Об утверждении Правил отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней
Об утверждении Правил отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней
В соответствии с пунктом 4 статьи 13 Закона Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года «Об административных процедурах» Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемые Правила отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней.
2. Признать утратившими силу некоторые решения Правительства Республики Казахстан согласно приложению к настоящему постановлению.
3. Настоящее постановление вводится в действие со дня его подписания.
Премьер-Министр Республики Казахстан
К. Масимов
Утверждены
постановлением Правительства
Республики Казахстан
от 31 декабря 2015 года
№ 1196
Правила отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней
Глава 1. Общие положения
1. Настоящие Правила отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней (далее – Правила) разработаны в соответствии с Законом Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года «Об административных процедурах» и определяют порядок отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней, оформления, учета, размножения, хранения, использования, отбора на постоянное хранение и выделения к уничтожению документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, независимо от ее вида и (или) носителя информации.
2. Настоящие Правила не распространяются на порядок работы со служебной информацией, содержащей государственные секреты Республики Казахстан.
3. К служебной информации ограниченного распространения относятся сведения, касающиеся деятельности государственного органа, открытое опубликование которых может нарушить порядок соблюдения административных процедур, связанных с необходимостью обеспечения независимости государственного органа при принятии решения.
Под открытым опубликованием понимаются публикация материалов в открытой печати (в том числе размещение на интернет-ресурсе), передача их по радио и телевидению, оглашение на открытых конференциях, совещаниях, симпозиумах, демонстрация в кинофильмах, экспонирование в музеях, на выставках, публичная защита научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, депонирование рукописей.
4. Лицам, использующим в работе служебную информацию ограниченного распространения, необходимо точно и аккуратно выполнять все требования по защите информации, хранить и не разглашать сведения, полученные ими при исполнении служебных обязанностей.
5. За нарушение требований настоящих Правил должностные лица, допущенные к работе со служебной информацией ограниченного распространения, несут ответственность в соответствии с законами Республики Казахстан.
6. Контроль за обоснованностью проставления на документах и изданиях пометки «Для служебного пользования» (далее – «ДСП») при их регистрации, а также порядком обращения (учет, уничтожение, хранение, контроль за их обращением и ограничительные требования по их использованию) с машинными носителями информации, содержащими сведения с пометкой «ДСП», возлагается на службу документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ) государственного органа.
7. В настоящих Правилах используются следующие понятия:
1) информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, полученные или созданные обладателем информации, зафиксированные на любом носителе и имеющие реквизиты, позволяющие ее идентифицировать;
2) информация ограниченного распространения – информация, отнесенная к государственным секретам, личной, семейной, врачебной, банковской, коммерческой и иным охраняемым законом тайнам, а также служебная информация с пометкой «Для служебного пользования»;
3) защита информации ограниченного распространения – принятие правовых, организационных и технических мер, направленных на исключение неправомерного разглашения, доступа, уничтожения, изменения, копирования и иных неправомерных действий в отношении такой информации;
4) конфиденциальная информация – все виды информации (включая коммерческую, банковскую, налоговую, нотариальную, врачебную, личную, адвокатскую тайну), в отношении которой в соответствии с нормативными правовыми актами государств-членов Евразийского экономического союза, международными договорами ограничен доступ (установлена конфиденциальность), то есть установлено обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к данной информации, требование не передавать (не разглашать) такую информацию третьим лицам без письменного согласия ее обладателя;
5) разглашение информации ограниченного распространения – действия (бездействие), в результате которых информация ограниченного распространения в любой возможной форме (устной, письменной, иной форме, в том числе с использованием технических средств) без письменного согласия обладателя указанной информации становится известной третьим лицам, которым допуск к такой информации не предоставлен обладателем информации в соответствии с законодательством Республики Казахстан, международными договорами, решениями Высшего Евразийского экономического совета и настоящими Правилами;
6) служебная информация – информация, которая создана в процессе деятельности государственного органа, организации в пределах полномочий, предусмотренных законодательством Республики Казахстан, международными договорами, решениями Высшего Евразийского экономического совета, и в отношении которой существует (установлена) необходимость защиты ввиду возможного нанесения различного рода ущерба в результате неправомерного обращения с ней.
Глава 2. Порядок отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения с пометкой «Для служебного пользования»
8. Документам и изданиям, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, присваивается пометка «ДСП».
Отнесение сведений к информации ограниченного распространения производится исполнителем и лицом, подписавшим документ, на основании перечня сведений для служебного пользования, разработанного в государственном органе (далее – перечень сведений).
Перечень сведений (дополнения и изменения к нему) утверждается приказом руководителя государственного органа.
