Об утверждении форм проверочных листов в сфере делопроизводства и хранения документов

Об утверждении форм проверочных листов в сфере делопроизводства и хранения документов

      В целях реализации подпункта 5) пункта 2 статьи 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах» и пункта 1 статьи 15 Закона Республики Казахстан от 6 января 2011 года «О государственном контроле и надзоре в Республике Казахстан» ПРИКАЗЫВАЮ:

      1. Утвердить формы проверочных листов:

      1) за состоянием делопроизводства и хранением документов в государственных юридических лиц, в деятельности которых образуются документы Национального архивного фонда согласно приложению 1 к настоящему приказу;

      2) за состоянием делопроизводства и хранением документов в деятельности государственных и специальных государственных архивов Республики Казахстан, согласно приложению 2 к настоящему приказу.

      2. Комитету информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан обеспечить:

      1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

      2) официальное опубликование настоящего приказа после его государственной регистрации в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

      3) опубликование настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и информации Республики Казахстан.

      3. Признать утратившим силу приказ Министра связи и информации Республики Казахстан от 11 июля 2011 года № 200 «Об утверждении форм проверочных листов» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 7113, опубликован в газете «Казахстанская правда» от 20 августа 2011 года № 265-266 (26686-26687)).

      4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и информации Республики Казахстан.

      5. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

      Министр                                    Д. Мынбай

Приложение 1

к приказу

Министра культуры и информации

Республики Казахстан

от 10 августа 2012 года № 123

Форма

Проверочный лист за состоянием делопроизводства и хранением документов государственных юридических лиц, в деятельности которых образуются документы Национального архивного фонда

Государственный орган, назначивший проверку _______________

___________________________________________________________

Акт о назначении проверки _________________________________

                                        (№, дата)

Наименование субъекта контроля ____________________________

___________________________________________________________

БИН _______________________________________________________

Адрес места нахождения субъекта контроля __________________

___________________________________________________________

№

Пе­ре­чень тре­бо­ва­ний

Да

Нет

1.

На­ли­чие служ­бы до­ку­мен­та­ци­он­но­го обес­пе­че­ния управ­ле­ния и ар­хи­ва (от­вет­ствен­но­го долж­ност­но­го ли­ца, са­мо­сто­я­тель­но­го струк­тур­но­го под­раз­де­ле­ния, струк­тур­но­го под­раз­де­ле­ния в со­ста­ве управ­ле­ния, де­пар­та­мен­та) (да­лее – ДОУ)

2.

На­ли­чие со­гла­со­ван­ных пра­вил до­ку­мен­ти­ро­ва­ния и управ­ле­ния до­ку­мен­та­ци­ей

3.

Со­от­вет­ствие блан­ков Ти­по­вым пра­ви­лам до­ку­мен­ти­ро­ва­ния и управ­ле­ния до­ку­мен­та­ци­ей в го­су­дар­ствен­ных и него­су­дар­ствен­ных ор­га­ни­за­ци­ях, утвер­жден­ным по­ста­нов­ле­ни­ем Пра­ви­тель­ства Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан от 21 де­каб­ря 2011 го­да № 1570

4.

Со­блю­де­ние по­ряд­ка оформ­ле­ния рек­ви­зи­тов до­ку­мен­та

5.

Со­блю­де­ние по­ряд­ка об­ра­бот­ки вхо­дя­щих до­ку­мен­тов

6.

Со­блю­де­ние по­ряд­ка об­ра­бот­ки ис­хо­дя­щих до­ку­мен­тов

7.

Со­блю­де­ние по­ряд­ка об­ра­бот­ки внут­рен­них до­ку­мен­тов

8.

Со­блю­де­ние по­ряд­ка ре­ги­стра­ции до­ку­мен­тов

9.

Со­блю­де­ние по­ряд­ка кон­тро­ля до­ку­мен­тов

10.

На­ли­чие уче­та и хра­не­ния пе­ча­тей, штам­пов и блан­ков до­ку­мен­тов

11.

