Об утверждении форм проверочных листов

Об утверждении форм проверочных листов

В целях реализации статьи 38 Закона Республики Казахстан "О частном предпринимательстве" и статьи 18 Закона Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах" ПРИКАЗЫВАЕМ:

1. Утвердить формы проверочных листов:

1) по проверкам физических и юридических лиц, в деятельности которых образуются документы Национального архивного фонда согласно приложению 1 к настоящему приказу;

2) по проверкам органов управления и ведения архивным делом согласно приложению 2 к настоящему приказу.

2. Комитету информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) официальное опубликование настоящего приказа после его государственной регистрации;

3) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и информации Республики Казахстан.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на вице-министра культуры и информации Республики Казахстан Телебаева Г.Т.

4. Настоящий приказ вступает в силу со дня государственной регистрации в Министерстве юстиции Республики Казахстан.

5. Настоящий приказ вводится в действие со дня его первого официального опубликования и действует до 1 января 2011 года.

Министр культуры и информации Республики Казахстан

М. Кул-Мухаммед

Министр экономики и бюджетного планирования Республики Казахстан

Б. Султанов

Приложение 1

к совместному приказу

Министра культуры и информации

Республики Казахстан

от 11 февраля 2010 года № 24

и Министра экономики и бюджетного

планирования Республики Казахстан

от 17 февраля 2010 года № 67

Форма

Проверочный лист по проверке физических и юридических лиц, в деятельности которых образуются документы Национального архивного фонда

Государственный орган, назначивший проверку _______________________

___________________________________________________________________

Акт о назначении проверки __________________________________________

                                       (№, дата)

Наименование субъекта _____________________________________________

___________________________________________________________________

РНН (ИИН), БИН ____________________________________________________

Адрес места нахождения ____________________________________________

№

Пе­ре­чень тре­бо­ва­ний

1.

На­ли­чие служ­бы до­ку­мен­та­ци­он­но­го обес­пе­че­ния управ­ле­ния и ар­хи­ва (от­вет­ствен­но­го долж­ност­но­го ли­ца, са­мо­сто­я­тель­но­го струк­тур­но­го под­раз­де­ле­ния, струк­тур­но­го под­раз­де­ле­ния в со­ста­ве управ­ле­ния, де­пар­та­мен­та) (да­лее – ДОУ).

2.

На­ли­чие по­ло­же­ний о служ­бе ДОУ и ар­хи­ве, да­ты их утвер­жде­ния и со­гла­со­ва­ния.

3.

На­ли­чие долж­ност­ных ин­струк­ций ра­бот­ни­ков ДОУ и ар­хи­ва (да­ты их утвер­жде­ния).

4.

Ор­га­ни­за­ция внут­ри­ве­дом­ствен­но­го кон­тро­ля (про­вер­ки) ра­бо­ты служ­бы ДОУ и ар­хи­ва.

5.

Рас­смот­ре­ние во­про­сов ра­бо­ты с до­ку­мен­та­ми и хра­не­ния до­ку­мен­тов на опе­ра­тив­ных со­ве­ща­ни­ях, на за­се­да­ни­ях кол­ле­ги­аль­ных ор­га­нов; вы­пол­не­ние при­ня­тых ре­ше­ний.

6.

На­ли­чие нор­ма­тив­ной пра­во­вой и на­уч­но-ме­то­ди­че­ской ба­зы по во­про­сам до­ку­мен­та­ци­он­но­го обес­пе­че­ния управ­ле­ния и хра­не­ния до­ку­мен­тов.

7.

Из­да­ние рас­по­ря­ди­тель­ных до­ку­мен­тов по во­про­сам до­ку­мен­та­ци­он­но­го обес­пе­че­ния управ­ле­ния и вре­мен­но­го хра­не­ния до­ку­мен­тов в ар­хи­ве.

8.

Обу­че­ние ра­бот­ни­ков служ­бы до­ку­мен­та­ци­он­но­го обес­пе­че­ния управ­ле­ния и ве­дом­ствен­но­го ар­хи­ва ор­га­ни­за­ции со­вре­мен­ным тре­бо­ва­ни­ям к до­ку­мен­ти­ро­ва­нию, управ­ле­нию до­ку­мен­та­ци­ей и хра­не­нию до­ку­мен­тов в ар­хи­ве.

9.