Разработка перечня сведений осуществляется на основании следующих критериев:
1) сведения, не содержащие государственных секретов, относящиеся к организации и обеспечению режима секретности, а также контролю за его соблюдением, в том числе учетные формы;
2) сведения, опубликование или разглашение которых оказывает непосредственное влияние на работу государственного органа, в том числе на процесс защиты информации от уничтожения, блокирования или изменения в результате несанкционированного доступа к электронным информационным ресурсам, включая пароли доступа;
3) сведения, переданные государственному органу законным обладателем информации на условиях конфиденциальности;
4) сведения, опубликование или разглашение которых нарушают права, свободу и законные интересы физических и юридических лиц;
5) сведения, содержащие информацию о межведомственной и внутриведомственной переписке, осуществляющейся в процессе выработки решений, совещаниях в государственных органах, проводившихся в процессе выработки решений, разглашение которых может нарушить порядок соблюдения административных процедур, связанных с необходимостью обеспечения независимости государственного органа, организации при принятии решения, в том числе по вопросам, указанным в статье 6 Закона Республики Казахстан от 16 ноября 2015 года «О доступе к информации» (далее – Закон «О доступе к информации»);
6) сведения о результатах проверок, проводимых в рамках государственного контроля и надзора, по которым не принято окончательное решение;
7) сведения, поступившие от иностранных государств или международных организаций, по которым не принято взаимного соглашения об условиях их раскрытия.
9. Настоящие критерии не отменяют существующие и (или) вновь поступающие ведомственные перечни служебной информации ограниченного распространения с пометкой «ДСП», а также не ограничивают право отнесения других сведений, содержащих информацию ограниченного распространения, если это не противоречит нормативным правовым актам в области защиты государственных секретов, информатизации, защиты информации и информационной безопасности, ведомственным перечням сведений, подлежащих засекречиванию в государственных органах, разработанных в установленном законодательством Республики Казахстан порядке.
10. Если сведения не предусмотрены перечнем сведений, но по мнению исполнителя могут быть использованы в ущерб интересам государственного органа, он совместно с руководителем структурного подразделения государственного органа, к компетенции которого отнесены данные сведения, представляет на рассмотрение руководству аргументированные предложения о необходимости защиты этих сведений и внесения соответствующих дополнений в указанный перечень.
Глава 3. Порядок работы со служебной информацией ограниченного распространения с пометками «ДСП» и «Конфиденциально»
11. Передача служебной информации ограниченного распространения по техническим каналам открытых видов связи (телефонная, факсимильная связь общего пользования, радиосвязь, спутниковая и сотовая (подвижная (мобильная) связь, сеть Интернет) допускается при соблюдении требований пункта 12 настоящих Правил.
Направление в компетентный орган третьей стороны служебной информации ограниченного распространения, имеющей пометку «Конфиденциально», и в отношении которой снята пометка «ДСП», разрешается руководителем государственного органа в соответствии с пунктом 50 настоящих Правил и с соблюдением требований, предусмотренных пунктами 27 и 28 настоящих Правил.
12. Передача, обработка и хранение в электронном виде производится с соблюдением требований по защите служебной информации ограниченного распространения в соответствии с едиными требованиями в области информационных коммуникационных требований и обеспечения единых требований.
Допускается обработка и хранение служебной информации ограниченного распространения в электронном виде в защищенных локальных сетях и (или) информационных системах в защищенном исполнении, отнесенных к государственным секретам.
Руководители государственного органа принимают все необходимые организационные, технические и правовые меры по обеспечению защиты служебной информации вне зависимости от вида, формы, содержания и предоставления, носителя информации, в том числе с использованием соответствующих средств криптографической защиты информации и (или) информационных систем в защищенном исполнении, отнесенных к государственным секретам.
13. Прием и учет (регистрация) документов с пометками «ДСП» и «Конфиденциально», изданий и информации, записанных на машинных носителях информации с пометкой «ДСП», осуществляются службой ДОУ государственного органа.
14. Вся поступающая в государственный орган корреспонденция с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» подвергается первичной обработке, предварительному осмотру, регистрации и представлению к рассмотрению руководству. Указанная корреспонденция принимается, вскрывается, проверяется (за исключением с пометкой «Лично») и обрабатывается работниками службы ДОУ, которым в соответствии с должностными инструкциями поручена работа с такого рода документами.
В случае поступления корреспонденции с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» в бумажном виде, она должна быть запечатана в конверте (пакете). При этом проверяется целостность упаковки, количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.
В случае отсутствия (неполноты) в конвертах (пакетах) документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» и изданий с пометкой «ДСП» или приложений к ним, составляется акт в произвольной форме в двух экземплярах: один из которых направляется отправителю, второй остается в службе ДОУ.
Конверты (пакеты) не подлежат выделению к уничтожению в тех случаях, когда только по ним возможно определить точный адрес отправителя, время отправки и получения документа, а также получения доплатной корреспонденции.
Ошибочно поступившие документы и издания с пометкой «ДСП» возвращаются отправителю.
При поступлении документов и изданий с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» на электронных носителях проверяется наличие вредоносных программ.
15. В нерабочее время документы, издания и информация с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», записанные на машинных носителях информации, принимаются дежурным по государственному органу, который, не вскрывая, передает их руководителю службы ДОУ.
Не допускается доставлять в нерабочее время документы и издания с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» в государственные органы, не имеющие постоянных дежурных.
16. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания с пометкой «ДСП». Документы учитываются по количеству листов, изданий (книги, журналы, брошюры), экземпляров.