На­ли­чие со­гла­со­ван­ной но­мен­кла­ту­ры дел

12.

Со­от­вет­ствие на­име­но­ва­ний фак­ти­че­ски за­ве­ден­ных в де­ло­про­из­вод­стве дел на­име­но­ва­ни­ям по­зи­ций в но­мен­кла­ту­ре дел. Фор­ми­ро­ва­ние и оформ­ле­ние за­вер­шен­ных де­ло­про­из­вод­ством дел, со­от­вет­ствие их предъ­яв­ля­е­мым тре­бо­ва­ни­ям

13.

За­пол­не­ние ито­го­вых све­де­ний в но­мен­кла­ту­ре дел

14.

На­ли­чие ве­дом­ствен­ных пе­реч­ней до­ку­мен­тов с ука­за­ни­ем сро­ков хра­не­ния

15.

На­ли­чие по­ло­же­ния о цен­траль­ной экс­перт­ной (экс­перт­ной) ко­мис­сии (да­лее - ЦЭК (ЭК)).

На­ли­чие про­то­ко­лов ра­бо­ты ЦЭК (ЭК)

16.

Со­блю­де­ние уста­нов­лен­ных сро­ков хра­не­ния до­ку­мен­тов в ве­дом­ствен­ном ар­хи­ве

17.

На­ли­чие утвер­жден­ных опи­сей дел по­сто­ян­но­го хра­не­ния, со­гла­со­ван­ных опи­сей дел по лич­но­му со­ста­ву и ак­тов о вы­де­ле­нии к уни­что­же­нию до­ку­мен­тов, не под­ле­жа­щих хра­не­нию

18.

На­ли­чие ре­ги­стра­ци­он­ных жур­на­лов тем­пе­ра­тур­но-влаж­ност­но­го ре­жи­ма и уче­та фи­зи­ко-хи­ми­че­ско­го со­сто­я­ния дел

19.

Со­от­вет­ствие по­ряд­ка рас­ста­нов­ки средств хра­не­ния:

1) меж­ду ря­да­ми стел­ла­жей (глав­ный про­ход) – 120 см;

2) меж­ду стел­ла­жа­ми (про­ход) – 75 см;

3) меж­ду на­руж­ной сте­ной зда­ния и стел­ла­жом, па­рал­лель­ным на­руж­ной стене – 75 см;

4) меж­ду сте­ной и тор­цом стел­ла­жа или шка­фа (сей­фа) – 45 см;

5) меж­ду по­лом и ниж­ней пол­кой стел­ла­жа или шка­фа (сей­фа) – не ме­нее 15 см, в цо­коль­ных эта­жах – не ме­нее 30 см

20.

На­ли­чие ар­хи­во­хра­ни­лищ, по­ме­ще­ний для хра­не­ния до­ку­мен­тов в не при­спо­соб­лен­ных по­ме­ще­ни­ях (вет­хое, сы­рое, не отап­ли­ва­е­мое, не от­ве­ча­ю­щее са­ни­тар­но ги­ги­е­ни­че­ским тре­бо­ва­ни­ям)

21.

На­ли­чие в ар­хи­во­хра­ни­ли­ще ме­тал­ли­че­ских две­рей, ме­тал­ли­че­ских ре­ше­ток, ме­тал­ли­че­ских и де­ре­вян­ных стел­ла­жей, об­ра­бо­тан­ных ог­не­за­щит­ны­ми сред­ства­ми

22.

Со­от­вет­ствие нор­мам тем­пе­ра­тур­но-влаж­ност­но­го ре­жи­ма для до­ку­мен­тов:

1) на бу­маж­ных но­си­те­лях ин­фор­ма­ции – тем­пе­ра­ту­ра +17 – +19о С, от­но­си­тель­ная влаж­ность воз­ду­ха 50-55 %;

2) на чер­но-бе­лых пле­ноч­ных но­си­те­лях ин­фор­ма­ции – тем­пе­ра­ту­ра +15о С, от­но­си­тель­ная влаж­ность воз­ду­ха 40-55 %;

3) на цвет­ных пле­ноч­ных но­си­те­лях ин­фор­ма­ции – тем­пе­ра­ту­ра +2 – +5о С, от­но­си­тель­ная влаж­ность воз­ду­ха 40-55 %;

4) на маг­нит­ной лен­те и дис­ко­вых но­си­те­лях – тем­пе­ра­ту­ра от +8 – до +18оС, от­но­си­тель­ная влаж­ность воз­ду­ха – 45–65 %.

