Об утверждении Правил централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда
Об утверждении Правил централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда
В соответствии со статьей 9 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах" ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемые Правила централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда.
2. Признать утратившим силу приказ председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 11 августа 2000 года № 47 "Об утверждении Инструкции о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 1240).
3. Комитету информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан обеспечить:
1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан и его официальное опубликование;
2) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и информации Республики Казахстан.
4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.
Министр
М. Кул-Мухаммед
Утверждены
приказом Министра
культуры и информации
Республики Казахстан
от 6 февраля 2013 года № 27
Правила централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда
Глава 1. Общие положения
1. Правила централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда (далее – Правила) определяют порядок проведения централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда Республики Казахстан (далее – Национальный архивный фонд).
2. Обеспечение ведения централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда осуществляется уполномоченным органом по управлению архивами и документацией (далее – уполномоченный орган).
Глава 2. Порядок централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда
3. В соответствии с пунктом 1 статьи 4 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах" Национальный архивный фонд состоит из следующих документов:
1) законодательных актов и других официальных документов;
2) управленческой, научно-исследовательской, проектно-конструкторской, технологической, патентно-лицензионной, картографической, геодезической, геологической, телеметрической и другой специальной документации;
3) электронных информационных ресурсов, машиноориентированной и аудиовизуальной документации;
4) документальных памятников истории и культуры;
5) документов личного происхождения и иной документации, представляющей национальную ценность;
6) иных документов, поступивших в собственность Республики Казахстан;
7) страховых копий документов.
4. Централизованный государственный учет данных о составе документов Национального архивного фонда является единой для всех организаций, осуществляющих постоянное, временное хранение документов Национального архивного фонда и осуществляется по архивным фондам, единицам хранения, представляющим собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющих самостоятельное значение.
5. Централизованный государственный учет данных о составе документов Национального архивного фонда основывается на следующих принципах:
1) централизации;
2) унификации;
3) динамичности;
4) полноты и достоверности.
6. Для проведения централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы Республики Казахстан, специальные государственные архивы, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы ежегодно вместе с годовым отчетом о работе представляют в уполномоченный орган в одном экземпляре:
1) паспорт архива по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам;
2) карточку фонда по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам;
3) сведения об изменениях в составе и объеме фондов по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам;
4) учетные сведения по фондовому каталогу по форме согласно приложению 4 к настоящим Правилам.
7. Государственный учет документов Национального архивного фонда Республики Казахстан осуществляется государственными и специальными государственными архивами в порядке установленными Правилами комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденными приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 145 (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 10127), а также ведомственными и частными архивами в соответствии с Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 146 (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 10128).
8. Уполномоченный орган ежегодно к 15 февраля следующего за отчетным годом на основе карточек фондов, представленных Национальным архивом Республики Казахстан, центральными государственными архивами Республики Казахстан, Архивом Президента Республики Казахстан, специальными государственными архивами и местными исполнительными органами вносит изменения и дополнения в Центральный фондовый каталог.
9. Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы один раз в три года вместе с годовым отчетом о работе составляют и представляют в уполномоченный орган сводный паспорт архивов организаций – источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан по форме согласно приложению 5 к настоящим Правилам.
10. Уполномоченный орган один раз в три года к 15 февраля следующего за отчетным периодом на основании представленных сводных паспортов, по форме согласно приложению 5, составляет сводный паспорт архивов организаций – источников комплектования государственных архивов по республике.