Основным требованием учета является однократность присвоения регистрационного номера документам (изданиям) с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально». Исключение составляют документы, переходящие на следующий делопроизводственный год, незавершенные делопроизводством или требующие длительного срока исполнения, которые подлежат перерегистрации.
17. Учет документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», а также изданий с пометкой «ДСП» ведется отдельно от учета несекретной документации в общей системе электронного документооборота, а при отсутствии электронного документооборота – по журналам регистрации входящих, исходящих и внутренних документов согласно приложению 1 к настоящим Правилам. При незначительном объеме документов и изданий ограниченного распространения допускается ведение учета совместно с несекретными документами (в отдельном разделе журнала учета).
Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются с указанием на последнем листе количества пронумерованных листов (цифрами и прописью), наименования должности работника, его подписи и расшифровки подписи.
После завершения журналов на последнем листе дополнительно проставляется количество зарегистрированных документов (цифрами и прописью) с указанием номера первого и номера последнего зарегистрированного документа, а также количества литерных и пропущенных номеров. После указанных данных проставляются наименование должности работника, его подпись и расшифровка подписи.
Движение документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», а также изданий с пометкой «ДСП» должно своевременно отражаться в соответствующих регистрационных учетных формах.
18. На каждом зарегистрированном документе, а также сопроводительном письме к изданиям с пометкой «ДСП» проставляются регистрационный номер и пометка «ДСП» или «Конфиденциально» с добавлением аббревиатуры «ДСП» или «Конф», с добавлением без пробела прописью аббревиатуры «ДСП».
Регистрационный номер состоит из порядкового номера, который можно дополнить индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях, дате поступления и другие.
19. Весь тираж документов и изданий ограниченного распространения, полученный для рассылки, регистрируется под одним номером.
Дополнительно размноженные экземпляры документа и издания учитываются за номером этого документа и издания, о чем делается отметка на размножаемом документе и издании и в соответствующей регистрационной учетной форме. Если учетная форма закрыта ведением, дополнительно размноженные и зарегистрированные в ней документы и издания допускается учитывать за новым номером, о чем производится отметка на оригинале документа и издания. Во всех случаях нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.
20. На первом листе в правом верхнем углу документа печатаются пометка «Для служебного пользования» или аббревиатура «ДСП», и (или) пометка «Конфиденциально» и указывается номер отпечатанного экземпляра. Если в сопроводительном письме на приложения, имеющие пометку «ДСП», не содержится служебной информации ограниченного распространения, в его правом верхнем углу печатаются реквизиты «Для служебного пользования без приложения – несекретно» и номер экземпляра.
На лицевой или оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа и сопроводительного письма указывается, куда направлены экземпляры отправленного документа и его отпуск (расчет рассылки), фамилия исполнителя документа, его контактные данные, пункт перечня сведений для служебного пользования, в соответствии с которым на документе (издании) проставлена ограничительная пометка «ДСП», номер приказа руководителя государственного органа, утвердившего указанный перечень, и дата его принятия по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам.
21. Подписанные (утвержденные) документы с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» передаются для регистрации работнику службы ДОУ, осуществляющему их учет.
22. Реферативные информационные издания в журнальном или сброшюрованном карточном исполнении, в которых содержатся сведения о документах и изданиях с пометкой «ДСП», выпускаются с этой же пометкой. Изъятые из этих изданий реферативные информационные карточки и листы, не содержащие служебной информации ограниченного распространения, учитываются и хранятся как несекретные материалы.
Факт изъятия карточек и листов заверяется подписями двух работников службы ДОУ на обложке этих изданий.
23. По окончании печатания издания с пометкой «ДСП» печатные формы аннулируются, а соответствующие файлы (при компьютерном наборе) удаляются, о чем составляется акт в произвольной форме за подписями представителя государственного органа-заказчика и типографии (печатно-издательского центра) – исполнителя.
24. Рассылка тиражированных документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», а также изданий с пометкой «ДСП» осуществляется службой ДОУ на основании подписанных их руководителями списков (реестров или расчетов рассылки) с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров.
25. Пересылка документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дел и изданий с пометкой «ДСП» другим организациям в пределах Республики Казахстан производится, как правило, фельдъегерской (специальной) связью или курьерами. Отправляемые документы с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дела и издания с пометками «ДСП» должны быть помещены в конверты из плотной бумаги либо упакованы. Не допускается использовать для пересылки конверты с прозрачными «окошками».
26. На упаковке (конверте или пакете) указываются адреса и наименования (открытые или условные) получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением пометок «ДСП» и (или) «Конфиденциально».
На конвертах (пакетах) с документами с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», а также изданиями с пометкой «ДСП» не допускается указывать фамилии и должности руководителей и работников, а также наименования структурных подразделений.
27. Передача документов и изданий с пометкой «ДСП» физическим и юридическим лицам Республики Казахстан осуществляется на условиях соблюдения конфиденциальности служебной информации ограниченного распространения и других условиях нераскрытия этой информации, сообщаемой при передаче или в сопроводительных документах к ним.