5) на элек­трон­ных но­си­те­лях ин­фор­ма­ции – тем­пе­ра­ту­ра +15 – +20о С, от­но­си­тель­ная влаж­ность воз­ду­ха 50-65 %

23.

На­ли­чие на ок­нах све­то­рас­се­и­ва­те­лей, ре­гу­ля­то­ров све­то­во­го по­то­ка, за­щит­ных филь­тров, штор, жа­лю­зи или окра­шен­ных сте­кол.

На­ли­чие ламп на­ка­ли­ва­ния в за­кры­тых пла­фо­нах с глад­кой по­верх­но­стью или лю­ми­нес­цент­ных ламп с уре­зан­ным уль­тра­фи­о­ле­то­вым участ­ком спек­тра из­лу­че­ния

24.

Ор­га­ни­за­ция ра­бо­ты по обес­пы­ли­ва­нию стел­ла­жей, шка­фов, средств хра­не­ния, эн­то­мо­ло­ги­че­ско­му и ми­ко­ло­ги­че­ско­му осмот­ру

25.

Со­блю­де­ние по­ряд­ка уче­та до­ку­мен­тов. На­ли­чие ос­нов­ных учет­ных до­ку­мен­тов (кни­га уче­та по­ступ­ле­ния и вы­бы­тия до­ку­мен­тов, опи­си дел, до­ку­мен­тов, пас­порт ар­хи­ва). Учет на­уч­но-тех­ни­че­ской, элек­трон­ной до­ку­мен­та­ции

26.

Со­блю­де­ние по­ряд­ка вы­да­чи до­ку­мен­тов из ар­хи­во­хра­ни­ли­ща. Учет вы­да­чи дел. Пе­ри­о­дич­ность про­ве­де­ния про­вер­ки на­ли­чия и со­сто­я­ния ар­хив­ных до­ку­мен­тов. Оформ­ле­ние ито­гов про­вер­ки

27.

На­ли­чие фак­тов необос­но­ван­но­го от­ка­за фи­зи­че­ским и юри­ди­че­ским ли­цам в ис­поль­зо­ва­нии до­ку­мен­тов На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да и дру­гих ар­хив­ных до­ку­мен­тов

28.

На­ли­чие фак­тов уни­что­же­ния (уте­ри) до­ку­мен­тов На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да и дру­гих ар­хив­ных до­ку­мен­тов

Должностное (ые) лицо (а) ______________ _________ ____________

                           (должность)    (подпись) (Ф.И.О.)

                          ______________ _________ ____________

                           (должность)   (подпись)   (Ф.И.О.)

Руководитель субъекта контроля ______________________ ____________

                                (Ф.И.О., должность)     (подпись)

Приложение 2

к приказу

Министра культуры и информации

Республики Казахстан

от 10 августа 2012 года № 123

Форма

Проверочный лист за состоянием делопроизводства и хранением документов в деятельности государственных и специальных государственных архивов Республики Казахстан

Государственный орган, назначивший проверку ______________________

__________________________________________________________________

Акт о назначении проверки ________________________________________

                                          (№, дата)

Наименование субъекта контроля ___________________________________

__________________________________________________________________

БИН ______________________________________________________________

Адрес места нахождения ___________________________________________

__________________________________________________________________

№

Пе­ре­чень тре­бо­ва­ний

Да

Нет

1.

На­ли­чие учре­ди­тель­ных до­ку­мен­тов го­су­дар­ствен­но­го и спе­ци­аль­но­го го­су­дар­ствен­но­го ар­хи­ва (на­ли­чие по­ло­же­ния, Уста­ва ар­хи­ва, долж­ност­ных ин­струк­ций)

2.

