен­то­обо­ро­та услу­го­да­те­ля и пе­ре­да­ча до­ку­мен­тов на рас­смот­ре­ние со­труд­ни­ку услу­го­да­те­ля

На­прав­ле­ние ре­зуль­та­та ока­за­ния го­су­дар­ствен­ной услу­ги на под­пи­са­ние ру­ко­во­ди­те­лю под­раз­де­ле­ния или за­ме­сти­те­лю ру­ко­во­ди­те­ля услу­го­да­те­ля, пе­ре­да­ча в кан­це­ля­рию для вы­да­чи ра­бот­ни­ку Го­су­дар­ствен­ной кор­по­ра­ции

По­лу­че­ние до­ку­мен­та ра­бот­ни­ком Го­су­дар­ствен­ной кор­по­ра­ции по ре­ест­ру

5

Дли­тель­ность каж­дой про­це­ду­ры

20 ми­нут

В де­пар­та­мен­те – 10 ми­нут

В Ми­ни­стер­стве – 15 ми­нут,

в Де­пар­та­мен­те – 5 ми­нут

14 ча­сов 50 ми­нут

15 ми­нут

15 ми­нут

15 ми­нут

Приложение 2

к Регламенту государственной услуги

«Апостилирование официальных документов, исходящих из

органов юстиции и иных государственных органов,

а также нотариусов Республики Казахстан»

Справочник бизнес-процессов оказания государственной услуги

«Апостилирование официальных документов, исходящих из органов юстиции и иных государственных органов, а также нотариусов Республики Казахстан»

При оказании услуги через Государственную корпорацию

При оказании услуги посредством Портала электронного правительства

При предоставлении услуги в электронном формате через Государственную корпорацию

*СФЕ - структурно - функциональная единица: взаимодействие структурных подразделений (работников) услугодателя, Государственную корпорацию, веб-портала «электронного правительства»;