28. Передача документов и изданий с пометкой «ДСП» иностранным юридическим (физическими) лицам и их представителям допускается в каждом отдельном случае только по письменному разрешению руководителя данного государственного органа.
Такие документы предварительно рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии, создаваемой государственным органом, которая выносит заключение о целесообразности их передачи или возможности снятия пометки «ДСП», если к моменту передачи содержащиеся в них сведения утратили первоначальное значение.
Если в документах и изданиях с пометкой «ДСП» содержатся сведения, относящиеся к компетенции других государственных органов, передача их за границу может быть осуществлена только с согласия руководителей этих государственных органов.
Не допускается направление за границу издания с пометкой «ДСП» в порядке книгообмена.
29. По запросам уполномоченного органа в области внешнеторговой и торговой деятельности либо органа, определенного Евразийской экономической комиссией в качестве ответственного за проведение расследований, либо компетентного органа третьей стороны, либо государства-члена Евразийского экономического союза государственные органы в пределах своей компетенции представляют через уполномоченный орган в области внешнеторговой и торговой деятельности в орган, определенный Евразийской экономической комиссией в качестве ответственного за проведение расследований, в компетентные органы третьей стороны и государства-члена Евразийского экономического союза необходимые для целей проведения расследований и применения торговых и компенсирующих мер сведения, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, имеющие пометку «ДСП», в порядке и сроки, установленные законодательством Республики Казахстан.
При направлении в уполномоченный орган в области внешнеторговой и торговой деятельности указанной информации с пометкой «ДСП» для их последующего перенаправления государственные органы указывают в своем сопроводительном письме номер и дату разрешения руководителя на передачу направляемых сведений в Евразийскую экономическую комиссию, в компетентные органы третьей стороны или государства-члена Евразийского экономического союза.
30. Порядок исполнения, прохождения документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», контроля за их исполнением аналогичен порядку работы с несекретными документами.
В номенклатуру дел включаются заголовки всех регистрационных учетных форм и контрольно-справочных, тематических и других картотек на документы с пометкой «ДСП».
31. Документы с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» после их исполнения формируются в дела. Заголовки указанных дел вносятся в номенклатуру дел несекретного делопроизводства государственного органа.
32. Дела с пометкой «ДСП» формируются в соответствующих структурных подразделениях государственного органа под контролем службы ДОУ.
33. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
1) помещать в дело только исполненные и правильно оформленные документы;
2) помещать в дело все документы, относящиеся к решению данного конкретного вопроса;
3) группировать в дело документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел;
4) раздельно формировать в дела документы постоянного и временного срока хранения;
5) помещать в соответствующие дела распечатки с документов на электронных носителях, требующих особого юридического подтверждения (гербовая печать, подпись, грифы утверждения и согласования), на общих для документов на бумажной основе, основаниях;
6) не подшивать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;
7) объем дела не должен превышать180 листов;
8) планы, отчеты, сметы формировать в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены, независимо от даты составления, подписания (утверждения);
9) приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся, приложения объемом свыше 180 листов составляют отдельный том с проставлением отметки в документе.
34. Обложка дела, завершенного делопроизводством, должна содержать следующие реквизиты:
1) пометку «ДСП»;
2) официальное наименование организации;
3) наименование населенного пункта, в котором дислоцирован государственный орган;
4) наименование структурного подразделения государственного органа;
5) индекс дела по номенклатуре дел;
6) заголовок дела;
7) номер тома дела;
8) крайние даты дела (для распорядительных документов, протоколов, стенограмм, переписки), для распорядительных документов-протоколов, стенограмм – порядковые номера первого и последнего документа;
9) срок хранения дела.
35. В ходе проведения экспертизы ценности документов с пометкой «ДСП» на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения проставляются дополнительные реквизиты: номер архивного фонда, номер сводной описи дел, номер дела и количество листов в деле. Указанные категории дел переплетаются или подшиваются на четыре прокола и снабжаются внутренней описью документов по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам, листом-заверителем дела по форме согласно приложению 4 к настоящим Правилам.
Внутренняя опись документов размещается в начале дела, лист-заверитель – в конце.
36. Дела с пометкой «ДСП», включающие крупноформатные документы (чертежи, схемы и другие), хранятся в твердых папках или футлярах (коробках).
37. Документы с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» в зависимости от служебной необходимости формируются в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. При включении в дело одного и более документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» все дело приобретает характер ограниченного распространения.
В случаях, когда в государственном органе образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (приказы, планы, отчеты, инструкции и другие) как с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», так и без указанных пометок, они формируются в дела поотдельности.
38. При проведении экспертизы ценности документов, законченные производством дела с пометкой «ДСП» просматриваются Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) государственного органа полистно.
39. Сроки хранения документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» определяются перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения, утверждаемым уполномоченным органом в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления.
40. К работе с делами с пометкой «ДСП» допускаются должностные лица в соответствии со списками, утверждаемыми руководителями службы ДОУ, а к документам ограниченного распространения – согласно указаниям, содержащимся в резолюциях руководителей государственных органов.
