Об утверждении Типовых норм времени на работы по документационому обеспечению

Об утверждении Типовых норм времени на работы по документационому обеспечению

      В соответствии с пунктом 2 статьи 117 Трудового кодекса Республики Казахстан от 15 мая 2007 года и в целях установления единых требований к нормам времени на работы по документационному обеспечению ПРИКАЗЫВАЮ:

      1. Утвердить прилагаемые Типовые нормы времени на работы по документационому обеспечению.

      2. Комитету информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан обеспечить:

      1) официальное опубликование и регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

      2) официальное опубликование настоящего приказа в интернет-ресурсе Министерства культуры и информации Республики Казахстан.

      3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и информации Республики Казахстан.

      4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Министр

Д. Мынбай

СОГЛАСОВАНО

Министр труда и социальной

защиты населения

Республики Казахстан

___________С. Абденов

«___» _________ 2012 года

Утверждены

приказом Министра

культуры и информации

Республики Казахстан

от 7 ноября 2012 года № 180

Типовые нормы времени на работы по документационному обеспечению

1. Общие положение

      1. Типовые нормы времени на работы по документационному обеспечению (далее - Типовые нормы времени) предназначены для нормирования труда работников по документационному обеспечению, по работе архива организации и для установления численности работников.

      2. Типовые нормы времени установлены на работы, выполняемые работниками по документационному обеспечению и ведению архива организации.

      3. Типовыми нормами времени охвачены следующие виды работ, связанных с документационным обеспечением с применением средств компьютеризации и рекомендуются для применения в государственных органах и организациях, независимо от форм собственности:

      1) работы по документационному обеспечению: составление и ведение номенклатур дел, обработка, регистрация, учет количества документов, работы по контролю исполнения документов, работы по обращениям физических и юридических лиц, формирование и оформление дел в структурных подразделениях, экспертиза научной и практической ценности документов, составление годовых разделов описей дел, передача дел в ведомственный архив;

      2) работы по ведению архива организации: методическое и организационное обеспечение, создание научно-справочного аппарата к документам архива, каталогизация документов, использование документов, ведение баз данных на архивные документы, информационное обслуживание, контроль за организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений организации, обеспечение сохранности документов, учет документов, техническое оформление работ.

      4. Типовые нормы времени рассчитаны на основе результатов измерения затрат рабочего времени в течение рабочего дня продолжительностью 8 (восемь) часов.

      5. Типовые нормы времени предусматривают выполнение всех работ с документами на одном языке и распространяются на работы с документами общего документационного обеспечения (делопроизводства).

      6. Типовые нормы времени содержат нормативы оперативного времени затраченных работником в часах на принятую единицу измерения объема работы.

      7. Типовые нормы времени на выполнение единицы нормируемой работы рассчитывается по нормативу оперативному времени и определяется по формуле:

      Нвр = Н х К

      1) Нвр - затраты (норма) времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы в часах;

      2) Н - норматив оперативного времени на выполнение работы по документационному обеспечению согласно Нормам времени на работы по документационному обеспечению (делопроизводство) приведенных в приложении 1 к Типовым нормам времени в часах;

      3) Н - норматив оперативного времени на выполнение работы в архиве организации согласно Нормам времени на работы в архиве организации приведенных в приложении 2 к Типовым нормам времени в часах;

      4) К - коэффициент, учитывающий затраты (нормы) времени на организационно – техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности в процентах от оперативного времени. По результатам анализа хронометража рабочего времени работников К принимается равным 1,1.

      8. Под единицей измерения «дело» подразумевается дело в объеме 180 (сто восемьдесять) листов размером 210х297 миллиметров (далее – мм) (формат А 4). Дела, содержащие больше или меньше 180 (сто восемьдесять) листов, пересчитываются на одно условное дело объемом 180 (сто восемьдесять) листов.

      9. За единицу измерения объема работы (авторский лист) принимается материал, содержащий 40 тысяч печатных знаков, что составляет 16,7 машинописных страниц, напечатанных через 1,5 интервала, содержащих каждая 2450 (две тысячи четыресто пятьдесять) знаков.

      10. В приложениях 1, 2 к Типовым нормам времени приведены наименование и содержание выполняемых работ и установленные на них нормы времени.

      11. Состав документов, правила их разработки и оформления устанавливаются в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденых постановлением Правительства Республики Казахстан от 21 декабря 2011 года № 1570, а также с Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда (далее – НАФ) и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденых постановлением Правительства Республики Казахстан от 22 декабря 2011 года № 1583.

      12. На основе Типовых норм времени определяется годовая трудоемкость нормируемых работ (Тн) в часах с учетом каждого вида выполненяемых работ по формуле:

      Тн = Нвр х Vi

      1) Нвр - затраты (норма) времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы в часах;

      2) Vi – объем конкретного вида работы, выполняемой за год;

      3) пример расчета численности работников документационного обеспечения (Чр) определяется по формуле;

      Чр = Тн/Фп = количество человек (работников)

      4) Фп – полезный фонд рабочего времени одного работника за год.

      13. Пример расчета численности работников документационного обеспечения (делопроизводства) и работников архива организаций приведен в приложении 3 к Типовым нормам времени.

2. Организация труда

      14. Функции работников документационного обеспечения (делопроизводства) и работников архива организации определяются должностными инструкциями, разработанными в соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденным приказом Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан от 21 мая 2012 года № 201-ө (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 7755) и Типовыми квалификационными характеристиками должностей руководителей и специалистов государственных архивов, утвержденным приказом исполняющего обязанности Министра культуры и информации Республики Казахстан от 12 октября 2012 года № 167 (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 8085).

      15. В функции службы документационного обеспечения (делопроизводство) организации входят: организационно-методическое обеспечение работ с документами в структурных подразделениях организации и подведомственных организациях; внедрение стандартов на документационное обеспечение и других нормативно-методических документов; прием документов; обработка документов и учетно-справочная работа; контроль исполнения документов; оформление и рассылка документов; формирование, хранение дел и их использование; подготовка и передача дел в архив организации и другие.

      16. В функции архива организации входят: комплектование документами структурных подразделений организации; учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов; фондирование принятых в архив документов; составление научно-справочного аппарата к хранящимся в архиве документам; проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, оказание методической помощи в проведении этой работы в делопроизводстве организации; подготовка и передача документов на государственное хранение; представление в государственный архив форм статистической отчетности; использование документов, хранящихся в архиве, проверка сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве организации; участие в разработке нормативно-методических документов (правил, положений, рекомендаций) по архивному делу.

      17. Организационно-техническими условиями, принятыми в Типовых нормах, предусматриваются: рациональная организация рабочих мест, своевременное получение работающими необходимой информации, консультации, инструктажа, соблюдение рационального режима труда и отдыха, обеспечение установленных санитарных норм.

      18. Рабочие места работника службы документационного обеспечения (делопроизводство) оборудуются однотумбовым столом (с приставкой), обеспечивающим удобное размещение на нем оргтехники и предметов труда, а в ящиках стола - хранение соответствующих документов и канцелярских принадлежностей. На столе следует оборудовать приспособлениями для удобного расположения папок. Для хранения специальной, справочной литературы и документов должен быть шкаф.

      19. Работники службы документационного обеспечения (делопроизводства) обеспечиваются необходимыми справочными материалами (правилами по ведению делопроизводства, нормативно-методической документацией, справочниками по действующему законодательству, орфографическим и терминологическим словарями, списками работников организации и ее структурных подразделений с указанием номеров телефонов и адресов, связанных с деятельностью данной организации).

      20. Рабочие места работников должны быть оснащены персональными компьютерами, сканерами, принтером и другой необходимой оргтехникой.

      21. Клавиатура располагается на поверхности стола таким образом, чтобы пространство перед клавиатурой было достаточным для опоры рук работника (на расстоянии не менее чем 300 мм от края обращҰнного к работнику).

      22. Чтобы обеспечивалось удобство зрительного наблюдение, быстрое и точное считывание информации, плоскость экрана монитора располагается ниже уровня глаз работника предпочтительно перпендикулярно нормальной линии взгляда работника (нормальная линия взгляда – 15 градуса вниз от горизонтали).

      23. Для исключения воздействия повышенных уровней электромагнитных излучений расстояние между экраном и работником должно составлять не менее 500 мм (оптимальное 600-700 мм). Рабочий стул (кресло) должно быть устойчивым, место сидения должно регулироваться по высоте. Рабочее место размещается таким образом, чтобы естественный свет падал сбоку (желательно слева). Для снижения яркости в поле зрения при естественном освещении применятся регулируемые жалюзи, плотные шторы.