На­ли­чие кон­суль­та­тив­но-со­ве­ща­тель­ных ор­га­нов го­су­дар­ствен­но­го и спе­ци­аль­но­го го­су­дар­ствен­но­го ар­хи­ва (Экс­перт­но-про­ве­роч­ной ме­то­ди­че­ской ко­мис­сий, Ди­рек­ции ар­хи­ва)

3.

На­ли­чие на­уч­но-ис­сле­до­ва­тель­ской и ме­то­ди­че­ской ра­бо­ты в об­ла­сти ар­хи­во­ве­де­ния, до­ку­мен­то­ве­де­ния, ар­хео­гра­фии, вспо­мо­га­тель­ных ис­то­ри­че­ских дис­ци­плин. Внед­ре­ние ре­зуль­та­тов ис­сле­до­ва­ний и раз­ра­бо­ток в прак­ти­ку ра­бо­ты ар­хив­ных учре­жде­ний

4.

Со­блю­де­ние тре­бо­ва­ний по до­ку­мен­та­ци­он­но­му обес­пе­че­нию управ­ле­ния, в том чис­ле с об­ра­ще­ни­я­ми граж­дан

5.

На­ли­чие утвер­жден­ных Цен­траль­ной экс­перт­но-про­ве­роч­ной ко­мис­си­ей упол­но­мо­чен­но­го ор­га­на спис­ков ис­точ­ни­ков ком­плек­то­ва­ния ар­хи­вов

6.

На­ли­чие пла­нов-гра­фи­ков при­е­ма до­ку­мен­тов от ис­точ­ни­ков ком­плек­то­ва­ния

7.

Со­от­вет­ствие по­ряд­ка фон­ди­ро­ва­ния ар­хив­ных до­ку­мен­тов тре­бо­ва­ни­ям пунк­тов 45-74 Пра­вил ком­плек­то­ва­ния, хра­не­ния, уче­та и ис­поль­зо­ва­ния до­ку­мен­тов На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да, дру­гих ар­хив­ных до­ку­мен­тов го­су­дар­ствен­ны­ми и спе­ци­аль­ны­ми го­су­дар­ствен­ны­ми ар­хи­ва­ми, утвер­жден­ным по­ста­нов­ле­ни­ем Пра­ви­тель­ства Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан от 26 де­каб­ря 2011 го­да № 1604 (да­лее – Пра­ви­ла)

8.

На­ли­чие ин­струк­ции об охран­ном ре­жи­ме Ар­хи­ва

9.

На­ли­чие утвер­жден­ных пла­нов дей­ствий при воз­ник­но­ве­нии чрез­вы­чай­ных си­ту­а­ций при­род­но­го и тех­но­ген­но­го ха­рак­те­ра

10.

Раз­ме­ще­ние Ар­хи­ва в не при­спо­соб­лен­ном по­ме­ще­нии (вет­хое, сы­рое, не отап­ли­ва­е­мое, не от­ве­ча­ю­щее са­ни­тар­но – ги­ги­е­ни­че­ским тре­бо­ва­ни­ям)

11.

На­ли­чие средств по­жар­ной и охран­ной сиг­на­ли­за­ции

12.

Со­от­вет­ствие нор­мам тем­пе­ра­тур­но-влаж­ност­но­го ре­жи­ма для до­ку­мен­тов тре­бо­ва­ни­ям пунк­та 120 Пра­вил

13.

Пе­ри­о­дич­ность ра­бот по обес­пы­ли­ва­нию стел­ла­жей, шка­фов, средств хра­не­ния, эн­то­мо­ло­ги­че­ско­му и ми­ко­ло­ги­че­ско­му осмот­ру

14.

Со­от­вет­ствие нор­мам све­то­во­го ре­жи­ма до­ку­мен­тов тре­бо­ва­ни­ям пунк­тов 121-125 Пра­вил

15.