41. Не допускается:
1) размещение сведений из документов и изданий ограниченного распространения в международных (глобальных) сетях передачи данных, сети Интернет;
2) использование их для открытых выступлений или опубликования в открытой печати, передачах по радио и телевидению;
3) экспонирование документов и изданий с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» на открытых выставках, демонстрация их на стендах, в витринах или других местах массового обозрения, за исключением случаев направления в компетентный орган третьей стороны служебной информации ограниченного распространения, имеющей пометку «Конфиденциально», в отношении которой снята пометка «ДСП» с разрешения руководителя государственного органа в соответствии с пунктом 50 настоящих Правил и с соблюдением требований, предусмотренных пунктами 27 и 28 настоящих Правил.
42. Работники сторонних организаций допускаются к ознакомлению и работе с документами и изданиями с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» только с разрешения руководителя государственного органа, в ведении которого находятся указанные документы, при наличии письменного запроса тех организаций, в которых они работают, с указанием темы выполняемого задания.
43. Дела и издания с пометкой «ДСП» выдаются исполнителям (исследователям) и принимаются от них под расписку в карточке учета выдаваемых дел и изданий по форме согласно приложению 5 к настоящим Правилам.
44. Снятие копий, а также производство выписок из документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» и изданий с пометкой «ДСП» работниками данного государственного органа производятся по письменному разрешению руководителя службы ДОУ.
Снятие копий для сторонней организации с документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» и изданий с пометкой «ДСП» производится на основании ее письменного запроса по разрешению руководителя государственного органа, подготовившего эти документы и издания.
Копирование для сторонних организаций документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» и изданий с пометкой «ДСП», полученных от других организаций, производится только по согласованию с последними.
45. Издания с пометкой «ДСП» включаются только в служебные каталоги, выпускаемые государственными органами.
46. Выдача физическим лицам изданий с пометкой «ДСП» в публичных библиотеках производится только по письменным ходатайствам руководителей организаций, в которых эти физические лица работают, с указанием темы работы. Полученные разрешения действительны в течение одного года со дня их подписания при предъявлении служебного удостоверения работника государственного органа (при его наличии).
Изъятие документов и дел с пометкой «ДСП» производится в соответствии с законодательством Республики Казахстан с обязательным оставлением в деле заверенных копий документов и протокола изъятия подлинников.
47. В ведомственных библиотеках издания с пометкой «ДСП» выдаются:
1) работникам данного государственного органа – с разрешения руководителя службы ДОУ;
2) работникам сторонних организаций – по письменным ходатайствам этих организаций с разрешения руководителя государственного органа, хранящего указанные издания.
48. Издания с пометкой «ДСП» выдаются по межбиблиотечному абонементу (в пределах Республики Казахстан) в порядке, предусмотренном пунктом 46 настоящих Правил.
49. Дела постоянного и временного срока хранения с пометкой «ДСП» периодически просматриваются с целью возможного снятия этой пометки. Просмотр осуществляется:
1) при представлении информации по письменному запросу физического лица согласно Закону «О доступе к информации»;
2) при передаче дел из структурных подразделений в ведомственный архив государственного органа;
3) в процессе хранения дел в ведомственном архиве;
4) при подготовке дел постоянного хранения к передаче в соответствующий государственный архив по истечении 10 или 15 лет ведомственного архивного хранения;
5) при передаче копий документов и дел иностранным физическим и (или) юридическим лицам.
50. Решение вопроса о снятии пометки «ДСП» со сведений, указанных в статье 16 Закона «О доступе к информации», возлагается на руководителя государственного органа после рассмотрения данного вопроса Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) государственного органа.
51. Решение вопроса о снятии пометки «ДСП» оформляется актом произвольной формы, который составляется в двух экземплярах и утверждается руководителем государственного органа. В акте перечисляются заголовки дел, с которых снимается пометка «ДСП».
Один экземпляр акта, составленного при представлении информации по письменному запросу физического и (или) юридического лица в порядке исполнения Закона «О доступе к информации», направляется в службу ДОУ, второй – в структурное подразделение государственного органа, в котором хранилась данная информация.
Один экземпляр акта, составленный при передаче дел из структурных подразделений в ведомственный архив, направляется в службу ДОУ, второй – в ведомственный архив государственного органа.
Оба экземпляра акта, составленного в процессе хранения дел в ведомственном архиве, остаются в его делопроизводстве.
Один экземпляр акта, составленного при подготовке дел постоянного хранения к передаче в соответствующий государственный архив, направляется в государственный архив, второй – остается в ведомственном архиве.
Один экземпляр акта, составленного при передаче иностранным физическим и (или) юридическим лицам документов и дел, передается в службу ДОУ, второй – остается в ведомственном архиве.
52. На обложках дел пометка «ДСП» погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для ее снятия.
Аналогичные отметки вносятся в соответствующие описи структурных подразделений или разделы описей дел.
53. На постоянное хранение в соответствующий государственный архив дела, имевшие пометку «ДСП», передаются только после снятия указанной пометки и с соответствующими отметками в разделе описи дел постоянного хранения.
54. Проведение экспертизы ценности документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» и дел с пометкой «ДСП», рассмотрение и утверждение ее результатов производятся в соответствии с законодательными актами Республики Казахстан.