      24. Светильники общего и местного освещения должны создавать нормальные условия освещенности и соответствующий контраст между экраном и окружающей обстановкой с учетом вида работы и требований видимости со стороны работника.

      25. Для обеспечения оптимальных параметров микроклимата проводятся регулярное проветривание в течение рабочего дня.

      26. Работу перед экраном монитора следует периодически прерывать на регламентированные перерывы, которые устанавливаются для обеспечения работоспособности и сохранения здоровья, или заменять другой работой с целью сокращения рабочей нагрузки у экрана.

      27. Рабочее место специалистов должно соответствовать требованиям безопасности и охраны труда.

      28. При 8 (восьми) часовом рабочем дне и работе с персональным компьютером регламентированные перерывы устанавливаются: через 2 (два) часа от начала рабочего дня и через 2 (два) часа после обеденного перерыва продолжительностью 15 (пятнадцать) минут.

3. Нормы времени на работы по документационному обеспечению (делопроизводство)

      29. Работы по документационному обеспечению включают:

      1) составление и ведение номенклатуры дел структурного подразделения: изучение нормативных и методических документов, функций данного структурного подразделения, особенностей его делопроизводства, состава и содержания документов, определение сроков их хранения, составление, систематизация заголовков дел, визирование руководителем структурного подразделения, контроль за правильностью формирования дел;

      2) составление и ведение номенклатуры дел организации: изучение нормативных и методических документов, справочных пособий, номенклатур дел структурных подразделений, функций организации, особенности делопроизводства, состава и содержания документов, определение сроков их хранения, разработка схемы номенклатуры дел, унификация, общее редактирование текста всех разделов номенклатуры дел, выявление документов, не вошедших в номенклатуры дел, структурных подразделений, составление номенклатуры дел (с научно-справочным аппаратом), согласование с структурными подразделениями, рассмотрение на заседании экспертной комиссии организации, согласование с Экспертно-проверочной комиссии (далее – ЭПК) архивного учреждения, оформление и утверждение номенклатуры дел, контроль за правильностью формирования в течение года.

      Исполнителями работ по документационному обеспечению являются заведующий канцелярий, делопроизводитель, документовед.

      30. Работы по обработке и регистрации документов включают: прием корреспонденции, вскрытие конверта, систематизация документов на регистрируемые и нерегистрируемые, составление регистрационной карточки, простановка, заполнение регистрационного штампа, распределение документов для передачи руководителю организации на рассмотрение и вынесение резолюции для исполнения в структурные подразделения.

      Исполнителями работ по обработке и регистрации документов являются заведующий канцелярий, делопроизводитель, документовед.

      31. Работы по учету документов включают:заполнение учетных записей в книге (журнале) регистрации входящей и исходящей корреспонденции, ведение автоматизированного учета документов для составления автоматизированной базы данных входящей и исходящей корреспонденции, описи входящих документов, реестр на отправляемую документацию, передача учетных сведений руководителю организации.

      Исполнителями работ по учету документов являются заведующий канцелярий, делопроизводитель, документовед.

      32. Работы по контролю исполнения документов включают: составление Регистрационно-контрольной карточки (далее – РКК), если она не передается из службы регистрации, проставление пометки «К» (контроль) на документе и РКК, расположение первого экземпляра РКК в картотеке, направление второго экземпляра РКК вместе с документом исполнителю, контроль исполнения документа, напоминание о сроке исполнения, запись сведений в РКК, информирование руководителей о состоянии исполнения, снятие документа с контроля. Составление сводки о документах, не исполненных в установленные сроки; составление сводки об исполнении документов, подлежащих контролю; обобщение результатов исполнения документов по структурным подразделениям, анализ состояния исполнения документов в организации.

      Исполнителями работ по контролю за исполнением документов является заведующий канцелярий, инспектор по контролю за исполнением поручения, документовед, секретарь руководителя.

      33. Работа с обращениями физических и юридических лиц включают: вскрытие документов, проверка правильности адресования, регистрация в журнале, составление информационного листка, впечатывание его содержания в регистрационную карточку (далее - РК), передача руководству и в структурное подразделение, перенос резолюции на РК, помещение карточки в картотеке, контроль исполнения обращений, возврат обращения в регионы по принадлежности, анализ, обобщение и справочное обслуживание по обращениям граждан, составление сводных ведомостей и справок об исполнении.

      Исполнителями работ с обращениями физических и юридических лиц являются заведующий канцелярий, инспектор по контролю за исполнением поручения, документовед, секретарь руководителя.

      34. Работы по формированию и оформлению дел в структурных подразделениях, экспертизе научной и практической ценности документов, составлению годовых разделов описей дел, передача дел в ведомственный архив.

      Исполнителями работ по формированию и оформлению дел являются заведующий канцелярий, делопроизводитель, документовед.

4. Нормы времени на работы в архиве организации

      35. Методическое и организационное обеспечение работы включают: разработка нормативно-методических пособий (правил, рекомендаций, положений), исполнителями которого, являются заведующий архивом и архивист.

      36. Работы по созданию Научно-справочного аппарата (далее – НСА) к документам архива организации включают: составление годовых разделов описи постоянного срока хранения, описи дел по личному составу, предисловий, исторических справок, указателей к описям, рассмотрение на заседании Центральной экспертной комиссии (далее – ЦЭК), представление описи на утверждение Экспертно-проверочной комиссии государственного архива, утверждение руководителем организации.

      Исполнителями работ по созданию НСА к документам являются заведующий архивом и архивист.

      37. Работы по каталогизации документов включают: ведение свода (каталога) данных о составе и содержании архивных документов, предоставление их в установленном порядке в уполномоченные органы, составление и ведение картотеки к архивным документам.

      Исполнителями работ по каталогизации документов являются архивист, документовед, заведующий архивом.

      38. Работы по использованию документов, информационному обслуживанию включают: ознакомление с запросом, изучение информационной базы данных к архивным документам для общественного пользования (свыше 1 года), выявление сведений по теме запроса, написание текста ответа. Обеспечение доступности и использования информации государственными органами, физическими и юридическими лицами, выдача дел во временное пользование, определение по топографическим указателям местонахождения дел, проверка соответствия шифра и заголовка на обложке дела в описи.

      Исполнителями работ по использованию документов, информационному обслуживанию являются заведующий архивом, архивист, документовед.

      39. Работы по контролю за организацией делопроизводства в структурных подразделениях организации исполняют заведующий канцелярий, заведующий архивом.

      40. Работы по обеспечению сохранности документов включают прием дел в архив из структурных подразделений по описи, проверка правильности оформления дел, запись в книге учета поступления и выбытия документов, выдача дел, проверка наличия и состояния документов, передача документов на государственное хранение.

      Исполнителями работ по обеспечению сохранности документов являются заведующий архивом, архивист.

      41. Работы по составлению отчета «Сведения по комплектованию архивных документов» включают: поиск сведений по учету о составе архивных документов, установление источников формирования и пополнения архивных документов, экспертиза ценности архивных документов, их происхождение, содержание, установление срока хранения, составление и печать отчета.

      Исполнителями работ по составлению отчета являются архивист, документовед, заведующий архивом.

      42. Работы по техническому оформлению работ включают: включение компьютера, вызов файла на дисплей, группировка исполненных документов, оформление титульных листов дел в соответствии с номенклатурой, распечатка текста, автоматизированный ввод текста в Базу данных с оригинала, подшивка документов, рестоврация дел.

      Исполнителями работ по техническому оформлению работ являются заведующий архивом, заведующий канцелярий, старший хранитель фондов и документовед.