Со­от­вет­ствие блан­ков Ти­по­вым пра­ви­лам до­ку­мен­ти­ро­ва­ния и управ­ле­ния до­ку­мен­та­ци­ей в го­су­дар­ствен­ных и него­су­дар­ствен­ных ор­га­ни­за­ци­ях, утвер­жден­ным при­ка­зом и.о. Ми­ни­стра куль­ту­ры и ин­фор­ма­ции Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан от 25 сен­тяб­ря 2009 го­да № 128, за­ре­ги­стри­ро­ван­ным в Ре­ест­ре го­су­дар­ствен­ной ре­ги­стра­ции нор­ма­тив­ных пра­во­вых ак­тов за № 5834.

10.

Со­блю­де­ние по­ряд­ка оформ­ле­ния рек­ви­зи­тов до­ку­мен­та.

11.

Си­сте­ма ре­ги­стра­ции вхо­дя­щих, ис­хо­дя­щих и внут­рен­них до­ку­мен­тов (цен­тра­ли­зо­ван­ная, сме­шан­ная, де­цен­тра­ли­зо­ван­ная). Поз­во­ля­ет ли су­ще­ству­ю­щая си­сте­ма осу­ществ­лять учет всех за­ре­ги­стри­ро­ван­ных до­ку­мен­тов, ве­сти по­иск и осу­ществ­лять кон­троль за ис­пол­не­ни­ем до­ку­мен­тов в том чис­ле по об­ра­ще­ни­ям граж­дан на всех ста­ди­ях ра­бо­ты с ни­ми.

12.

На­ли­чие ин­фор­ма­ци­он­ной си­сте­мы элек­трон­но­го до­ку­мен­то­обо­ро­та.

13.

Но­мен­кла­ту­ра дел. Ка­че­ство раз­ра­бо­тан­ной но­мен­кла­ту­ры дел. Да­та со­гла­со­ва­ния экс­перт­но-про­ве­роч­ной ко­мис­си­ей (да­лее – ЭПК). На­ли­чие со­гла­со­ван­ной но­мен­кла­ту­ры дел.

14.

Со­от­вет­ствие на­име­но­ва­ний фак­ти­че­ски за­ве­ден­ных в де­ло­про­из­вод­стве дел на­име­но­ва­ни­ям по­зи­ций в но­мен­кла­ту­ре дел. Фор­ми­ро­ва­ние и оформ­ле­ние за­вер­шен­ных де­ло­про­из­вод­ством дел, со­от­вет­ствие их предъ­яв­ля­е­мым тре­бо­ва­ни­ям.

15.

За­пол­не­ние ито­го­вых све­де­ний в но­мен­кла­ту­ре дел.

16.

На­ли­чие ин­ди­ви­ду­аль­ных пра­вил до­ку­мен­ти­ро­ва­ния и управ­ле­ния до­ку­мен­та­ци­ей, да­та их утвер­жде­ния и со­гла­со­ва­ния. Их ка­че­ство, со­от­вет­ствие их предъ­яв­ля­е­мым тре­бо­ва­ни­ям.

17.

На­ли­чие от­рас­ле­вых пра­вил до­ку­мен­ти­ро­ва­ния и управ­ле­ния до­ку­мен­та­ци­ей, да­та утвер­жде­ния и со­гла­со­ва­ния. Их ка­че­ство, со­от­вет­ствие их предъ­яв­ля­е­мым тре­бо­ва­ни­ям.

18.

На­ли­чие ве­дом­ствен­ных пе­реч­ней до­ку­мен­тов с ука­за­ни­ем сро­ков хра­не­ния. Их ка­че­ство, со­от­вет­ствие их предъ­яв­ля­е­мым тре­бо­ва­ни­ям.

19.

Со­от­вет­ствие усло­вий хра­не­ния до­ку­мен­тов предъ­яв­ля­е­мым тре­бо­ва­ни­ям.

20.

Со­блю­де­ние по­ряд­ка пе­ре­да­чи дел на хра­не­ние в ар­хив ор­га­ни­за­ции.

21.

На­ли­чие по­ло­же­ния о цен­траль­ной экс­перт­ной (экс­перт­ной) ко­мис­сии (да­лее - ЦЭК (ЭК)). Ор­га­ни­за­ция ра­бо­ты ЦЭК (ЭК).

22.

Утвер­жде­ние ЭПК опи­сей дел по­сто­ян­но­го хра­не­ния, со­гла­со­ва­ние опи­сей дел по лич­но­му со­ста­ву и рас­смот­ре­ние ак­тов о вы­де­ле­нии к уни­что­же­нию до­ку­мен­тов и дел, не под­ле­жа­щих хра­не­нию за по­след­ние 5 лет.

23.