Приложение 1
к Правилам централизованного
государственного учета данных о составе
документов Национального архивного фонда
форма
Кому представляется ___________________________
(наименование получателя)
Кем представляется ____________________________
(наименование отчитывающейся
_______________________________________________
организации)
Паспорт архива ______________________ на 1 января 20__ года
(наименование архива)
1. Состав и объем архивных документов
№ п/н
Показатели
Количество фондов
Количество единиц хранения
Количество единиц хранения, принятых на временное хранение
Всего
в том числе
внесенных в описи
на государственном языке
учтенных особо ценных
1
2
3
4
5
6
7
8
1
Документы на бумажной основе. Всего
1.1
Управленческая документация
1.2
Документы личного происхождения
1.3
Научно-техническая документация
1.4
Документы по личному составу
2
Кинодокументы
3
Фотодокументы
4
Фонодокументы
5
Видеодокументы
6
Машиночитаемая документация
7
Микроформы на правах подлинника
8
Итого
Объем единицы учета
№ п/н
Показатели
Количество единиц учета
всего
в том числе внесенных в описи
1
2
3
4
1
Кинодокументы
2
Фонодокументы
3
Видеодокументы
4
Машиночитаемая документация
2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов
№ п/н
Показатели
Количество единиц хранения
Объем страхового фонда
скопированных для страхового фонда
имеющих фонд пользования
количество кадров негатива
количество единиц хранения страхового фонда
1
2
3
4
5
6
1
Документы на бумажной основе. Всего
1.1
Управленческая документация
1.2
Документы личного происхождения
1.3
Научно-техническая документация
1.4
Документы по личному составу
2
Кинодокументы
3
Фотодокументы
4
Фонодокументы
5
Видеодокументы
6
Машиночитаемая документация
7
Микроформы на правах подлинника
8
Итого
3. Состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам
Описи, каталоги, базы данных
№ п/н
Показатели
Количество описей (книг учета и описания)
Закаталогизировано
Создано баз данных о составе и содержании документов
всего
из них в полном комплекте
Количество фондов
Количество единиц хранения
Количество составленных карточек
Количество баз данных
объем в мега байтах
всего
из них включенных в каталоги
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
1
Документы на бумажной основе. Всего
1.1
Управленческая документация
1.2
Документы личного происхождения
1.3
Научно-техническая документация
1.4
Документы по личному составу
2
Кинодокументы
3
Фотодокументы
4
Фонодокументы
5
Видеодокументы
6
Машиночитаемая документация
7
Микроформы на правах подлинника
8
Итого
Справочно-информационные издания
№ п/н
Показатели
Количество
1
2
3
1
Изданные путеводители, краткие справочники по фондам
2
Изданные справочники по административно-территориальному делению
3
Изданные справочники по истории учреждений
4
Изданные справочники других типов
5
Всего изданных справочников
4. Состав и объем научно-справочной библиотеки
№ п/н
Показатели
Количество
1
2
3
1
Книги и брошюры
2
Газеты
3
Журналы
4
Другие виды печатной продукции
5. Условия хранения документов
№ п/н
Показатели
Количество
1
2
3
1
Здания архива
2
Специальные помещения
3
Приспособленные помещения
4
Степень загруженности архивохранилищ (в процентах)
5
Оснащенность зданий охранной сигнализацией (в процентах)
6
Оснащенность зданий пожарной сигнализацией (в процентах)
7
Протяжность металлических стеллажей (в погонных метрах)
8
Протяжность деревянных стеллажей (в погонных метрах)
9
Закартонировано документов (в единицах хранения)
_____________________________________________________________________ Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя _____________________________________________________________________ Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя Дата Место для печати
Приложение 2
к Правилам централизованного
государственного учета данных о составе
документов Национального архивного фонда
Форма
Карточка фонда
Дата первого поступления фонда
Дата получения карточки фонда
Место хранения фонда
№ фонда/ Категория/ Форма собственности
Крайние даты каждого названия фонда
Название фонда
Объем фонда на 1 января
Годы
Количество единиц хранения/документов
В том числе неописанных единиц хранения/документов
имеющих страховые копии единиц хранения
Оборотная сторона карточки фонда
Название описи, аннотация документов
Начало года
Конец года
Название описи, аннотация документов
Начало года
Конец года
Прежний № ___________ фонда Примечание __________________________________________________________ _____________________________________________________________________ Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя _____________________________________________________________________ Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя Дата Место для печати
Приложение 3
к Правилам централизованного
государственного учета данных о составе
документов Национального архивного фонда
Форма
__________________________________________________________
(наименование государственного архива, музея, библиотеки)
Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января 20___ года
№ п/н
№ фонда
Категория
Название фондов
Поступило
Выбыло
Общее количество единиц хранения в фонде на 1 января ___ года
Примечание
Название описи, аннотация документов
Годы
Название описи, аннотация документов
Годы
Внесенных в описи единиц хранения
Не внесенных единиц хранения/ документов
Имеющих страховые копии единиц хранения