Приложение 1

к Типовым нормам времени на работы

по документационному обеспечению

Нормы времени на работы по документационному обеспечению (делопроизводство)

1. Работы по составлению и ведению номенклатур дел

На­име­но­ва­ние ра­бо­ты

Еди­ни­ца из­ме­ре­ния объ­е­ма

ра­бо­ты

Нор­ма

вре­ме­ни, час

Со­став­ле­ние и ве­де­ние

но­мекла­ту­ры дел струк­тур­но­го

под­раз­де­ле­ния

Ко­ли­че­ство по­зи­ций

в но­мен­кла­ту­ре дел:

до 10

11-25

26- 50

57-75

76-100

5,0

12,0

24,0

36,0

45,0

Со­став­ле­ние и ве­де­ние

но­мекла­ту­ры дел ор­га­ни­за­ции

101-200

201-300

301-400

401-500

501-600

230,0

270,0

284,0

296,0

398,0

Ав­то­ма­ти­зи­рон­ное ве­де­ние

но­мен­кла­ту­ры дел струк­тур­но­го

под­раз­де­ле­ния ор­га­ни­за­ции

Ко­ли­че­ство по­зи­ций

в но­мен­кла­ту­ре дел:

до 100

до 200

28,00

40,00

2. Работы по обработке и регистрации документов

На­име­но­ва­ние

ра­бо­ты

Со­дер­жа­ние ра­бо­ты

Еди­ни­ца

из­ме­ре­ния

Нор­ма

вре­ме­ни, час

Об­ра­бот­ка по­лу­чен­ных и от­прав­ля­е­мых до­ку­мен­тов на лю­бом но­си­те­ле

По­лу­че­ние на­прав­лен­ных и ис­пол­нен­ных до­ку­мен­тов, вскры­тие кон­вер­та, про­вер­ка пра­виль­но­сти оформ­ле­ния до­ку­мен­тов, про­ста­нов­ка ре­ги­стра­ци­он­ных штам­пов, ин­фор­ми­ро­ва­ние ру­ко­во­ди­те­ля о со­дер­жа­нии по­лу­чен­ных до­ку­мен­тов и те­ле­фо­но­грамм, кон­троль за со­блю­де­ни­ем сро­ка ис­пол­не­ния

1 лист

0,15

Об­ра­бот­ка по­лу­чен­ных и от­прав­ля­е­мых по фак­су до­ку­мен­тов

По­лу­че­ние тек­ста, де­ле­ние на ли­сты фор­ма­та А4, со­став­ле­ние ре­ги­стра­ци­он­но-кон­троль­ных кар­то­чек (РКК), за­пол­не­ние и про­ста­нов­ка ре­ги­стра­ци­он­ных штам­пов и пе­ре­да­ча до­ку­мен­тов на ис­пол­не­ние

1 лист

0,15

За­пол­не­ние ре­ги­стра­ци­он­ных дан­ных в ре­ги­стра­ци­он­ной кар­точ­ке

Си­сте­ма­ти­за­ция до­ку­мен­тов на ре­ги­стри­ру­е­мые и нере­ги­стри­ру­е­мые, со­став­ле­ние ре­ги­стра­ци­он­ной кар­точ­ки, про­ста­нов­ка ре­ги­стра­ци­он­ных штам­пов, уста­нов­ле­ние свя­зи с ад­ре­са­том

1

ре­ги­стра­ци­он­ная кар­точ­ка

0,25

За­пол­не­ние дан­ных до­ку­мен­та в жур­на­лах ис­хо­дя­щей и вхо­дя­щей ко­ре­спон­ден­ции

Опи­са­ние на­име­но­ва­ние, да­та, крат­кое опи­са­ние до­ку­мен­та, ко­му или от­ку­да до­ку­мент

1 до­ку­мент

до 5 ли­стов

0,25

Ав­то­ма­ти­зи­ро­ван­ная ре­ги­стра­ция по­сту­пив­ших до­ку­мен­тов

Вклю­че­ние ком­пью­те­ра, вы­воз на дис­плей фор­ма­та ре­ги­стра­ци­он­но-кон­троль­ной фор­мы, ввод ин­фор­ма­ции о ви­де до­ку­мен­та, его ав­то­ре, да­те и ин­дек­се, при­сво­е­ние до­ку­мен­ту ре­ги­стра­ци­он­но­го но­ме­ра, вы­клю­че­ние ком­пью­те­ра

10

до­ку­мен­тов

0,40

Ав­то­ма­ти­зи­ро­ван­ный учет ко­ли­че­ства по­сту­па­ю­щих, от­прав­лен­ных до­ку­мен­тов

Вклю­че­ние ком­пью­те­ра, фор­ми­ро­ва­ние на по­иск РКФ по за­дан­ным рек­ви­зи­там для по­лу­че­ния ис­ко­вой вы­ход­ной фор­мы, под­счет ко­ли­че­ства от­прав­ля­е­мых эк­зем­пля­ров до­ку­мен­тов. вы­клю­че­ние ком­пью­те­ра

100

до­ку­мен­тов

0,10

Ав­то­ма­ти­зи­ро­ван­ный учет ко­ли­че­ства до­ку­мен­тов, со­зда­ва­е­мых для внут­рен­не­го поль­зо­ва­ния

Вклю­че­ние ком­пью­те­ра, фор­ми­ро­ва­ние на по­иск РКФ по за­дан­ным рек­ви­зи­там для по­лу­че­ния ис­ко­вой вы­ход­ной фор­мы, вы­клю­че­ние ком­пью­те­ра

100

до­ку­мен­тов

0,10

3. Работы по учету документов

На­име­но­ва­ние ра­бо­ты

Еди­ни­ца из­ме­ре­ния

Нор­ма вре­ме­ни, час

Тра­ди­ци­он­ная

тех­но­ло­гия

Ав­то­ма­ти­зи­ро­ван­ная

тех­но­ло­гия

За­пись в кни­ге уче­та

за­пи­сей по вхо­дя­щей

и ис­хо­дя­щих до­ку­мен­тов

1 за­пись

0,20

0,10

Со­став­ле­ние опи­си

вхо­дя­щей до­ку­мен­та­ции

1 опись

0,35

0,20

Со­став­ле­ние спис­ка

на за­каз­ную авиа­по­чту

1 спи­сок до

25 строк

0,25

0,15

Со­став­ле­ние ре­ест­ра на

от­прав­ля­е­мую до­ку­мен­та­цию

1 ре­естр до

25 строк

0,25

0,15

4. Работы по контролю исполнения документов

Таблица 1

На­име­но­ва­ние ра­бо­ты

Еди­ни­ца из­ме­ре­ния

Нор­ма

вре­ме­ни, час

Со­став­ле­ние и про­ста­нов­ка

до­ку­мен­та на кон­троль

Про­вер­ка свое­вре­мен­но­го

до­ве­де­ния до­ку­мен­та до

ис­пол­ни­те­ля

Пред­ва­ри­тель­ная про­вер­ка

Ре­гу­ли­ро­ва­ние хо­да ис­пол­не­ния

Учет и обоб­ще­ние

ре­зуль­та­тов кон­тро­ля ис­пол­не­ния

Сня­тие с кон­тро­ля

Под­го­тов­ка справ­ки (от­че­та)

для ин­фор­ми­ро­ва­ния ру­ко­вод­ства

Кон­троль со­зда­ва­е­мых

для внут­рен­не­го поль­зо­ва­ния

до­ку­мен­тов

1 РКК

1 те­ле­фон­ное со­об­ще­ние

1 на­по­ми­на­ние

1 РКК

1 РКК

справ­ка по 20 до­ку­мен­там

1 от­чет

1 РКК

0,46

0,10

0,10

0, 30

0, 40

0,40

1,00

0,54

Таблица 2

На­име­но­ва­ние

ра­бо­ты

Со­дер­жа­ние ра­бо­ты

Еди­ни­ца

из­ме­ре­ния

Нор­ма

вре­ме­ни, час

Ав­то­ма­ти­зи­ро­ван­ный

кон­троль ис­пол­не­ния по­сту­па­ю­щих до­ку­мен­тов

Вклю­че­ние ком­пью­те­ра, вы­воз

на дис­плей фор­ма­та

ре­ги­стра­ци­он­но-кон­троль­ной

фор­мы, ввод ин­фор­ма­ции о

ви­де до­ку­мен­та, вы­клю­че­ние

ком­пью­те­ра

10 до­ку­мен­тов

1,30

Ав­то­ма­ти­зи­ро­ван­ный кон­троль ис­пол­нен­ных до­ку­мен­тов, со­зда­ва­е­мых для

внут­рен­не­го поль­зо­ва­ния

Вклю­че­ние ком­пью­те­ра,

фор­ми­ро­ва­ние на по­иск РКФ

по за­дан­ным рек­ви­зи­там

для по­лу­че­ния ис­ко­вой вы­ход­ной

фор­мы, под­счет ко­ли­че­ства

от­прав­ля­е­мых эк­зем­пля­ров

до­ку­мен­тов, вы­клю­че­ние

ком­пью­те­ра

10 до­ку­мен­тов

1,30

Ав­то­ма­ти­зи­ро­ван­ный кон­троль ис­пол­нен­ных об­ра­ще­ний фи­зи­че­ских и

юри­ди­че­ских лиц

Вклю­че­ние ком­пью­те­ра, вы­воз

на дис­плей фор­ма­та

ре­ги­стра­ци­он­но-кон­троль­ной

фор­мы, ввод ин­фор­ма­ции о

ви­де до­ку­мен­та, под­счет

ко­ли­че­ства от­прав­ля­е­мых

эк­зем­пля­ров до­ку­мен­тов.