Фак­ты неза­кон­но­го уни­что­же­ния или утра­ты до­ку­мен­тов, от­не­сен­ных к со­ста­ву На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан, и до­ку­мен­тов по лич­но­му со­ста­ву.

24.

На­ли­чие пас­пор­та ве­дом­ствен­но­го, част­но­го ар­хи­ва, дру­гих учет­ных до­ку­мен­тов.

25.

На­ли­чие в ве­дом­ствен­ном (част­ном) ар­хи­ве до­ку­мен­тов: хра­ня­щих­ся сверх уста­нов­лен­ных сро­ков; до­ку­мен­тов дру­гих ор­га­ни­за­ций.

26.

На­ли­чие на­уч­но-спра­воч­но­го ап­па­ра­та (опи­си дел, ис­то­ри­че­ские справ­ки к фон­дам, ка­та­ло­ги, кар­точ­ки, справ­ки).

27.

На­ли­чие по­жар­ной и охран­ной сиг­на­ли­за­ции, ме­тал­ли­че­ских две­рей и стел­ла­жей, при­бо­ров уче­та и ре­ги­стра­ции тем­пе­ра­тур­но-влаж­ност­но­го ре­жи­ма.

28.

На­ли­чие по­ме­ще­ния для хра­не­ния до­ку­мен­тов ве­дом­ствен­но­го, част­но­го ар­хи­ва.

Должностное (ые) лицо (а)                                ______________ _________ ____________                                  (должность)   (подпись)  (Ф.И.О.)                                ______________ _________ ____________                                  (должность)  (подпись)   (Ф.И.О.) Руководитель проверяемого субъекта                                _________________________ ____________                                   (Ф.И.О., должность)     (подпись)

Приложение 2

к совместному приказу

Министра культуры и информации

Республики Казахстан

от 11 февраля 2010 года № 24

и Министра экономики и бюджетного

планирования Республики Казахстан

от 17 февраля 2010 года № 67

Форма

Проверочный лист по проверке органов управления и ведения архивным делом

Государственный орган, назначивший проверку ________________________

____________________________________________________________________

Акт о назначении проверки __________________________________________

                                          (№, дата)

Наименование государственного учреждения ___________________________

____________________________________________________________________

РНН (ИИН), БИН______________________________________________________

Адрес места нахождения _____________________________________________

____________________________________________________________________

№

Пе­ре­чень тре­бо­ва­ний

1.

Ор­га­ни­за­ция де­я­тель­но­сти Управ­ле­ния ар­хи­вов и до­ку­мен­та­ции по ко­ор­ди­на­ции ра­бо­ты ар­хив­ных учре­жде­ний (на­ли­чие по­ло­же­ния об управ­ле­нии, долж­ност­ных ин­струк­ций).

2.

Ор­га­ни­за­ция ра­бо­ты кон­суль­та­тив­но-со­ве­ща­тель­ных ор­га­нов (Кол­ле­гии управ­ле­ния, Экс­перт­но-про­ве­роч­ной ме­то­ди­че­ской ко­мис­сии, Ди­рек­ции ар­хи­ва).

3.

Пла­ни­ро­ва­ние ра­бо­ты ор­га­нов управ­ле­ния и ве­де­ния ар­хив­ным де­лом и их струк­тур­ных под­раз­де­ле­ний, ра­бот­ни­ков.

4.

Кон­троль за вы­пол­не­ни­ем по­ру­че­ний вы­ше­сто­я­щих ор­га­нов, при­ня­тых ре­ше­ний, пла­нов. Учет тру­да ра­бот­ни­ков, от­чет­ность.

5.

Рас­смот­ре­ние во­про­сов со­сто­я­ния ар­хив­но­го де­ла и ра­бо­ты с до­ку­мен­та­ми на за­се­да­ни­ях мас­ли­ха­тов, аки­ма­тов за по­след­ние 3 го­да.

6.

По­вы­ше­ние ква­ли­фи­ка­ции ра­бот­ни­ков ар­хив­ной сфе­ры.

7.

Ор­га­ни­за­ция на­уч­но-ис­сле­до­ва­тель­ской и ме­то­ди­че­ской ра­бо­ты в об­ла­сти ар­хи­во­ве­де­ния, до­ку­мен­то­ве­де­ния, ар­хео­гра­фии, вспо­мо­га­тель­ных ис­то­ри­че­ских дис­ци­плин. Внед­ре­ние ре­зуль­та­тов ис­сле­до­ва­ний и раз­ра­бо­ток в прак­ти­ку ра­бо­ты ар­хив­ных учре­жде­ний.

8.