55. При передаче дел из структурных подразделений в ведомственный архив заголовки дел с пометкой «ДСП» вносятся в соответствующую опись дел структурного подразделения наряду с заголовками других дел.
56. Подготовка дел для хранения в ведомственном архиве (оформление, простановка дополнительных реквизитов на обложках дел, составление описей структурных подразделений, осуществление приема-передачи описанных дел) производится в соответствии с законодательными актами Республики Казахстан.
57. Дела с пометкой «ДСП», отобранные к уничтожению, оформляются отдельным актом или включаются в общий акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляемый по форме согласно приложению 6 к настоящим Правилам вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными документами. При этом в графе 2 акта после заголовков дел с пометкой «ДСП» ставится пометка «ДСП».
Допускается уничтожение документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дел и изданий с пометкой «ДСП» путем их сжигания в присутствии работников ведомственного архива (ведомственной библиотеки) государственного органа.
58. Документы с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дела и издания с пометкой «ДСП», отобранные к уничтожению, должны в обязательном порядке измельчаться до степени, исключающей возможность прочтения текста.
Допускается уничтожение документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дел и изданий с пометкой «ДСП» путем их сжигания в присутствии работников ведомственного архива (ведомственной библиотеки).
59. После уничтожения документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дел и изданий с пометкой «ДСП» в регистрационных учетных формах проставляется отметка «Уничтожено. Акт от (дата) №».
60. Бюллетени, вестники, реферативные информационные издания, телефонные и адресные справочники, а также дублетные и копийные экземпляры документов, стенографические записи и типографский брак с пометкой «ДСП» уничтожаются без акта, но с отметкой в регистрационных учетных формах, заверяемой подписями исполнителя и работника, ответственного за их учет и хранение.
61. Законченные делопроизводством дела с пометкой «ДСП» хранятся в служебных помещениях структурных подразделений государственного органа до передачи их в ведомственный архив.
Издания с пометкой «ДСП» хранятся в ведомственной библиотеке, при ее отсутствии – в ведомственном архиве государственного органа.
Хранение осуществляется в надежно запираемых и опечатываемых металлических шкафах или сейфах. При этом создаются надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность.
Не допускается хранение изданий с пометкой «ДСП» в подсобных помещениях.
62. Выданные для работы дела с пометкой «ДСП» подлежат возврату в соответствующее структурное подразделение или ведомственный архив государственного органа.
63. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» из одного дела в другое без разрешения руководителя службы ДОУ. В регистрационных учетных формах, а также во внутренних описях документов дела обо всех проведенных изъятиях или перемещениях проставляются соответствующие отметки.
Вынос документов, дел и изданий с пометкой «ДСП» из здания государственного органа осуществляется только с письменного разрешения руководителя государственного органа.
Лицам, командированным в другие населенные пункты, запрещается иметь при себе в пути следования документы с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дела или издания с пометкой «ДСП». Эти документы направляются заранее в адрес организации по месту командировки работников.
64. При смене работников, ответственных за учет и хранение документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дел и изданий с пометкой «ДСП», составляется акт приема-передачи этих документов, утверждаемый руководителем структурного подразделения государственного органа, составляемый по форме согласно приложению 7 к настоящим Правилам.
65. Проверка наличия документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дел и изданий с пометкой «ДСП» проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя государственного органа. В состав комиссии обязательно включаются лица, которым поручено ведение их учета и хранения.
В ведомственных библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дел и изданий с пометкой «ДСП», проверка наличия и состояния документов производится не реже одного раза в пять лет. Результаты проверки оформляются актом о проверке наличия и состояния документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дел и изданий с пометкой «ДСП» по форме согласно приложению 8 к настоящим Правилам, один из экземпляров которого передается в соответствующий государственный архив.
Проверка наличия и состояния документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дел и изданий с пометкой «ДСП» в обязательном порядке проводится:
1) до и после перемещения их в другое помещение (здание);
2) после чрезвычайных ситуаций, вызвавших их перемещение (эвакуацию) или доступ в хранилища и служебные помещения посторонних лиц;
3) при смене руководителя службы ДОУ (ведомственного архива, ведомственной библиотеки);
4) при реорганизации (ликвидации) государственного органа.
66. О фактах утраты документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дел и изданий с пометкой «ДСП» либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставятся в известность руководитель государственного органа и руководитель службы ДОУ (ведомственной библиотеки, ведомственного архива), органы национальной безопасности.
Для служебного расследования факта утраты документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дел и изданий с пометкой «ДСП» или установления факта разглашения сведений, содержащихся в них, распорядительным документом руководителя государственного органа назначается комиссия.
Заключение комиссии о результатах расследования утверждается руководителем, создавшим данную комиссию.
На утраченные документы с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дела и издания с пометкой «ДСП» составляется акт о проверке наличия и состояния документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дел и изданий с пометкой «ДСП», и соответствующие отметки вносятся в регистрационные учетные формы.
Акты на утраченные дела постоянного хранения после их утверждения руководителем государственного органа передаются в ведомственный архив государственного органа для включения в дело фонда.
