Об утверждении Инструкции по документированию, управлению документацией и хранению документов профессиональными участниками страхового рынка и страховыми агентами, осуществляющими предпринимательскую деятельность
Об утверждении Инструкции по документированию, управлению документацией и хранению документов профессиональными участниками страхового рынка и страховыми агентами, осуществляющими предпринимательскую деятельность
В целях реализации Закона Республики Казахстан "О страховой деятельности" Правление Национального Банка Республики Казахстан постановляет:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по документированию, управлению документацией и хранению документов профессиональными участниками страхового рынка и страховыми агентами, осуществляющими предпринимательскую деятельность и ввести ее и настоящее постановление в действие по истечении четырнадцати дней со дня государственной регистрации в Министерстве юстиции Республики Казахстан.
2. Департаменту банковского и страхового надзора (Мекишев А.А.):
1) совместно с Юридическим департаментом (Шарипов С.Б.) принять меры к государственной регистрации в Министерстве юстиции Республики Казахстан настоящего постановления;
2) в десятидневный срок со дня государственной регистрации в Министерстве юстиции Республики Казахстан довести настоящее постановление до сведения заинтересованных подразделений центрального аппарата, территориальных филиалов Национального Банка Республики Казахстан и страховых (перестраховочных) организаций.
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Председателя Национального Банка Республики Казахстан Марченко Г.А.
Председатель Национального Банка
Согласована
Протокол Центральной экспертно-
проверочной комиссии
Комитета по управлению архивами
и документацией Министерства
культуры, информации
и общественного согласия
Республики Казахстан
от 30 марта 2001 года N 3
Утверждена
Постановлением Правления
Национального Банка
Республики Казахстан
от 14 июня 2001 года N 224
Инструкция по документированию, управлению документацией и хранению документов профессиональными участниками страхового рынка и страховыми агентами, осуществляющими предпринимательскую деятельность
Глава 1. Общие положения
1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Законами Республики Казахстан " О Национальном архивном фонде и архивах", " О страховой деятельности ", " О бухгалтерском учете и финансовой отчетности" и определяет порядок документирования, управления документацией и хранения документов в страховых (перестраховочных) организациях, страховых брокерах и страховых агентах - юридических лицах (далее - организация), актуариях и страховых агентах - физических лицах.
2. В целях выполнения установленных законодательством требований по обеспечению правильного документирования, управления документацией и хранения документов организация обязана утвердить внутреннюю Инструкцию по делопроизводству, по согласованию с соответствующим центральным государственным республиканским архивом или местным уполномоченным государственным органом по управлению архивами и документацией (далее - органы управления и ведения архивным делом).
Работники организации должны быть ознакомлены с ее внутренними правилами документирования, управления документацией и хранения документов.
3. Основные требования к документированию, управлению документацией и хранению документов определяются нормативными правовыми актами уполномоченного государственного органа по управлению архивами и документацией Республики Казахстан.
4. Работа по текущему контролю за документированием, управлением документацией и хранению документов в организации (филиале и представительстве) возлагается на ее делопроизводственную службу либо на конкретное должностное лицо.
5. При смене руководителя делопроизводственной службы или должностного лица, ответственного за состояние делопроизводства в организации, дела и документы передаются вновь назначенному лицу по соответствующему акту.
6. Для временного хранения документов, образованных в деятельности организации (филиале и представительстве), их учета и использования в практических целях создается ведомственный (частный) архив организации (филиала и представительства).
7. Законченные делопроизводством документы и дела, образованные в деятельности организации, подлежат временному хранению в ведомственном (частном) архиве организации (филиала и представительства) в соответствии со сроками, установленными настоящей Инструкцией. По истечении установленных уполномоченным государственным органом по управлению архивами и документацией Республики Казахстан сроков временного ведомственного (частного) хранения документы, отнесенные к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, подлежат передаче в упорядоченном виде на постоянное государственное хранение в соответствующий государственный архив.
8. Порядок документирования и управления документацией в организации осуществляется согласно требованиям Типовых правил документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан, утвержденных приказом Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 29 апреля 2003 года N 33. См. V095834 <*>
9. Методическую, консультативную и практическую помощь в обеспечении деятельности делопроизводственных и архивных служб организаций (их филиалов и представительств) осуществляют согласно двусторонним договорам с соответствующими органами управления и ведения архивным делом.
Глава 2. Документирование и управление документацией
10. Документирование деятельности организации предполагает строгое выполнение ею установленных законодательством требований к реквизитам и бланкам документов, правильному их составлению и унификации.
Состав документов, образующихся в деятельности организации, определяется с учетом особенностей ее правового статуса, решаемых задач и функций.
11. Для правильного распределения документов в дела в соответствии с их классификацией, обеспечения оперативного поиска документов и учета дел организация (филиалы и представительства) составляют индивидуальную номенклатуру дел (далее - номенклатура дел), подлежащую обязательному согласованию с местными государственными органами по архивам.
12. Общие вопросы документооборота в деятельности юридических лиц устанавливаются законодательством P920562_ .
13. Порядок обработки поступающих (входящих) и отправляемых (исходящих) документов, работы с внутренними документами, регистрации и исполнения документов определяется организацией с учетом требований уполномоченного государственного органа по управлению архивами и документацией Республики Казахстан.
14. Функционирование системы электронного документооборота в организации предполагает необходимость принятия по этому вопросу отдельного внутреннего нормативного документа, предусматривающего следующие принципы:
1) наличие в организации достаточного уровня программных и технических средств компьютерной обработки данных, автоматизированных систем управления электронными формами документов и электронной почтой;
2) однократность регистрации электронного документа;
3) признание достоверности электронной цифровой подписи только при наличии в информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию данной подписи;
4) обеспечение непрерывной технологии документооборота от ввода документа в систему до помещения его в дело (передачи на хранение).
15. С момента заведения и до передачи в ведомственный (частный) архив организации (филиала и представительства) документы хранятся по месту их формирования в дела, либо в порядке централизованного хранения дел в делопроизводственной службе организации.
16. Руководители филиалов и представительств (структурных подразделений) и сотрудники организации, ответственные за документацию, обеспечивают сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в шкафах и столах, элеваторных картотеках, обеспечивающих полную сохранность документов.
Электронные документы могут храниться в серверах, которые обеспечивают их физическую сохранность, аутентичность электронной информации.
17. В целях повышения оперативности поиска документов дела должны располагаться в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, которая помещается на видном месте в соответствующем структурном подразделении. На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре дел. Хранить дела в рабочих столах запрещается.
18. Выдача дел во временное пользование сторонним организациям производится с разрешения руководителя организации (филиала и представительства). На выданное дело заводится карта - заместитель дела. Дела, не законченные делопроизводством, выдавать сторонним организациям запрещается.
19. Изъятие документов из дел постоянного хранения (в т.ч. по предписаниям специальных государственных органов) допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.
20. Хранение документов в персональном компьютере осуществляют в виде файлов, по принципу один документ - один файл.
21. Все сроки хранения, принятые в бумажном делопроизводстве, действительны для электронных архивов. Электронные документы, отнесенные к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, электронные документы по личному составу, электронные документы с отметкой "ЭПК", проставленной в номенклатуре дел, хранятся и на бумажной основе (электронные аналоги при поступлении на государственное хранение в соответствующий орган управления и ведения архивным делом рассматриваются как страховые копии документов на бумажной основе). Документы на бумажной основе должны быть с необходимыми подписями и печатями.
22. Мероприятия по обеспечению оперативного хранения документов в структурных подразделениях организации (филиалах и представительствах) определяются с учетом требований настоящей Инструкции.
Глава 3. Номенклатура дел и основные требования к формированию дел в организации
23. Номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в определенном календарном году в делопроизводстве организации (филиале и представительстве) в соответствии с выполняемыми ею заданиями и функциями.
24. При разработке номенклатуры дел используют:
1) предыдущие утвержденные номенклатуры дел;
2) утвержденные типовые перечни документов с указанием сроков хранения;
3) нормативные правовые акты и методические документы, разработанные уполномоченным государственным органом по управлению архивами и документацией Республики Казахстан.
25. В номенклатуру дел не включаются наименования печатных изданий.
26. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
1) название вида дела (в том числе переписка, журналы) или разновидности документов (в том числе приказы, протоколы);
2) название организации или соответствующего структурного подразделения (автор документа);
3) название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы;
4) краткое содержание документов дела;
5) даты (период), к которым относятся документы дела;
6) указание на наличие копий документов дела.
27. Заголовок дела должен отражать основное содержание и состав документов дела.
Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
28. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.
29. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период, за (на) который составлены планы (отчеты).
30. Номенклатура дел организации состоит из следующих разделов:
1) высший орган организации - общее собрание акционеров;
2) коллегиальные органы (за исключением исполнительного органа) - совет директоров и ревизионная комиссия;
3) исполнительный орган - правление (его структурные подразделения в соответствии с утвержденным штатным расписанием).
Номенклатура дел филиалов и представительств организации разрабатывается в соответствии с утвержденным штатным расписанием филиала и представительства.
31. Заголовки дел в номенклатуре дел в каждом структурном подразделении исполнительного органа, филиале и представительстве организации обязательно должны включать следующее:
1) нормативные правовые акты уполномоченного государственного органа по регулированию и надзору за страховой деятельностью;
2) предписания (поручения, задания) различных государственных органов и документы по их исполнению;
3) учредительные и иные регистрационные документы организации (уставы, положения о структурных подразделениях организации, регистрационные формы), регламент работы организации (при наличии);
4) распорядительные документы организации (в том числе постановления, приказы, распоряжения);
5) инструкции (производственные, типовые, должностные);
6) плановая документация (перспективные, среднесрочные, годовые, квартальные, месячные, планы, сметы расходов, штатные расписания);
7) отчетная документация (сводные, годовые и с большей периодичностью, квартальные, месячные, оперативные);
8) документы по основной деятельности;
9) переписка;
10) учетно-регистрационные документы (в том числе журналы, книги, картотеки, карточки);
11) номенклатура дел (организации, структурного подразделения исполнительного органа, филиала или представительства).
32. Для копий документов, образованных в деятельности организации (в том числе приказы, распоряжения, инструкции, протоколы), проставляется срок хранения "До минования надобности".