Ве­де­ние ра­бот по про­вер­ке на­ли­чия и со­сто­я­ния ар­хив­ных до­ку­мен­тов

16.

Со­блю­де­ние пе­ри­о­дич­но­сти ра­бот по про­вер­ке и уче­ту тех­ни­че­ско­го и фи­зи­ко-хи­ми­че­ско­го со­сто­я­ния до­ку­мен­тов

17.

Фак­ты на­ру­ше­ний сро­ков вы­да­чи до­ку­мен­тов из ар­хи­во­хра­ни­лищ. На­ли­чие кни­ги вы­да­чи ар­хив­ных до­ку­мен­тов, ко­пий фон­да поль­зо­ва­ния из хра­ни­ли­ща. Кон­троль за со­хран­но­стью вы­дан­ных до­ку­мен­тов

18.

Со­сто­я­ние ра­бо­ты по вы­яв­ле­нию осо­бо цен­ных до­ку­мен­тов, от­не­се­нию до­ку­мен­тов На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да к объ­ек­там на­ци­о­наль­но­го до­сто­я­ния Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан

19.

Со­блю­де­ние го­су­дар­ствен­но­го уче­та до­ку­мен­тов На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан. Пас­порт ар­хи­ва. Объ­ем На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да и до­ку­мен­тов по лич­но­му со­ста­ву, хра­ня­щих­ся в ар­хив­ных учре­жде­ни­ях

20.

На­ли­чие пра­вил и схе­мы уче­та ар­хив­ных до­ку­мен­тов

21.

Со­став учет­ных до­ку­мен­тов Ар­хи­ва. Со­блю­де­ние тре­бо­ва­ний к ве­де­нию учет­ных до­ку­мен­тов. На­ли­чие баз дан­ных.

На­ли­чие:

1) кни­га уче­та по­ступ­ле­ний до­ку­мен­тов;

2) спи­сок фон­дов при­ня­тых на хра­не­ние ар­хив­ных фон­дов, при­сво­е­ния им но­ме­ров, уче­та ко­ли­че­ства ар­хив­ных фон­дов, на­хо­дя­щих­ся на хра­не­нии и вы­быв­ших;

3) лист фон­да;

4) лист уче­та аудио­ви­зу­аль­ных до­ку­мен­тов;

5) опись дел, до­ку­мен­тов;

6) ре­естр опи­сей дел, до­ку­мен­тов;

7) ин­вен­тар­ная кни­га уче­та дел, име­ю­щих в оформ­ле­нии или в при­ло­же­нии к ним дра­го­цен­ные ме­тал­лы и кам­ни;

8) пас­порт ар­хи­во­хра­ни­ли­ща (про­из­воль­ной фор­мы);

9) лист уче­та и опи­са­ния до­ку­мен­та, от­не­сен­но­го к объ­ек­там на­ци­о­наль­но­го до­сто­я­ния Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан;

10) спи­сок фон­дов, со­дер­жа­щих осо­бо цен­ные до­ку­мен­ты;

11) опись осо­бо цен­ных дел, до­ку­мен­тов;

12) ре­естр опи­сей осо­бо цен­ных дел, до­ку­мен­тов;

13) кни­га уче­та по­ступ­ле­ний стра­хо­во­го фон­да и фон­да поль­зо­ва­ния;

14) опись стра­хо­во­го фон­да;

15) де­ло фон­да;

16) лист-за­ве­ри­тель де­ла;

17) внут­рен­няя опись до­ку­мен­тов де­ла в со­став ко­то­рых вхо­дят до­ку­мен­ты, от­не­сен­ные к объ­ек­там на­ци­о­наль­но­го до­сто­я­ния Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан

22.

Со­от­вет­ствие по­ряд­ка уче­та ар­хив­ных до­ку­мен­тов, на­хо­дя­щих­ся в част­ной соб­ствен­но­сти, при­ня­тых по до­го­во­ру на хра­не­ние в Ар­хив

23.