Нарушение порядка работы со служебной информацией ограниченного распространения, имеющей пометки «ДСП» и (или) «Конфиденциально», не ставшее причиной и не повлекшее разглашение или утрату данной информации, может являться основанием для привлечения виновных лиц к дисциплинарной, гражданско-правовой, административной и (или) уголовной ответственности в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан и (или) международными договорами (соглашениями), ратифицированными Республикой Казахстан.
_________________________
Приложение 1
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации
ограниченного распространения
и работы с ней
Форма
Журнал регистрации входящих документов
№ п/п
Дата поступления
Корреспондент, дата и индекс входящего документа
Вид документа, заголовок или краткое содержание входящего документа
Резолюция или кому направлен документ на исполнение
Расписка в получении документа, дата
Отметка об исполнении документа
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
8
Формат А3 (420Х197)
Журнал регистрации исходящих и внутренних документов
№ п/п
Дата и индекс исходящего (внутреннего) документа
Корреспондент
Заголовок или краткое содержание документа
Отметка об исполнении документа и направлении в дело
Примечание
1
2
3
4
5
6
Формат А3 (210Х297)
_________________________
Приложение 2
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации
ограниченного распространения
и работы с ней
Форма
ДСП Отпечатано в 2 экземплярах экземпляр № 1 – в адрес экземпляр № 2 – в дело пункт перечня Исп. Тел.
_________________________
Приложение 3
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации
ограниченного распространения
и работы с ней
Форма
Внутренняя опись
документов дела № ___
№ п/п
Делопроизводственный индекс
Дата документа
Заголовок документа
Номера листов дела
Примечание
1
2
3
4
5
6
Итого _____________________________ листов документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи _________________________ (цифрами и прописью)
Наименование должности лица, заполнившего внутреннюю опись документов дела _______________ (Расшифровка подписи) (личная подпись, дата)
Формат А4 (210Х297)
_________________________
Приложение 4
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации
ограниченного распространения
и работы с ней
Форма
Лист-заверитель дела
Фонд № _____ Опись № ________ Дело № _____ В дело подшито и пронумеровано ___________________ лист (ов), в том числе: литерные номера листов _______________________________________________ пропущенные номера листов ___________________________________________ пронумерованные чистые листы ________________________________________ + листов внутренней описи ____________________________________________ Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих нумерации ____________________________________________________________________ (разновидности документов и их количество)
Особенности формирования, оформления, физического состояния и учета документов дела
номера листов
1
2
1. Брошюры и другие печатные издания
2. Листовки
3. Вырезки из газет
4. Открытки
5. Конверты
6. Марки почтовые
7. Марки гербовые
8. Штемпели почтовые и другие
9. Специальные почтовые отметки
10. Сургучные, мастичные печати
11. Фотодокументы
12. Карты, планы, чертежи и другая научно-техническая документация
13. Рисунки, гравюры, акварели
14. Автографы видных деятелей
15. Склеенные листы
16. Утрата части листов
17. Угасающий текст
Наименование должности лица, заполнившего лист-заверитель дела_______________ Расшифровка подписи (личная подпись, дата)
Примечание:
1. Лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации.
2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) и подшивается в конце дела.
3. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи документов дела.
4. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела:
1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы);
2) печати и их оттиски;
3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры;
4) фотодокументы;
5) рисунки, гравюры и акварели;
6) крупноформатные документы;
7) склеенные листы, повреждения документов;
8) листы с наклеенными фотографиями, документами;
9) конверты с вложениями и количество вложенных в них листов (предметов);
10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе и типографские материалы), и количество их листов (страниц).
5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого листа против каждой позиции графы 1.
6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок и иных материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается их количество.
7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна из-за особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, ткань и другие), то в графе 2 указываются номера листов, между которыми находится данный предмет.
8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
9. Лист-заверитель не нумеруется.