33. Отметка "ЭПК" означает, что в данном деле возможно образование документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда, и при проведении экспертизы ценности дело должно быть просмотрено полистно на предмет включения его в опись дел постоянного хранения.
34. Оформленная, утвержденная в установленном порядке, согласованная и одобренная номенклатура дел должна состоять из:
1) титульного листа с указанием официального наименования и ведомственного подчинения организации, наименования номенклатуры дел, даты и места составления;
2) перечня наименований соответствующих структурных подразделений организации с указанием их номеров индексов по номенклатуре дел;
3) списка сокращенных слов с их расшифровкой (в строго в алфавитном порядке);
4) основной описательной части номенклатуры дел;
5) итоговой записи к номенклатуре дел.
35. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. При этом запрещается группировать в дела черновые и дуплетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.
36. Номенклатура дел составляется в последнем квартале предшествующего года и после его согласования (утверждения) в установленном порядке с соответствующим органом управления и ведения архивным делом вводится в действие с 1 января. Действие номенклатуры дел определяется пятилетним сроком, в течение которого она ежегодно перепечатывается и утверждается с учетом изменений в составе документов. В случае изменений в структуре организации (филиала и представительства) номенклатура дел пересоставляется вновь и подлежит утверждению и согласованию в установленном порядке.
37. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
1) документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
2) включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
3) каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями уполномоченного государственного органа по управлению архивами и документацией, и иметь необходимые реквизиты;
4) группировать в дело документы одного календарного года (за исключением личных дел и переходящих дел);
5) дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 сантиметров;
6) документы внутри дела располагают в соответствии с последовательностью освещения вопроса (в хронологическом порядке, по решаемым проблемам) или вначале дела помещают инициативный документ, затем - ответный и иные документы, освещающие решение вопроса.
38. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
39. Положения и инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
40. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
41. Утвержденные планы, отчеты, лимиты, сметы и другие документы формируются отдельно от их проектов.
42. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
43. Обращения граждан и документы по исполнению по вопросам работы организации, фактов коррупции и другим важным вопросам, определенным государством, группируются раздельно от обращений граждан по личным и вопросам, непосредственно не относящимся к деятельности организации.
44. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности.
45. Документы на электронных носителях группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
46. Обложка дела должна содержать следующие реквизиты:
1) официальное наименование организации (филиала и представительства);
2) наименование населенного пункта;
3) наименование (заголовок) дела, его индекс по номенклатуре дел;
4) срок хранения дела;
5) количество листов в деле (заполняется после окончания дела делопроизводством).
47. В необходимых случаях (в делах, содержащих конфиденциальную информацию, личных делах, проектно-сметной документации) в дело вкладывается внутренняя опись документов.
48. При подготовке дел к передаче на хранение в ведомственный (частный) архив организации (филиала и представительства) или на государственное хранение проводится экспертиза ценности документов.
Экспертизой ценности документов называется процесс определения сроков хранения документов и отбора их на ведомственное (частное) или государственное хранение на основании установленных уполномоченным государственным органом по управлению архивами и документацией Республики Казахстан принципов и критериев.
49. В ходе экспертизы ценности дела постоянного хранения, отнесенные к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает:
1) подшивку или переплет дела;
2) нумерацию листов дела;
3) составление листа-заверителя дела;
4) составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
5) оформление реквизитов обложки дела.
50. Экспертиза ценности документов осуществляется специально определенными работниками структурных подразделений организации (филиалов и представительств) и постоянно действующей экспертной комиссией, создаваемой исполнительным органом организации (филиалами и представительствами) с включением, при необходимости, в ее состав работников соответствующих органов управления и ведения архивным делом. Положение об экспертной комиссии организации (филиала и представительства) в обязательном порядке подлежит согласованию с соответствующим органом управления и ведения архивным делом.
Заседания экспертной комиссии протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии и утверждаются руководителем исполнительного органа организации (филиалов и представительств).
К обязательному рассмотрению экспертной комиссии организации, относятся следующие вопросы:
1) об одобрении проектов конкретной, типовой и примерной номенклатур дел;
2) об одобрении описей дел постоянного хранения и по личному составу;
3) об одобрении актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
4) о состоянии делопроизводства и архивного хранения в организации (филиалах и представительствах);
5) об инициировании в установленном порядке предложений по изменению (установлению) сроков хранения отдельных категорий документов, установленных (не предусмотренных) "Перечнем документов, образующихся в деятельности страховых и перестраховочных организаций (с указанием сроков хранения)", прилагаемым к настоящей Инструкции (далее - Перечень);
6) об одобрении графиков передачи дел в ведомственный (частный) архив организации (филиала и представительства) или на государственное хранение.
51. Результаты экспертизы ценности документов оформляются в виде:
1) описи дел постоянного хранения, утверждаемой руководителем исполнительного органа организации (руководителем филиала и представительства) и соответствующим органом управления и ведения архивным делом;
2) описи дел по личному составу, утверждаемой руководителем исполнительного органа организации (филиала и представительства) и согласовываемого с соответствующим органом управления и ведения архивным делом;
3) акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаемого руководителем исполнительного органа организации (филиала или представительства) и рассматриваемого соответствующим органом управления и ведения архивным делом;
4) справки о неполноте документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, утверждаемого руководителем исполнительного органа организации (филиала и представительства) и представляемого в соответствующий орган управления и ведения архивным делом.
52. В конце заверенных делопроизводством дел постоянного хранения и по личному составу должны подшиваться на отдельном листе заверительные надписи с указанием в цифровом и буквенном выражениях количества пронумерованных листов, подписи и расшифровки подписи.
53. Дополнительные реквизиты (номера фонда, описи, дела) проставляются после завершения экспертизы ценности.
54. Передача дел из структурных подразделений исполнительного органа организации в ведомственный (частный) архив организации (филиала и представительства) производится через два года на третий.
Глава 4. Временное хранение документов в ведомственном (частном) архиве организации
55. Порядок временного хранения документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан и их страховых копий в ведомственном (частном) архиве организации (филиала и представительства), устанавливается уполномоченным государственным органом по управлению архивами и документацией Республики Казахстан.
56. Ведомственный (частный) архив организации (филиала и представительства) осуществляет хранение документов на бумажной, электронной основах и на пленочных носителях, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, дел по личному составу и дел временного срока хранения.
57. Электронные документы на внешних и внутренних магнитных носителях (в т.ч. дискетах, магнитных лентах) подлежат хранению в упакованном и опечатанном виде, с указанием сведений о лицах, ответственных за достоверность и качество передаваемых для учета и хранения магнитных носителей.
58. В целях обеспечения сохранности документов в ведомственном (частном) архиве организации (филиала и представительства) проводится следующий необходимый комплекс работ:
1) ведение учета документов;
2) создание оптимальных условий хранения документов;
3) соблюдение порядка выдачи дел из ведомственного (частного) архива организации (филиала и представительства);
4) проверка наличия и состояния дел;
5) обеспечение физико-химической сохранности документов.
59. Учету подлежат все хранящиеся в ведомственном (частном) архиве организации (филиала и представительства) документы, в том числе неописанные, страховые копии особо ценных документов, описи дел, и документы, образовавшиеся в деятельности других организаций. Основными учетными документами ведомственного (частного) архива организации (филиала и представительства) являются:
1) книга учета поступлений и выбытия документов - для постоянного учета хранимых документов;
2) книга учета поступлений и выбытия страхового фонда - для постоянного учета особо ценных документов;
3) описи дел - для поединичного и суммарного учета дел.
60. В целях создания оптимальных условий для сохранности документов руководство исполнительного органа страховой организации обеспечивает:
1) предоставление под ведомственный (частный) архив организации (филиала и представительства), в соответствии с объемом и составом хранящихся дел, отдельного здания (или части здания), либо помещения специально оборудованного (приспособленного) для хранения документов (далее - хранилище);
2) соблюдение мер пожарной безопасности хранилища;
3) установление в помещении и хранилище охранной сигнализации;
4) создание оптимального температурно-влажностного и светового режима хранения документов;
5) проведение регулярных профилактических мероприятий против появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли;
6) установление металлических стеллажей или деревянных, обработанных огнезащитным составом.
61. Порядок выдачи дел из хранилища, включая выдачу дел в читальный зал ведомственного (частного) архива организации (филиала и представительства) или во временное пользование ее структурных подразделений, другим организациям либо на проведение работ по микрофильмированию и реставрации документов определяется внутренним документом организации, утверждаемым руководителем исполнительного органа организации, с учетом требований настоящей Инструкции. Дела выдаются из хранилища во временное пользование на срок, не превышающий 10 дней - для сотрудников структурных подразделений исполнительного органа страховой организации (филиалов и представительств) и 3 месяца - для других юридических лиц. По истечению установленных сроков при необходимости производится переоформление документов на выданные дела. Выдача дел регистрируется в учетных документах.
62. В целях установления фактического наличия дел, внесенных в соответствующие описи, выявления дел, требующих консервационно-профилактической обработки и реставрации, исполнительным органом страховой организации (филиалами и представительствами) проводится проверка наличия и состояния документов и дел. Проверка документов Национального архивного фонда, включенных в описи дел постоянного хранения, производится не реже чем раз в 5 лет, дел по личному составу и документов временного хранения (свыше 10 лет) - не реже чем раз в 10 лет.
Единовременные внеочередные проверки наличия и состояния дел проводятся:
1) после перемещения дел в другое помещение (хранилище);
2) после чрезвычайных ситуаций, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или в связи с имевшимся фактом доступа в хранилище постороннего лица (лиц);
3) при смене руководителя ведомственного (частного) архива организации (филиала и представительства) или лица, ответственного за обеспечение хранения документов;
4) при реорганизации (ликвидации) организации, создании или упразднении ее филиалов и представительств.
Выявленные документы Национального архивного фонда с физическими дефектами основы (утрата частей документа, разрывы) или текста подвергаются специальной обработке: реставрации, дезинфекции, микрофильмированию, фотореставрации или копированию. Вне зависимости от ценности документов немедленной передаче на обработку (дезинфекция, дезинсекция) подлежат дела и документы, пораженные плесенью и насекомыми.
Глава 5. Указания по применению Перечня
63. Перечень (согласно Приложениям 1, 2, 3 и 4 к настоящей Инструкции) составлен в соответствии с требованиями нормативных правовых актов уполномоченного государственного органа по управлению архивами и документацией Республики Казахстан.