вы­клю­че­ние ком­пью­те­ра

10 до­ку­мен­тов

1,00

5

. Работа с обращениями физических и юридических лиц

На­име­но­ва­ние ра­бо­ты

Еди­ни­ца

из­ме­ре­ния

Нор­ма

вре­ме­ни, час

По­лу­че­ние, вскры­тие до­ку­мен­та

Про­вер­ка пра­виль­но­сти ад­ре­со­ва­ния и

ре­ги­стра­ция до­ку­мен­та

Пе­ре­да­ча до­ку­мен­та

По­лу­че­ние ре­зо­лю­ции ру­ко­вод­ства

Пе­ре­да­ча ис­пол­нен­но­го до­ку­мен­та по

при­над­леж­но­сти

Раз­ме­ще­ние кар­то­чек в кар­то­те­ке

По­ста­нов­ка на кон­троль

Ис­пол­не­ние уст­но­го за­про­са по те­ле­фо­ну

По­иск ин­фор­ма­ции по об­ра­ще­ни­ям

Оформ­ле­ние фор­мы от­ве­та на об­ра­ще­ние в блок

Со­став­ле­ние свод­ной ин­фор­ма­ции

и справ­ки об ис­пол­не­нии.

1 до­ку­мент

1 до­ку­мент

1 до­ку­мент

1 РКК

1 до­ку­мент

1 РКК

1 РКК

1 РКК

1 до­ку­мент

1 за­прос

1 от­чет

0,15

0,10

0,10

0,27

0,20

0,15

0,15

0,30

0,45

0,25

1,00

6. Работы по формированию и оформлению дел в структурных подразделениях, экспертизе научной и практической ценности документов, составлению годовых разделов описей дел, передача дел в ведомственный архив

На­име­но­ва­ние ра­бо­ты

Со­дер­жа­ние ра­бо­ты

Еди­ни­ца из­ме­ре­ния

Нор­ма вре­ме­ни, час

Фор­ми­ро­ва­ние

дел по­сто­ян­но­го

хра­не­ния,

со­став­ле­ние

за­го­лов­ков,

оформ­ле­ние дел

(управ­лен­че­ская

до­ку­мен­та­ция)

Груп­пи­ров­ка ис­пол­нен­ных

до­ку­мен­тов в де­ла,

про­вер­ка со­от­вет­ствия

со­дер­жа­ния до­ку­мен­тов

за­го­лов­кам дел по

но­мен­кла­ту­ре дел, пра­виль­но­сти

оформ­ле­ния и пол­но­ты

(ком­плект­но­сти) до­ку­мен­тов,

ну­ме­ра­ция ли­стов в де­ле,

со­став­ле­ние внут­рен­ней опи­си

до­ку­мен­тов де­ла и за­ве­ри­тель­ной

над­пи­си, со­став­ле­ние и уточ­не­ние

за­го­лов­ков дел, опи­са­ние дел

на об­лож­ках

1 де­ло

1,15

Фор­ми­ро­ва­ние дел

по лич­но­му

со­ста­ву

ор­га­ни­за­ции,

со­став­ле­ние

за­го­лов­ков,

оформ­ле­ние дел

Груп­пи­ров­ка ис­пол­нен­ных

до­ку­мен­тов в де­ла,

про­вер­ка со­от­вет­ствия со­дер­жа­ния

до­ку­мен­тов за­го­лов­кам дел

по но­мен­кла­ту­ре дел,

пра­виль­но­сти оформ­ле­ния и

пол­но­ты (ком­плект­но­сти)

до­ку­мен­тов, ну­ме­ра­ция ли­стов

в де­ле, со­став­ле­ние внут­рен­ней

опи­си до­ку­мен­тов де­ла

и за­ве­ри­тель­ной над­пи­си,

со­став­ле­ние и уточ­не­ние

за­го­лов­ков дел, опи­са­ние дел на

об­лож­ках

1 де­ло

1,15

Фор­ми­ро­ва­ние дел

вре­мен­но­го

хра­не­ния

(свы­ше 10 лет),

со­став­ле­ние

за­го­лов­ков,

оформ­ле­ния дел

Груп­пи­ров­ка ис­пол­нен­ных

до­ку­мен­тов в де­ла,

про­вер­ка со­от­вет­ствия со­дер­жа­ния

до­ку­мен­тов за­го­лов­кам дел

по но­мен­кла­ту­ре дел,

пра­виль­но­сти

оформ­ле­ния и пол­но­ты

(ком­плект­но­сти) до­ку­мен­тов,

ну­ме­ра­ция ли­стов в де­ле,

со­став­ле­ние внут­рен­ней опи­си

до­ку­мен­тов де­ла и за­ве­ри­тель­ной

над­пи­си, со­став­ле­ние и уточ­не­ние

за­го­лов­ков дел, опи­са­ние дел

на об­лож­ках

1 де­ло

1,15

Про­ве­де­ние

экс­пер­ти­зы

на­уч­ной и

прак­ти­че­ской

цен­но­сти

до­ку­мен­тов и

со­став­ле­ние ак­та

о вы­де­ле­нии

к уни­что­же­нию

до­ку­мен­тов и

дел, не

под­ле­жа­щих хра­не­нию

Изу­че­ние со­ста­ва и

со­дер­жа­ния до­ку­мен­тов,

опре­де­ле­ние их

на­уч­но-ис­то­ри­че­ской и

прак­ти­че­ской зна­чи­мо­сти,

по­лист­ный про­смотр дел,

от­бор до­ку­мен­тов на по­сто­ян­ное,

вре­мен­ное хра­не­ние и

к уни­что­же­нию, со­став­ле­ние ак­та

о вы­де­ле­нии к

уни­что­же­нию до­ку­мен­тов,

не под­ле­жа­щих хра­не­нию,

рас­смот­ре­ние ак­та на

за­се­да­нии Цен­траль­ной экс­перт­но

про­ве­роч­ной ко­мис­сии или

Экс­перт­но про­ве­роч­ной

ко­мис­сии (да­лее – ЦЭПК или ЭПК)

1 де­ло

3,00

Со­став­ле­ние го­до­вых раз­де­лов опи­сей дел

по­сто­ян­но­го и

вре­мен­но­го хра­не­ния (свы­ше 10 лет),

под­ле­жа­щих

пе­ре­да­че в ар­хив

ор­га­ни­за­ции

Со­став­ле­ние го­до­во­го раз­де­ла

опи­си на де­ла,

про­шед­шие экс­пер­ти­зу цен­но­сти,

рас­смот­ре­ние под­го­тов­лен­но­го

раз­де­ла на за­се­да­нии ЦЭПК или

ЭПК, до­ра­бот­ка по за­ме­ча­ни­ям,

оформ­ле­ние, утвер­жде­ние

в уста­нов­лен­ном по­ряд­ке,

про­вер­ка ка­че­ства фор­ми­ро­ва­ния

и оформ­ле­ния дел,

со­от­вет­ствия ко­ли­че­ству

дел, вно­си­мых в опись,

ко­ли­че­ству за­ве­ден­ных дел

по но­мен­кла­ту­ре дел,

про­ста­нов­ка вре­мен­ных

шиф­тов (ка­ран­да­шом) на

об­лож­ках дел

10 опи­сан­ных ста­тей опи­си

2,12

Ав­то­ма­ти­зи­ро­ван­ное со­став­ле­ние

го­до­вых раз­де­лов

опи­сей дел

по­сто­ян­но­го и

вре­мен­но­го хра­не­ния (свы­ше

10 лет),

под­ле­жав­ших пе­ре­да­че в ар­хив ор­га­ни­за­ции

Вклю­че­ние ком­пью­те­ра, вы­зов

на дис­плей фор­ма­та

опи­си, вне­се­ние дан­ных на

де­ла, про­шед­шие экс­пер­ти­зу

цен­но­сти; счист­ка со­став­лен­ной

опи­си, прав­ка; рас­пе­чат­ка;

рас­смот­ре­ние го­до­во­го раз­де­ла

опи­си на за­се­де­нии ЦЭПК или ЭПК;