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Всего за ____ поступило ____ фондов _____ единиц хранения/документов; выбыло _____ фондов ______ единиц хранения/документов; созданы страховые копии на __________ единиц хранения. На 1 января _____ года в архиве по списку фондов числятся с № __ по № ___ номеров фондов, в том числе номеров, числящихся в наличии __ фондов _ единиц хранения, номеров фондов, переданных и объединенных (дела которых использовались и номер занимать нельзя) _____, утраченных __________ фондов, свободных номеров __________. Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя __________________________________________________________________ Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя Дата Место для печати
Приложение 4
к Правилам централизованного
государственного учета данных о составе
документов Национального архивного фонда
Форма
Учетные сведения по фондовому каталогу на 1 января 20___ года
№ п/н
Наименование архива
Первый и последний номера фондов по списку фондов
Количество фондов по паспорту на 1 января
Количество карточек в фондовом каталоге
Количество свободных номеров фондов
Примечание
Всего
На фонды, хранящиеся в архиве
На фонды, включенных в состав объединенного архивного фонда (ранее использованных) и переданные фонды
На утраченные фонды
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
___________________________________________________________________ Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя ___________________________________________________________________ Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя Дата Место для печати
Приложение 5
к Правилам централизованного
государственного учета данных о составе
документов Национального архивного фонда
Форма
Кому представляется __________________________________
(официальное наименование
_____________________________________________________
государственного архива и его почтовый адрес)
Кем представляется __________________________________
(официальное наименование
_____________________________________________________
отчитывающейся организации и его почтовый адрес)
_____________________________________________________
(форма собственности отчитывающейся организации)
Сводный паспорт архивов организаций – источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан на 1 декабря 20__ года
1. Сведения об организациях, передающих в государственные архивы управленческую документацию
№ п/н
Наименование показателей
Количество
Количество штатных работников
Количество согласованных с архивными учреждениями
Количество помещений для хранения документов
Количество организаций полностью подготовивших документы к передаче на постоянное хранение
Номенклатуры дел
Инструкции, правила по делопроизводству
1
2
3
4
5
6
7
8
1
Государственные организации профиля комплектования государственных архивов
2
Негосударственные организации профиля комплектования государственных архивов
3
Государственные организации профиля комплектования районных, городских архивов
4
Негосударственные организации профиля комплектования районных, городских архивов
5
Объединенные ведомственные архивы
2. Сведения об управленческой документации
№ п/н
Наименование показателей
Всего единиц хранения
Количество документов постоянного срока хранения (в единицах хранения)
Количество документов по личному составу (в единицах хранения)
Количество образующихся в течении года дела постоянного срока хранения (в единицах хранения)
Внесенных в описи
Хранящиеся сверх установленного срока
Всего
Внесенных в описи
Утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения
Утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения
1
2
3
4
5
6
7
8
1
Государственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов
2
Негосударственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов
3
Государственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов
4
Негосударственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов
5
Управленческая документация, хранящаяся в объединениях ведомственного архива
3. Сведения об организациях-источниках комплектования государственных, городских, районных архивов, хранящих научно-техническую документацию
№ п/н
Виды организаций
Количество помещения для хранения документов
Количество штатных сотрудников
Количество единиц хранения внесенных в описи
Количество документов хранящихся сверх установленного срока (в единицах хранении)
Всего единиц хранения
утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения
1
2
3
4
5
6
7
1
Государственные организации
2
Негосударственные организации
4. Сведения о кино-, фото-, фоно-, видеодокументах
№ п/н
Виды организаций
Количество организаций, состоящих на учете в архивном учреждении
Количество помещения для хранения документов
Количество штатных сотрудников
Количество единиц хранения внесенных в описи
Количество хранящихся сверх установленного срока (в единицах хранении)
утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения
1
2
3
4
5
6
7
1
Государственные организации, хранящие кинодокументы
2
Негосударственные организации, хранящие кинодокументы
3
Государственные организации, хранящие фотодокументы
4
Негосударственные организации, хранящие фотодокументы
5
Государственные организации хранящие фонодокументы
6
Негосударственные организации, хранящие фонодокументы
7
Государственные организации, хранящие видеодокументы
8
Негосударственные организации, хранящие видеодокументы
________________________________________________________________ Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя ________________________________________________________________ Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя Дата Место для печати