64. Перечень является основным документом, определяющим сроки хранения всего комплекса документов, в том числе содержащих конфиденциальную информацию, образующуюся в деятельности организации, ее филиалов и представительств, а также актуария и страхового агента.
Перечень служит основным пособием при составлении номенклатуры дел и проведении экспертизы ценностей документов и дел.
65. В Перечне не даются конкретные заголовки дел, а лишь перечисляются категории и виды документов. Организация самостоятельно составляет номенклатуру дел. Для составления заголовков дел из Перечня берутся соответствующие наименования документов и формулировки вопросов, которые дополняются другими необходимыми элементами: указаниями автора, корреспондента, даты, сроков хранения и номеров статей.
Организация, актуарий и страховой агент самостоятельно составляют номенклатуру дел.
66. (Пункт исключен постановлением Правления Агентства РК по регулированию и надзору фин. рынка и фин. организаций от 27 мая 2006 года N 113 (вводится в действие по истечении 14 дней со дня гос. регистрации).
67. (Пункт исключен постановлением Правления Агентства РК по регулированию и надзору фин. рынка и фин. организаций от 27 мая 2006 года N 113 (вводится в действие по истечении 14 дней со дня гос. регистрации).
68. При необходимости экспертная комиссия организации вправе вносить в установленном порядке предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов.
Изменение сроков хранения отдельных категорий документов, предусмотренных Перечнем, производится согласно решению соответствующего органа управления и ведения архивным делом.
69. Перечень построен по предметно-вопросному принципу и состоит из разделов, соответствующих основным вопросам деятельности организации, актуария и страхового агента.
70. Исчисление сроков хранения дел и документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
71. Введенный в Перечень срок "до минования надобности" относится, в основном, к организационно-распорядительной документации и означает, что документация имеет ограниченное практическое значение.
Глава 6. Хранение документов при прекращении деятельности организации
72. При добровольной ликвидации (реорганизации) организации решение о месте дальнейшего хранения ее документов принимает ликвидационная комиссия (иной уполномоченный орган) по согласованию с соответствующим органом управления и ведения архивным делом.
73. Ликвидационная комиссия (конкурсный управляющий) организации, деятельность которой прекращается в добровольном или принудительном порядке, обязана обеспечить все требования, предъявляемые к юридическим лицам по вопросам правильного учета и сохранности документов, в том числе, связанных с деятельностью ликвидационной комиссии (конкурсного управляющего).
Ликвидационная комиссия (конкурсный управляющий) организации после принятия в установленном законодательством порядке дел и документов ликвидируемой организации должны назначить лицо, ответственное за обеспечение хранения документов организации.
74. При изменении состава ликвидационной комиссии организации прием-передача дел и документов, подлежащих хранению, новому составу ликвидационной комиссии (ее отдельным членам) производится в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
75. Ликвидационная комиссия (конкурсный управляющий) в период своей деятельности обеспечивает выполнение задач и функций, возложенных ранее на экспертную комиссию ликвидируемой организации.
76. При ликвидации организаций, не имеющих правопреемника, органы, зарегистрировавшие их, обязаны принять меры по сохранности документов, имеющих значение для истории и культуры Республики Казахстан, социально-правовой защиты граждан и совместно с соответствующими органами управления и ведения архивным делом определить порядок их дальнейшего хранения.
77. Документы принудительно ликвидируемой организации, подлежащие постоянному хранению, должны быть надлежащим образом оформлены и переданы на хранение в соответствующий орган управления и ведения архивным делом на основании судебного постановления.
Перед передачей документов ликвидируемой организации на архивное хранение проводится проверка наличия и состояния дел, а также качества обработки документов. Передача документов осуществляется по описям и оформляется соответствующим актом.
Если состояние и качество обработки документов ликвидируемой организации не отвечают предъявляемым требованиям, то ликвидационная комиссия организации обязана обеспечить их упорядочение.
78. Расходы по организации хранения документов ликвидируемой организации, в том числе по решению суда, производятся за счет средств организации.
В случае отсутствия у принудительно ликвидируемой организации средств для передачи дел и документов на архивное хранение место их постоянного хранения определяется судом.
79. Сведения о сдаче дел и документов организации на временное и/или постоянное хранение в соответствующий орган управления и ведения архивным делом указываются в отчете ее ликвидационной комиссии.
Глава 7. Заключительные положения
80. Ответственность за нарушение установленного законодательством порядка оформления учета и хранения документов определяется законодательными актами.
81. Вопросы, не урегулированные настоящей Инструкцией, подлежат разрешению в соответствии с нормами законодательства Республики Казахстан Z980326_ Z000126_ Z952732_ Р920562_ .
Председатель
Приложение 1 к
Инструкции по документированию,
управлению документацией и хранению
документов профессиональными участниками
страхового рынка и страховыми агентами,
осуществляющими предпринимательскую
деятельность
Перечень документов, образующихся в деятельности страховых и перестраховочных организаций
(с указанием сроков хранения)
__________________________________________________________________________
N ! Вид документов ! Срок хранения ! Примечание
ста! ! документов !
тьи! !______________________!
! !в исполни-!в филиалах !
! !тельном !и предста- !
! !органе ст-!вительствах!
! !раховой и !организации!
! !перестра- ! !
! !ховочной ! !
! !организа- ! !
! !ции (да- ! !
! !лее - орга! !
! !низация) ! !
___________________________________________________________________________
1 ! 2 ! 3 ! 4 ! 5
___________________________________________________________________________
1. Вопросы системы управления
1.1. Распорядительная деятельность
1. Законы РК и иные законодательные
акты, Указы и иные акты Президента
РК, постановления (распоряжения
Премьер-Министра) Правительства РК
а) касающиеся деятельности Постоянно ДМН
организаций
б) направленные для сведения и
руководства ДМН ДМН
2. Поручения Администрации Президента Постоянно -
РК, Канцелярии Премьер-Министра РК,
центральных исполнительных органов,
документы по их исполнению
3. Приказы, указания центральных
исполнительных органов:
а) касающиеся деятельности Постоянно ДМН
организаций
б) направленные для сведения
и руководства ДМН ДМН
4. Нормативные правовые акты и
методические рекомендации
уполномоченного
государственного органа по
регулированию и надзору за
деятельностью организаций:
а) касающиеся деятельности Постоянно ДЗН
организаций
б) направленные для сведения
и руководства ДМН ДЗН
5. Нормативные правовые акты
органов местного государствен-
ного управления:
а) касающиеся деятельности Постоянно ДМН
организаций
б) направленные для сведения ДМН ДМН
и руководства
6. Проекты нормативных правовых
актов; документы по их
разработке. Заключения на
проекты нормативных правовых
актов:
а) по месту разработки Постоянно -
б) в других организациях ДМН ДМН
7. Распорядительные документы Постоянно ДМН
высшего органа организации
8. Протоколы собраний (заседаний) Постоянно ДМН
высшего органа организации,
ее коллегиальных органов и
документы к ним
9. Приказы и распоряжения
организации:
а) по основной деятельности Постоянно ДМН
б) о приеме, переводе, поощрении, 75 лет ДМН
премировании, увольнении,
длительных командировках рабочих
и служащих (по указанным вопросам
издаются приказы, распоряжения)
в) о предоставлении отпусков, 5 лет 5 лет
взысканиях, командировках
работников
г) по административно- 5 лет 5 лет
хозяйственным вопросам
10. Протокол и стенограммы Постоянно Постоянно
производственных совещаний у
руководства исполнительного
органа организаций
11. Правила, положения, инструкции, Постоянно До замены
методические указания, новым
рекомендации, разработанные
организацией
12. Проекты внутренних документов; 3 года 1 3 года 1 1 После
документы (заключения, утверждения
предложения, справки, докладные
записки) по их разработке
13. Переписка о разработке, 3 года 3 года
применении и разъяснении правил,
инструкций, инструктивных и
методических указаний,
рекомендаций
1.2. Контроль
14. Документы (доклады, докладные
записки, справки, акты,
заключения, отчеты, возражения)
ревизий и проверок деятельности
организаций, проводимых уполно-
моченными государственными
органами, внешним
и внутренним аудитом:
а) по месту проверки и проверя- Постоянно 5 лет
ющей организации
б) в других организациях 5 лет -
15. Журналы учета проведенных ревизий, 5 лет 5 лет
проверок и контроля за выполнением
их решений
16. Документы (докладные записки, 5 лет 5 лет
отчеты, справки, переписка) о ЭПК
выполнении предложений по
результатам проверок, ревизий
17. Обращения граждан:
а) содержащие предложения по Постоянно Постоянно
улучшению деятельности организации,
ее филиалов и представительств по
устранению недостатков, о фактах
коррупции
б) второстепенного и личного 5 лет 5 лет
характера
18. Журналы регистрации обращений 5 лет 5 лет
граждан
19. Переписка о проверке обращений 5 лет -
граждан ЭПК
1.3. Организационные основы управления
20. Учредительные и регистрационные Постоянно ДМН
документы (учредительные договоры,
уставы, положения, регистрационные
свидетельства, свидетельства о
присвоении РНН) организации, ее
филиалов и представительств
21. Лицензии на право осуществления До отзыва -
деятельности
22. Положения о структурных Постоянно Постоянно
подразделениях исполнительного
органа организации, ее филиалов
и представительств
23. Проекты положений, уставов; 3 года 1 - 1 После
документы (справки, докладные утверждения
записки, предложения) по их
разработке
24. Штатные расписания исполнитель- Постоянно ДМН
ного органа организации,
ее филиалов и представительств
и изменения к ним
25. Приемо-сдаточные акты, составленные
при:
а) при смене руководителей Постоянно -
исполнительного органа организации,
ее филиалов и представительств
б) ответственных исполнителей и 5 лет 5 лет
секретарей
26. Документы (программы, тексты Постоянно - 1 Аудиовизу-
выступлений, статей, интервью, альная
стенограммы пресс-конференций, документация
пресс-релизы, реклама и другая передается
информация) по освещению в на государ-
средствах массовой информации ственное
деятельности организации хранение
через 3 года
27. Должностные инструкции 5 лет 1 5 лет 1 1 После
работников исполнительного органа замены новыми
организации, ее филиалов и
представительств, распределение
функциональных обязанностей
28. Перечень сведений, составляющих Постоянно -
конфиденциальные сведения
организации
1.4. Правовое обеспечение управления
29. Переписка по правовым вопросам 5 лет ЭПК
30. Правовые заключения по 5 лет 1 - 1 После
юридическим и конфликтным делам вынесения
окончатель-
ного
решения
31. Судебные дела (исковые заявления, 5 лет 1 - 1 После
доверенности, претензии, справки, вынесения
копии решений суда и другие окончатель-
материалы) и переписки о ведении ного
этих дел решения
1.5. Документационное обеспечение управления и
ведомственное (частное) хранение документов
32. Номенклатуры дел: 1 Несогласо-
а) организации Постоянно 1 Постоянно 1 ванные-ДМН
б) структурных подразделений
исполнительного органа организации 5 лет 5 лет
(филиалов и представительств)
33. Карточки (журналы) регистрации: 1 Хранятся
а) приказов, указаний, Постоянно 1 ДМН 1 в исполни-
распоряжений, правил, инструкций, тельном
положений, уставов органе орга-
б) поступающих и отправляемых 3 года 3 года низации.