вне­се­ние из­ме­не­ний в опись

в со­от­вет­ствии с

вы­ска­зан­ны­ми за­ме­ча­ни­я­ми,

рас­пе­чат­ка раз­де­ла опи­си

по­сле до­ра­бот­ки,

вы­клю­че­ние ком­пью­те­ра

10 опи­сан­ных ста­тей опи­си

1,12

Пе­ре­да­ча дел

в ар­хив

ор­га­ни­за­ции из

струк­тур­но­го под­раз­де­ле­ния

Пе­ре­да­ча дел по­еди­нич­но

по опи­сям и но­мен­кла­ту­рам

дел, пе­ре­да­ча эк­зем­пля­ров

опи­сей, но­мен­кла­тур

дел, кон­троль­но- спра­воч­ных

и те­ма­ти­че­ских кар­то­чек

со­глас­но гра­фи­ку,

оформ­ле­ние пе­ре­да­чи

по уста­нов­лен­ной фор­ме

10 дел

5,00

Приложение 2

к Типовым нормам времени на

работы по документационному обеспечению

Нормы времени на работы в архиве организации

1. Методическое и организационное обеспечение работы

На­име­но­ва­ние ра­бо­ты

Со­дер­жа­ние ра­бо­ты

Еди­ни­ца из­ме­ре­ния объ­е­ма ра­бо­ты

Нор­ма вре­ме­ни, час

Раз­ра­бот­ка нор­ма­тив­но-ме­то­ди­че­ских

по­со­бий (ин­струк­ций,

ре­ко­мен­да­ций,

по­ло­же­ний, пра­вил)

Со­стов­ле­ние биб­лио­гра­фии,

изу­че­ние на­уч­но-ме­то­ди­че­ской

ли­те­ра­ту­ры и до­ку­мен­тов

по те­ме, вы­яв­ле­ние и

сбор ма­те­ри­а­лов, на­пи­са­ние

тек­ста, ре­дак­ти­ро­ва­ние,

до­ра­бот­ка по за­ме­ча­ни­ям

1 ав­тор­ский лист

72,50

2. Работы по созданию Научно-справочного аппарата к документам архива организации

На­име­но­ва­ние

ра­бо­ты

Со­дер­жа­ние ра­бо­ты

Еди­ни­ца из­ме­ре­ния объ­е­ма

ра­бо­ты

Нор­ма

вре­ме­ни,

час

Со­став­ле­ние го­до­вых

раз­де­лов свод­ных

опи­сей дел

по­сто­ян­но­го хра­не­ния

На­пи­са­ние, оформ­ле­ние

опи­си (го­до­во­го раз­де­ла

свод­ной опи­си) по

уста­нов­лен­ной фор­ме,

рас­смот­ре­ние на за­се­да­нии

ЦЭПК или ЭПК, пред­став­ле­ние

опи­си на утвер­жде­ние ЭПК

го­су­дар­ствен­но­го ар­хи­ва,

об­суж­де­ние, до­ра­бот­ка по

за­ме­ча­ни­ям, утвер­жде­ние

ру­ко­во­ди­те­лем ор­га­ни­за­ции

10 опи­са­тель­ных ста­тей опи­си

4,00

Со­став­ле­ние свод­ных

опи­сей дел по

лич­но­му со­ста­ву

На­пи­са­ние, оформ­ле­ние

опи­си (го­до­во­го раз­де­ла

свод­ной опи­си) по

уста­нов­лен­ной фор­ме,

рас­смот­ре­ние на за­се­да­нии

ЦЭПК или ЭПК, пред­став­ле­ние

опи­си на со­гла­со­ва­ние

ЭПК го­су­дар­ствен­но­го ар­хи­ва,

об­суж­де­ние, до­ра­бот­ка

по за­ме­ча­ни­ям, утвер­жде­ние

ру­ко­во­ди­те­лем ор­га­ни­за­ции

10 опи­са­тель­ных ста­тей опи­си

4,30

Со­став­ле­ние

пре­ди­сло­вий к

опи­сям

ар­хив­ных фон­дов

Про­смотр опи­си, вы­яв­ле­ние

дан­ных, на­пи­са­ние кар­то­чек

(с вы­не­се­ни­ем на каж­дую

кар­точ­ку од­но­го по­ня­тия),

со­став­ле­ние ука­за­те­ля

1 ав­тор­ский лист

120,00

Со­став­ле­ние ис­то­ри­че­ских спра­вок на ар­хив­ные фон­ды ор­га­ни­за­ции

Сбор дан­ных по ис­то­рии

фон­до­об­ра­зо­ва­те­ля на

ос­но­ва­нии све­де­ний,

вы­яв­лен­ных при со­став­ле­нии

пре­ди­сло­вий к опи­сям дел

за этот пе­ри­од, на­пи­са­ние

тек­ста справ­ки, до­ра­бот­ка

по за­ме­ча­ни­ям

1 ав­тор­ский лист

72,00

3. Работы по каталогизации документов

Таблица 1

На­име­но­ва­ние ра­бо­ты

Еди­ни­ца из­ме­ре­ния

Нор­ма вре­ме­ни, час

Тра­ди­ци­он­ная тех­но­ло­гия

Ав­то­ма­ти­зи­ро­ван­ная тех­но­ло­гия

Со­став­ле­ние сво­да дан­ных

о со­ста­ве и со­дер­жа­нии

ар­хив­ных до­ку­мен­тов

(справ­ки, пас­пор­та по фон­дам)

1 ав­тор­ский лист

82,00

20,50

Таблица 2

На­име­но­ва­ние ра­бо­ты

Со­дер­жа­ние ра­бо­ты

Еди­ни­ца

из­ме­ре­ния

Нор­ма

вре­ме­ни, час

Со­став­ле­ние

кар­то­чек и ве­де­ние

пред­мет­но-

те­ма­ти­че­ской кар­то­те­ки

Изу­че­ние опи­си с це­лью

от­бо­ра дел для ка­та­ло­ги­за­ции

до­ку­мен­тов, по­лист­ный про­смотр

дел, вы­яв­ле­ние до­ку­мен­тов,

под­ле­жа­щих ка­та­ло­ги­за­ции,

ан­но­ти­ро­ва­ние со­дер­жа­ния

вы­яв­лен­ных до­ку­мен­тов,

на­пи­са­ние кар­то­чек по

уста­нов­лен­ной фор­ме,

про­ста­нов­ка штам­па

о ка­та­ло­ги­за­ции на об­лож­ках

дел, груп­пи­ров­ка кар­то­чек

по ал­фа­ви­ту пред­мет­ных по­ня­тий,

да­лее по схе­ме, при­ня­той

для дан­ной кар­то­те­ки,

рас­по­ло­же­ние кар­то­чек

в кар­то­те­ке в со­от­вет­ствии

с при­ня­той схе­мой

си­сте­ма­ти­за­ции

10 кар­то­чек

3,00

Со­зда­ние ав­то­ма­ти­зи­ро­ван­ной ба­зы дан­ных по ар­хив­ным до­ку­мен­там Рас­пе­чат­ка кар­то­чек

Изу­че­ние опи­си, от­бор

дел, по­лист­ный про­смотр

дел, вы­яв­ле­ние до­ку­мен­тов,

вклю­че­ние ком­пью­те­ра, вы­зов

на дис­плей фор­ма­та кар­точ­ки,

за­пол­не­ние его, си­сте­ма­ти­за­ция

кар­то­чек в со­от­вет­ствии

с уста­нов­лен­ны­ми ин­дек­са­ми

по при­ня­той схе­ме, вы­клю­че­ние

ком­пью­те­ра, про­ста­нов­ка штам­па

о ка­та­ло­ги­за­ции на об­лож­ке

де­ла

Под­клю­че­ние прин­те­ра к

ком­пью­те­ру, вы­вод фай­ла

на экран ма­ни­то­ра и

от­прав­ка тек­ста на пе­чать

10 кар­то­чек

10 кар­то­чек

3,00

1,40

Со­зда­ние

ав­то­ма­ти­зи­ро­ван­ной

ба­зы дан­ных по

ар­хив­ным

до­ку­мен­там (на

го­су­дар­ствен­ных, об­ще­ствен­ных, твор­че­ских де­я­те­лей, по лич­но­му со­ста­ву)