Формат А4 (210Х297)
_______________________________
Приложение 5
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации
ограниченного распространения
и работы с ней
Форма
Карточка учета выдаваемых дел и изданий с пометкой «ДСП»
Наименание дела или издания
№ п/п
Номер дела, экземпляров и количество листов
Структурное подразделение, фамилия и имя работника
Расписка
Примечание
В получении и дата
О возврате и дата
1
2
3
4
5
6
Формат А5 (148Х210)
__________________________
Приложение 6
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации
ограниченного распространения
и работы с ней
Форма
Официальное наименование организации
Утверждаю Наименование должности руководителя организации _____________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
___________ № ____ (дата)
Место составления К уничтожению отобраны документы архивного фонда _______________________________ (номер и название архивного фонда) на основании ___________________________________________________________________ (ссылка на нормативно-методические документы для проведения экспертизы)
Порядковый номер
Названия групп документов
Названия групп документов
Названия групп документов
Названия групп документов
Названия групп документов
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
Итого ________________________единиц хранения за ______________ год (ы). (цифрами и прописью) Количество единиц хранения, крайние даты и краткая характеристика документов, остающихсяна хранении ________________________________________________ _________________________________________________________________________________ (фамилия, инициалы, подпись заведующего отделом (архивохранилищем) ____________________ (дата и номер) __________________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, проводившего обработку документов) Документы сданы ____________________ на переработку по приемо-сдаточной (наименование организации) накладной __________________№ _____ _______________________________________________. (дата)(подпись хранителя фондов) Изменения в учетные документы внесены. ___________________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, проводившего упорядочение дел, документов)
Согласован
протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии)
местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № ____
Формат А4 (210Х297)
________________________
Приложение 7
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации
ограниченного распространения
и работы с ней
Форма
Официальное наименование организации (официальное наименование вышестоящего государственного органа)
Утверждаю Наименование должности руководителя организации _________________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата
Акт приема-передачи документов № ___
Место составления О приеме-передаче документов, дели изданий с пометкой «ДСП» В соответствии с приказом от ______________________ № ________ ________________ передал (а), ____________________________ принял (а) (фамилия, инициалы) (фамилия, инициалы) в присутствии комиссии, образованной на основании данного приказа, в составе председателя ___________________________ и членов __________ (фамилия, инициалы) ________________________________ следующие документы и дела с пометкой (фамилии, инициалы) «ДСП» за ______________ годы и регистрационные учетные формы к ним:
№ п/п
Название и номер номенклатуры (описи) дел
Количество экземпляров номенклатуры (описи) дел
Количество документов и дел с пометкой «ДСП»
Количество экземпляров изданий с пометкой «ДСП»
Примечание
1
2
3
4
5
6
Итого принято __________________ документов и дел с пометкой «ДСП», (цифрами и прописью) изданий в количестве ________________________________________________ (цифрами и прописью) экземпляров, номенклатур (описей) дел в _______________ экземплярах. (цифрами и прописью) Состояние документов и дел, номенклатур (описей) дел: ___________________ ____________________________________________________________________ (общая характеристика состояния) Одновременно передаются ____________________________________________________________________ (наименования видов регистрационных учетных форм) Состояние работы с документами, делами и изданиями с пометкой «ДСП» ____________________________________________________________________ (общая характеристика) Передал (а) ________________ Расшифровка подписи (личная подпись) Принял (а) ________________ Расшифровка подписи (личная подпись) Председатель комиссии ________________ Расшифровка подписи (личная подпись) Члены комиссии ______________________ Расшифровки подписей (личные подписи)
Формат А4 (210Х297)
____________________
Приложение 8
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации
ограниченного распространения
и работы с ней
Форма
Официальное наименование организации (официальное наименование вышестоящего государственного органа)
Утверждаю Наименование должности руководителя организации ________________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата
Акт № __ о проверке наличия и состояния документов, дел и изданий с пометкой «ДСП»
Место составления Проверки наличия и состояния документов, дели изданий с пометкой «ДСП» На основании приказа_________________________________________________ (наименование должности руководителя организации) ______________ от «____» ____________ года № __________________________ (заголовок приказа) комиссия в составе председателя ________________________________________ (фамилия, инициалы) И членов комиссии ___________________________________________________ (фамилии, инициалы) установила, что: 1. Всего числится по сводным описям дел (номенклатурам дел, регистрационным учетным формам) ______________________________ документов, дел и изданий (цифрами и прописью) с пометкой «ДСП», из них: 1) в наличии ______________________________________________________ (цифрами и прописью) 2) не обнаружено ___________________________________________, в том числе (индексы (номера) документов, дел, изданий) отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан ___________________________________________________________ (цифрами и прописью) 2. Обнаружено документов, дели изданий, не внесенных в сводные описи дел (номенклатуры дел, регистрационные учетные формы) _____________________ (цифрами и прописью) 3. Из общего числа наличных документов, дели изданий обнаружено: требующие дезинфекции и дезинсекции _________________________________ (цифрами и прописью) требующие реставрации_______________________________________________ (цифрами и прописью) требующие переплета или подшивки_____________________________________ (цифрами и прописью) с физическими и химическими повреждениями ___________________________ (цифрами и прописью) 4. Характеристика состояния и условий хранения документов, дел и изданий______________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 5. Решение руководителя документационной службы (ведомственной библиотеки) по результатам проверки______________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________
__________________
Приложение
к постановлению Правительства Республики Казахстан
от 31 декабря 2015 года № 1196
Перечень утративших силу некоторых решений Правительства Республики Казахстан
1. Постановление Правительства Республики Казахстан от 23 января 2008 года № 51 дсп «Об утверждении Правил работы государственных органов со служебной информацией».
2. Постановление Правительства Республики Казахстан от 31 декабря 2013 года № 1478 дсп «О внесении изменений и дополнений в постановление Правительства Республики Казахстан от 23 января 2008 года № 51 дсп «Об утверждении Правил работы государственных органов со служебной информацией».
3. Постановление Правительства Республики Казахстан от 19 октября 2015 года № 834 дсп «О внесении изменений и дополнений в постановление Правительства Республики Казахстан от 23 января 2008 года № 51 дсп «Об утверждении Правил работы государственных органов со служебной информацией».