документов, в т.ч. по электронной Подлежат
почте передаче в
государствен-
ный архив,
если могут
быть исполь-
зованы в
качестве
научно-
справочного
аппарата к
документам
34. Журналы (книги), ведомости учета 3 года 3 года
бланков строгой отчетности
35. Перечень документов, образующихся Постоянно До замены
в деятельности страховых и новым
перестраховочных организаций
(с указанием сроков хранения)
36. Описи дел 1 После
а) постоянного срока хранения Постоянно - уничтожения
б) по личному составу 3 года 1 - дел
в) долговременного срока хранения 3 года 1 3 года 1
37. Акты о выделении документов Постоянно 1 Постоянно 1 1 В государ-
к уничтожению ственный
архив не
передаются
38. Акты приема-передачи документов Постоянно Постоянно
и дел на государственное хранение
39. Протоколы заседаний экспертно- Постоянно 10 лет
проверочных комиссий и документы
к ним
40. Переписка по методическим и 3 года 3 года
организационным вопросам ведения
делопроизводства и архивного дела
41. Требования, заявки (заказы) на 1 год 1 1 год 1 1 После
выдачу документов из ведомственного возвращения
(частного) архива организации документов в
ведомствен-
ный (частный)
архив
42. Заявления, запросы юридических 3 года 3 года
и частных лиц о выдаче архивных
справок, копий, выписок из
документов, переписка по их выдаче
43. Акты выдачи документов во 3 года 1 3 года 1 1 После
временное пользование из возвращения
ведомственного (частного) архива документов в
организации ведомствен-
ный (частный)
архив
44. Журналы учета поступлений и Постоянно 1 Постоянно 1 1 На государ-
выбытия документов из ведомствен- ственное
ного (частного) архива организации хранение не
передаются
45. Положение о ведомственном Постоянно 5 лет 1 После замены
(частном) архиве организации новым
46. Паспорт ведомственного (частного) Постоянно 1 Постоянно 1 1 На государ-
архива организации ственное
хранение не
передается
47. Наблюдательные дела организации, Постоянно 1 Постоянно 1 1 На государ-
ее филиалов и представительств ственное
(исторические справки, акты хранение не
проверок наличия) передаются
2. Прогнозирование, планирование
48. Годовые планы работ:
а) высшего, исполнительного Постоянно ДМН
и иных коллегиальных органов
организации
б) структурных подразделений 5 лет 5 лет
исполнительного органа
организации, ее филиалов и
представительств
49. Оперативные планы работ высшего
и коллегиальных (в т.ч.
исполнительного) органов
организации, структурных
подразделений исполнительного
органа организации, ее филиалов
и представительств:
а) полугодовые 5 лет 5 лет
б) квартальные 5 лет 5 лет
в) месячные 6 месяцев 6 месяцев
50. Бизнес-планы и их экономические Постоянно Постоянно
обоснования
51. Переписка по вопросам 5 лет 5 лет
прогнозирования и планирования ЭПК
3. Финансирование
52. Сметы по бюджету, специальным 1 Постоянно-
и прочим средствам исполнительного по месту
органа организации, ее филиалам и составления,
представительствам: в других
а) годовые Постоянно 1 10 лет организациях-
б) квартальные 5 лет 2 5 лет 3 ДМН.
2 При отсутс-
твии годовых-
постоянно.
3 При отсутст-
вии годовых -
10 лет.
53. Переписка по вопросам 5 лет 5 лет
финансирования ЭПК
54. Анализ исполнения сметы затрат Постоянно 10 лет
организации, ее филиалов и
представительств
4. Учет и отчетность
4.1. Оперативный и статистический учет и отчетность
55. Статистические отчеты и таблицы 1 При отсутст-
по деятельности, его филиалов и вии годовых -
представительств постоянно.
а) сводные годовые и с большей Постоянно - 2 При отсутст.
периодичностью годовых,
б) годовые и с большей Постоянно 10 лет полугодовых -
периодичностью постоянно.
в) полугодовые 5 лет 1 5 лет 3 При отсутст-
г) квартальные 5 лет 2 5 лет вии годовых,
д) месячные 1 год 3 1 год полугодовых,
квартальных -
постоянно.
56. Отчеты исполнительного органа 1 При отсут-
организации, ее филиалов и ствии годо-
представительств: вых-постоянно
а) сводные годовые и с большей Постоянно - 2 При отсут-
периодичностью ствии годо-
б) годовые и с большей Постоянно 10 лет вых - 10 лет.
периодичностью 3 При отсут-
в) полугодовые 5 лет 1 5 лет 2 ствии годо-
г) квартальные 5 лет 3 5 лет 4 вых, полу-
д) месячные 3 года 5 3 года 6 годовых -
постоянно.
4 При отсут-
ствии годо-
вых, полу-
годовых -
10 лет.
5 При отсут-
ствии годо-
вых, полу-
годовых,
квартальных-
10 лет.
6 При отсут-
ствии годо-
вых, полу-
годовых,
квартальных-
10 лет.
57. Отчеты структурных подразделений
исполнительного органа
организации:
а) годовые 5 лет
б) полугодовые 5 лет
в) квартальные 5 лет
г) месячные 3 года
58. Заключения по отчетам: 1 При отсутс-
а) годовым Постоянно 10 лет твии годовых-
б) квартальным 5 лет 1 5 лет 2 постоянно
2 При отсутс-
твии годовых-
10 лет
59. Переписка о предоставлении отчетов 5 лет 5 лет
4.2. Бухгалтерский учет и отчетность
60. Бухгалтерские отчеты и балансы 1 При отсутст-
организации (филиалов и вии годовых-
представительств) и пояснительные постоянно
записки к ним:
а) сводные годовые Постоянно - 2 При отсутст-
б) годовые Постоянно 10 лет вии годовых -
в) квартальные 5 лет 1 5 лет 2 10 лет
г) ежемесячные 5 лет 5 лет -
61. Передаточные, разделительные, Постоянно Постоянно
ликвидационные балансы и
приложения, объяснительные
записки к ним
62. Аналитические таблицы по Постоянно 5 лет
разработке и анализу годовых
отчетов и балансов
63. Переписка об утверждении и 5 лет 5 лет
уточнении балансов и отчетов
64. Переписка о сроках представления 1 год 1 год
бухгалтерской и финансовой
отчетности
65. Первичные документы и приложения 5 лет 1 5 лет 1 1 В случае
к ним, зафиксировавшие факт возникнове-
совершения хозяйственной операции ния споров,
и явившиеся основанием для разногласий,
бухгалтерских записей (кассовые, следственных
банковские документы, извещения и судебных
банков и переводные требования, дел - сохраня
выписки банков, наряды на работу, ются до выне-
табели, акты о приеме, сдаче и сения окон-
списании имущества и материалов, чательного
квитанции и накладные по учету решения
товарно-материальных ценностей,
авансовые отчеты и другие)
66. Лицевые счета руководителей и
работников организации (книги
начисления заработной платы):
1) работников (в т.ч. штатных 75 лет- 75 лет- 1 После
страховых агентов); в "ЭПК" в"ЭПК" прекращения
2) получателей пенсий, специальных 5 лет 1 5 лет выплаты
государственных и иных пособий пособий и
пенсий
67. Лицевые счета страховых агентов, 75 лет- 75 лет-
осуществляющих деятельность на в "ЭПК" в "ЭПК"
договорных условиях
68. Расчетные (расчетно-платежные) 5 лет 1 1 При отсутст-
ведомости вии лицевых
счетов -75 лет
69. Инвентарные карточки и книги 5 лет 1 5 лет 1 1 После ликви-
учета основных средств (активов) дации основ-
ных средств
(активов)
70. Доверенности на получение 5 лет 5 лет
денежных сумм и товарно-
материальных ценностей (в том
числе аннулированные доверенности)
71. Учетные регистры (главная книга, 5 лет 1 5 лет 1 1 В случае
журналы-ордера, разработочные возникновения
таблицы). споров, раз-
Вспомогательные и контрольные ногласий,
книги, журналы, картотеки, следственных
кассовые книги, оборотные и судебных
ведомости дел - сохра-
няются до
вынесения
окончатель-
ного решения
72. Журналы, книги регистрации 5 лет 5 лет
счетов, кассовых ордеров,
доверенностей, платежных
поручений
73. Сведения об учете фондов, 5 лет 5 лет
лимитов заработной платы
и контроле за их распределением,
о расчетах по перерасходу и
задолженности по заработной
плате, об удержании из заработной
платы, из средств социального
страхования, о выплате отпускных
и выходных пособий
73-1. Списки физических лиц и 75 лет 75 лет
платежные поручения по
перечислению обязательных
пенсионных взносов
73-2. Списки работников и платежные 75 лет 75 лет
поручения по перечислению
обязательных социальных взносов
74. Документы (протоколы заседаний 5 лет 1 5 лет 1 1 В случае
инвентаризационных комиссий, возникновения
инвентарные описи, акты, сличитель- споров, разно-
ные ведомости) об инвентаризации гласий, следс-
твенных и
судебных дел-
сохраняются
до вынесения
окончатель-
ного решения
75. Документы (копии отчетов, ДМН 1 ДМН 1 1 Не менее
выписки из протоколов, заключения) 5 лет
о выплате специальных государствен-
ных и иных пособий, пенсий, листков
нетрудоспособности по социальному
страхованию
76. Исполнительные листы ДМН 1 ДМН 1 1 Не менее
5 лет
77. Справки, представляемые в ДМН 1 ДМН 1 1 Не менее
бухгалтерию на оплату учебных 5 лет
отпусков, получение льгот по
налогам и другие
78. Документы (справки, акты, ДМН 1 ДМН 1 1 Не менее
обязательства, переписка) по 5 лет
дебиторской задолженности,
недостачах, хищениях
79. Документы (протоколы, акты, Постоянно До пере-
отчеты) о переоценке основных оценки
фондов (активов)
80. Акты, ведомости переоценки и Постоянно До пере-
определения износа основных оценки
средств (активов)
81. Паспорта зданий 1 , сооружений 1 и 5 лет 2 5 лет 2 1 Паспорта
оборудования зданий и
сооружений-
памятников
архитектуры,
находящихся
под охраной
государства-
постоянно.