Рас­пе­чат­ка кар­то­чек

Изу­че­ние опи­си, от­бор дел,

по­лист­ный про­смотр дел,

вы­яв­ле­ние до­ку­мен­тов, вклю­че­ние

ком­пью­те­ра, вы­зов на

дис­плей фор­ма­та кар­точ­ки,

за­пол­не­ние его, си­сте­ма­ти­за­ция

кар­то­чек в со­от­вет­ствии

с уста­нов­лен­ны­ми ин­дек­са­ми

по при­ня­той схе­ме, вы­клю­че­ние

ком­пью­те­ра, про­ста­нов­ка

штам­па о ка­та­ло­ги­за­ции

на об­лож­ке де­ла

Под­клю­че­ние прин­те­ра

к ком­пью­те­ру, вы­вод фай­ла

на экран ма­ни­то­ра и

от­прав­ка тек­ста на пе­чать

10 кар­то­чек

10 кар­то­чек

180,00

1,40

Со­став­ле­ние кар­то­чек и ве­де­ние

кар­то­те­ки по

лич­но­му со­ста­ву

ор­га­ни­за­ции

Изу­че­ние опи­си, от­бор дел

для ка­та­ло­ги­за­ции до­ку­мен­тов,

по­лист­ный про­смотр дел,

вы­яв­ле­ние до­ку­мен­тов,

под­ле­жа­щих ка­та­ло­ги­за­ции,

изу­че­ние со­дер­жа­ния вы­яв­лен­ных

до­ку­мен­тов, на­пи­са­ние кар­то­чек

по уста­нов­лен­ной фор­ме,

груп­пи­ров­ка кар­то­чек

по фа­ми­ли­ям, име­нам, от­че­ствам

в ал­фа­вит­ном по­ряд­ке, да­лее

по схе­ме при­ня­той для

дан­ной кар­то­те­ки, рас­по­ло­же­ние

кар­то­чек в кар­то­те­ке

в со­от­вет­ствии с

при­ня­той схе­мой си­сте­ма­ти­за­ции

10 кар­то­чек

4,40

4. Работы по использованию документов, информационному обслуживанию

Таблица 1

На­име­но­ва­ние ра­бо­ты

Еди­ни­ца из­ме­ре­ния

Нор­ма вре­ме­ни, час

Тра­ди­ци­он­ная

тех­но­ло­гия

Ав­то­ма­ти­зи­ро­ван­ная

тех­но­ло­гия

Озна­ком­ле­ние с за­про­сом, изу­че­ние

ин­фор­ма­ци­он­ной ба­зы дан­ных,

вы­яв­ле­ние све­де­ний по те­ме за­про­са,

на­пи­са­ние тек­ста от­ве­та:

те­ма­ти­че­ский за­прос;

со­ци­аль­но-пра­во­вой за­про­са.

1 за­прос

1 за­прос

120,00

120,00

24,00

24,00

Таблица 2

На­име­но­ва­ние ра­бо­ты

Со­дер­жа­ние ра­бо­ты

Еди­ни­ца

из­ме­ре­ния

Нор­ма

вре­ме­ни,

час

Вы­да­ча дел во

вре­мен­ное поль­зо­ва­ние

Озна­ком­ле­ние с за­про­сом,

опре­де­ле­ние по

то­по­гра­фи­че­ским ука­за­те­лям

ме­сто­на­хож­де­ния дел, вы­ем­ка

дел, раз­ме­ще­ние карт-за­ме­сти­те­лей,

про­вер­ка со­от­вет­ствия шиф­ра

и за­го­лов­ка на об­лож­ке де­ла

и в опи­си (но­мен­кла­ту­ре дел),

про­вер­ка ну­ме­ра­ции ли­стов

и фи­зи­че­ско­го со­сто­я­ния

дел, оформ­ле­ние ак­тов о вы­да­че

дел во вре­мен­ное поль­зо­ва­ние

10 дел

4,00

При­ем по­се­ти­те­лей

с це­лью кон­суль­та­ции

Кон­суль­ти­ро­ва­ние по во­про­сам

со­ста­ва и со­дер­жа­ния до­ку­мен­тов

по те­ме за­про­са, ин­фор­ми­ро­ва­ние

о на­ли­чии в ар­хи­ве до­ку­мен­тов

для по­лу­че­ния справ­ки

о ра­бо­те, служ­бе, уче­бе

1 по­се­ти­тель

1,30

При­ем и вы­да­ча

невос­тре­бо­ван­ных тру­до­вых кни­жек

При­ем тру­до­вых кни­жек на хра­не­ние,

оформ­ле­ние при­е­ма, раз­ме­ще­ние

тру­до­вых кни­жек в ящи­ке

кар­то­те­ки по ал­фа­ви­ту,

вы­да­ча тру­до­вых кни­жек вла­дель­цам

1 тру­до­вая книж­ка

0,45

5. Работы по контролю за организацией делопроизводства в структурных подразделениях организации

На­име­но­ва­ние ра­бо­ты

Со­дер­жа­ние ра­бо­ты

Еди­ни­ца из­ме­ре­ния

Нор­ма вре­ме­ни, час

Про­ве­де­ние про­вер­ки

ор­га­ни­за­ции ра­бо­ты

с до­ку­мен­та­ми в

струк­тур­ных

под­раз­де­ле­ни­ях

ве­дом­ства

(ор­га­ни­за­ции) и

учре­жде­ни­ях

Изу­че­ние ос­нов­ных за­дач

и функ­ций учре­жде­ния в це­лом

и его струк­тур­ных

под­раз­де­ле­ний, со­став­ле­ние

пла­на про­вер­ки, изу­че­ние

ра­бо­ты с до­ку­мен­та­ми

на об­сле­ду­е­мом объ­ек­те

(сов­мест­но с ра­бот­ни­ка­ми

де­ло­про­из­вод­ствен­ной служ­бы),

ин­фор­ми­ро­ва­ние ру­ко­вод­ства

учре­жде­ния (струк­тур­но­го

под­раз­де­ле­ния) о ре­зуль­та­тах

про­вер­ки, об­суж­де­ние ито­гов

про­вер­ки на объ­ек­те,

со­став­ле­ние справ­ки по ито­гам

про­вер­ки

1 про­вер­ка од­но­го струк­тур­но­го под­раз­де­ле­ния (учре­жде­ния), но­мен­кла­ту­ра дел ко­то­ро­го вклю­ча­ет до 100 по­зи­ций

40,00

Кон­троль за ор­га­ни­за­ци­ей до­ку­мен­тов в де­ло­про­из­вод­стве струк­тур­ных под­раз­де­ле­ний учре­жде­ния

Кон­троль (сов­мест­но с

ра­бот­ни­ка­ми де­ло­про­из­вод­ствен­ной служ­бой)

пра­виль­но­сти фор­ми­ро­ва­ния

и опи­са­ния дел, обес­пе­че­ния

со­хран­но­сти до­ку­мен­тов

в де­ло­про­из­вод­стве,

со­став­ле­ния опи­сей, под­го­тов­ки

дел к пе­ре­да­че в ве­дом­ствен­ный

ар­хив; под­го­тов­ка пред­ло­же­ний

о со­вер­шен­ство­ва­нии ра­бо­ты

с до­ку­мен­та­ми

1 кон­троль­ная ра­бо­ты с до­ку­мен­та­ми од­но­го струк­тур­но­го под­раз­де­ле­ния, но­мен­кла­ту­ра дел ко­то­ро­го вклю­ча­ет до 100 по­зи­ций

19,30

Уст­ное кон­суль­ти­ро­ва­ние ра­бот­ни­ков ор­га­ни­за­ции

Кон­суль­ти­ро­ва­ние по во­про­сам

фор­ми­ро­ва­ния дел, со­став­ле­ния

но­мен­кла­тур дел, опи­сей,

про­ве­де­ние экс­пер­ти­зы

цен­но­сти, от­бо­ра до­ку­мен­тов

на го­суд­ствен­ное хра­не­ние,

прак­ти­че­ско­го при­ме­не­ния

ме­то­ди­че­ских по­со­бий

1 кон­суль­та­ция

1,30

Про­ве­де­ние (те­ма­ти­че­ской) про­вер­ки со­сто­я­ния и ра­бо­ты ар­хи­ва под­ве­дом­ствен­но­го учре­жде­ния (уча­стие в про­вер­ке

сов­мест­но с

ра­бот­ни­ка­ми го­су­дар­ствен­но­го ар­хи­ва)