Ис­поль­зо­ва­ние ав­то­ма­ти­зи­ро­ван­ных ин­фор­ма­ци­он­ных тех­но­ло­гий в об­ла­сти ар­хив­но­го де­ла. Ор­га­ни­за­ция ра­бо­ты по до­ку­мен­та­ци­он­но­му обес­пе­че­нию управ­ле­ния, в том чис­ле с об­ра­ще­ни­я­ми граж­дан. На­ли­чие нор­ма­тив­ных пра­во­вых до­ку­мен­тов, ре­гу­ли­ру­ю­щих по­ря­док ра­бо­ты с до­ку­мен­та­ми.

9.

Объ­ем На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да и до­ку­мен­тов по лич­но­му со­ста­ву, хра­ня­щих­ся в ар­хив­ных учре­жде­ни­ях. Обо­ру­до­ва­ние зда­ний и хра­ни­лищ ар­хи­вов сред­ства­ми по­жа­ро­ту­ше­ния, охра­ны и сиг­на­ли­за­ции.

10.

Со­зда­ние оп­ти­маль­но­го тем­пе­ра­тур­но-влаж­ност­но­го, све­то­во­го, са­ни­тар­но-ги­ги­е­ни­че­ско­го, про­ти­во­по­жар­но­го, охран­но­го ре­жи­мов.

11.

Обо­ру­до­ва­ние хра­ни­лищ сред­ства­ми хра­не­ния. Раз­ме­ще­ние до­ку­мен­тов в хра­ни­ли­щах, в том чис­ле до­ку­мен­тов обособ­лен­но­го хра­не­ния.

12.

Кон­троль и учет за на­ли­чи­ем, тех­ни­че­ским и фи­зи­ко-хи­ми­че­ским со­сто­я­ни­ем до­ку­мен­тов. Ре­зуль­та­ты кон­тро­ля.

13.

Со­сто­я­ние ра­бо­ты по вы­да­че до­ку­мен­тов и опи­сей из хра­ни­лищ. Кон­троль за со­хран­но­стью вы­дан­ных до­ку­мен­тов. Воз­вра­ще­ние до­ку­мен­тов в хра­ни­ли­ще.

14.

Ор­га­ни­за­ция ра­бо­ты по со­зда­нию Го­су­дар­ствен­но­го стра­хо­во­го фон­да ко­пий до­ку­мен­тов.

15.

Со­сто­я­ние ра­бо­ты по вы­яв­ле­нию осо­бо цен­ных до­ку­мен­тов, от­не­се­нию до­ку­мен­тов На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да к объ­ек­там на­ци­о­наль­но­го до­сто­я­ния Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан.

16.

Учет до­ку­мен­тов На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да и дру­гих ар­хив­ных до­ку­мен­тов. Ор­га­ни­за­ция ра­бо­ты по цен­тра­ли­зо­ван­но­му го­су­дар­ствен­но­му уче­ту до­ку­мен­тов На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан. Ка­че­ство ра­бо­ты.

17.

Со­став учет­ных до­ку­мен­тов. Со­блю­де­ние тре­бо­ва­ний к ве­де­нию учет­ных до­ку­мен­тов. На­ли­чие баз дан­ных.

18.

Кон­троль за со­сто­я­ни­ем ве­дом­ствен­ных ар­хи­вов и ор­га­ни­за­ци­ей до­ку­мен­тов в де­ло­про­из­вод­стве ор­га­ни­за­ций:

1) ко­ли­че­ство ор­га­ни­за­ций-ис­точ­ни­ков ком­плек­то­ва­ния, из них име­ют спе­ци­аль­но обо­ру­до­ван­ные по­ме­ще­ния, штат­ных ра­бот­ни­ков;

2) объ­ем хра­ня­щих­ся в них до­ку­мен­тов, в том чис­ле ко­ли­че­ство дел по лич­но­му со­ста­ву, а та­к­же хра­ня­щих­ся сверх уста­нов­лен­ных сро­ков;

3) обес­пе­чен­ность ор­га­ни­за­ций нор­ма­тив­ны­ми пра­во­вы­ми ак­та­ми и ме­то­ди­че­ски­ми по­со­би­я­ми по во­про­сам до­ку­мен­ти­ро­ва­ния, ра­бо­ты ве­дом­ствен­ных ар­хи­вов, но­мен­кла­ту­ра­ми дел, пе­реч­ня­ми в том чис­ле раз­ра­бо­тан­ны­ми ар­хи­ва­ми;

4) об­щее со­сто­я­ние де­ло­про­из­вод­ства в ор­га­ни­за­ци­ях, ис­точ­ни­ках ком­плек­то­ва­ния ар­хи­вов. Эф­фек­тив­ность про­ве­рок по во­про­сам де­ло­про­из­вод­ства и ра­бо­ты ве­дом­ствен­ных ар­хи­вов.