2 После
ликвидации
основных
средств
(активов)
82. Документы (планы, отчеты, 5 лет 5 лет
переписка) о проведении
документальных ревизий и
контрольно-ревизионной работы
83. Акты документальных ревизий 5 лет 1 5 лет 1 1 В случае
финансово-хозяйственной деятель- возникновения
ности организации (филиалов и споров,разно-
представительств) и прилагаемые гласий,следс-
к ним документы твенных и
судебных дел-
сохраняются
до вынесения
окончатель-
ного решения
84. Акты проверки кассы, 5 лет 5 лет
правильности взимания налогов
85. Договоры, соглашения 5 лет 1 5 лет 1 1 После исте-
(хозяйственные, операционные, чения срока
трудовые) действия
договора,
соглашения
86. Реестры договоров 5 лет 5 лет
87. Договоры о материальной 5 лет 1 5 лет 1 1 После
ответственности увольнения
материально-
ответствен-
ного лица
88. Переписка по административно- 5 лет 5 лет
хозяйственным вопросам
89. Образцы подписей (материально- 5 лет 1 5 лет 1 1 После
ответственных лиц) увольнения
материально-
ответствен-
ного лица
5. Вопросы использования трудовых ресурсов
90. Годовые отчеты: по труду, Постоянно 10 лет
численности работников, их
перемещении
91. Документы (справки, сводки, 5 лет 5 лет
ведомости) по учету наличия, ЭПК
движения, комплектования,
использования трудовых ресурсов
92. Утвержденные годовые фонды Постоянно 10 лет
заработной платы
93. Переписка об упорядочении и 5 лет 5 лет
установлении размеров заработной
платы, начислении премий
94. Документы (справки, списки, 5 лет 5 лет
переписка) о премировании
95. Переписка о применении различных 3 года 3 года
форм оплаты труда, установлении
должностных окладов, применении
тарифных сеток, регулировании и
расходовании фонда заработной
платы
6. Работа с кадрами
96. Справки о составе работников 5 лет 5 лет
коллегиальных органов организации
97. Документы к приказам по личному 3 года 3 года
составу (листки по учету кадров,
заявления представления, докладные
записки), не вошедшие в состав
личных дел
98. Личные дела (заявления, анкеты, 75 75 -
автобиографии, копии и выписки лет лет-
из приказов о приеме, перемещении, - "В"
откомандировании, увольнении, "В"
объявлении благодарностей, копии ЭПК
личных документов, отзывы,
характеристики, листки по учету
кадров работников, индивидуальные
трудовые договоры, контракты,
соглашения с работниками,
аттестационные листы, анкеты
о проведении аттестации и
установлении квалификации)
99. (Строка исключена - постановлением Правления Агентства РК по регулированию и надзору фин.рынка и фин. организаций от 30 сентября 2005 года N 356 (вводится в действие по истечении 14 дней со дня гос.регистрации в МЮ РК).
100. Переписка о приеме, распределении, 3 года 3 года
перемещении, учете кадров
101. Перечни должностей руководящих
работников исполнительного органа
организации (филиалов и предста-
вительств):
а) по месту утверждения Постоянно -
б) в других организациях ДМН ДМН
102. (Строка исключена - постановлением Правления Агентства РК по регулированию и надзору фин.рынка и фин. организаций от 30 сентября 2005 года N 356 (вводится в действие по истечении 14 дней со дня гос.регистрации в МЮ РК).
103. Личные дела (карточки учета,
приема, перемещения и увольнения
лиц), работающих по
совместительству:
а) работников, для которых в 75 лет- -
соответствии с пенсионным "В" ЭПК
законодательством совмести-
тельство влияет на размер
пенсий
б) работников, имеющих полный 5 лет 5 лет
должностной оклад (ставку) по
основному месту работы
104. Выездные дела (анкеты, характе-
ристики, автобиографии, справки,
копии личных документов, копии
приказов о командировании)
работников, командированных
за границу:
а) выехавших за границу 45 лет -
б) не выехавших за границу 5 лет -
105. Личные карточки работников 75 лет- -
(в том числе временных "В" ЭПК
работников)
106. Документы (листки по учету 3 года 3 года
кадров, справки, копии справок,
обходные листы), не вошедшие
в состав личных дел
107. Документы (листки по учету 1 год 1 год
кадров, анкеты, автобиографии,
заявления) лиц, не принятых на
работу
108. Документы (представления, 15 лет 1 15 лет 1 1 При отсутст-
ходатайства, анкеты, акты) об вии приказов
установлении персональных ставок, об установле-
окладов, надбавок нии и измене-
нии окладов-
50 л. ЭПК
(50л.)
109. Переписка об установлении 3 года 3 года
и выплате персональных ставок,
окладов, надбавок
110. Список (штатно-списочный состав) 75 лет 75 лет
работников
111. Списки лиц, получающих 10 лет 1 10 лет 1 1 При отсутс-
персональные ставки и оклады твии лицевых
счетов-50 л.
112. Подлинные личные документы До вост- До вост- 1 Невостребо-
(дипломы, аттестаты, трудовые ребова- ребова- ванные
книжки 1 ) ния. Не- ния. Не- трудовые
востре- востре- книжки - 10
бован- бованные- лет после
ные-не не менее достижения
менее 50 лет работником
50 лет пенсионного
возраста
113. Журнал учета трудовых книжек, 75 лет 75 лет
индивидуальных трудовых договоров,
соглашений и контрактов с работни-
ками
114. Картотеки, карточки учета военно- 3 года 1 3 года 1 1 После
обязанных увольнения
115. Журналы (книги), списки,
картотеки учета лиц, направленных
в командировки:
а) по Республике Казахстан 3 года 3 года
б) зарубежные 5 лет -
116. Журналы (книги) учета выдачи 3 года 3 года
командировочных удостоверений
117. Журналы (книги) учета отпусков 3 года 3 года
118. Графики предоставления отпусков, 1 год 1 год
заявления, сводки, переписка об
использовании отпусков
119. Заявления о предоставлении 3 года 1 3 года 1 1 После
учебных отпусков окончания
учебного
заведения
120. Книги учета выдачи справок 3 года 3 года
о заработной плате, стаже,
месте работы
121. Протоколы заседаний, 15 лет 1 15 лет 1 1 Документы
постановления аттестационных ЭПК (протоколы
(квалификационных) комиссий счетных
комиссий,
бюллетени
тайного
голосования)
к ним - 5 л.
122. (Строка исключена - постановлением Правления Агентства РК по регулированию и надзору фин.рынка и фин. организаций от 30 сентября 2005 года N 356 (вводится в действие по истечении 14 дней со дня гос.регистрации в МЮ РК).
123. Итоговые сводки, сведения, 5 лет 5 лет
ведомости о проведении аттестации
и установлении квалификации.
Списки членов аттестационных и
квалификационных комиссий
124. Листки нетрудоспособности, 5 лет 5 лет
корешки листков нетрудоспособности
7. Страховой рынок
125. Документы, представленные Постоянно
лицензиару, для получения
лицензии на осуществление
страховой и иной разрешенной
деятельности (финансовые
документы, правила страхования,
положение о внутреннем аудите
(контроле), учетная политика,
экономическое обоснование)
126. Документы (заявления, анкеты, Постоянно Постоянно
копии личных документов, приказ,
выписка из протокола) для согласо-
вания кандидатур на должности
руководящих работников организации,
представленные в уполномоченный
государственный орган
127. Документы (приказы, решения, Постоянно Постоянно
экономические обоснования,
доверенности) на создание и
упразднение филиалов и
представительств организации
128. Документы (технические задания, Постоянно Постоянно
акты, отчеты, описания) об
автоматизированной системе
электронного документооборота
129. Договоры страхования 5 лет 1 5 лет 1 1 После
(перестрахования), а также истечения
документы, влияющие на изменение срока дейст-
данных договора страхования вия договора
(перестрахования)
129-1. Документы, подтверждающие
наличие соответствующего
рейтинга у перестраховочных
организаций и страховых
брокеров - нерезидентов
Республики Казахстан,
с которыми (через которых) 5 лет -
заключены договоры
перестрахования
130. База данных по личным страховым Постоянно Постоянно
счетам
131. Книга регистрации личных Постоянно Постоянно
страховых счетов
132. Первичные документы и приложения 5 лет 1 5 лет 1 При условии
к ним, подтверждающие поступление завершения
страховых премий ревизий.