Пе­ри­о­дич­ность за­се­да­ний Экс­перт­ной про­ве­роч­ной ко­мис­сии, пе­ре­чень рас­смат­ри­ва­е­мых во­про­сов, вза­и­мо­дей­ствие с экс­перт­ны­ми ко­мис­си­я­ми, ра­бо­та со спис­ка­ми учре­жде­ний, ис­точ­ни­ка­ми ком­плек­то­ва­ния, ка­че­ство на­уч­но- тех­ни­че­ской об­ра­бот­ки до­ку­мен­тов, обес­пе­че­ние пол­но­ты до­ку­мен­тов. Ра­бо­та ар­хи­вов по упо­ря­до­че­нию до­ку­мен­тов лик­ви­ди­ро­ван­ных (ре­ор­га­ни­зо­ван­ных) ор­га­ни­за­ций

24.

По­вы­ше­ние ква­ли­фи­ка­ции ра­бот­ни­ков служб до­ку­мен­та­ци­он­но­го обес­пе­че­ния ор­га­ни­за­ций ис­точ­ни­ков ком­плек­то­ва­ния, ве­дом­ствен­ных и част­ных ар­хи­вов (ко­ли­че­ство про­во­ди­мых со­ве­ща­ний-се­ми­на­ров, их пе­ри­о­дич­ность, те­ма­ти­ка)

25.

Учет ра­бо­ты с ис­точ­ни­ка­ми ком­плек­то­ва­ния На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да

26.

Со­став и си­сте­ма на­уч­но-спра­воч­но­го ап­па­ра­та. На­ли­чие ар­хив­ных спра­воч­ни­ков (опись дел, пу­те­во­ди­тель, ка­та­лог, ука­за­тель, об­зор)

27.

Внед­ре­ние ав­то­ма­ти­зи­ро­ван­ных ин­фор­ма­ци­он­но-по­ис­ко­вых си­стем

28.

Фор­мы ис­поль­зо­ва­ния ар­хив­ных до­ку­мен­тов (обес­пе­че­ние поль­зо­ва­те­лей ин­фор­ма­ци­ей в со­от­вет­ствии с их за­про­са­ми, а та­к­же в ини­ци­а­тив­ном по­ряд­ке, ра­бо­та чи­таль­но­го за­ла, экс­по­ни­ро­ва­ние до­ку­мен­тов на вы­став­ках, ис­поль­зо­ва­ние до­ку­мен­тов в сред­ствах мас­со­вой ин­фор­ма­ции, про­ве­де­ние ин­фор­ма­ци­он­ных ме­ро­при­я­тий с ис­поль­зо­ва­ни­ем до­ку­мен­тов, вы­да­ча до­ку­мен­тов во вре­мен­ное поль­зо­ва­ние, пуб­ли­ка­ция до­ку­мен­тов, в том чис­ле со­труд­ни­ка­ми ар­хи­вов). Сро­ки и ка­че­ство вы­пол­не­ния за­про­сов

29.

Ка­че­ство и свое­вре­мен­ность ис­пол­не­ния за­про­сов, в том чис­ле со­ци­аль­но-пра­во­во­го ха­рак­те­ра, до­сто­вер­ность со­дер­жа­ния (вы­бо­роч­но), ме­то­ди­че­ская обес­пе­чен­ность вы­пол­ня­е­мых ра­бот при ис­пол­не­нии за­про­сов

30.

На­ли­чие фак­тов необос­но­ван­но­го от­ка­за фи­зи­че­ским и юри­ди­че­ским ли­цам в ис­поль­зо­ва­нии до­ку­мен­тов На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да и дру­гих ар­хив­ных до­ку­мен­тов

31.

На­ли­чие фак­тов уни­что­же­ния (уте­ри) до­ку­мен­тов На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да и дру­гих ар­хив­ных до­ку­мен­тов

Должностное (ые) лицо (а) ______________ _________ _____________

                           (должность)    (подпись)  (Ф.И.О.)

                          ______________ _________ _____________

                           (должность)   (подпись)   (Ф.И.О.)

Руководитель субъекта контроля ______________________ __________

                               (Ф.И.О., должность)     (подпись)