19.

Экс­пер­ти­за цен­но­сти до­ку­мен­тов, роль Экс­перт­ной про­ве­роч­ной ко­мис­сии, пе­ри­о­дич­ность ее за­се­да­ния, пе­ре­чень рас­смат­ри­ва­е­мых во­про­сов, вза­и­мо­дей­ствие с экс­перт­ны­ми ко­мис­си­я­ми, ра­бо­та со спис­ка­ми учре­жде­ний, ис­точ­ни­ка­ми ком­плек­то­ва­ния, ка­че­ство на­уч­но-тех­ни­че­ской об­ра­бот­ки до­ку­мен­тов, обес­пе­че­ние пол­но­ты до­ку­мен­тов. Ра­бо­та ар­хи­вов по упо­ря­до­че­нию до­ку­мен­тов лик­ви­ди­ро­ван­ных (ре­ор­га­ни­зо­ван­ных) ор­га­ни­за­ций.

20.

Ве­де­ние цен­тра­ли­зо­ван­но­го го­су­дар­ствен­но­го уче­та до­ку­мен­тов На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да, хра­ня­щих­ся в ве­дом­ствен­ных и част­ных ар­хи­вах. Обоб­ще­ние и ана­лиз ито­гов уче­та.

21.

Уче­ба и по­вы­ше­ние ква­ли­фи­ка­ции ра­бот­ни­ков служб до­ку­мен­та­ци­он­но­го обес­пе­че­ния ор­га­ни­за­ций ис­точ­ни­ков ком­плек­то­ва­ния и ве­дом­ствен­ных ар­хи­вов (ко­ли­че­ство про­во­ди­мых со­ве­ща­ний-се­ми­на­ров, их пе­ри­о­дич­ность, те­ма­ти­ка).

22.

Учет ра­бо­ты с ис­точ­ни­ка­ми ком­плек­то­ва­ния На­ци­о­наль­но­го ар­хив­но­го фон­да.

23.

Со­став и си­сте­ма на­уч­но-спра­воч­но­го ап­па­ра­та. Ти­пы ар­хив­ных спра­воч­ни­ков, их ви­ды и раз­но­вид­ность (опись дел, пу­те­во­ди­тель, ка­та­лог, ука­за­тель, об­зор). Ка­че­ство их со­став­ле­ния.

24.

Внед­ре­ние ав­то­ма­ти­зи­ро­ван­ных ин­фор­ма­ци­он­но-по­ис­ко­вых си­стем.

25.

Фор­мы ис­поль­зо­ва­ния до­ку­мен­тов (обес­пе­че­ние поль­зо­ва­те­лей ин­фор­ма­ци­ей в со­от­вет­ствии с их за­про­са­ми, а та­к­же в ини­ци­а­тив­ном по­ряд­ке, ра­бо­та чи­таль­но­го за­ла, экс­по­ни­ро­ва­ние до­ку­мен­тов на вы­став­ках, ис­поль­зо­ва­ние до­ку­мен­тов в сред­ствах мас­со­вой ин­фор­ма­ции, про­ве­де­ние ин­фор­ма­ци­он­ных ме­ро­при­я­тий с ис­поль­зо­ва­ни­ем до­ку­мен­тов, вы­да­ча до­ку­мен­тов во вре­мен­ное поль­зо­ва­ние, пуб­ли­ка­ция до­ку­мен­тов, в том чис­ле со­труд­ни­ка­ми ар­хи­вов). Сро­ки и ка­че­ство вы­пол­не­ния за­про­сов.

26.

Ка­че­ство и свое­вре­мен­ность ис­пол­не­ния за­про­сов, в том чис­ле со­ци­аль­но-пра­во­во­го ха­рак­те­ра, до­сто­вер­ность со­дер­жа­ния (вы­бо­роч­но), ме­то­ди­че­ская обес­пе­чен­ность вы­пол­ня­е­мых ра­бот при ис­пол­не­нии за­про­сов.

Должностное (ые) лицо (а)                               ______________ _________ _____________                                  (должность) (подпись)   (Ф.И.О.)                               ______________ _________ _____________                                  (должность) (подпись)   (Ф.И.О.) Руководитель государственного учреждения ________________ _________

                                       (Ф.И.О., должность) (подпись)