В случае
возникновения
споров, раз-
ногласий,
возбуждения
уголовных и
гражданских
дел - сохра-
няются до
вынесения
окончатель-
ного решения
133. Дополнительные сведения 5 лет 5 лет
для расчета пруденциальных
нормативов, расчет
пруденциальных нормативов 5 лет 5 лет
134. Структура портфеля инвестиций 10 лет
135. Выписки с банковских счетов 5 лет 5 лет
136. Договоры о предоставлении 5 лет 5 лет 1 После
организацией займов страхователям истечения
в пределах выкупной суммы срока дейст-
вия договора
137. Сведения об актуарных расчетах Постоянно
138. Документы (заявления, письма, 5 лет 5 лет
справки) по возврату ошибочно
зачисленных страховых премий
139. Справки-подтверждения от 5 лет 5 лет
страхователей по личным
страховым счетам
140. Документы (заявления) по 5 лет 1 5 лет 1 1 После
переводу, возврату уплаченных осуществления
страховых премий перевода
141. Документы по страховой выплате
(документы, подтверждающие
наступление страхового случая,
размер причиненного вреда и право
на получение страховой выплаты,
отказ в страховой выплате) 5 лет 5 лет
142. Заявления на получение информации 5 лет 5 лет
о состоянии личного страхового
счета
143. Реестры отправления уведомлений 3 года 3 года
страхователям
144. Выписки с личных страховых счетов, 3 года 3 года
не полученные страхователями
145. Журнал регистрации доверенностей 5 лет 5 лет
146. Журнал лицевых страховых счетов 5 лет 5 лет
147. Журнал регистрации страховых 5 лет 5 лет
случаев
148. Журнал регистрации страховых 5 лет 5 лет
полисов, выезжающих за рубеж
149. Журналы регистрации договоров 5 лет 5 лет
по проведению добровольного
личного страхования
150. Журналы регистрации накопительного 5 лет 5 лет
(иного долгосрочного) страхования
151. Журналы регистрации добровольного 5 лет 5 лет
имущественного страхования
152. Журналы регистрации договоров 5 лет 5 лет
перестрахования
153. Журналы регистрации договоров 5 лет 5 лет
по видам обязательного страхования
154. Журналы регистрации учета 5 лет 5 лет
бланков страховых полисов
(договоров страхования и
прилагаемых к нему документов)
155. Журналы регистрации страховых 5 лет 5 лет
выплат
156. Журнал учета данных о деятель- 5 лет 5 лет
ности страховых агентов
157. Журналы регистрации договоров 5 лет 5 лет
о совместной деятельности
организаций
158. Журналы регистрации договоров 5 лет 5 лет
со страховыми брокерами
159. Реестр страховых агентов и их 5 лет 5 лет
отчетов
160. Авансовые отчеты 5 лет 5 лет
161. Переписка по основной деятель- 5 лет 5 лет
ности организации, ее филиалов ЭПК ЭПК
и представительств
162. Переписка со страхователями 5 лет 5 лет
и получателями страховых выплат
163. Документы (ходатайство, решения, Постоянно Постоянно
прогноз, перечень мероприятий)
на реорганизацию и ликвидацию
организации (упразднение филиалов
и представительств)
__________________________________________________________________________
Список сокращений
ДМН - до минования надобности
ДЗН - до замены новыми
ЭПК - данная отметка означает, что часть таких документов может иметь
научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные архивы. 75 лет - "В" ЭПК - для документов, которым установлен такой срок хранения, исчисление срока хранения следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой "В") к моменту окончания дела. Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разности 75 лет - "В", где "В" - возраст лица к моменту окончания дела.
Приложение 2
к Инструкции по документированию,
управлению документацией и хранению
документов профессиональными участниками
страхового рынка и страховыми агентами,
осуществляющими предпринимательскую
деятельность
Перечень документов, образующихся в деятельности страховых брокеров (с указанием сроков хранения)
-----------------------------------------------------------------
N | Вид документов |Срок хранения | Примечание
ста-| |документов |
тьи | |-----------------------|
| |в исполнительном |
| |органе страхового |
| |брокера |
------------------------------------------------------------------
1 2 3 4
------------------------------------------------------------------
Глава 1. Вопросы системы управления
Параграф 1. Распорядительная деятельность
------------------------------------------------------------------
1. Законодательные акты
Республики Казахстан,
постановления
Правительства
Республики Казахстан,
распоряжения Премьер-
Министра Республики
Казахстан:
1) касающиеся Постоянно
деятельности
организации
2) направленные для ДМН
сведения и
руководства
------------------------------------------------------------------
2. Поручения Администрации
Президента Республики Постоянно
Казахстан, Канцелярии
Премьер-Министра
Республики Казахстан,
центральных
исполнительных органов,
документы по их
исполнению
------------------------------------------------------------------
3. Приказы, указания
центральных
исполнительных
органов:
1) касающиеся
деятельности
организации Постоянно
2) направленные
для сведения и ДМН
руководства
------------------------------------------------------------------
4. Нормативные правовые
акты и методические
рекомендации
уполномоченного
государственного
органа по регулированию
и надзору за
деятельностью
организации:
1) касающиеся
деятельности
организации Постоянно
2) направленные
для сведения и ДМН
руководства
------------------------------------------------------------------
5. Нормативные
правовые акты
органов местного
государственного
управления:
1) касающиеся
деятельности
организации Постоянно
2) направленные
для сведения и ДМН
руководства
------------------------------------------------------------------
6. Проекты
нормативных
правовых Постоянно
актов, документы
по их разработке,
поступившие в
организацию
на согласование
------------------------------------------------------------------
7. Распорядительные
документы высшего
органа организации Постоянно
------------------------------------------------------------------
8. Протоколы собраний
(заседаний) Постоянно
высшего органа
организации, ее
коллегиальных
органов и документы
к ним
------------------------------------------------------------------
9. Приказы и
распоряжения
организации:
1) по основной
деятельности Постоянно
2) о приеме,
переводе, поощрении, 75 лет
премировании,
увольнении,
длительных
командировках
рабочих и служащих
(по указанным
вопросам издаются
приказы,
распоряжения)
3) о предоставлении
отпусков, 5 лет
взысканиях,
командировках
работников
4) по административно-
хозяйственным 5 лет
вопросам
------------------------------------------------------------------
10. Протокол и
стенограммы
производственных Постоянно
совещаний у
руководства
исполнительного
органа организации
------------------------------------------------------------------
11. Правила, положения,
инструкции, Постоянно
методические
указания, рекомендации,
разработанные
организацией
------------------------------------------------------------------
12. Проекты внутренних
документов:
документы
(заключения, 3 года(1) (1)После
предложения, справки, утверждения
докладные записки)
по их разработке
------------------------------------------------------------------
13. Переписка о
разработке, применении
и разъяснении правил, 3 года
инструкций,
инструктивных и
методических указаний,
рекомендаций
------------------------------------------------------------------
Параграф 2. Контроль
------------------------------------------------------------------
14. Документы (доклады,
докладные записки, Постоянно
справки, акты,
заключения, отчеты,
возражения) ревизий
и проверок
деятельности
организаций,
проводимых
уполномоченными
государственными
органами, внешним
и внутренним
аудитом
------------------------------------------------------------------
15. Журналы учета
проведенных ревизий, 5 лет
проверок и контроля
за выполнением решений
------------------------------------------------------------------
16. Документы (докладные
записки, отчеты, 5 лет
справки, переписка) ЭПК
о выполнении
предложений по
результатам проверок,
ревизий
------------------------------------------------------------------
17. Обращения граждан:
1) содержащие
предложения по
улучшению деятельности Постоянно
организации,
устранению недостатков
и о фактах коррупции
2) второстепенного и 5 лет
личного характера
------------------------------------------------------------------
18. Журналы регистрации
обращений граждан 5 лет
------------------------------------------------------------------
19. Переписка по 5 лет
обращениям граждан ЭПК
------------------------------------------------------------------
Параграф 3. Организационные основы управления
------------------------------------------------------------------
20. Учредительные и
регистрационные Постоянно
документы
(учредительные договоры,
уставы, положения,
регистрационные
свидетельства о
присвоении
регистрационного
номера
налогоплательщика)
организации
------------------------------------------------------------------
21. Лицензии на право До
осуществления отзыва
деятельности
------------------------------------------------------------------
22. Проекты положений,
уставов: 3 года(1) (1)После
документы (справки, утверждения
докладные записки)
предложения
по их разработке
------------------------------------------------------------------
23. Штатные расписания
исполнительного Постоянно
органа организации и
изменения к ним
------------------------------------------------------------------
24. Приемо-сдаточные акты,
составленные при смене:
1) руководителей
исполнительного Постоянно
органа организации
2) ответственных
исполнителей и
секретарей 5 лет
------------------------------------------------------------------
25. Документы (программы,
тексты Постоянно (1)Аудио-
выступлений, статей, визуальная
интервью, документация
стенограммы пресс- передается
конференций, на государст-
пресс-релизы, реклама) венное
и другая информация хранение
по освещению в через 3 года
средствах массовой
информации
деятельности
организации
------------------------------------------------------------------
26. Должностные инструкции
работников 5 лет(1) (1)После
исполнительного органа замены
организации, новыми
распределение
функциональных
обязанностей
------------------------------------------------------------------
27. Перечень сведений,
составляющих Постоянно
конфиденциальную
информацию
организации
------------------------------------------------------------------
Параграф 4. Правовое обеспечение управления
------------------------------------------------------------------
28. Переписка по 5 лет
правовым вопросам ЭПК
------------------------------------------------------------------
29. Правовые заключения (1)После
по юридическим 5 лет(1) вынесения
и конфликтным делам окончательного
решения
------------------------------------------------------------------
30. Исковые заявления,
доверенности, 5 лет(1) (1)После
претензии, справки, вынесения
копии решений суда и окончательного
другие материалы решения
------------------------------------------------------------------
Параграф 5. Документационное обеспечение управления и
ведомственное (частное) хранение документов
------------------------------------------------------------------
31. Номенклатуры дел Постоянно(1) (1)Несог-
организации ласованные
------------------------------------------------------------------
32. Карточки (журналы)
регистрации: (1)Хранятся
1) приказов, Постоянно(1) в исполнитель-
указаний, ном органе
распоряжений, организации.