Изу­че­ние усло­вий хра­не­ния дел,

со­сто­я­ния уче­та и

на­уч­но-спра­воч­но­го ап­па­ра­та,

эф­фек­тив­но­сти ис­поль­зо­ва­ния

до­ку­мен­тов, про­вер­ка

го­тов­но­сти до­ку­мен­тов к

пе­ре­да­че на го­су­дар­ствен­ное ве­дом­ствен­ное хра­не­ние,

пра­виль­но­сти про­ве­де­ния

экс­пер­ти­зы цен­но­сти,

оформ­ле­ния дел, ин­фор­ми­ро­ва­ние

ру­ко­вод­ства ор­га­ни­за­ции о

ре­зуль­та­тах про­вер­ки,

об­суж­де­ние ито­гов про­вер­ки

в ар­хи­ве под­ве­дом­ствен­но­го

учре­жде­ния, со­став­ле­ние

справ­ки по­ре­зуль­та­там про­вер­ки

1 про­вер­ка

40,00

6. Работы по обеспечению сохранности документов

На­име­но­ва­ние ра­бо­ты

Со­дер­жа­ние ра­бо­ты

Еди­ни­ца

из­ме­ре­ния

Нор­ма

вре­ме­ни,

час

При­ем дел в ар­хив

из струк­тур­но­го

под­раз­де­ле­ния

Озна­ком­ле­ние с со­сто­я­ни­ем

дел, про­вер­ка пра­виль­но­сти

оформ­ле­ния дел, при­ем дел

по опи­си (по­еди­нич­но),

при­ем кон­троль­но-спра­воч­ной

кар­то­те­ки к до­ку­мен­там

дан­но­го го­до­во­го раз­де­ла

опи­си, за­пись (в двух

эк­зем­пля­рах опи­си) све­де­ний

о ко­ли­че­стве фак­ти­че­ски

при­ня­тых дел, но­ме­ров

от­сут­ству­ю­щих дел, раз­ме­ще­ние

дел на ме­стах хра­не­ния,

от­мет­ка в то­по­гра­фи­че­ских

ука­за­те­лях о раз­ме­ще­нии

дел, за­пись в кни­ге

уче­та по­ступ­ле­ния и

вы­бы­тия до­ку­мен­тов

10 дел

3,60

От­бор, под­го­тов­ка

и пе­ре­да­ча

до­ку­мен­тов для

дез­ин­фек­ции,

дезин­сек­ции,

ре­став­ра­ции и

пе­ре­пле­та

Под­бор дел по ак­там

про­вер­ки на­ли­чия,

кар­то­те­ке (жур­на­лу)

уче­та фи­зи­че­ско­го

со­сто­я­ния до­ку­мен­тов,

ре­ги­стра­ция в кни­ге вы­да­чи

дел из ар­хи­во­хра­ни­ли­ща,

оформ­ле­ние за­ка­за

по уста­нов­лен­ной фор­ме,

пе­ре­да­ча дел в ла­бо­ра­то­рию

10 дел

4,70

Вы­да­ча (при­ем) дел

Вы­да­ча дел: озна­ком­ле­ние

с за­ка­зом, опре­де­ле­ние

по то­по­гра­фи­че­ским

ука­за­те­лям ме­сто­на­хож­де­ния

дел, вы­ем­ка дел,

раз­ме­ще­ние карт-за­ме­сти­те­лей,

опре­де­ле­ние со­от­вет­ствия

шиф­ра и за­го­лов­ка на

об­лож­ке де­ла и

опи­си (но­мен­кла­ту­ре дел),

про­вер­ка ну­ме­ра­ции ли­стов

и фи­зи­че­ско­го со­сто­я­ния

дел, от­мет­ка в кни­ге вы­да­чи

дел из ар­хи­во­хра­ни­ли­ща.

При­ем дел: ви­зу­аль­ный

осмотр дел, про­вер­ка

ну­ме­ра­ции ли­стов и

фи­зи­че­ско­го со­сто­я­ния

дел, от­мет­ка о воз­вра­ще­нии

дел в кни­ге вы­да­чи,

изъ­я­тие карт-за­ме­сти­те­лей,

уклад­ка дел на ме­ста хра­не­ния

10 дел, вы­дан­ных или при­ня­тых в ар­хив

3,60

Кар­то­ни­ро­ва­ние дел

Раз­ме­ще­ние дел в ко­роб­ке

по по­ряд­ку но­ме­ров,

на­пи­са­ние яр­лы­ка, на­клей­ка

его на ко­роб­ку

10 дел

0,55

Фор­ми­ро­ва­ние свя­зок дел, под­ле­жа­щих хра­не­нию

Груп­пи­ров­ка дел по по­ряд­ку

но­ме­ров, на­пи­са­ние яр­лы­ка,

при­креп­ле­ние яр­лы­ка к шпа­га­ту,

пе­ре­вя­зы­ва­ние дел

10 дел

0,55

Со­став­ле­ние то­по­гра­фи­че­ских ука­за­те­лей

За­пол­не­ние граф кар­точ­ки

ука­за­те­ля по уста­нов­лен­ной

фор­ме, груп­пи­ров­ка кар­то­чек

в по­сле­до­ва­тель­но­сти

рас­по­ло­же­ния стел­ла­жей,

но­ме­ров фон­дов

10 кар­то­чек

3,20

Ав­то­ма­ти­зи­ро­ван­ное ве­де­ние то­по­гра­фи­че­ских ука­за­те­лей

Вклю­че­ние ком­пью­те­ра, вы­зов

на дис­плей фор­ма­та; за­пол­не­ние

граф (уточ­не­ние дан­ных

в гра­фах) кар­точ­ки ука­за­те­ля,

груп­пи­ров­ка кар­то­чек

в уста­нов­лен­ной

по­сле­до­ва­тель­но­сти

рас­по­ло­же­ния, рас­пе­чат­ка,

вы­клю­че­ние ком­пью­те­ра

10 кар­то­чек

2,00

Про­вер­ка на­ли­чия и

со­сто­я­ния дел

Свер­ка фак­ти­че­ско­го на­ли­чия

дел на ме­стах хра­не­ния

и по опи­си (но­мен­кла­ту­ре дел),

опи­са­тель­ной ста­тьи опи­си

но­мен­кла­ту­ры дел с

опи­са­ни­ем на об­лож­ке

де­ла, про­вер­ка фи­зи­че­ско­го

со­сто­я­ния и тех­ни­че­ско­го

оформ­ле­ния дел,

за­пол­не­ние ли­ста

про­вер­ки на­ли­чия с ука­за­ни­ем

в нем фи­зи­че­ско­го

со­сто­я­ния дел, со­став­ле­ние

ак­та про­вер­ки на­ли­чия

и со­сто­я­ния дел в фон­де

10 дел

1,20

Пе­ре­да­ча ар­хи­вом ор­га­ни­за­ции до­ку­мен­тов на го­су­дар­ствен­ное хра­не­ние

Под­го­тов­ка и до­став­ка дел,

уча­стие в пе­ре­да­че дел,

оформ­ле­ние пе­ре­да­чи до­ку­мен­тов

по уста­нов­лен­ной фор­ме,

за­пись о вы­бы­тии в кни­ге

уче­та по­ступ­ле­ния и

вы­бы­тия до­ку­мен­тов

10 дел

1,20

Со­став­ле­ние и ве­де­ние учет­ных до­ку­мен­тов ар­хи­ва ор­га­ни­за­ции и го­су­дар­ствен­ны­ми ар­хи­ва­ми

Изу­че­ние ис­точ­ни­ков по

ис­то­рии фон­до­об­ра­зо­ва­те­ля,

со­став­ле­ние и ве­де­ние

спис­ка фон­дов, ко­ли­че­ствен­ный

и по­фон­до­вый учет фон­дов

и кол­лек­ций, со­став­ле­ние

ли­ста фон­да, вы­яв­ле­ние и

за­пись све­де­ний о со­ста­ве

и объ­е­ме фон­да на

ос­но­ве со­от­вет­ству­ю­щих

до­ку­мен­тов, со­став­ле­ние

кар­точ­ки ар­хив­но­го фон­да

по уста­нов­лен­ной фор­ме,

пред­став­ле­ние кар­точ­ки в

го­су­дар­ствен­ный ар­хив

1 ар­хив­ный фонд

16,00

Со­став­ле­ние пас­пор­та ар­хи­ва о со­сто­я­нии и объ­е­ме до­ку­мен­тов, на­хо­дя­щих­ся на ве­дом­ствен­ном и го­су­дар­ствен­ном хра­не­нии

Сбор и ана­лиз све­де­ний

об ар­хи­ве, на­пи­са­ние

пас­пор­та по уста­нов­лен­ной

фор­ме на ос­но­ва­нии

дан­ных учет­ных до­ку­мен­тов

1 пас­порт

10,30

Со­зда­ние го­су­дар­ствен­ных стра­хо­вых ко­пий до­ку­мен­тов

По­сле про­ве­де­ния экс­пер­ти­зы

цен­но­сти до­ку­мен­та че­рез

ска­ни­ро­ва­ние со­зда­вать

го­су­дар­ствен­ные стра­хо­вые

ко­пий до­ку­мен­тов На­ци­о­наль­но­го

ар­хив­но­го фон­да на осо­бо

цен­ные и с за­ту­ха­ю­щи­ми

тек­ста­ми до­ку­мен­тов.