правил, инструкций, Подлежат
положений, уставов передаче
2) поступающих и 3 года в государст-
отправляемых венный
документов, в том архив, если
числе по электронной могут быть
почте использованы
в качестве
научно-
справочного
аппарата к
документам
------------------------------------------------------------------
33. Журналы (книги), 3 года
ведомости учета
бланков строгой
отчетности
------------------------------------------------------------------
34. Описи дел: (1)После
1) постоянного уничтожения
срока хранения Постоянно дел
2) по личному составу 3 года(1)
3) долговременного 3 года (1)
срока хранения
------------------------------------------------------------------
35. Акты о выделении (1)В государ-
документов Постоянно(1) ственный архив
к уничтожению не передаются
------------------------------------------------------------------
36. Акты приема-
передачи документов Постоянно
и дел на
государственное
хранение
------------------------------------------------------------------
37. Протоколы заседаний
экспертных Постоянно
комиссий и документы
к ним
------------------------------------------------------------------
38. Переписка по
методическим и 3 года
организационным
вопросам ведения
делопроизводства и
архивного дела
------------------------------------------------------------------
39. Требования, заявки (1)После
(заказы) на выдачу 1 год(1) возращения
документов из документов в
ведомственного ведомственный
(частного) архива (частный)
организации архив
------------------------------------------------------------------
40. Заявления, запросы
юридических и 3 года
частных лиц о выдаче
архивных справок,
копий, выписок из
документов, переписка
по их выдаче
------------------------------------------------------------------
41. Акты выдачи
документов во временное 3 года(1) (1)После
пользование из возращения в
ведомственного ведомственный
частного (частный) архив
архива организации
документов в
------------------------------------------------------------------
42. Журналы учета
поступлений и
выбытия документов Постоянно(1) (1)На
из ведомственного государствен-
(частного) архива ное хранение
организации не передаются
------------------------------------------------------------------
43. Положение о
ведомственном Постоянно
(частном) архиве
организации
------------------------------------------------------------------
44. Паспорт (1)На государ-
ведомственного ственное
(частного) Постоянно(1) хранение
архива организации не передаются
------------------------------------------------------------------
Глава 2. Прогнозирование, планирование
------------------------------------------------------------------
45. Годовые планы
работ высшего, Постоянно
исполнительного
и иных
коллегиальных
органов
организации
------------------------------------------------------------------
46. Оперативные
планы работ высшего
и коллегиальных
(в том числе
исполнительного)
органов
организации,
структурных
подразделений
исполнительного
органа организации:
1) полугодовые 5 лет
2) квартальные 5 лет
3) месячные 6 месяцев
------------------------------------------------------------------
47. Бизнес-планы и
их экономические Постоянно
обоснования
------------------------------------------------------------------
48. Переписка по
вопросам 5 лет
прогнозирования и
планирования ЭПК
------------------------------------------------------------------
Глава 3. Финансирование
------------------------------------------------------------------
49. Сметы по бюджету,
специальным (1)Постоянно
и прочим средствам по месту
исполнительного составления
органа организации: ДМН
1) годовые Постоянно(1) (2)При
2) квартальные 5 лет(2) отсутствии
годовых постоянно
------------------------------------------------------------------
50. Переписка по
вопросам 5 лет
финансирования ЭПК
------------------------------------------------------------------
51. Анализ исполнения
сметы затрат Постоянно
организации
------------------------------------------------------------------
Глава 4. Учет и отчетность
Параграф 1. Оперативный и статистический учет и отчетность
------------------------------------------------------------------
52. Статистические отчеты (1)При
и таблицы отсутствии
по деятельности годовых-
организации: постоянно
1) сводные годовые (2)При
и с большей отсутствии
периодичностью Постоянно годовых,
2) годовые и полугодовых-
с большей постоянно
периодичностью Постоянно (3)При
3) полугодовые 5 лет(1) отсутствии
4) квартальные 5 лет(2) годовых,
5) месячные 1 год(3) полугодовых,
квартальных-
постоянно
------------------------------------------------------------------
53. Отчеты структурных
подразделений
исполнительного
органа организации:
1) годовые 5 лет
2) полугодовые 5 лет
3) квартальные 5 лет
4) месячные 3 года
------------------------------------------------------------------
54. Заключения по отчетам: (1)При
отсутствии
1) годовым Постоянно годовых-
2) квартальным 5 лет(1) постоянно
------------------------------------------------------------------
55. Переписка о
предоставлении 5 лет
отчетов
------------------------------------------------------------------
Параграф 2. Бухгалтерский учет и отчетность
------------------------------------------------------------------
56. Бухгалтерские (1)При
отчеты и отсутствии
балансы организации годовых-
и пояснительные постоянно
записки
к ним:
1) сводные годовые Постоянно
2) годовые Постоянно
3) квартальные 5 лет(1)
4) ежемесячные 5 лет
------------------------------------------------------------------
57. Передаточные,
разделительные, Постоянно
ликвидационные
балансы и
предложения,
объяснительные
записки к ним
------------------------------------------------------------------
58. Аналитические
таблицы по
разработке и
анализу годовых Постоянно
отчетов и балансов
------------------------------------------------------------------
59. Переписка об
утверждении и 5 лет
уточнении балансов
и отчетов
------------------------------------------------------------------
60. Переписка о
сроках представления 1 год
бухгалтерской и
финансовой
отчетности
------------------------------------------------------------------
61. Первичные документы
и приложения 5 лет(1) (1)В случае
к ним, зафиксировавшие возникновения
факт совершения споров,
хозяйственной операции разногласий,
и явившиеся основанием для следственных
бухгалтерских записей и судебных
(кассовые, банковские дел -
документы, извещения сохраняются
банков и переводные до вынесения
требования, выписки окончательного
банков, наряды на работу, решения
табели, акты о приеме,
сдаче и списании имущества
и материалов, квитанции
и накладные по учету
товарно-материальных
ценностей, авансовые
отчеты и другие)
------------------------------------------------------------------
62. Лицевые счета
руководителей (1)После
и работников организации прекращения
(книги начисления выплаты
заработной платы): пособий
1) работников 75 лет - и пенсий
2) получателей пенсий, "В"ЭПК
специальных 5 лет(1)
государственных
и иных пособий
------------------------------------------------------------------
63. Расчетные (1)При
(расчетно-платежные) 5 лет(1) отсутствии
ведомости лицевых
счетов - 75 лет
------------------------------------------------------------------
64. Инвентарные карточки (1)После
и книги учета 5 лет(1) ликвидации
основных средств основных
(активов) средств
(активов)
------------------------------------------------------------------
65. Доверенности на
получение 5 лет
денежных сумм и
товарно-материальных
ценностей (в том
числе аннулированные
доверенности)
------------------------------------------------------------------
66. Учетные регистры 5 лет(1) (1)В случае
(главная книга, возникновения
журналы-ордера, споров,
разработочные таблицы). разногласий,
Вспомогательные и следственных
контрольные книги, и судебных дел -
журналы, картотеки, сохраняются
кассовые книги, до вынесения
оборотные ведомости окончательного
решения
------------------------------------------------------------------
67. Журналы, книги 5 лет
регистрации счетов,
кассовых ордеров,
доверенностей,
платежных
поручений
------------------------------------------------------------------
68. Сведения об учете
фондов, 5 лет
лимитов заработной
платы и контроле за
их распределением,
о расчетах по
перерасходу и
задолженности по
заработной плате,
об удержании из
заработной платы,
из средств социального
страхования, о выплате
отпускных и выходных
пособий
------------------------------------------------------------------
69. Списки физических
лиц и платежные 5 лет
поручения по
перечислению
обязательных
пенсионных взносов
------------------------------------------------------------------
70. Списки работников
и платежные 5 лет
поручения по
перечислению
обязательного
социального налога
------------------------------------------------------------------
71. Документы (1)В случае
(протоколы заседаний 5 лет возникновения
инвентаризационных споров,
комиссий, инвентарные разногласий,
описи, акты, следственных
сличительные и судебных
ведомости) об дел -
инвентаризации сохраняются
до вынесения
окончательного
решения
------------------------------------------------------------------
72. Документы (копии ДМН(1) (1)Не менее
отчетов, выписки 5 лет
из протоколов,
заключения) о выплате
специальных
государственных и иных
пособий, пенсий,
листков
нетрудоспособности по
социальному страхованию
------------------------------------------------------------------
73. Исполнительные листы ДМН(1) (1)Не менее
5 лет
------------------------------------------------------------------
74. Справки, представляемые
в бухгалтерию на ДМН(1) (1)Не менее
оплату учебных отпусков, 5 лет
получение льгот
по налогам и другие
------------------------------------------------------------------
75. Документы (справки,
акты, обязательства, ДМН(1) (1)Не менее
переписка) 5 лет
по дебиторской
задолженности,
недостачах,
хищениях
------------------------------------------------------------------
76. Документы
(протоколы, акты, Постоянно
отчеты) о переоценке
основных фондов
(активов)
------------------------------------------------------------------
77. Акты, ведомости
переоценки Постоянно
и определения износа
основных средств
(активов)
------------------------------------------------------------------
78. Паспорта зданий(1), 5 лет(2) (1)Паспорта
сооружений(1) и зданий и
оборудования сооружений -
памятников
архитектуры,
находящихся под
охраной
государства -
постоянно
(2) После
ликвидации
основных средств
(активов)
------------------------------------------------------------------
79. Документы (планы,
отчеты, переписка) 5 лет
о проведении
документальных ревизий и
контрольно-ревизионной
работы
------------------------------------------------------------------
80. Акты документальных (1)В случае
ревизий 5 лет(1) возникновения
финансово-хозяйственной споров,
деятельности организации разногласий
и прилагаемые к ним документы следственных
и судебных дел -
сохраняются до
вынесения
окончательного
решения
------------------------------------------------------------------
81. Акты проверки кассы, 5 лет
правильности взимания
налогов
------------------------------------------------------------------
82. Договоры, соглашения 5 лет(1) (1)После
(хозяйственные, истечения срока
операционные, действия
трудовые) договора,
соглашения
------------------------------------------------------------------
83. Реестр договоров 5 лет *После истечения
страхования срока действия
(перестрахования), последнего договора
составленный в соответствии с страхования
постановлением Правления (перестрахования)
Агентства Республики в реестре договоров
Казахстан по регулированию и страхования
надзору финансового рынка и (перестрахования)
финансовых организаций от 1
марта 2010 года № 25 "Об
утверждении Требований к
осуществлению страховой
организацией страховой
деятельности, в том числе по
взаимоотношениям с
участниками страхового
рынка, и полномочий
страхового агента на
осуществление
посреднической деятельности
(зарегистрированным в
Реестре государственной
регистрации нормативных
правовых актов под
№ 6164)
------------------------------------------------------------------
84. Договоры о материальной 5 лет(1) (1)После
ответственности увольнения
материально-
ответственного
лица
------------------------------------------------------------------
85. Переписка по
административно- 5 лет
хозяйственным
вопросам
------------------------------------------------------------------
86. Образцы подписей (1)После
(материально- 5 лет(1) увольнения
ответственных лиц) материально-
ответственного
лица
------------------------------------------------------------------
Глава 5. Вопросы использования трудовых ресурсов
------------------------------------------------------------------
87. Годовые отчеты:
по труду, Постоянно
численности работников,
их перемещении
------------------------------------------------------------------
88. Документы (справки,
сводки, 5 лет
ведомости) по учету ЭПК
наличия,
движения,
комплектования,
использования трудовых
ресурсов
------------------------------------------------------------------
89. Утвержденные
годовые фонды Постоянно
заработной платы
------------------------------------------------------------------
90. Переписка об
упорядочении и 5 лет
установлении размеров
заработной платы,
начислении премий
------------------------------------------------------------------
91. Документы (справки,
списки, переписка) 5 лет
о премировании
------------------------------------------------------------------
92. Переписка о применении 3 года
различных форм оплаты
труда, установлении
должностных окладов,
применении тарифных
сеток, регулировании и
расходовании фонда
заработной платы
------------------------------------------------------------------
Глава 6. Работа с кадрами
------------------------------------------------------------------
93. Справки о составе
работников 5 лет
коллегиальных органов
организации
------------------------------------------------------------------
94. Документы к приказам
по личному 3 года
составу (листки по учету
кадров, заявления,
представления,
докладные записки),
не вошедшие в состав
личных дел
------------------------------------------------------------------
95. Личные дела (заявления,
анкеты, автобиографии, 75 лет - "В"
копии и выписки ЭПК
из приказов о приеме,
перемещении,
откомандировании,
увольнении,
объявлении
благодарностей,
копии личных документов,
отзывы, характеристики,
листки по учету кадров
работников, индивидуальные
трудовые договоры,
контракты, соглашения
с работниками,
аттестационные листы,
анкеты о проведении
аттестации и установлении
квалификации)
------------------------------------------------------------------
96. Переписка о приеме,
распределении, 3 года
перемещении, учете
кадров
------------------------------------------------------------------
97. Личные дела (карточки
учета, приема, перемещения
и увольнения лиц)
работающих по
совместительству:
1) работников, 75 лет - "В"
для которых ЭПК
в соответствии
с пенсионным
законодательством
Республики Казахстан
совместительство
влияет на размер пенсий
2) работников, имеющих
полный должностной 5 лет
оклад (ставку) по
основному месту работы
------------------------------------------------------------------
98. Выездные дела (анкеты,
характеристики,
автобиографии, справки,
копии личных документов,
копии приказов о
командировании)
работников,
командированных за
границу:
1) выехавших за границу 45 лет
2) не выехавших
за границу 5 лет
------------------------------------------------------------------
99. Личные карточки 75 лет - "В"
работников (в том числе ЭПК
временных работников)
------------------------------------------------------------------
100. Документы (листки 3 года
по учету кадров,
справки, копии справок,
обходные листы), не
вошедшие в состав личных
дел
------------------------------------------------------------------
101. Документы (листки 1 год
по учету кадров,
анкеты, автобиографии,
заявления) лиц, не
принятых на работу
------------------------------------------------------------------
102. Документы
(представления, 15 лет (1)При
ходатайства, анкеты, отсутствии
акты) приказов
об установлении об установлении
персональных и изменении
ставок, окладов, окладов - 50 л.
надбавок приказов об ЭПК (50 л.)
изменении
------------------------------------------------------------------
103. Переписка об
установлении и 3 года
выплате персональных
ставок, окладов,
надбавок
------------------------------------------------------------------
104. Список (штатно-
списочный состав) 75 лет
работников
------------------------------------------------------------------
105. Списки лиц,
получающих 10 лет(1) (1)При
персональные ставки отсутствии
и оклады лицевых счетов -
50 л.
------------------------------------------------------------------
106. Подлинные личные
документы До (1)Невостре-
(дипломы, аттестаты, востребования бованные
трудовые книжки Не трудовые
(1) востребованные книжки -
не менее 10 лет
50 лет после
достижения
работником
пенсионного
возраста
------------------------------------------------------------------
107. Журнал учета
трудовых книжек, 75 лет
индивидуальных
трудовых договоров,
соглашений и
контрактов
с работниками
------------------------------------------------------------------
108. Картотеки,
карточки учета 3 года(1) (1)После
военнообязанных увольнения
------------------------------------------------------------------
109. Журналы (книги),
списки, картотеки
учета лиц,
направленных в
командировки:
1) по Республике
Казахстан 3 года
2) зарубежные 5 лет
------------------------------------------------------------------
110. Журналы (книги)
учета выдачи 3 года
командировочных
удостоверений
------------------------------------------------------------------
111. Журналы (книги)
учета отпусков 3 года
------------------------------------------------------------------
112. Графики
предоставления
отпусков, 1 год
заявления, сводки,
переписка об
использовании
отпусков
------------------------------------------------------------------
113. Заявления о
предоставлении 3 года(1) (1)После
учебных окончания
отпусков учебного
заведения
------------------------------------------------------------------
114. Книги учета
выдачи справок о 3 года
заработной плате,
стаже, месте работы
------------------------------------------------------------------
115. Листки
нетрудоспособности, 5 лет
корешки листков
нетрудоспособности
------------------------------------------------------------------
Глава 7. Страховой рынок
------------------------------------------------------------------
116. Документы,
представленные Постоянно
лицензиару, для
получения лицензии
на осуществление
страховой и иной
разрешительной
деятельности
(финансовые документы,
положение о
внутреннем аудите
(контроле, учетная
политика,
экономическое
обоснование,
внутренний регламент)
------------------------------------------------------------------
117. Документы (заявления,
анкеты, копии личных Постоянно
документов, приказ,
выписка из протокола)
для согласования
кандидатур на должности
руководящих работников
организации,
представленные в
уполномоченный
государственный орган
по регулированию и
надзору за страховой
деятельностью
------------------------------------------------------------------
118. Договоры со страховыми
(перестраховочными) 5 лет
организациями на
оказание посреднических
услуг
------------------------------------------------------------------
119. База данных по
договорам на Постоянно
оказание
посреднических услуг
------------------------------------------------------------------
120. Книга регистрации
договоров по оказанию Постоянно
посреднических услуг
------------------------------------------------------------------
121. Журналы регистрации
договоров со страховыми 5 лет
(перестраховочными)
организациями
------------------------------------------------------------------
Список сокращений:
ДМН - до минования надобности
ЭПК - данная отметка означает, что часть таких
документов может иметь научно-историческое
значение и в установленном порядке должна
передаваться в государственные архивы
75 лет - "В"№ЭПК - для документов, которым установлен
такой срок хранения, исчисление срока хранения
следует проводить с учетом возраста человека
(обозначенного буквой "В") к моменту окончания дела.
Продолжительность хранения дела после его окончания
делопроизводством должна равняться разности
75 лет - "В", где "В" - возраст лица к моменту
окончания дела
Приложение 3
к Инструкции по документированию,
управлению документацией и хранению
документов профессиональными участниками
страхового рынка и страховыми агентами,
осуществляющими предпринимательскую
деятельность
Перечень документов, образующихся в деятельности актуариев (с указанием сроков хранения)
------------------------------------------------------------------
N | Вид документов |Срок хранения |Примечание
ста-| |документов |
тьи |-------------------------------------------------------------
1 | 2 3 4
------------------------------------------------------------------
1. Регистрационные документы Постоянно
актуария как частного
предпринимателя
------------------------------------------------------------------
2. Лицензии на право До отзыва
осуществления
деятельности
------------------------------------------------------------------
3. Сведения об
актуарных расчетах Постоянно
------------------------------------------------------------------
4. Отчеты по страховым
резервам:
1) годовые 5 лет
2) полугодовые 5 лет
3) ежемесячные 5 лет
------------------------------------------------------------------
5. Отчеты по крупным
сделкам
1) годовые 5 лет
2) ежемесячные 5 лет
------------------------------------------------------------------
6. Отчеты по убыточности
1) годовые 5 лет
2) ежемесячные 5 лет
------------------------------------------------------------------
7. Журналы регистрации
договоров 5 лет
со страховыми
(перестраховочными)
организациями
------------------------------------------------------------------
8. Договоры со страховыми
(перестраховочными)
организациями 5 лет
на проведение актуарных
расчетов
------------------------------------------------------------------
Приложение 4
к Инструкции по документированию,
управлению документацией и хранению
документов профессиональными участниками
страхового рынка и страховыми агентами,
осуществляющими предпринимательскую
деятельность
Перечень документов, образующихся в деятельности страховых агентов, осуществляющих предпринимательскую деятельность (с указанием сроков хранения)
------------------------------------------------------------------
N | Вид документов |Срок хранения |Примечание
ста-| |документов |
тьи | | |
------------------------------------------------------------------
1 2 3 4
------------------------------------------------------------------
1. Регистрационные Постоянно
документы страхового
агента осуществляющего
предпринимательскую
деятельность
------------------------------------------------------------------
2. Журналы (книги),
ведомости До
учета бланков строгой отзыва
отчетности
------------------------------------------------------------------
3. Акты приема-передачи
бланков строгой Постоянно
отчетности в страховую
(перестраховочную)
организацию
------------------------------------------------------------------
4. Договоры со страховыми 5 лет
(перестраховочными)
организациями на
оказание посреднических
услуг
------------------------------------------------------------------
5. База данных по
договорам на оказание Постоянно
посреднических услуг
------------------------------------------------------------------
6. Книга регистрации
договоров по Постоянно
оказанию посреднических
услуг
------------------------------------------------------------------
7. Лицевые счета страховых
агентов, осуществляющих 75 лет - "В"
деятельность на ЭПК
договорных условиях
------------------------------------------------------------------
8. Журналы, книги
регистрации счетов, 5 лет
кассовых ордеров,
доверенностей,
платежных поручений
------------------------------------------------------------------
9. Договоры страхования,
документы влияющие 5 лет
на изменение данных
договора страхования
------------------------------------------------------------------
10. База данных по
договорам страхования Постоянно
------------------------------------------------------------------
11. Первичные документы,
подтверждающие
поступление страховых
премий Постоянно
------------------------------------------------------------------
Список сокращений:
75 лет - "В" ЭПК - для документов,
которым установлен такой срок хранения,
исчисление срока хранения следует
проводить с учетом возраста человека
(обозначенного буквой "В") к моменту
окончания дела. Продолжительность
хранения дела после его окончания
делопроизводством должна равняться
разности 75 лет - "В", где "В" -
возраст лица к моменту окончания дела".