1 лист

0,10

7. Работы по составлению отчета «Сведения по комплектованию архивных документов»

На­име­но­ва­ние ра­бо­ты

Еди­ни­ца из­ме­ре­ния

Нор­ма вре­ме­ни, час

Тра­ди­ци­он­ная тех­но­ло­гия

Ав­то­ма­ти­зи­ро­ван­ная

тех­но­ло­гия

Про­ве­де­ние экс­пер­ти­зе цен­но­сти ар­хив­ных до­ку­мен­тов, со­став­ле­ние от­че­та по пе­реч­ню до­ку­мен­тов с ука­за­ни­ем сро­ков хра­не­ния

1 ав­тор­ский лист

36,00

18,00

Ве­де­ние и со­став­ле­ние от­че­та

по ис­точ­ни­ков фор­ми­ро­ва­ния и по­пол­не­ния с рас­пе­чат­кой от­че­та

1 ав­тор­ский лист

8,20

4,10

8. Работы по техническому оформлению

На­име­но­ва­ние ра­бо­ты

Со­дер­жа­ние ра­бо­ты

Еди­ни­ца из­ме­ре­ния

Нор­ма вре­ме­ни, час

Ав­то­ма­ти­зи­ро­ван­ное ре­дак­ти­ро­ва­ние тек­ста до­ку­мен­та

Вклю­че­ние ком­пью­те­ра, вы­зов

фай­ла на дис­плей,

ре­дак­ти­ро­ва­ние тек­ста с

вне­се­ни­ем из­ме­не­нии,

рас­пе­чат­ка тек­ста,

вы­клю­че­ние ком­пью­те­ра

1 ав­тор­ский лист

3,00

Под­шив­ка до­ку­мен­тов

в де­ло

(управ­лен­че­ская

до­ку­мен­та­ция) вруч­ную

Груп­пи­ров­ка (вло­же­ние) ис­пол­нен­ных

до­ку­мен­тов в об­лож­ку

в со­от­вет­ствии с

но­мен­кла­ту­рой дел, про­шив­ка

на 4 про­ко­ла, де­ло на 180 ли­стов.

1 де­ло

2,30

Под­шив­ка до­ку­мен­тов

в де­ло

(управ­лен­че­ская

до­ку­мен­та­ция) с

при­ме­не­ни­ем сред­ства

ма­лой ме­ха­ни­за­ции

тру­да

Груп­пи­ров­ка (вло­же­ние) ис­пол­нен­ных до­ку­мен­тов в об­лож­ку в

со­от­вет­ствии с но­мен­кла­ту­рой дел,

про­шив­ка на про­ши­воч­ной ма­шине

1 де­ло

1,30

Уни­что­же­ние до­ку­мен­тов на

бу­маж­ной ос­но­ве

с при­ме­не­ни­ем

ма­лой ме­ха­ни­за­ции

тру­да

До­став­ка до­ку­мен­тов, вклю­чен­ных

в акт о вы­де­ле­нии к уни­что­же­нию,

за­груз­ка, вклю­че­ние ма­ши­ны

для из­мель­че­ния до­ку­мен­тов;

по­груз­ка из­мель­чен­ной

бу­маж­ной мас­сы в та­ру

1000 ли­стов

1,30

Сда­ча до­ку­мен­тов

на ути­ли­за­цию

Вы­ем­ка дел, вклю­чен­ных в

акт о вы­де­ле­нии к уни­что­же­нию,

со стел­ла­жей, фор­ми­ро­ва­ние,

увяз­ка свя­зок, оформ­ле­ние

за­яв­ки на транс­порт, по­груз­ка

дел, сда­ча дел на ути­ли­за­цию

в уста­нов­лен­ном по­ряд­ке

100 дел

6,00

Приложение 3

к Типовым нормам времени на

работы по документационному обеспечению

Пример расчета численности работников документационного обеспечения (делопроизводства) и работников архива организаций

      1. Расчет численности работников службы, отдела (канцелярии) документационного обеспечения произведен исходя из планируемой трудоемкости работ, выполняемых в течение года.

№

Вид вы­пол­ня­е­мой ра­бо­ты

Еди­ни­ца из­ме­ре­ния объ­е­ма ра­бот

Объ­ем ра­бот за год

Еди­ни­ца из­ме­ре­ния/

час

За­тра­ты вре­ме­ни, час

1.

Со­став­ле­ние и ве­де­ние

но­мен­кла­ту­ры дел

струк­тур­но­го под­раз­де­ле­ния

26-50

по­зи­ций

200

24,0

96,00

2

Со­став­ле­ние и ве­де­ние

но­мен­кла­ту­ры дел

ор­га­ни­за­ции

101-200 по­зи­ций

400

230,00

460,00

3.

За­пол­не­ние ре­ги­стра­ци­он­ных дан­ных

ре­ги­стра­ци­он­ной кар­точ­ке

1

ре­ги­стра­ци­он­ная кар­точ­ка

3000

0,25

750,00

4.

Фор­ми­ро­ва­ние дел

по­сто­ян­но­го хра­не­ния,

со­став­ле­ние за­го­лов­ков,

оформ­ле­ние дел

(управ­лен­че­ская

до­ку­мен­та­ция)

1 де­ло

500

1,15

575,00

5.

Пе­ре­да­ча дел в ар­хив

ор­га­ни­за­ции из

струк­тур­но­го под­раз­де­ле­ния

10 дел

500

5,00

250,00

6

Со­став­ле­ние и по­ста­нов­ка

до­ку­мен­та на кон­троль

1 РКК

1000

0,46

460,00

Ито­го

2591,00

      Тн - трудоемкость работ, рассчитанная по приведенным в Типовых нормах времени с учетом коэффициента К = 1,1, учитывающего затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности – 2851,1 чел/ час.

      Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за год в часах (принимается в среднем равным 1976,0 часов).

      Тн      2851,1

Чр = ---- = ---------- = 1,44 человек.

      Фп      1976,0

      2. Расчет численности работников архива организации произведен, исходя из планируемой трудоемкости работ, выполняемых в течение года.

№

Вид вы­пол­ня­е­мой ра­бо­ты

Еди­ни­ца из­ме­ре­ния объ­е­ма ра­бот

Объ­ем ра­бот за год

Еди­ни­ца из­ме­ре­ния/

час

За­тра­ты вре­ме­ни, час

1

Со­став­ле­ние кар­то­чек

и ве­де­ние

пред­мет­но-те­ма­ти­че­ской

кар­то­те­ки

10 кар­то­чек

1500

3,00

450,00

2

Со­став­ле­ние кар­то­чек

и ве­де­ние кар­то­те­ки

по лич­но­му со­ста­ву

ор­га­ни­за­ции

10 кар­то­чек

2000

3,00

600,00

3

Со­став­ле­ние го­до­вых

раз­де­лов свод­ных

опи­сей дел по­сто­ян­но­го

хра­не­ния

10 опи­са­тель­ных ста­тей опи­си

50

4,00

20,00

4

Со­став­ле­ние

ис­то­ри­че­ских спра­вок

на ар­хив­ные

фон­ды ор­га­ни­за­ции

1 ав­тор­ский лист

5

72,00

360,00

5

Озна­ком­ле­ние с

за­про­сом, изу­че­ние

ин­фор­ма­ци­он­ной ба­зы

дан­ных, вы­яв­ле­ние

све­де­ний по те­ме

за­про­са, на­пи­са­ние

тек­ста от­ве­та:

Те­ма­ти­че­ский за­прос

Со­ци­аль­но-пра­во­вой за­прос

1 за­прос

1 за­прос

10

10

120,00

120,00

1200,00

1200,00

6

Ав­то­ма­ти­зи­ро­ван­ное ре­дак­ти­ро­ва­ние тек­ста

до­ку­мен­та

1 ав­тор­ский лист

100

3,00

300,00

7

При­ем дел в ар­хив

из струк­тур­но­го

под­раз­де­ле­ния

10 дел

500

3,60

180,00

8

Вы­да­ча (при­ем) дел

10 дел, вы­дан­ных или при­ня­тых в ар­хив

500

3,60

180,00

9

Про­вер­ка на­ли­чия

и со­сто­я­ния дел

10 дел

500

1,20

60,00

Ито­го

4550,00

      Тн - трудоемкость работ, рассчитанная по приведенным в Типовых нормах времени с учетом коэффициента К = 1,1, учитывающего затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности – 5005,0 чел/час.

      Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за год в часах (принимается в среднем равным 1976,0 часов).

      Тн       5005,0

Чр = ---- = ---------- = 2,53 человек.

      Фп       1976,0

      3. Оптимальная численность работников документационного обеспечения (делопроизводства) по отношению к общему количеству работающих в данной организации должна составлять: для министерств и ведомств 12-15 %, для промышленных предприятий 0,5 % от общего числа работающих. Количество руководителей структурных подразделений по документационному обеспечению (делопроизводству) не должно превышать 20 % от общего числа работников документационного обеспечения (делопроизводства).